چگونه بستر و زیرساخت استقلال عمل کارکنان را فراهم کنیم؟
۵ راهکار غلبه بر مدیریت ذره‌بینی
کم‌کم مدیران درخواست گزارش‌های بیشتری می‌کنند، جلسات بیشتری می‌گذارند و کارهایی را بررسی می‌کنند که قاعدتا نیازی به نظارت مستقیم آنها ندارد. تصمیم‌های ساده و روزمره، نیازمند توضیحات طولانی و مکرر می‌شوند. کارکنان نیز در پاسخ، حتی برای تصمیم‌هایی که صلاحیتش را دارند کسب اجازه یا هماهنگی می‌کنند و به این ترتیب، مدیران تبدیل به مانع اصلی پیشرفت امور در تیم خود می‌شوند. اغلب اوقات تصور می‌شود که مدیریت ذره‌بینی، ناشی از عدم اعتماد است درحالی‌که می‌توان به آن به عنوان یک مشکل ساختاری و سیستمی نگاه کرد. پیامدهای این نوع مدیریت می‌تواند از سرخوردگی، استرس و اختلاف میان کارکنان فراتر برود.
نشریه روان‌شناسی «سایکولوژی تودی» به پیامدهای سازمانی گسترده‌تر مدیریت ذره‌بینی اشاره کرده؛ از جمله کاهش اختیارات، خلاقیت، انگیزه، بهره‌وری و افزایش نرخ استعفای کارکنان. این تاثیرات به مرور زمان هزینه‌های سنگینی روی دست سازمان می‌گذارد، چرا که نیروهای باتجربه از سازمان می‌روند، هزینه‌های زیادی صرف جایگزینی آنها می‌شود و ناکارآمدی در میان تیم‌ها شکل می‌گیرد. راه‌حل مدیریت ذره‌بینی، آموزش به مدیران است تا یاد بگیرند چطور ساختاری ایجاد کنند که افراد بتوانند بدون نیاز به نظارت مداوم، با اعتماد به نفس و اطمینان خاطر، کار کنند. تیم‌های موفق و کارآمد، نیازمند چارچوب هستند. یک چارچوب مدیریتی قوی، انتظارات، حق تصمیم‌گیری‌ها، ریتم ارتباطات، مسیرهای ارجاع مشکلات، ابزارها و مرزها را مشخص می‌کند. این چارچوب باعث انسجام در کل تیم می‌شود، به کارکنان فضایی می‌دهد که قابلیت قضاوت خود را محک بزنند و به مدیران، اشراف کافی می‌بخشد تا ضمن در جریان بودن در لحظه، به امور مهم‌تری بپردازند. برای مدیرانی که به دنبال ایجاد تیم‌های مستقل‌تر، توانمندتر و کارآمدتر هستند، پنج حوزه زیر بهترین نقطه برای شروع است:
۱. مشخص کنید چه کسی کدام تصمیم‌ها را می‌تواند بگیرد
کارکنان اگر احساس کنند هر تصمیمی نیازمند تایید است، نمی‌توانند مستقلا عمل کنند. بسیاری از سازمان‌ها مسوولیت‌ها را مشخص می‌کنند، اما اختیارات را نه. یک کارمند ممکن است بداند چه انتظاری از او می‌رود، اما همچنان نداند چه چیزهایی را می‌تواند مستقلا تایید کند، تغییر دهد یا اطلاع‌رسانی و حل و فصل کند.
کارکنان باید دقیقا بدانند کدام تصمیم‌ها را می‌توانند مستقلا بگیرند و کدام‌ها نیازمند تایید بیرونی است. مدیران نیز باید فرآیندهای مبتنی بر داده و معیار ایجاد کنند که به آنها کمک کند عملکرد را مستقلا ارزیابی کنند، پیشرفت را زیر نظر بگیرند و با درک شفاف از امور جاری، وارد جلسات شوند.
وقتی انتظارات، شاخص‌های عملکرد و محورهای گفت‌وگو از قبل شفاف و مشخص باشند، جلسه‌ها بیشتر جنبه همکاری و حل مساله پیدا می‌کنند، با سردرگمی، حالت تدافعی و استرس کمتر.
تیم‌ها باید بدانند مجاز به گرفتن کدام تصمیم‌ها هستند، کدام موارد نیازمند مشورت است و کدام موارد باید به بالا ارجاع داده شوند چون ریسک‌های مالی، حقوقی یا عملیاتی دارند. این نیازمند یک کتابچه راهنمای مفصل برای تک تک سناریوها نیست، اما نیازمند شفافیت، برنامه‌ریزی، تلاش و صراحت است. زمان گذاشتن برای ایجاد این بستر، به کارکنان کمک می‌کند با اعتماد به نفس بیشتری کارها را پیش ببرند.
