شش توصیه کاربردی برای آماده‌‌‌سازی سازمان‌‌‌ها در برابر چالش‌‌‌های برآمده از تکنولوژی‌‌‌های جدید
مزیت رقابتی شرکت‌‌‌ها در همگام شدن با تکنولوژی
نمی‌‌‌توان و نباید انتظار داشت که مدیران ارشد شرکت‌‌‌ها و سازمان‌‌‌ها، با آن همه مشغله‌‌‌های کاری و مسوولیت‌‌‌های سنگینی که بر عهده دارند، تمام وقت و انرژی خود را صرف آموزش دیدن در خصوص تکنولوژی‌‌‌های جدید و تسلط پیداکردن کامل بر جزئیات این تکنولوژی‌‌‌ها کنند و به متخصصان تمام‌‌‌عیار تکنولوژی شرکت‌‌‌ها و سازمان‌‌‌های تحت رهبری خود تبدیل شوند. آنچه لازم است در این زمینه صورت پذیرد عبارت است از آگاهی نسبی و به‌‌‌روزرسانی مرتب اطلاعات و دانسته‌‌‌های مدیران ارشد از روندهای حاکم بر تکنولوژی و تلاش برای آماده‌‌‌سازی شرکت‌‌‌ها و سازمان‌‌‌ها برای مقابله با چالش‌‌‌های برآمده از تکنولوژی‌‌‌های جدید. در ادامه به شش توصیه کلیدی و کاربردی در این خصوص و اقداماتی که مدیران ارشد و رهبران سازمان‌‌‌ها و شرکت‌‌‌ها باید انجام دهند اشاره خواهد شد:
۱- مفروضات پیشین خود را به چالش بکشید. تکنولوژی به‌‌‌سرعت در حال تغییر است. سرعت تحولات تکنولوژیک بسیار بیشتر از ریتم تغییرات شرکت‌‌‌ها و سازمان‌‌‌هاست. در نتیجه عامل محدودکننده تغییرات سازمانی نه تکنولوژی و نه دانش سازمان‌‌‌ها در خصوص تکنولوژی‌‌‌های جدید، بلکه آمادگی سازمان‌‌‌ها برای بهره بردن حداکثری از آنهاست. در واقع به‌‌‌عنوان رهبران سازمان‌‌‌ها و شرکت‌‌‌ها، باید به طور پیوسته درباره آنچه در نتیجه پیشرفت‌‌‌ها و نوآوری‌‌‌های تکنولوژیک امکان‌‌‌پذیر خواهد شد تفکر کنید، الگوهای فکری و ذهنی پیشین خود را دگرگون سازید، و آنچه در ذهنتان به‌‌‌عنوان چیزهای حتمی و گریزناپذیر جا افتاده‌‌‌اند را به چالش بکشید.
در گام نخست، باید مدیران و کارکنان تمام بخش‌‌‌های سازمان را متقاعد کرد که زمان دگرگونی‌‌‌های اساسی و تعیین‌‌‌کننده در حوزه‌‌‌هایی همچون مدیریت سازمان، رفتار با مشتریان، بازاریابی، خواسته‌‌‌ها و انتظارات کارکنان و مشتریان و نحوه کمک کردن تکنولوژی به انجام شدن بهتر کارها فرارسیده و باید یک خانهتکانی بنیادین در سازمان صورت داد. محور اصلی این خانهتکانی هم چیزی نیست مگر تکنولوژی.
