مراحل آماده‌سازی ارائه خوب یک ایده
کالکینز می‌گوید: «شما می‌توانید هوشمندترین فرد یک جلسه باشید، اما اگر نتوانید کسب‌وکار خوبی ارائه دهید، شکست می‌خورید، چون مدیران و پیشکسوت‌های کسب‌وکار بیشتر روی فردی حساب می‌کنند که ارائه و تعریف خوبی دارد، حتی اگر آن فرد ایده‌های خیلی بزرگ و درخشانی هم نداشته باشد.» البته قرار نیست در یک مراسم عروسی سخنرانی کنید. ارائه کسب‌وکار یک اتفاق کاملا منحصر به فرد است. کالکینز چهار توصیه دارد که می‌تواند به شما کمک کند با اعتماد به نفس ایده خود را آماده کنید و ارائه دهید.
۱- زمانی برای آماده شدن اختصاص دهید
آماده شدن باید دقیقا از همان لحظه‌ای که برای ارائه برنامه‌ریزی می‌کنید شروع شود. کالکینز می‌گوید: «خیلی از افراد در مورد نحوه انتقال مطلب، نفس کشیدن و حرکات بدن خود در جلسه، نگران می‌شوند. واقعا باید قبل از شروع جلسه زمان بگذارید و در مورد مخاطب، مطرح کردن یک پیشنهاد واضح و پیدا کردن داستانی روشن و منطقی در مورد ایده‌تان فکر کنید.»
کالکینز به‌طور خاص بر اهمیت جمع‌آوری اطلاعات، تهیه پیش‌نویس برای ارائه و اختصاص زمانی قابل توجه برای جمع‌آوری بازخورد ذی‌نفعان تاکید میکند.
کالکینز زمانی را که در شرکت کرفت فودز برای یک سخنرانی و ارائه بزرگ آماده می‌شد، به یاد می‌آورد. او می‌دانست که این شرکت باید استراتژی خودش را در مورد تولید سس کباب تغییر دهد. بعد از چند هفته تمرین و تکرار با تیم، آنها یک پیشنهاد استراتژیک برای کمتر کردن تبلیغات و ارتقای کیفیت محصول، مطرح کردند. عملی کردن این پیشنهاد ضرر اولیه‌ای برای شرکت به دنبال داشت، اما در بلندمدت به رشد می‌انجامید. با اینکه این استراتژی تا حدی ریسک داشت، اما تصویب شد. دلیل آن، سخنرانی قوی کالکینز برای دفاع از این ایده بود که در مرکز جلسه قرار داشت و صدایش مقتدرانه بود. او در این باره می‌گوید: «ارائه‌ای که آماده کرده بودیم به قدری منطقی و واضح بود که هر فردی در تیم می‌توانست آن را مطرح کند.»
۲- داستان خود را کشف کنید
کالکینز اغلب از اینکه افراد چگونه با کمترین حس داستان‌گویی می‌خواهند ایده خود را مطرح کنند، تعجب میکند. او می‌گوید: «افراد معمولا قبل از اینکه خودشان داستان را بدانند، شروع به نوشتن و درست کردن صفحات می‌کنند. این یک رویکرد افتضاح است، چون در آخر با انبوهی از داده مواجه می‌شوید و داستانی ندارید که حس مورد نظر را به مخاطب القا کند.»
کالکینز می‌گوید ارائه‌دهندگان باید هدف خود را در نظر بگیرند تا نکات کلیدی برای دفاع از آن هدف مشخص شود. از این نظر، به همان راحتی که ارائه را چارچوب‌بندی می‌کنیم، باید مشخص کنیم این ارائه در ابتدا، وسط و پایان، چه اطلاعاتی را دربرمی‌گیرد.
توصیه کالکینز این است که ارائه را با توصیف وضعیت فعلی شرکت و داستانی کوتاه و سریع از گذشته آن شروع کنید. «اگر مخاطب چیز زیادی در مورد کسب‌وکار شما نمی‌داند، یک توضیح کوتاه از تاریخچه شرکت می‌تواند مفید باشد تا چشم‌اندازی از موقعیت به دست آید.»
سپس سراغ نکات کلیدی بروید و برای هر جمله‌ای که می‌گویید، داده ارائه کنید. وقتی این نکات کلیدی را ایجاد کردید، مهم است که از خودتان بپرسید هر کدام از این جمله‌ها چه ارتباط واضحی با نکات دیگر دارند. «چیزی که تلاش می‌کنید به آن برسید، داستانی است که صفحه به صفحه و نکته به نکته برای مخاطب تعریف می‌کنید.»
۳- مطمئن شوید داده‌ها در خدمت داستان شما هستند
همان‌طور که برای پشتیبانی از نکات اصلی طرح شما باید داده‌هایی وجود داشته باشد، برای هر داده هم باید یک نکته اصلی وجود داشته باشد. یعنی در حالی که برای ایجاد یک متن ارائه منطقی و محکم، داشتن داده بسیار مهم است، باید ارائه را معقول پیش ببرید و بدانید بیشتر حرف زدن لزوما بهتر نیست. سیل داده می‌تواند جریان ارائه را کسل‌کننده کند و باعث خستگی مخاطب شود، تا جایی که او دیگر توجهی به شما نکند.
کالکینز می‌گوید: «ما در دنیایی با انبوه اطلاعات شنا می‌کنیم. ما زمان‌مان را صرف فکر کردن در مورد تجزیه و تحلیل، داده‌های بزرگ و همه کارهای عجیبی که می‌توانیم انجام دهیم، می‌کنیم. اما افراد به راحتی از یک صفحه پر از عدد و رقم سر درنمی‌آورند.»
به جای اینکه در ارائه خود از کوچک‌ترین اطلاعات هم استفاده کنید، داده‌ها را به اجزای کوچکی که از نکات مطرح شده به خوبی دفاع می‌کنند و باعث می‌شوند به بخش بعدی داستان‌تان بروید، بشکنید.
همچنین به یاد داشته باشید که همه بخش‌های داده به‌طور یکسان متقاعدکننده نیستند. پس به توصیه کالکینز تنها از نکاتی استفاده کنید که خودتان آن را درک می‌کنید. نباید در دفاع از ایده خود از نکاتی استفاده کنید که مخاطب منبع آن را زیر سوال ببرد.»
۴- زبانی ساده و قابل نقل کردن را به کار گیرید
همه ما دوست داریم موقع صحبت کردن عالم به نظر برسیم و از عبارات ثقیل استفاده کنیم. این به دیگران القا میکند که ما خیلی می‌دانیم و پشت توصیه‌هایی که می‌کنیم دلایل منطقی وجود دارد. اما مساله این است که برای جلب حمایت افراد در مورد یک ایده، برعکس این اتفاق صادق است. تحقیقات نشان داده استفاده از کلمات و عبارات ثقیل و دشوار، متن را بی‌جهت پیچیده میکند، در حالی که عبارات ساده‌تر، بیشتر قابل فهم و قابل هضم هستند. همچنین کلمات ساده، نویسنده یا گوینده را هوشمندتر نشان می‌دهند.
کالکینز می‌گوید: «هر قدر صحبت‌های خود را ساده‌تر کنید، ارائه‌تان جذاب‌تر می‌شود و این قلب هر سخنرانی است. اگر ارائه ساده و منطقی باشد، مخاطب راحت‌تر آن را می‌فهمد و می‌پذیرد.»
ارسال نظر