چه کنیم تا از مذاکره‌های کاری نترسیم

این عارضه، به شدت فراگیر و مسری است و ترس از مذاکره نام دارد. علائم این بیماری، نه فقط ترس و واهمه از مذاکره است، بلکه راضی کردن خود به کمترین‌ها و حداقل‌ها و بی میلی نسبت به تلاش برای دستاوردهای مطلوب‌تر نیز نشانه ترس از مذاکره در افراد به شمار می‌آیند. مدیری که دچار ترس از مذاکره است به خود می‌گوید که اکنون زمان سربه سر گذاشتن طرف مقابل نیست؛ چرا که ممکن است شرایط بدتر شود. حال آنکه چنین محافظه‌کاری‌های بی‌موردی فقط فرار از واقعیت‌ها و عقب نشینی در برابر چالش‌هاست. نخستین اقدام برای درمان این بیماری، پذیرش این واقعیت است که فرد دچار این بیماری بوده و و جود این ترس‌ها، احساسات منفی و محدودیت‌ها را در خود بپذیرد.

عوامل متعددی در شکل گیری ترس از مذاکره دخیل هستند: بسیاری از افراد به مذاکره به مثابه یک کشمکش و تقابل می‌نگرند که در آن باید فقط به فکر خود بود و صرفا به راه خود رفت. چنین افرادی حاضرند خیلی زود از هر طریق ممکن به توافق برسند ولو اینکه آن توافق چندان مطلوب و ایده‌آل هم نباشد. درحالی‌که چنین رفتاری را نمی‌توان مذاکره نامید؛ زیرا مملو از استرس و احساسات منفی و غیرقابل پذیرش است.

 غلبه بر ترس از مذاکره، چندان سخت و پیچیده نیست و به آسانی می‌توان به یک مذاکره کننده کارآمد و موفق تبدیل شد. از سویی دیگر احساس و نگرش منفی در ارتباط با مذاکره را نباید به دیگران تسری داد و در عوض باید تلاش کرد تا از طریق وارد شدن به مذاکرات روزمره بر آن فائق آمد.

  فرآیند درمان سه مرحله‌ای

روشی ساده و کاربردی برای درمان ترس از مذاکره و مقابله با این ترس نهفته در وجود اغلب افراد وجود دارد. بعضی‌ها دوست دارند روند مذاکره را به‌صورت بسیار پیچیده و سخت پیش ببرند؛ درحالی‌که برخی دیگر آن را بیش از اندازه ساده و آسان می‌پندارند و فکر می‌کنند که در همه نوع مذاکره می‌توان از یک رویکرد و روش ثابت استفاده کرد. برای کمک به افراد در درمان ترس شان برای مذاکره کردن از توصیه مشهور آلبرت انیشتین می‌توان پیروی کرد که گفته است: «تا آنجایی که می‌توانید چیزها را ساده کنید، اما نه ساده‌تر از آنچه هستند.» فرآیند درمان بیماری ترس از مذاکره را نیز می‌توان در سه مرحله خلاصه کرد:

در مرحله اول شما باید بفهمید و بدانید که در موقعیت مذاکره قرار دارید، تا زمانی که مطمئن نباشید که در حال مذاکره با طرف مقابلتان هستید، نمی‌توانید استراتژی‌های مذاکره‌ای مناسبی را اتخاذ کنید. در چنین شرایطی است که می‌توانید درست فکر کنید و بهترین استراتژی و روش مذاکره را برگزینید. پس باید در ابتدا به روشنی درک کنید که در حال مذاکره هستید و به سرعت، استراتژی‌های مناسب را بررسی کنید.