۲-کلاف سردرگم تکنولوژی در شرکتتان را باز کنید. در بسیاری از شرکت‌‌‌ها ما با انبوهی از تکنولوژی‌‌‌هایی روبه‌‌‌رو هستیم که به‌‌‌تدریج وارد شرکت شده و به شیوه‌‌‌های مختلفی مورد استفاده قرار می‌‌‌گیرند. اما نظم و قاعده مشخصی برای استفاده هماهنگ و اصولی از آنها وجود ندارد و در واقع مانند کلاف سردرگمی هستند که استفاده درست و بهینه‌‌‌ای از آن نمی‌‌‌شود. به عنوان مثال، امروزه شرکت‌‌‌ها از انواع تکنولوژی‌‌‌های مربوط به شناسایی و جذب و نگهداشت مشتریان استفاده می‌‌‌کنند که اگر تمام این تکنولوژی‌‌‌ها در قالب یک سیستم واحد ارتباط با مشتریان در کنار هم قرار گیرند، می‌‌‌توان از تمام پتانسیل‌‌‌های نهفته در آنها به بهترین شکل ممکن بهره برد. علاوه بر این، باید دانست که در صورت ورود تکنولوژی‌‌‌های جدید به شرکت می‌‌‌توان آنها را به‌‌‌عنوان اجزای جدید چنین سیستم جامع و مستحکمی تعریف کرد. در نتیجه ورود انواع تکنولوژی‌‌‌های جدید باعث بروز بی‌‌‌نظمی و هرج‌‌‌ومرج در شرکت نخواهد شد. به‌‌‌طورکلی، برای باز کردن کلاف سردرگم تکنولوژی در شرکت‌‌‌ها باید نقش محوری و کلیدی به بخش IT شرکت‌‌‌ها داده شود و رهبری سازمان باید تمام تلاش خود را صورت دهد تا پیوند محکم و همه‌‌‌جانبه‌‌‌ای بین تمام کارکنان با بخش فناوری اطلاعات شرکت پدید آید.
۳- یک فرهنگ دیجیتال منسجم ایجاد کنید. پیاده‌‌‌سازی فرهنگ سازمانی در درون شرکت‌‌‌ها وظیفه اول و آخر مدیران و رهبران سازمان به حساب می‌‌‌آید. گام نخست در زمینه فرهنگ‌‌‌سازی هم این است که به این اطمینان برسید که سازمان شما از چابکی و تغییرپذیری کافی برخوردار بوده و همیشه در حال نوآوری است. اگر یک نوآوری صرفا به این دلیل که فرهنگ سازمانی پذیرای آن نیست، در سازمان پیاده نمی‌‌‌شود، مدیران و رهبران شرکت باید هوشیار شوند و به‌‌‌سرعت برای رفع مشکل فرهنگی موجود اقدام کنند.
رهبران سازمان‌‌‌ها و شرکت‌‌‌ها باید از دو جهت وارد این کارزار شوند: اول اینکه تلاش کنند نوآوری‌‌‌ها و تکنولوژی‌‌‌هایی را وارد شرکت یا سازمان متبوع خود کنند که با فرهنگ سازمانی جاری در آنها سازگاری و همگونی داشته باشد؛ و دوم اینکه به‌‌‌تدریج در راستای تغییر فرهنگ سازمانی و مطابقت دادن آن با تکنولوژی‌‌‌ها و روندهای جدید نوآوری و دگرگونی دیجیتال اقدام کنند. امروزه تمام شرکت‌‌‌ها و سازمان‌‌‌ها، به‌‌‌خصوص آنهایی که دارای فرهنگ‌‌‌های سازمانی سنتی و کلاسیک هستند باید در کوتاه‌‌‌ترین زمان ممکن به سمت تحول فرهنگی و سازگار شدن با عصر دیجیتال حرکت کنند. برای شروع می‌‌‌توان به تعریف و ترویج ارزش‌‌‌های دنیای دیجیتال مانند سرعت، آموختن پیوسته و سریع، خودمختاری و عاملیت بیشتر، تمایل به کار کردن با هر کسی و نگاه‌‌‌های فرابخشی و فراسازمانی اقدام کرد.
پس از معرفی و جا انداختن این ارزش‌‌‌ها باید گام‌‌‌های عملی در این خصوص برداشت و کارکنانی را که به این ارزش‌‌‌ها پایبند و علاقه‌‌‌مند بوده‌‌‌اند تشویق کرد و از آنها الگوهای رفتاری مطلوب سازمان ساخت. امروزه بسیاری از شرکت‌‌‌های موفق و پیشرو اقدام به ایجاد و توسعه «آزمایشگاه‌‌‌های نوآوری» کرده‌‌‌اند. راز موفقیت این آزمایشگاه‌‌‌ها در این واقعیت نهفته است که رهبران و مدیران ارشد این شرکت‌‌‌ها دوشادوش کارکنان و تیم‌‌‌های نوآوری در فرآیند نوآوری و همگام شدن با پیشرفت‌‌‌های تکنولوژی مشغول فعالیت هستند. در این حالت، مدیران ارشد شرکت‌‌‌ها به‌‌‌عنوان مربیانی عمل می‌‌‌کنند که همراه با بازیکنان در زمین مسابقه حضور دارند و نقش هم‌‌‌تیمی بزرگ‌تر و باتجربه‌‌‌تر را بازی می‌‌‌کنند که در میدان عمل اقدام به تشویق و تحریک کارکنان کرده و آنها را به سمت عملکرد بهتر و همکاری بیشتر با همدیگر سوق می‌‌‌دهند.
