مشاور عزیز،

۶ ماه پیش، در یک سازمان غیرانتفاعی استخدام شدم. رده شغلم ارشد است و مستقیما به مدیرعامل گزارش می‌‌‌دهم. هنگام ورودم، هیچ فرآیند پذیرشی را طی نکردم (پذیرش سازمانی یا آنبردینگ به معنای آشناسازی نیروی جدید با محیط سازمان است، از جمله توضیح به او درباره فرهنگ و چشم‌‌‌انداز، معرفی او به کارکنان و آموزش روال کارها). فقط توضیح کمی درباره کار، اولویت‌‌‌ها و پروژه‌‌‌ها دادند. مدیرعامل، سرش بسیار شلوغ است. برای جلسات عادی وقت ندارد و طوری رفتار می‌کند انگار من علم غیب دارم و می‌‌‌توانم خود به خود روی روال بیفتم. من اهل تحقیق کردن هستم و هر طور شده راه حل پیدا می‌‌‌کنم. بنابراین، با نگاهی به فایل‌‌‌های قدیمی و هماهنگ کردن با اعضای تیم، توانستم اطلاعاتی به دست آورم و تا حدی مسیرم و همچنین چرخه کارهایی که باید انجام شوند را پیدا کنم.

با توجه به نحوه ورودم به این شغل و نظر به اینکه هیچ توضیح مستقیمی درباره اولویت‌‌‌ها و نقاط تمرکز کارم دریافت نکرده‌‌‌ام، به نظرتان چطور این موارد را کشف کنم و از کجا مطمئن شوم که با چشم‌انداز مدیرعامل و سازمان هماهنگ‌‌‌اند؟

پاسخ: دوست عزیز، به تو تبریک می‌‌‌گویم که رویکرد مثبت داشتی و کنترل شرایط را در دست گرفتی تا روی روال بیفتی. خیلی سخت است که در یک سازمان، تازه‌‌‌کار باشی و آموزش‌‌‌ها و راهنمایی‌‌‌های لازم برای شروع کارت را دریافت نکنی. نمی‌‌‌دانم که شغلت به صورت دورکاری است یا نه اما این وضعیت را به‌خصوص در سازمان‌‌‌هایی دیده‌‌‌ام که رویکرد دورکاری را در پیش گرفته‌‌‌اند اما زمان نگذاشته‌‌‌اند تا یک استراتژی آنبردینگ متناسب با آن طراحی کنند.

از آنجا که ۶ ماه است استخدام شده‌‌‌ای و هنوز درباره اولویت‌‌‌ها مطمئن نیستی، پیشنهاد می‌کنم دکمه ریست را بزنی و فکر کنی تازه استخدام شده‌‌‌ای. یک برنامه ۹۰ روزه بریز. وقتی کارکنان اجرایی ارشد به یک شرکت ملحق می‌‌‌شوند، معمولا یک برنامه عملیاتی ۹۰ روزه دارند تا بتوانند کارشان را استارت بزنند و به شکلی معنادار در سازمان، ایفای نقش کنند. تو یک امتیاز داری و یک قدم جلوتری چون تا حدی با سازمان، افراد ذی‌نفع کلیدی و منابع در دسترست آشنایی داری.

ابتدا از تو می‌‌‌خواهم که سراغ آگهی استخدامت بروی، نگاهی به شرح وظایف شغلی‌‌‌ات بیندازی و نکاتی که روی آنها تاکید شده، یعنی نقاط تمرکز را پیدا کنی. سازمان شما به خودش زحمت نداده و به همین اکتفا کرده. پس این احتمالا اولین و آخرین باری‌‌‌ست که وقت گذاشته‌‌‌اند و به این فکر کرده‌‌‌اند که فردی که برای این شغل استخدام شده، چه کارهایی باید انجام دهد. بر اساس تجربیاتی که در این۶ ماه داشته‌‌‌ای، از خودت بپرس:

مهم‌ترین وظایف و پروژه‌‌‌های این جایگاه چیستند؟

تصمیم‌‌‌گیرندگانی که وظایف و پروژه‌‌‌های کلیدی را تایید نهایی می‌کنند، چه کسانی هستند؟

همکاران تو در سازمان کیستند؟ منظورم کسانی‌‌‌ست که یا تحت‌تاثیر نتیجه وظایف/  پروژه‌‌‌ها هستند یا به تو در اجرایشان کمک می‌کنند.

آیا کسی قبلا روی این وظایف/  پروژه‌‌‌ها کار کرده؟

درباره تمام اموری که طی ۶ ماه اخیر برعهده‌‌‌ات بوده نیز فکر کن و همین سوالات را از خودت بپرس.

