راهکارهای تبدیل شدن از یک مدیر موقتی به مدیر دائم
تمرین «مدیر شدن» با ۵ حرکت
فرض کنید رئیستان تصمیم به استعفا گرفته و به زودی از سازمان شما می‌رود. حالا در نبود او، از شما می‌خواهند برای مدتی، موقتا به جای او کار کنید. شاید تا آن روز به مدیر شدن فکر نکرده باشید اما حالا دارید به آن فکر می‌کنید. به اینکه واقعا چه می‌خواهید. آیا این جایگاه را برای همیشه می‌خواهید یا موقتی قبولش می‌کنید؟ اگر این جایگاه را می‌خواهید، آیا باید این را اعلام کنید؟
رئیس شما سازمان را ترک کرده و شما را به‌عنوان جانشین موقت او انتخاب کرده‌اند. تبریک می‌گویم! البته نه یک تبریک درست و حسابی. چون به هر حال شما جانشین دائم او نیستید. اما اگر بخواهید باشید چه؟ بهترین راه برای آنکه شانس خود را برای به‌دست آوردن این شغل به‌طور دائمی افزایش دهید چیست؟ چطور باید تیم را مدیریت کنید که به قدرت و جایگاهتان احترام بگذارند و از شما به‌عنوان یک گزینه برای مدیریت دائمی حمایت کنند؟ بودن شما در این موقعیت، ممکن است این حس را در شما ایجاد کند که زیر ذره‌بین هستید. درست مثل یک مصاحبه شغلی دائمی. و این می‌تواند شما را دچار استرس کند. چطور می‌توانید به این استرس غلبه کنید؟
کارشناسان چه می‌گویند؟
مدیر موقت بودن و نقش مدیر را بازی کردن به نظر خیلی‌ها سریع‌ترین راه برای رسیدن به جایگاه مدیریت است. اما بدانید که هنوز در آن جایگاه نیستید. مایکل واتکینزم، یکی از بنیان‌گذاران موسسه مشاوره سازمانی «Genesis Advisers» و استاد مدرسه کسب‌وکار آی‌ام‌دی می‌گوید: «این کار ظریفی است که نیاز به دقت و مهارت دارد. باید طوری رفتار کنید که نشان دهد اینجا رئیس، شما هستید و در عین حال، خودتان را برای این احتمال آماده کنید که شاید این جایگاه را به شما ندهند.» قطعا، پذیرفتن یک مسوولیت موقتی با گرفتن یک جایگاه دائمی کاملا متفاوت است. «لیندا هیل»، استاد مدرسه کسب‌وکار هاروارد و یکی از نویسندگان کتاب «رئیس بودن» می‌گوید: «در آن بازه زمانی، شما در ابهام زندگی می‌کنید.» اما همزمان با آماده شدن برای شغل جدیدتان، چیزهایی هست که باید در نظر بگیرید که از این قرارند:
عمیق فکر کنید
واتکینز می‌گوید ابتدا باید به این فکر کنید که چه چیزی از شما خواسته شده است و خودتان چه می‌خواهید. آیا قرار است موقتا این جایگاه را نگه دارید تا یک روز کسی بیاید و آن را به‌طور دائمی بگیرد یا یک گزینه جدی برای این سمت هستید؟
او می‌گوید: «اینکه شما کدام مسیر را انتخاب کنید بستگی به این دارد که رئیستان چطور این وظیفه را مشخص می‌کند. اگر می‌خواهید به شما به‌عنوان یک گزینه دائمی فکر کنند، باید به این فکر باشید که چطور به چشم بیایید و خودی نشان دهید. اگر این جایگاه را نمی‌خواهید، باید قبل از پذیرش پیشنهادشان، این را به آنها بگویید. این چیزی نیست که بابتش خجالت بکشید. دلایل قانع‌کننده زیادی وجود دارد که نخواهید مدیر شوید. شاید حس می‌کنید آدم مناسبی برای مدیریت نیستید.» در این حالت، بگویید: «خوشحال می‌شوم که جای او را پر کنم تا وقتی فرد مناسب را پیدا کنید.»
سنگ‌هایتان را وا بکنید
هیل توصیه می‌کند که با رئیس جدیدتان (که احتمالا رئیس مدیر قبلی‌تان است) درباره انتظاراتی که از شما دارد صحبت کنید. او می‌گوید «ببینید چه نگاهی نسبت به این جایگاه و شاخص‌هایش دارد. چه مدت در این جایگاه خواهید بود و باید چه کارهایی را در این دوره به انجام برسانید. هدف شما این است که در مورد انتظاراتی که از عملکرد شما دارند، شفاف‌سازی کنید.» بسته به شرایط، شاید بهتر باشد از مدیران ارشد بخواهید موضوع جانشینی شما را رسما به همه اعلام کنند تا اعتبار شما میان کارکنان رده‌های مختلف، افزایش یابد. هیل همچنین پیشنهاد می‌کند که از رئیستان بخواهید شما را به سایر رهبران معرفی کند که به هر حال، هم‌رده‌های جدید شما هستند.
