برای صد ساله شدن باید نخست متولد شد
هنر درک و فهم دقیق ایده‌ها
مدیران بزرگ، استادان بزرگ شفاف‌سازی و دقیق شدن در جزئیات مربوط به ایده‌ها هستند. به‌عنوان مثال بسیاری از کارکنان شرکت اپل که با استیو جابز فقید کار کرده‌اند بارها شاهد بوده‌اند که او با چه دقت، تیزبینی و وسواسی درباره ایده‌های خلاقانه تحقیق می‌کرد و دوست داشت دقیقا بداند که مساله چیست و سپس برای حل آن گام برمی‌داشت. بعضی‌ها دربرخورد با موضوع شفاف‌سازی، رویکردی سطحی و عجولانه دارند و معتقدند که نباید برای شفاف‌تر کردن امور وقت و انرژی گذاشت و کارهای مهم‌تری برای تمرکز وجود دارد حال آنکه وقت گذاشتن برای شفاف‌سازی و بیان شفاف‌تر و دقیق‌تر مساله تا حد زیادی می‌تواند به صرفه‌جویی در وقت و انرژی تیم در مراحل بعدی کمک کند و به هیچ وجه، تلف کردن وقت تلقی نمی‌شود. بنابراین، خیلی مهم است که اعضای تیم‌های کاری را به سمت شفاف‌سازی افکار و ایدههایشان سوق داد و از آنها خواست تا ایده‌های ناب‌شان را به شکلی شفاف به دیگران عرضه کنند.
اول از همه در ذهن خودتان شفاف‌سازی کنید
بخشی از شغل شما به‌عنوان رئیس عبارت از کمک به افراد برای اندیشیدن و تمرکز روی ایدههایشان قبل از ارائه آنها به سازمان متبوع‌شان است. در برخی سازمان‌ها و شرکت‌ها، مدیران کارکنان را موظف می‌کنند تا به جای مطرح کردن ایده‌های صرف، راه حل‌ها و پیشنهادهایی را نیز به همراه آن ارائه دهند تا به این وسیله، فرآیند شفاف‌سازی ایده‌ها توسط خود کارکنان آغاز شود. به همین منظور به کارکنان، زمانی قابل توجه داده می‌شود تا روی پخته‌تر کردن ایده‌هایی که به ذهن‌شان رسیده است، کار کنند و این همان استراتژی موفقی است که در شرکت‌هایی همچون یوتیوب، توییتر، دراپ باکس و بسیاری از استارت آپ‌های مشهور امروز به‌طوری جدی دنبال و اجرا می‌شود. در این شرکت‌ها، تا دو هفته «مرخصی ایده‌پردازی» به ارائه دهندگان ایده‌های ناب داده می‌شود تا در این مدت، در مورد ایده‌های پیشنهادی‌شان فکر کنند و آنها را پخته‌تر سازند.پخته‌تر کردن ایده‌ها را می‌توان طی برگزاری جلسات توفان مغزی یا بارش فکری نیز انجام داد، چرا که این جلسات، فقط فرصتی برای گفت‌وگوهای تصادفی که در آنها ایده‌هایی به ذهن می‌‌رسد و توسط آنها بیان می‌شود نیست بلکه در همین جلسات فرآیند پخته‌تر کردن ایده‌ها با کمک خرد جمعی صورت می‌پذیرد. در این میان باید دانست که چکش‌کاری ایده‌های خام و نو در جلسات توفان مغزی نه تنها باعث از بین رفتن ایده‌ها نمی‌شود بلکه به شفاف‌تر شدن و صیقلی‌تر شدن آنها کمک می‌کند.
