بحران ذخیره مرخصی در سازمان ها
اگر شما هم چنین تجربه ای دارید، سازمان تان احتمالا درگیر بحران «ذخیره مرخصی» شده؛ پدیدهای که ویژگی اصلی آن، تمایل روزافزون نیروها به نگه داشتن مرخصیهای باحقوق به جای استفاده از آنهاست. دادههای جدید موسسه Breathe HR نشان میدهد حدود نیمی از نیروهای کار در بریتانیا، سال گذشته از تمام مرخصی با حقوق خود استفاده نکردهاند و آمار موسسه «پیو» در آمریکا نیز شرایط مشابهی را نشان میدهد. این روند در حال بدتر شدن است: ما دریافتیم از هر ۴ نیروی کار، ۱ نفر قصد دارد امسال نسبت به سال قبل مرخصی کمتری بگیرد.
دلایل زیادی وجود دارد که چرا نیروها از خیر مرخصی میگذرند، اما بخشی از مشکل را می توان با کسادی بازار کار مرتبط دانست. این موضوع، موجی از احساس ناامنی شغلی ایجاد کرده که باعث شده خیلی از کارکنان نگران این باشند که دور شدن از کار، حتی برای مدتی کوتاه، از نگاه کارفرما نوعی کمکاری یا نداشتن تعهد تلقی شود. طبق نظرسنجی ما، از هر ۵نیروی کار، ۱ نفر اعتراف میکند که نگران تعدیل نیرو و شرایط سخت بازار کار است، به همین دلیل از خیر مرخصی گرفتن می گذرد تا مبادا روی ذهنیت مدیران تاثیر منفی بگذارد.
دلایل ذخیره مرخصی به ریشههای فرهنگی و ساختاری سازمانها نیز برمیگردد. طبق یافتههای ما، یک پنجم نیروها میگویند کارفرما آنها را به استفاده از مرخصی تشویق نمیکند. یکسوم میگویند حجم کار بالا، مانع از رفتن به تعطیلات میشود و گزارش موسسه پیو نشان میدهد نزدیک به نیمی از افراد از اینکه میدانند همکارانشان در غیاب آنها باید جور کارها را بکشند، احساس گناه میکنند. وقتی حجم کار از توان افراد بیشتر باشد و استراحت به جای یک ضرورت، نوعی زیادهروی تلقی شود، نیروها حس میکنند نمیتوانند از مرخصی که حق طبیعی آنهاست استفاده کنند.
از طرفی، تکنولوژی هم مرز بین «سر کار بودن» و «خارج از کار بودن» را بسیار کمرنگ کرده. ذخیرهکنندگان مرخصی حتی اگر گاهی به تعطیلات بروند، از تماسهای مدیرشان در امان نیستند (بیش از یک سوم آنها میگویند در طول تعطیلات از طرف مدیران با آنها تماس گرفته میشود). بنابراین، مرخصی گرفتن دیگر بهندرت به معنای جدایی کامل از کار است. تعجبی ندارد که کارکنان کم کم دارند از خود میپرسند آیا مرخصی گرفتن ارزشش را دارد یا نه.
بحران ذخیره مرخصی باید باعث نگرانی مدیران شود، چون این موضوع همانقدر که سلامت روان را تحت تاثیر قرار میدهد، به بهرهوری نیز آسیب میزند. تحقیقات Breathe HR نشان میدهد نزدیک به نصف ذخیرهکنندگان مرخصی تا پایان سال دچار فرسودگی شغلی میشوند. این وضعیت، بستر خوبی برای داشتن یک نیروی کار سالم و کارآمد نیست.
همه ما این ضربالمثل را شنیدهایم که «از لیوان خالی نمیتوان به کسی آب داد!» (کسی که خودش رمق ندارد، توان کمک هم ندارد). همین منطق در محیط کار هم صدق میکند. اگر از کارکنان انتظار داریم با انرژی، تمرکز و دقت بالا سر کار حاضر شوند، باید انرژی لازم را داشته باشند و داشتن زمان و فضای کافی برای استراحت، دقیقا همان چیزی است که این انرژی را تامین میکند. فرهنگی که استراحت منظم را بخش طبیعی زندگی کاری نداند، در نهایت زیر بار فشارهای خود کمر خم خواهد کرد. در چنین فضایی، عملکرد و تصمیمگیریها آسیب میبینند و افت سلامت کارکان میتواند میلیاردها دلار به شرکتها خسارت بزند.
