تفویض اختیار و واسپاری امور از مهم‌ترین وظایف مدیران حرفه‌ای
کلید رشد و توسعه چند برابری سازمان
در انبوهی از وظایف مدیران در حوزه مدیریت مدرن جهان کنونی، تفویض اختیار یا واسپاری امور به یکی از مهم‌ترین وظایف و دغدغه‌های مدیران حرفه‌ای مبدل شده است.
دیگر وجود کازیه سرشار از از نامه‌ها، درخواست‌ها، آمار و ارقام متعدد و... در دفتر مدیریتی نشانه مناسبی از رهبری سازمانی خردمندانه نیست. اگر چنین است حتما در مدیریت زمان و بعد از آن در مدیریت پروژه‌های پیش رو با مشکلات عدیده‌ای برخورد خواهید کرد و نتیجه آن چیزی جز سرخوردگی، استرس و اتخاذ تصمیمات ناگهانی و لحظه‌ای در حوزه مدیریتی نخواهد بود. در مقابل؛ مدیران باهوش و فرصت‌طلب در این میان با کمک و استفاده بهینه از سایر نیروهای فعال، پله‌های ترقی و پیشرفت را به سرعت طی خواهند کرد و این موضوع حقیقت مسلم و آشکار را نمایان می‌کند که دانش و مهارت در حوزه‌های تخصصی هیچ‌گاه در یک نفر تجمیع نخواهد شد. مشکلات عدیده‌ای که در عصر حاضر از عدم تفویض اختیار در سازمان‌های بزرگ و کوچک رخ می‌دهد بر هیچ رهبرسازمان مقتدری پوشیده نیست هرچند هنوز در دوره کنونی عده‌ای از مدیران و رهبران تجاری کسب و کار به اصل تفویض اختیار در مجموعه سازمانی و واگذاری امور به سایر کارکنان هیچ اعتقادی ندارند و با ادامه رویه‌های قدیمی و سنتی به سختی به فعالیت خود ادامه می‌دهند، اما تجربه سال‌ها تجارت و کسب‌وکار در عصر هزاره اثبات کرده در بازار پرآشوب کنونی همواره سازمان‌ها و کارفرمایانی برنده بوده‌اند که کار تیمی و واگذاری مسوولیت‌ها را سرلوحه مدیریت و رهبری خود قرار داده‌اند.
پیروزی تیمی یعنی با هم کار کردن، باهم ارتباط برقرار کردن و رسیدن به نتایجی که اگر هر یک از طرفین به تنهایی تلاش می‌کردند به آن نمی‌رسیدند. در دنیای سرسخت و دشوار کنونی در همه حوزه‌های اقتصادی و مالی؛ نوآوری، خلاقیت و در نتیجه توسعه و بالندگی سازمان‌ها به همکوشی و خرد جمعی نیاز دارد. جالب است این نکته را یادآوری کنم که همکوشی در دل خود نوعی تنوع‌طلبی را به همراه می‌آورد.
فراموش نکنید که همکوشی به معنای سازش و تسلیم شدن به طرف مقابل نیست. اگر با درنگ بیشتری به مسائل پیش رو بیندیشید پی می‌برید که اعتماد بالاترین شکل رفتار در انسان‌هاست. زمانی که اعتماد، اعتقاد و اطمینان در تیم وجود داشته باشد، برقراری ارتباط ساده می‌شود و اگر اشتباهی مرتکب شوید جمیع افراد به این دلیل که شما را می‌شناسند از اشتباه شما چشم‌پوشی می‌کنند. عمده‌ترین باورهای غلط در ذهن بعضی از مدیران سازمان‌های بزرگ و کوچک که مانع واسپاری امور به سایر منابع انسانی لایق در حوزه مدیریتی‌شان می‌شود، عبارت است از:
- درگیری شدید کاری در مدیریت و در نتیجه نبود فرصت کافی برای ارائه توضیحات در مورد نوع و روش اموری که قرار است به سایرین تفویض اختیار شود بنابراین با توجه به شرایط فوق هیچ‌گاه در محدوده مدیریت آنان، واسپاری صورت نمی‌پذیرد و این موضوع در حد یک فکر؛ ماه‌ها و سال‌ها بی‌سرانجام باقی می‌ماند.
- این دست از مدیران همیشه معتقدند اگر کارها را خودشان انجام دهند سریع‌تر به نتیجه می‌رسند و این یک امر طبیعی است چون از مهارت بالایی در آن رشته تخصصی برخوردارند ولی در درازمدت با مشکلات عدیده‌ای مواجه خواهند شد.
- آنها معتقدند با واسپاری امور به سایر منابع انسانی، اطلاعات و گزارش‌های محرمانه حوزه مدیریت شرکت در اختیار سایر پرسنل قرار خواهد گرفت و این به مثابه نابودی تدریجی شرکت و سازمان خواهد بود.