به مرور زمان، این چارچوب‌ها کارآیی را بهبود می‌دهند و به کارکنان کمک می‌کنند قدرت قضاوت خود را پرورش دهند. کارکنان به جای اینکه مدام بپرسند «چه کاری مجاز است؟»، یاد می‌گیرند که سازمان چگونه اولویت‌ها و ریسک‌ها را ارزیابی می‌کند.
۲. به جای چک کردن‌های رندوم و دائمی، گفت‌وگوهای پیش‌بینی‌شده داشته باشید
اغلب اوقات، مدیریت ذره‌بینی به این دلیل است که مدیران حس می‌کنند اشراف قابل اعتمادی به امور ندارند. راه‌حل همیشگی آنها در این شرایط، برگزاری یک جلسه دیگر است.
رهبران سازمان می‌توانند سیستم‌های ارتباطی پیش‌بینی‌پذیری ایجاد کنند تا در جریان امور قرار بگیرند، بدون اینکه روند کار کارکنان در طول روز مدام مختل شود. این به کارکنان فضای بیشتری می‌دهد تا مسوولیت کارهای خود را بپذیرند، زمان خود را به شکل موثر مدیریت کنند و کارهایشان را اولویت‌بندی کنند.
بسته به نوع سازمان، این سیستم می‌تواند شامل جلسات دو نفره ساختاریافته، دستور جلسات هفتگی، زمان‌های پاسخگویی مشخص، تقویم‌های مشترک، گزارش‌های مکتوب، دفتر ثبت تصمیمات یا گزارش‌دهی در پایان روز برای کارهای فوری باشد.
کارکنان باید بدانند چه اطلاعاتی، در چه زمانی و در کجا باید به اشتراک گذاشته شود. مدیران نیز باید بدانند قبل از درخواست گزارش جدید، کجا را بررسی کنند. هر گزارش جدیدی نیازمند یک جلسه ۴۵ دقیقه‌ای نیست. یک نوشته خلاصه یا یک سیستم مدیریت پروژه منظم می‌تواند تمام نیازهای مدیریت را در کمتر از ۱۵ دقیقه برطرف کند.
۳. کار را بر اساس نقاط قوت و قابلیت‌های فردی ساختاربندی کنید
کارآیی عملیاتی هم به فرآیند وابسته است و هم به شناخت افراد. مدیران باید قابلیت‌ها، سبک کاری و نقاط قوت در حال رشد کارکنانشان را بشناسند.
یک نفر ممکن است در سازماندهی اطلاعات پیچیده مهارت داشته باشد و دیگری در ارتباط با مشتریان. فرد دیگری ممکن است توانایی تحلیل، دانش فنی یا هماهنگی میان تیم‌ها را داشته باشد. این تفاوت‌ها باید به نحوه ساختاربندی کار شکل دهند و انتظارات به جای اینکه به طور یکسان در سراسر تیم اعمال شوند، متناسب با هر نیروی کار تنظیم شوند.
کارکنان زمانی اعتماد به نفس پیدا می‌کنند که مسوولیت‌های استراتژیک در زمینه‌هایی به آنها سپرده شود که شانس موفقیت دارند و در عین حال فرصت‌هایی برای گسترش قابلیت‌های خود نیز دریافت کنند. این به معنای اجتناب از برخی وظایف نیست بلکه یعنی هدفمندتر بودن در نحوه واگذاری آنها، شناخت نقاط پشتیبانی مورد نیاز و انتظارات نهایی.
تفاوت زیادی وجود دارد بین اینکه به یک نیروی کار کمک کنیم مهارت جدیدی را توسعه دهد، یا اینکه مکررا او را در شرایط مبهم قرار دهیم و سپس برای جبران این عدم شفافیت، بر تمام جزئیات کارش نظارت کنیم یا در صورت برآورده نشدن انتظارات، تنبیهش کنیم. رهبران سازمان باید به طور منظم ارزیابی کنند کارکنان چه کاری را خوب انجام می‌دهند، در چه زمینه‌هایی نیاز به بهبود دارند و در کدام حوزه‌ها، مسوولیت‌ها می‌توانند به شکل متناسبی تنظیم شوند تا هم عملکرد و هم رشد بهبود یابد.