۴- تمام کارکنانتان را تشویق کنید که کار کردن با هوش مصنوعی را تجربه کنند. با توجه به رشد و پیشرفت خیره‌‌‌کننده هوش مصنوعی، به‌‌‌ویژه هوش مصنوعی مولد و رواج سریع ابزارهایی مانند چت جی‌پی‌‌‌تی، زمان آن فرارسیده تا تمام کارکنان سازمان‌‌‌ها و شرکت‌‌‌ها، فارغ از شغلی که دارند و کاری که در شرکت انجام می‌‌‌دهند به‌‌‌طور جدی وارد تجربه کار کردن با هوش مصنوعی شوند و این الگوی جدید کار کردن را تجربه کنند.
البته این کار باید به‌‌‌صورت کنترلشده و برنامه‌‌‌ریزی‌‌‌شده صورت پذیرد و مدیران ارشد و همچنین مدیران میانی باید بر این فرآیند نظارت دقیق و همه‌‌‌جانبه داشته باشند. آنها باید با وضع قوانین و محدودیت‌‌‌های هدفمند در زمینه به‌‌‌کارگیری هوش مصنوعی برای انجام وظایف کاری و مشخص کردن چارچوب‌‌‌های همکاری کارکنان و ماشین‌‌‌ها شرایط را به‌‌‌گونه‌‌‌ای رقم بزنند که در نهایت کارکنان از مزایا و نکات مثبت فراوانی که همکاری با هوش مصنوعی مولد می‌‌‌تواند برای آنها به ارمغان آورد آگاهی پیدا کنند. و در نتیجه از مقاومت در برابر هوش مصنوعی و اصرار بر انجام کارها بدون کمک تکنولوژی دیجیتال دست بردارند.
یکی دیگر از کارهایی که رهبران و مدیران باید در خصوص ایجاد تجربیات مثبت و سازنده در زمینه به‌‌‌کارگیری هوش مصنوعی توسط کارکنان و همکاری موفق بین آنها انجام دهند این است که جایگاه هوش مصنوعی مولد و ابزارهای برآمده از آن در سازمان را به‌‌‌عنوان یک دستیار هوشمند و کمک‌‌‌کننده برای افراد جا بیندازند و این اطمینان را در میان کارکنان به وجود آورند که هوش مصنوعی مولد آمده تا به آنها در انجام وظایفشان کمک کند نه اینکه جای آنها را بگیرد. در واقع دادن نقش دستیاری یا مشاور یا مربی به هوش مصنوعی مولد می‌‌‌تواند هم در درون سازمان‌‌‌ها اعتمادسازی کند و هم جلوی مقاومت کارکنان در برابر ورود و نقش‌‌‌آفرینی هوش مصنوعی مولد را بگیرد.
۵- با تولیدکنندگان ابزارهای هوش مصنوعی هماهنگ و همگام باشید. با توجه به وجود انبوهی از شرکت‌‌‌ها و استارت‌‌‌آپ‌‌‌هایی که در زمینه طراحی و ساخت ابزارهای هوش مصنوعی مولد فعالیت می‌‌‌کنند، این احتمال وجود دارد که برخی شرکت‌‌‌های مشتاق استفاده از هوش مصنوعی، در فرآیندهای کاری به‌‌‌صورت موردی و خودجوش اقدام به تهیه ابزارهای مختلف هوش مصنوعی و اضافه‌‌‌کردن آنها به سبد ابزارهای سازمانی خود کنند. بعضی‌‌‌ها هم به خاطر صرفه‌‌‌جویی و کمتر هزینه کردن، به سمت خرید ارزان‌‌‌ترین ابزارهای موجود در بازار گرایش پیدا می‌‌‌کنند. این رویکرد اگرچه می‌‌‌تواند در کوتاه‌‌‌مدت به سود شرکت‌‌‌ها باشد و از نظر صرفه‌‌‌جویی در وقت و هزینه به شرکت‌‌‌ها کمک کند، اما در همین حال می‌‌‌تواند یکسری پیچیدگی‌‌‌ها و چالش‌‌‌ها را نیز در بلندمدت برای شرکت‌‌‌ها به دنبال آورد. آنچه در این میان باید به آن توجه داشت این واقعیت غیرقابل انکار است که شناسایی و خریداری تکنولوژی‌‌‌ها و ابزارهای هوش مصنوعی مولد فقط گام نخست در مسیری طولانی است و پس از خریداری این ابزار، نوبت به ترکیب درست و اصولی آنها با هم و راه‌‌‌اندازی و نگهداری درست آنها می‌‌‌رسد.