- آنها معتقدند مدیریت از نگاه آنان اسراری است که نباید به راحتی کشف شود و در اختیار دیگران قرار گیرد زیرا من دوست دارم کارها به روش خودم به سرانجام برسد.
- در صورت واسپاری امور به سایرین، شکوه و جلال رهبری سازمان فرو می‌ریزد و این شائبه در بدنه نیروهای انسانی رواج خواهد یافت که رهبری سازمان بدون مدیریت ارشد فعلی کار چندان طاقت‌فرسایی به نظر نمی‌آید.
- آنان هراس دارند که با واسپاری امور به سایرین، به مرور کنترل دلخواه خود روی کارکنانشان را از دست بدهند.
- این گروه از مدیران به هیچ وجه تمایلی ندارند آن دست از مهارت‌های ویژه و کاربردی مختص به خود را که به آنان شهره‌اند به یکباره رها و به دیگری یا دیگران واگذار کنند.
- آنها اعلام می‌کنند گرایش به سمت اصل تقسیم وظایف در مجموعه سازمانی به تدریج از حرف‌شنوی زیرمجموعه سازمان نسبت به مدیریت می‌کاهد و... ده‌ها دلیل و بهانه‌های تکراری و همیشگی دیگر. می‌پندارند که بهترآن است که خیلی از موارد و وظایف مربوطه را خود انجام دهند تا اینکه آنها را سازماندهی، تبیین و به مرحله اجرا بگذارند و امور جاری شرکت را از نزدیک زیر نظر بگیرند. واسپاری یکی از مهم‌ترین تصمیمات و مهارت‌هایی است که از طرف مدیران برجسته بین‌المللی بر آن تاکید شده است هر چند متاسفانه در کشورمان کم نیستند مدیران پرمشغله‌ای که غالبا از تن دادن به این اصل مهم سر باز می‌زنند. آنها با این تعلل خود مجبور خواهند شد زمان بیشتری را صرف «انجام دادن کارهای ریز و درشت» و زمان بسیار کمی را صرف امور بسیار حیاتی استراتژیک، برنامه‌ریزی و سازماندهی منابع و سازمان خود کنند. از این منظر مزایای واسپاری امور را هم می‌توان این‌گونه برشمرد:
- زمان بیشتری را برای تمرکز روی اهداف اصلی سازمانی که نیازمند مهارت‌های خاص و نظرات حرفه‌ای شما است برایتان باقی می‌گذارد.
- موجب تقویت مهارت‌های افراد تحت مدیریت شما و انگیزه فراوان در روند امور خواهد شد.
- تفویض اختیار موجب می‌شود کلیه منابع انسانی با مشاهده و درک کامل چشم‌انداز سازمانی و با توجه به ظرفیت‌های مهارتی و علمی موجود، انگیزه پیشرفت حوزه تخصصی خود را یافته و با تلاش مضاعف در نهایت به آن دسترسی یابند و همین امر خود به خود موجب افزایش منافع سازمانی خواهد شد.
- با واسپاری کارها، سطح بارکاری و فشار عصبی از روی مدیریت شرکت به شدت کاهش می‌یابد و این فشار به صورت منطقی بین افراد حاضر در تیم تقسیم می‌شود.
- تفویض اختیار یکی از موثرترین آزمون‌ها برای اندازه‌گیری کمی و کیفی قابلیت کارکنان در تمام سطوح سازمانی محسوب می‌شود.
- با این تصمیم، کارکنان متوسط به سطح خوب و کارکنان خوب به کارکنان برتر و حرفه‌ای ارتقا می‌یابند.
- همه کارکنان در تمام سطوح سازمانی بیشتر از قبل از منافع حاصل از فعالیت‌ها منتفع می‌شوند و خود را در مقابل سرنوشت سازمان مسوول می‌دانند.
- این رویکرد فرصتی است مناسب برای یادگیری اصول پایه‌ای مدیریت، پذیرش مسوولیت و برنامه‌ریزی در اجرای اهداف و چشم‌اندازهای سازمان.
- موجب تشویق همه افراد به‌کار تیمی و دوری گزیدن از جزیره‌ای و تکه تکه شدن سازمان می‌شود.
- دامنه کاری مدیران از کارهایی که می‌توانند انجام دهند به اموری که می‌توانند مدیریت یا کنترل کنند گسترش می‌یابد.
- در تفویض اختیار، کیفیت و کمیت نتایج حاصل از کارها به شدت افزایش می‌یابد به گونه‌ای که وضعیت حاصل از آن با شرایط قبل قابل مقایسه نخواهد بود.
پیروی از قانون تفویض اختیار، تعادل و توازن بین کارها و زمان موجود را به خوبی برقرار می‌کند.