۴. از تکنولوژی برای کاهش اصطکاک مدیریتی استفاده کنید
تکنولوژی می‌تواند به حذف برخی از ناکارآمدی‌های کوچکی کمک کند که مدام مدیران را به سمت کارهای روزمره می‌‌کشانند. سازمان‌ها باید با دقت بررسی کنند که کارکنان در چه زمینه‌هایی، دائما زمان از دست می‌دهند و فرصت‌های کار کردن هوشمندانه‌تر را شناسایی کنند.
آیا کارکنان مدام در حال جست‌وجوی اسناد هستند؟ ایمیل‌های مشابه را دوباره می‌نویسند؟ جلسات غیر ضروری ترتیب می‌دهند؟ تلاش می‌کنند تصمیماتی را به یاد آورند که هرگز ثبت نشده‌اند؟ یا سوالاتی از مدیران می‌پرسند که پاسخ آنها باید از قبل در دسترس باشد؟ اینها فرصت‌هایی برای اعمال سیستم‌های بهتر هستند.
هوش مصنوعی می‌تواند به تیم‌ها در خلاصه کردن جلسات، سازماندهی اقدامات بعدی، پیش‌نویس ارتباطات داخلی روزمره، ایجاد نسخه‌های اولیه از دستورالعمل‌های کاری، جمع‌بندی به‌روزرسانی‌های پروژه و تبدیل دانش تکراری به منابع داخلی قابل دسترس‌تر کمک کند. شرکت‌ها همچنین می‌توانند از سیستم‌های دانش مبتنی بر هوش مصنوعی استفاده کنند تا به کارکنان کمک کنند سیاست‌ها، قالب‌ها، فرآیندها و راهنماها را بدون ارجاع مستقیم سوالات به مدیر، پیدا کنند. این به معنای فعالیت هوش مصنوعی بدون کنترل یا نظارت نیست.
سازمان‌ها همچنان نیازمند قوانین شفاف در زمینه حریم خصوصی، اطلاعات محرمانه، پلتفرم‌های تاییدشده، بررسی انسانی و اختیار تصمیم‌گیری هستند. هوش مصنوعی اگر به دقت اعمال شود می‌تواند اصطکاک اداری را به طرز چشم‌گیری کاهش دهد و دسترسی تیم‌ها به دانش سازمانی را آسان‌تر کند.
۵. سیستم‌هایی ایجاد کنید که بدون حضور شما هم کار می‌کنند
یکی از بهترین شاخص‌های مدیریت موثر این است که وقتی مدیر در دسترس نیست چه اتفاقی می‌افتد. آیا کارکنان می‌توانند اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند؟ آیا می‌دانند مسوولیت هر بخش از کار با کیست؟ آیا تصمیم‌های روزمره بدون منتظر ماندن برای یک نفر صورت می‌گیرد؟ آیا فرآیندهای مهم، مستند می‌شوند؟ آیا در صورت لزوم، فرد دیگری می‌تواند جایگزین یک نقش شود؟
اگر تیمی نتواند بدون مداخله مداوم مدیر کار کند، احتمالا مشکل فراتر از عملکرد کارکنان است. سازمان ممکن است بیش از حد به افراد خاصی وابسته باشد و فاقد سیستم‌ها، مستندسازی‌ها و فرآیندهایی باشد که برای پیشبرد کارها در زمان عدم حضور آن افراد، مورد نیازند. رهبران سازمان باید دانش افراد را ثبت کرده و آن را در سیستم‌هایی بگنجانند که سازمان بتواند آنها را بایگانی کند و دوباره به کار گیرد. این به معنای مستندسازی فرآیندهای تکرارشونده، نگهداری سوابق تصمیم‌گیری‌ها، شفاف‌سازی مسوولیت‌ها، ایجاد قالب‌های قابل استفاده مجدد و طراحی سیستم‌هایی است که کارمند دیگری هم بتواند آنها را درک و مدیریت کند.
بدین ترتیب، با حفظ دانش ارزشمند افراد، مدیریت ارزشمندتر می‌شود. این هم به نفع مدیران است و هم به نفع کارکنان. مدیران می‌توانند زمان خود را صرف امور استراتژیک کنند. کارکنان نیز با کمک چارچوب‌های شفاف می‌توانند تخصص کسب کنند، قدرت قضاوت خود را به کار گیرند، به طور موثر ارتباط برقرار کنند و مسوولیت بپذیرند. سازمان‌ها اغلب می‌‌گویند خواهان کارکنانی پیشگام و مستقل هستند. اما استقلال نیازمند زیرساخت و بستر است. پس به جای تمرکز بر روش‌های نظارت بر کارکنان، به این سوال پاسخ دهید: «چه سیستم‌هایی ایجاد کنم تا لازم نباشد در هر مرحله‌ای، دخالت کنم؟»
منبع: Forbes
