۷۱ درصد مدیران جلسات کاری را بیفایده میدانند
ورشکسته شدن پنهانی
مطالعات نشان میدهد که جلسات کاری سالانه حدود ۳۷میلیارد دلار به اقتصاد آمریکا هزینه تحمیل میکنند. نکته شگفتانگیزتر این است که کارکنان بهطور میانگین در ماه ۶۲ جلسه یکساعته شرکت میکنند و گزارش میدهند که دستکم نیمی از این جلسات کاملا اتلاف وقت است و میتوانست بهجای آن یک ایمیل ارسال شود.
و حتی افرادی که خودشان جلسهها را برگزار میکنند، یعنی ۷۱ درصد از مدیران ارشد، اعتراف میکنند که بیشتر جلسات غیرمولد و ناکارآمد هستند.
زمانی را که میتوانستید بازیابی کنید، و تمرکزی که تیم شما برای انجام بهترین کارشان نیاز دارد، وقتی یک بار از بین برود، بازسازی آن نزدیک به نیم ساعت زمان میبرد و این در هر جلسه اتفاق میافتد.
مغز شما از نظر فیزیکی نمیتواند آن چیزی را که فکر میکنید انجام دهد. خبر فوری این است که ما آنقدر که تصور میکنیم باهوش یا کارآمد نیستیم. بر اساس پژوهش دانشگاه کالیفرنیا، پس از هر وقفه یا مزاحمت، بهطور میانگین ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه زمان لازم است تا فرد دوباره بتواند بهطور کامل روی کار خود تمرکز کند. همچنین انجمن روانشناسی آمریکا نشان داده که جابهجایی بین کارها میتواند بهرهوری کلی را تا ۴۰ درصد کاهش دهد. ۴۰ درصد از بین میرود، فقط به این دلیل که مجبور شدهاید دوباره تمرکز خود را تنظیم کنید.
روانشناسان این وضعیت را «باقیماندن توجه» یا attention residue مینامند. یعنی وقتی فرد از یک کار به کار دیگری میرود، بخشی از تمرکز ذهنی او همچنان در کار قبلی باقی میماند. در نتیجه، افراد در جلسه شما (که میتوانست در حد یک ایمیل باشد) از نظر ذهنی هنوز درگیر کاری هستند که از آن جدا شدهاند. پس شما در حال مدیریت یک تیم نیستید، بلکه در حال تکهتکه کردن آن هستید. اینکه چرا مدیران دائم در حال برنامهریزی برای جلسه برگزار کردن هستند را در کتابهای رهبری پیدا نمیکنید. اما باید به طور واضح گفت: هدف جلسات غیرضروری ایجاد هماهنگی نیست، بلکه هدفشان ایجاد اضطراب، دیده شدن و کنترل است.
مدیرانی که نسبت به نتیجهها مطمئن نیستند، جلسه برگزار میکنند تا احساس کنند کار مفیدی انجام میدهند و نشان دهند که در حال «انجام کاری» هستند. مدیرانی که حس میکنند دیده نمیشوند، جلسههای روزانه یا سرپایی برگزار میکنند تا حضورشان دیده و شنیده شود. در این حالت، تقویم کاری تبدیل به ابزار نمایش میشود، نه ابزار کار. و همه افراد حاضر در جلسه این را میدانند، بهجز کسی که جلسه را برگزار کرده است. روانشناسان سازمانی اینطور میگویند: اگر نمیتوانید دقیقا مشخص کنید این جلسه قرار است به چه تصمیمی منجر شود، نیازی به آن جلسه ندارید. آن را لغو کنید.
محافظت از تمرکز
بهجای گزارشهای شفاهی وضعیت، از ایمیلهای کوتاه و مکتوب استفاده کنید. دو پاراگراف متن باعث نمیشود کسی ۲۳ دقیقه زمان برای بازیابی تمرکزش از دست بدهد. اگر واقعا جلسه لازم است، ۱۵ دقیقه کاملا کافی است. در غیر این صورت، میتوانید همان روند فعلی را ادامه دهید: ۶۱ ساعت جلسه در ماه، همراه با ۳۱ ساعت زمان برای بازیابی تمرکز؛ یعنی حدود ۴ روز کاری کامل ۸ ساعته.
قبل از اینکه هر جلسهای را برنامهریزی کنید، به یک سوال پاسخ دهید: این جلسه دقیقا قرار است به چه تصمیم مشخصی برسد که از هیچ راه دیگری قابل گرفتن نیست؟ اگر نتوانستید آن را در یک جمله بگویید، دعوت جلسه را لغو کنید. برای تیم خود حداقل روزی یک بازه سهساعته کار عمیق بدون وقفه در نظر بگیرید. این بازه سهساعته غیرقابل مذاکره است و قرار نیست جلسهای بین آن برگزار شود. آن را مانند یک تعهد به مشتری در نظر بگیرید، چون در واقع هم همین است. اگر گفتهاید دوشنبهها جلسه نیست، به آن پایبند بمانید.
خطرناکترین جلسهای که در تقویم کاری شما وجود دارد، همان جلسهای است که فقط از روی عادت برگزارش میکنید. تیم شما بهترین فکرها و تصمیمهایش را در همان سکوتی انجام میدهد که مدام از آن محرومش میکنید؛ آن سکوت را دوباره به آنها بازگردانید.
منبع: Forbes