در مرحله دوم شما باید گرایش‌ها و تمایلات خود و دیگران را در ارتباط با مذاکره، مورد ارزیابی و سنجش دقیق قرار دهید. هر کدام از ما بنا به طبیعت و تجربیاتی که داریم از استراتژی‌های خاصی در زمان مذاکره استفاده می‌کنیم؛ اما مشکل از آنجا آغاز می‌شود که ما فکر می‌کنیم طرف مقابل هم باید از استراتژی مذاکره‌ای ما پیروی کند و طوری رفتار کند که مطلوب ماست و ما را به منطقه آرامشمان می‌رساند. تجربه به من ثابت کرده که فقط در ۲۰ درصد مذاکرات هر دو طرف به یک استراتژی واحد برای مذاکره می‌رسند و از فرآیند مذاکره رضایت دارند و متاسفانه در ۸۰ درصد موارد اصلا چنین احساسی به‌وجود نمی‌آید که همین مساله به شدت از احتمال به موفقیت انجامیدن فرآیند مذاکره می‌کاهد.

مذاکره‌کنندگان حرفه‌ای علاوه‌بر شناسایی و ارزیابی استراتژی‌های خود به سرعت و به آسانی می‌توانند استراتژی طرف مقابل را نیز بشناسند و خیلی سریع خود را با آن هماهنگ سازند. چنین کاری برای موفقیت مذاکره امری حیاتی و کلیدی است؛ چراکه هر مذاکرات حداقل بین دو طرف انجام می‌شود و آگاهی از موضع طرف مقابل شرط لازم برای پیشبرد مذاکره به شمار می‌آید. مذاکره‌کنندگان ماهر و توانمند کسانی هستند که به خاطر شناسایی درست و دقیق استراتژی و موضع طرف مقابل خود، می‌توانند فرآیند مذاکره را از قبل پیش‌بینی و آن را مدیریت کنند.

مرحله سوم و نهایی برای مقابله با ترس از مذاکره و انتخاب و پیاده‌سازی درست استراتژی مورد نظرتان در فرآیند مذاکره است. پس از شناسایی و ارزیابی کامل شرایط و مسیرها، حال نوبت بالفعل سازی تفکرات و عملی ساختن ایده‌هایی است که در ذهن پرورانده‌اید. باید بدانید چنانچه در این مرحله به نحو مطلوبی عمل کنید صرف‌نظر از اینکه طرف مقابلتان از چه کیفیتی برخوردار است، می‌توانید مذاکره را به همان نقطه‌ای که مدنظر شما بود، برسانید. هربار که در آستانه شروع یک مذاکره هستید، این سه مرحله را با دقت اجرا کنید و بدانید که با یک دفعه تمرین عملی آنها در نظرتان این مراحل آسان‌تر و ساده‌تر جلوه‌گر خواهد شد. من این تمرین را تمرین یک دقیقه‌ای نامیده‌ام؛ چرا که معتقدم می‌توان آن را در زمانی کمتر از یک دقیقه به انجام رساند. شما می‌توانید با یک دقیقه تامل و تدبیر، مذاکره موفقی داشته باشید و با استراتژی‌ها و تاکتیک‌ها و ابزار بهتری به مصاف طرف مقابل بروید و در عمل به یک مذاکره کننده یک دقیقه‌ای تبدیل شوید. کسی که می‌تواند در کمتر از یک دقیقه استراتژی مذاکره‌ای خود و طرف مقابل خود را شناسایی و تعیین کند، حتما فرآیند مذاکره را در مسیر درستی هدایت می‌کند. پس بدانید که تمرین یک دقیقه‌ای ما خیلی زود ملکه ذهنتان خواهد شد و به مانند کمربند ایمنی، از شما در هنگام مذاکره محافظت خواهد کرد.

حال سوال کلیدی این است که کدام یک از مراحل سه گانه برای درمان بیماری ترس از مذاکره از اهمیت بیشتری برخوردار است؟ که در پاسخ آن باید گفت که مرحله اول که همان مشارکت کردن است، دارای بیشترین اهمیت در فرآیند درمان است؛ چرا که در صورت عدم اجرای درست و کامل این مرحله، امکان اجرای مطلوب دو مرحله بعد به وجود نخواهد آمد و فرآیندهای ارزیابی و استراتژی‌سازی تحقق نمی‌یابند.