بنابراین بسیار حیاتی است که مدیران، اگر میخواهند سازمان و نیروهایشان موفق شوند، استراحت و مرخصی با حقوق را یک اولویت استراتژیک ببینند.
نخستین قدم این است که مدیران ارشد، خودشان الگوی مرخصی رفتن درست باشند و این فرهنگ را فعالانه از بالا ترویج کنند. کارکنان برای درک نگاه شرکت به مرخصی، فقط به دفترچههای راهنما نگاه نمیکنند، بلکه رفتار مدیران ارشد را زیر نظر میگیرند تا بفهمند چه انتظاری در واقعیت از آنها میرود. این یعنی رفتاری که مدیران به عنوان الگو از خود نشان میدهند باید فراتر از صرفا ثبت مرخصی باشد. آنها باید در طول مرخصی واقعا ارتباطشان را با کار قطع کنند. یعنی پاسخ ندادن به ایمیلها، سرک نکشیدن در پیامرسانهای کاری و گفتن جملاتی مثل «اگر کاری بود در خدمتم.» همچنین مدیران باید الگوی مرخصی گرفتن نیروها را زیر نظر داشته باشند و به کسانی که کمتر از مرخصیشان استفاده میکنند یادآوری کنند که زمانی را برای تعطیلات رزرو کنند.
گام بعدی این است که ارزیابی عملکرد به جای ساعات حضور پشت میز، براساس خروجی و نتیجه کار انجام شود. بیشتر نشستن پشت میز، لزوما به معنی بهرهوری بالاتر نیست. اتفاقا اگر فردی هفتهها یا ماهها بدون استراحت کار کند، دچار فرسودگی شغلی میشود و کیفیت کارش افت میکند. تغییر رویکرد به سمت «ارزیابی بر اساس نتیجه»، بهرهوری را بالا میبرد. به مرور، ترس کارکنان از اینکه مرخصی گرفتن به موقعیت شغلیشان ضربه میزند، میریزد و ذهنیت ذخیره مرخصی از بین می رود. مدیران همچنین باید فکری برای حجم زیاد کارها بکنند. وقتی از هر سه کارمند، یک نفر میگوید حجم کار مانع مرخصی رفتنش میشود، نشان میدهد مشکل کاملا ساختاری است. اگر افراد نتوانند حتی چند روز کار را تعطیل کنند بدون اینکه از کارها عقب بیفتند، این یعنی حجم کارها فراتر از توان آنهاست. مدیران باید لیست وظایف اعضای تیم را با دقت زیر نظر داشته باشند و مطمئن شوند فرآیند تحویل کارها شفاف است و درست اجرا میشود، تا نیروها بتوانند با خیال راحت به مرخصی بروند و کاملا از کار فاصله بگیرند.
در نهایت، فرآیند درخواست و زمانبندی مرخصی را ساده و بیدردسر کنید. تحقیقات ما نشان میدهد بیش از یکچهارم کارکنان در پیگیری اینکه چقدر مرخصی رفتهاند یا چقدر از مرخصیشان باقی مانده مشکل دارند و همین موضوع میتواند مانع مرخصی رفتنشان شود. پس شرایطی فراهم کنید تا نیروها به راحتی بفهمند چقدر مرخصی طلب دارند.
بحران ذخیره مرخصی واقعی است، اما جبرانناپذیر نیست. اصلاح فرهنگ مرخصی گرفتن از مدیران شروع میشود. وقتی با مرخصی مثل یک ضرورت رفتار کنیم و فرهنگی بسازیم که صادقانه استراحت را تشویق کند، به نیروهایمان و در نهایت به کل سازمان، شانسی را برای رشد و موفقیت در تمام طول سال دادهایم.
منبع: Fast Company