- با استناد به آمارهای موجود زمانی که تفویض اختیار کرده و کارها را با این معیار به افراد مناسب در سطحی مناسب واگذار می‌کنید، ایمان داشته باشید که در مصرف پول و هزینه‌های شرکت به‌طور قابل ملاحظه‌ای صرفه‌جویی به عمل خواهید آورد.
- تفویض اختیار به عنوان یکی از ابزارهای پیش روی مدیران می‌تواند به نوعی آموزش عملی و کاربردی در حین خدمت برای کارکنان محسوب شود.
- مدیریت «چه و چرا» بین نیروهای سازمان تمرین می‌شود. یعنی «چه انتظاری» از آنها دارید و متقابلا نیاز آنان از دانستن اینکه «چرا» آن کار برای مجموعه و سازمان اهمیت دارد مشخص می‌شود.
- با این راهکار، آغاز اولین روز هفته مدیر به «وقت ممتاز و طلایی» تبدیل و زمان‌بندی برای اندیشه‌ورزی، ایجاد خلاقیت و نوآوری، مرتب کردن و ذخیره‌سازی افکار و... ایجاد می‌شود. رسیدگی و توجه به نظریاتی که به آینده شرکت مربوط می‌شود در بهترین شرایط بررسی و گنجینه اطلاعات مدیران رو به افزایش خواهد رفت.
- با تفویض اختیار؛ مسوولیت‌پذیری، توانمندی و پاسخگویی جایگزین اعمال کنترلی و حراستی از سوی مدیریت شرکت می‌شود.
- به این ترتیب سعی کنیدکارکنان لایق را در کارها دخالت دهید و آنها را در حوزه تخصصی خود غرق در کار کنید تا به این نتیجه برسند که مساله و اهداف سازمانی اهداف خود آنها هم هست چرا که در این راستا آنها بخش مهم راه حل محسوب می‌شوند.
با توجه به اینکه ارزشمندترین منابع موجود در هر سازمان، منابع انسانی آن است و آنها به مراتب ارزشمندتر از ماشین‌آلات، ساختمان، کارخانه، تجهیزات، رایانه‌ها و... سازمان هستند بنابراین وظیفه مدیریت، دستیابی به بیشترین بازدهی در ازای سرمایه‌گذاری انجام گرفته از سوی سازمان روی کارمندان است، در نتیجه تفویض اختیار یکی از بهترین شیوه‌ها برای دستیابی به بالاترین میزان بهره‌وری نیروی انسانی است.
در این میان نباید فراموش کرد که واگذاری بخشی از اختیارات یا تفویض اختیار باید به افرادی متناسب، مناسب و لایق واگذار شود. توانایی‌ها، مهارت‌ها، میزان انگیزش فرد زیردست، هوشمندی، صداقت، انرژی، علاقه و پشتکار؛ از جمله خصوصیاتی است که باید در گزینش افراد سازمانی به آن توجه خاص کرد و در صورت اثبات، تفویض اختیار را به تدریج به مرحله اجرا گذاشت.
در مرحله بعد، اختیار و مسوولیت کل کار را همزمان به فرد یا افراد شایسته واگذار و با آزادی عمل به آنها تفهیم کنید که اگر این کار بزرگ به آنها سپرده شده است چقدر زمان در اختیار دارند و از چه افرادی می‌توانند در انجام پروسه کمک و یاری بطلبند. در ضمن به آنها تفهیم کنید که در صورت روبه‌رو شدن با مشکلات، همواره برای راهنمایی و دریافت توصیه‌های کاربردی در کنارشان هستید و تا جایی که امکان دارد به یاری ایشان خواهید شتافت. تکالیف و روش‌های بهینه اجرایی و منابع مورد نیاز را در اختیارشان قرار دهید و به روشنی برای آنها مشخص کنید در صورت ارتکاب اشتباهات احتمالی به سرعت و با تمام وجود ازآنان پشتیبانی خواهید کرد.
وظایفی که به هیچ وجه نباید با اصل تفویض اختیار به دیگران واگذار کنید:
- برنامه‌ریزی، هدایت و امور انگیزشی سازمان تحت مدیریت
- ارزشیابی کمی و کیفی عملکرد کارکنان
- مدیریت مذاکرات پیچیده و حساس با مشتریان خاص و ویژه
- عزل و نصب نیروهای سازمانی و مشاوران شرکت
- پرهیز از هرگونه واسپاری پایین به بالا (یعنی عدم واگذاری هرگونه مسوولیتی به افراد بالادستی)
- همچنین توجه کنید قبل از آموزش روش‌ها و مهارت‌های موثر در واگذاری وظایف و اولویت‌بندی آنها نسبت به واسپاری امور به کارکنان، خودداری کنید.
dr.hbehboudi@yahoo.com*
ارسال نظر