جلسههای جعلی؛ فرصتی برای کار واقعی
وقتی تقویمت شبیه بازی «خانهسازی» شده که باید هر چه سریعتر یک شکل پیشنهادی را در جای خالی بگذاری، پیدا کردن زمان برای انجام کارهای روزمره تقریبا غیرممکن به نظر میرسد؛ چه برسد به اینکه یک قدم عقب بروی و درباره استراتژی یا ایدهها فکر کنی.
«جیمی وارن»، مربی اجرایی ساکن لوییویل کنتاکی، یک راهحل شیک و البته نه کاملا صادقانه دارد: درست کردن یک جلسه الکی تکرارشونده در تقویم کاریتان.
این جلسه میتواند یک بازه یک یا دو ساعته، هفتگی یا دو هفته یکبار، برای سر و سامان دادن به ایمیلها، مرور یادداشتها، یا کار روی یک پروژه بلندمدت باشد که میدانید بعدها نتیجه میدهد. وارن پیشنهاد میکند برای اینکه همکارانتان مشکوک نشوند و کسی جرات نکند در آن زمان جلسه واقعی بگذارد، از عنوانهای بیمعنی سازمانی مثل «بررسی پایپلاین» یا «هماهنگی میانوظیفهای» استفاده کنید. او میگوید: «کاری که این روش برایتان انجام میدهد، در اصل این است که بتوانید عقبافتادگیها را جبران کنید.» او تاکید میکند که در روز کاری پر از جلسه که صحبتها هم حول برنامهریزی برای جلسه بعدی است، محافظت از زمانتان ضروری است و اگر خودتان این کار را نکنید، کس دیگری به راحتی این کار را انجام میدهد. وارن تنها نیست. کارکنان در حوزههای مختلف، از تکنولوژی گرفته تا هنر، اعتراف میکنند که برای پیدا کردن زمان انجام کارهای ضروری یا گسترش شبکه ارتباطیشان، جلسههای جعلی در تقویم میگذارند. برخی کاربران در شبکه اجتماعی ردیت خلاقیت بیشتری به خرج میدهند. یکی از آنها پیشنهاد میکند در برنامه «تیمز» یک جلسه ایجاد کنید، وارد شوید و بعد صفحهتان را به اشتراک بگذارید تا وضعیتتان «در تماس» یا «مزاحم نشوید» نمایش داده شود؛ اینطوری میتوانید به کارهایی دور از کامپیوترتان برسید.
یک مدیر ارشد در یک سازمان ورزشی بریتانیایی که از رفتن به جلسات پشت سر هم خسته شده بود، آخرین سهشنبه هر ماه را در تقویمش خالی گذاشت تا بتواند چندین ساعت بدون وقفه کار کند. همکارانش فکر میکردند او درگیر نوعی «جلسه تیم مدیریتی» یا «انجمن فوتبال» است و بعد که فهمیدند موضوع از چه قرار است، اتفاقا از این ایده استقبال کردند.
«مگان ریتز»، پژوهشگر ارشد مدرسه کسبوکار «سید» دانشگاه آکسفورد، میگوید گریختن از چرخه بیپایان تماسها، هماهنگیها و قهوه خوردنها کاملا منطقی است. او معتقد است فرهنگ سازمانی، گرفتار «سیستمهای بیمارگونه همیشهمشغول» شده. اما پشت سر هم بودن جلسهها لزوما باعث افزایش خروجی نمیشود. ریتز سطح توجه را به دو حالت تقسیم میکند: «حالت انجام کار»؛ یعنی تمرکز محدود برای انجام یک وظیفه، و «حالت گسترده»؛ جایی که یک قدم عقب میرویم، دیدمان را وسیعتر میکنیم و سیستمها را میفهمیم. کارکنان به هر دو حالت نیاز دارند، اما کوتاهنگری محیطهای کاری همیشه اجازه دیدن تصویر بزرگتر را نمیدهد. نظرسنجیای که ریتز اخیرا با حضور ۳ هزار نیروی کار انجام داده، نشان داد که ۸۶ درصد احساس میکردند گفتوگوهای «وظیفهمحور» در محل کار اولویت دارند؛ فقط ۳۷ درصد همین را درباره گفتوگوهای «خلاقانه» گفته بودند. ریتز میگوید ایجاد جلسههای جعلی میتواند به کارکنان کمک کند زمانی برای تفکر گسترده کنار بگذارند، چه برسد به اینکه کارهای عقبافتاده را هم انجام دهند.
با این حال، شرکت مشاوره گارتنر میگوید پیدا کردن زمان برای انجام کار موثر، نباید بر دوش کارکنان باشد. این شرکت توصیه میکند سازمانها خودشان پیشقدم شوند و «استراحت پیشگیرانه» را تشویق کنند؛ مثلا با تعیین روزهای بدون جلسه یا زمانهای مشخص برای کار فردی؛ سیاستهایی که طبق تحقیقاتش از فرسودگی جلوگیری کرده و عملکرد کارکنان را ۲۶ درصد بهبود میدهد.
ریتز هم موافق است که راهحل باید از بالا بیاید. «اگر یک رهبر ارشد نداشته باشید که برای نحوه پرسوجوی واقعی الگو باشد و امکان کنجکاوی و وقت گذاشتن برای بینش وجود نداشته باشد، برای بقیه سازمان خیلی سخت خواهد بود.»
تا آن زمان، خیلی از ما شاید هنوز مجبور باشیم عبارات مندرآوردی مثل «ایدهپردازی آسمانآبی» یا «بررسی عمیق همافزایی عملیاتی» را در تقویممان جا بدهیم تا کمی فضای تنفس داشته باشیم. همانطور که وارن همیشه به مشتریانش یادآوری میکند: «شما حق دارید از انرژیتان محافظت کنید قبل از اینکه تقویم کاری شلوغتان باقیاش را تخلیه کند.»
منبع: Financial Times