ایده‌هایتان را برای دیگران نیز شفاف کنید
یکی از داستان‌هایی که درباره دیدار فرانکلین دی روزولت (رئیس‌جمهور سابق ایالات‌متحده آمریکا) و اقتصاددان بزرگ هم‌عصر او جان مینارد کینز تعریف می‌شود می‌تواند تا حد زیادی اهمیت و حساسیت عامل شفافیت در تحقق اهداف و آرمان‌های بزرگ سازمانی و حتی ملی را نشان دهد. در این دیدار، روزولت با وجود مشغله‌های کاری زیاد، حدود یک ساعت تمام با کینز هم‌صحبت شد تا راهی برای خروج آمریکا از بحران اقتصادی آن سال‌ها که «رکود بزرگ» نام داشت، پیدا کند اما در پایان آن ملاقات، رئیس‌جمهور قانع نشد و نتوانست درباره پیشنهاد مطرح شده از سوی کینز برای حل بحران اقتصادی، تصمیم نهایی‌اش را بگیرد. پس از این داستان، استاد پرسید: «حال سوال اینجاست که در این داستان، مقصر متقاعد نشدن رئیس‌جمهور برای اتخاذ تصمیم نهایی کدام طرف بود؟ آیا این کینز بود که نتوانست به خوبی موضوع را برای روزولت توضیح دهد یا مشکل اصلی از پایین بودن سطح فهم و دانش رئیس‌جمهور بود؟» اغلب همکلاس‌های من معتقد بودند که مقصر اصلی این قضیه، روزولت بود که نمی‌فهمید کینز چه می‌گوید. اما استاد نظر دیگری داشت و تقصیر را متوجه کینز می‌دانست که نتوانست نظراتش را به زبانی ساده و قابل‌فهم برای رئیس‌جمهور توضیح دهد.در دنیای مدیریت نیز همین قضیه مصداق پیدا می‌کند. این وظیفه مدیر یک مجموعه است که اهداف و خواسته‌های سازمان را به شکلی شفاف و روشن به اطلاع کارکنان برساند. یک مدیر باید به خوبی بداند که افرادش چه چیزهایی می‌دانند و از چه چیزهایی آگاهی ندارند و پس از آن است که می‌توان تصمیم‌گیری کرد چگونه می‌توان چیزهای جدید را به کارکنان منتقل کرد.
در طرف دیگر رابطه با کارکنان، یعنی جایی که کارکنان سعی می‌کنند منظورشان از یک پیشنهاد یا ایده را به مدیران منتقل کنند، باز این مدیران هستند که باید با گوش کردن فعال و دقیق و پرسیدن سوالات هدفمند و شفافیت‌ساز، بار مسوولیت انتقال پیام از کارکنان به مدیران را به دوش بکشند. در واقع مدیران می‌توانند با هدایت کارکنان به مسیری درست، آنها را وادار سازند تا به شکلی شفاف و دقیق پیام‌شان را به دیگران منتقل کنند، این کار می‌تواند از طریق انتخاب واژگان و تعابیر درست، حذف حواشی و اطلاعات زائد و تاکید بر موارد کلیدی و اصلی توسط مدیران و آموزش کارکنان درباره چگونگی آنها صورت پذیرد.
به همین دلیل است که اگر مدیری، دو ساعت وقت گذاشت تا به یکی از افرادش کمک کند یک ایمیل طولانی را خلاصه و به پیامی دو یا سه جمله‌ای تبدیل کند، نباید حس کند که وقتش را تلف کرده است چرا که این کار، نوعی سرمایه‌گذاری و آموزش موثر به کارکنان محسوب می‌شود که افراد را به مهارت‌هایی ارزشمند و کاربردی در محل کار مجهز می‌سازد. مدیر طرفدار شفافیت سازمانی قادر خواهد بود تا به شکلی مشخص و بدون ابهام به کارکنانش بگوید که چه انتظاری از آنها دارد و آنها چه باید بکنند و در عین حال این امکان را برای کارکناش نیز فراهم می‌آورد تا بدون هیچ تردید و واهمه‌ای تمام آنچه در مجموعه‌های کاری‌شان می‌گذرد را به اطلاع مدیرانشان برسانند و تصویری واقعی و واضح از خود نشان دهند و این همان چیزی است که در دنیای پر پیچ و خم مدیریت و کسب و کار امروز بیش از هر چیزی مورد نیاز است.
ارسال نظر