بنابراین، لازم است که یک نوع پیوند و هماهنگی بین شرکت‌‌‌ها و سازمان‌‌‌ها با تولیدکنندگان بزرگ و نامدار هوش مصنوعی مولد و البته استارت‌‌‌آپ‌‌‌های موفق و رو به رشد در این حوزه برقرار شود و ابزارهای موجود در بازار به‌‌‌صورت بسته‌‌‌ای و همراه با هم خریداری شوند تا به این ترتیب از احتمال ناهماهنگی و تداخل ابزارهای مختلف هوش مصنوعی مولد کاسته شود.
۶- در مورد فرآیند برنامه‌‌‌ریزی استراتژیک خود تجدید نظر اساسی کنید. سرعت بسیار بالای تغییر و تحولات تکنولوژیک بدان معناست که برنامه‌‌‌ریزی استراتژیک بالابه‌‌‌پایین و دستوری دیگر عملی نبوده و باید به‌‌‌جای آن از روش‌‌‌های نوین برنامه‌‌‌ریزی استراتژیک بهره برد که بر سرعت و چابکی در برنامه‌‌‌ریزی و عمل تأکید دارند. در نتیجه رهبران و تصمیم‌‌‌سازان ارشد سازمان‌‌‌ها باید به این واقعیت توجه داشته باشند که دوران برنامه‌‌‌ریزی‌‌‌های پنج‌‌‌ساله و ۱۰ساله گذشته و در زمان تصمیم‌‌‌گیری‌‌‌ها و برنامه‌‌‌ریزی‌‌‌های کلان باید واقعیت‌‌‌هایی مانند تغییرات سریع و غیرقابل‌‌‌پیش‌‌‌بینی در تکنولوژی، انتظارات و خواسته‌‌‌های مشتریان و البته کارکنان، نوآوری‌‌‌های رقبا و تحولات سریع بازار را مدنظر داشت و دانست که نمی‌‌‌توان به طور دقیق پیش‌‌‌بینی کرد که تکنولوژی به کدام سو حرکت می‌‌‌کند.
به هر حال، پیش‌‌‌بینی سرعت و دامنه به‌‌‌کارگیری هوش مصنوعی در حوزه‌‌‌های جدید کسب‌‌‌وکار بسیار سخت خواهد بود؛ هرچند که یک چیز در این میان قطعی است و آن اینکه ظرفیت‌‌‌ها و قابلیت‌‌‌های هوش مصنوعی برای استفاده شدن در زمینه‌‌‌های مختلف به سرعت در حال افزایش است. در نتیجه می‌‌‌توان انتظار داشت طی ۵، ۱۰ یا ۲۵ سال آینده شرایط به‌‌‌گونه‌‌‌ای رقم بخورد که هوش مصنوعی را بتوان در هر زمینه‌‌‌ای که فکرش را در سر داشته باشید جایگزین انسان کرد و انجام همه کارها را به آن سپرد. تا آن زمان، کاربردهای امروزی هوش مصنوعی نیز عمق و رواج بیشتری پیدا خواهند کرد و در دسترس شرکت‌‌‌ها و همچنین عموم مردم قرار خواهند گرفت، به طوری که ماشین‌‌‌هایی که امروزه در سطح آزمایشگاهی و در محیط‌‌‌های کنترلشده در حال خدمت‌‌‌رسانی به دانشمندان و محققان هستند در آینده‌‌‌ای بسیار نزدیک به بخشی جدانشدنی از زندگی و کار انسان‌‌‌ها در سرتاسر جهان تبدیل خواهند شد.
منبع:MIT