سپس وقت آن می‌‌‌رسد که به یک «تور شنیداری» بروی. با افراد ذی‌نفع کلیدی که نامشان را لیست کرده‌‌‌ای، صحبت کن و از آنها بخواه که با تو دیدارهای کوتاه داشته باشند. می‌‌‌دانم که هر کسی کار دارد و هماهنگی با آنها سخت است اما دیدار با آنها را نباید از قلم بیندازی. اگر بخواهی با اطمینان، در راستای تحقق اهداف این شغل، قدم برداری، باید ابتدا ببینی قبلا چه کارهایی انجام شده، چه چیزی برای افراد ذی‌نفع، از جمله سهامداران مهم است و سپس، ارتباط سازی کنی. پیشنهاد می‌‌‌کنم چند هفته را به دیدار با این افراد اختصاص دهی تا در جریان امور قرار بگیری. از تشکیل این جلسات، چهار هدف داری:

۱. خودت را معرفی کن تا افراد کلیدی بدانند که هستی و نقشت چیست.

۲. با همکارانی که روی کارت تاثیر می‌‌‌گذارند رابطه دوستی برقرار کن. آنها را هم در سطح حرفه‌‌‌ای و هم در سطح شخصی، بشناس.

۳. کشف کن که برنامه‌‌‌های استراتژیک همکاران، چه تاثیری بر شاکله کار تو خواهند گذاشت.

۴. اگر منبع یا منابعی وجود دارند که برای کارت بدان‌‌‌ها نیاز داری اما از آنها خبر نداشتی، از آنها سوال کن.

پس از آنکه تور شنیداری‌‌‌ات را به پایان رساندی، بر اساس اطلاعاتی که گرفتی، برای خودت اهداف کوتاه‌‌‌مدت و بلندمدت «دقیق و قابل سنجش» تعیین کن. به این فکر کن که چه دستاوردهای سریعی می‌‌‌توانی طی ۹۰ روز آینده داشته باشی. این دستاوردها کمک می‌کنند روال کارها سرعت بگیرد و ارزش تو در محیط کار تقویت شود. به علاوه، چیزی ملموس خواهی داشت که می‌‌‌توانی آن را در گزارش ارزیابی عملکرد سالانه‌‌‌ات بگنجانی. این دستاوردها باید تاثیرگذار، اما معقول و واقع‌‌‌بینانه باشند. لازم نیست برای تحت‌تاثیر قرار دادن تیم، یک پروژه یکساله را در یک بازه ۹۰ روزه جا بدهی. فراموش نکن که اهدافت را بر اساس اهمیت و فوریت، اولویت‌‌‌بندی کنی. این کمک می‌کند انرژی و منابعت را روی وظایفی متمرکز کنی که مهم‌ترند. سپس جلسه‌‌‌ای با مدیرعامل بگذار. او باید تایید کند برنامه‌‌‌ای که تنظیم کرده‌‌‌ای، با اهداف سازمانی او در یک راستاست. تمام اطلاعاتی که به دست آورده‌‌‌ای را به صورت یک نسخه قابل درک، بنویس و ۲۴ تا ۴۸ ساعت قبل از دیدار با او، برایش ارسال کن تا مرورش کند. این به تو اجازه می‌دهد در جلسه، به جای اینکه تمام آموخته‌‌‌ها و اطلاعاتت را برایش توضیح دهی، روی سوالات باقی‌مانده تمرکز کنی (آن نسخه را حتما بخوان).

صرف نظر از مدیرعامل، می‌‌‌خواهم به تو اختیار بدهم که چشم‌‌‌انداز خودت را در این جایگاه و سازمان مشخص کنی. تو خیلی خوش‌‌‌شانس هستی که یک شغل ارشد داری و کسی که در چنین جایگاهی است، آنقدر آزادی عمل و توانایی دارد که بعضی از تصمیمات کلیدی را بدون اطلاعات اضافی بگیرد. به ندای درون خودت اعتماد کن. تو استخدام شده‌‌‌ای تا در این جایگاه، تاثیرگذار باشی. من این را بارها دیده‌‌‌ام. بسیاری از کارمندهای خبره، که هیچ رهنمون و آموزشی در شغل جدیدشان دریافت نمی‌‌‌کنند، تا ابد منتظر راهنمایی می‌‌‌مانند؛ راهنمایی‌‌‌ای که ممکن است مادامی که اقدامی در این راستا نکرده‌‌‌اند، هرگز به دست نیاورند. گاهی بهتر است در محل کار، عادت کنی  به جای کسب اجازه، درخواست بخشش کنی (یعنی به جای اجازه گرفتن، آزادانه تصمیم بگیری و بعدا اگر نتیجه مطلوب نبود، عذرخواهی کنی).