او می‌گوید: «این آدم‌ها ممکن است شما را نشناسند و شما باید روی ایجاد این ارتباطات مهم و کلیدی، کار کنید.» واتکینز نیز با او موافق است و می‌گوید: «باید برای خودتان اسم و رسم و اعتباری دست و پا کنید و اعتماد آنها را جلب کنید. باید نشان دهید که آماده‌اید و شایستگی این جایگاه را دارید.»
تصمیماتی بگیرید که نه بزرگند نه کوچک
واتکینز می‌گوید: «سپس باید زمانی را به تعیین چشم‌انداز و استراتژی‌تان برای سازمان اختصاص دهید و بعد، تصمیم بگیرید توجه و انرژی خود را روی چه چیزهایی بگذارید. خیلی از اینها به سمتی که در آن قرار می‌گیرید بستگی دارد. آیا مشکلات عملیاتی‌ای وجود دارد که باید به آن رسیدگی کنید یا فقط باید این جایگاه را نگه دارید؟ اگر اوضاع سازمان خوب است، باید حواستان را جمع کنید که در دوران تصدی شما، مشکلی پیش نیاید. اگر سازمان در وضعیت بدی است، باید خودتان را برای تصمیم‌های متوسط آماده کنید تا کشتی را در مسیر درست قرار دهید. تغییرات گسترده، احتمالا جواب نخواهد داد. از اختیارات خود بیش از حد استفاده نکنید.» او توصیه می‌کند به دنبال نارسایی‌ها باشید و آنها را رفع کنید. هدف این است که در مدت کوتاه، یکسری دستاورد داشته باشید. هیل می‌گوید فراموش نکنید که هدفتان این است: «کاری را انجام دهید که فکر می‌کنید هم در کوتاه‌مدت و هم بلندمدت به صلاح سازمان است.»
اعتمادسازی کنید
مدیریت روابط با هم‌رده‌های سابق که حالا زیردست‌های جدیدتان هستند، ممکن است سخت باشد. هیل پیشنهاد می‌کند که با تک‌تک آنها صحبت کنید و از آنها بپرسید: «روی چه چیزی کار می‌کنی؟ نگران چه چیزهایی هستی؟» اینکه شما تا دیروز همکارشان بوده و حالا رئیسشان هستید شاید معذب‌کننده باشد. پس درباره‌اش شفاف و صادق باشید و بگویید: «من انتظارش را نداشتم. شاید زیاد خوشایند نباشد اما امیدوارم بتوانم اعتمادتان را جلب کنم.» به جای آنکه حالت «دستوری» داشته باشید، «تعاملی» باشید. هر اتفاقی که افتاد، فقط سعی کنید خودتان را وارد داستان‌ها و درگیری‌های محیط کار نکنید. واتکینز می‌گوید: «کاری نکنید که روابطتان به خطر بیفتد. خنثی باشید. تمام تمرکزتان را روی این بگذارید که چه چیزی به نفع سازمان است. در مورد کسب‌وکار جدی و سختگیر باشید اما با آدم‌ها نرم برخورد کنید و آسان بگیرید. مهم‌تر از همه، وقار خود را حفظ کنید.»
خودتان را آماده کنید
حتی اگر این عنوان موقتی باشد، مسوولیت‌هایش کلی از شما انرژی خواهد گرفت. هیل می‌گوید: «چون زیر ذره‌بین هستید، ممکن است احساس فشار و استرس داشته باشید. شاید فکر می‌کنید این دوره، مثل یک آزمون است تا قابلیت‌های واقعی‌تان معلوم شود و باید ثابت کنید که آیا توانایی رهبری و ایجاد تحول را دارید یا نه.» واتکینز نیز می‌گوید: «این یک گذار بزرگ است. باید با موقعیت طوری برخورد کنید که انگار واقعا مدیری هستید که شغل جدیدش را شروع کرده. این نیازمند صرف زمان و انرژی است. به‌علاوه، آماده باشید که این مسوولیت جدید، روی روابط خانوادگی‌تان تاثیر بگذارد و به این فکر کنید که چطور نوسانات شدید احساسی این دوره را که مثل یادگیری هدایت کشتی است مدیریت کنید.»
در صورت رد شدن، به آموخته‌هایتان فکر کنید
اگر جایگاه را دائمی می‌خواهید و آن را به شما ندهند، احتمالا سخت است که بخواهید به شغل سابقتان برگردید. بیشتر اوقات، این تجربه باعث می‌شود که خودتان را کشف کنید و بفهمید به‌دنبال جایگاه‌های بالاتر هستید. هیل می‌گوید: «شما طعم مدیر بودن را برای مدت کوتاهی چشیده‌اید. شاید بودن در شغل سابقتان برایتان کسل‌کننده باشد چون حالا فهمیده‌اید که به دنبال چالش هستید.» اگر چنین حالی را تجربه کردید، هیچ ایرادی ندارد که آن را مطرح کنید و بگویید: «من این جایگاه را می‌خواستم. برایش آماده هستم. پس باید بروم و به دنبال یک شغل مشابه آن بگردم.»
از سوی دیگر، شاید از اینکه بار مسوولیت از شانه‌هایتان برداشته شده، احساس آسودگی کنید. اگر از بازگشت به شغل قبلی خود خوشحال هستید، این را هم باید به رئیس جدیدتان بگویید. در غیر این صورت، ممکن است حس کنند از اینکه در این رقابت، باخته‌اید ناراحتید. واتکینز می‌گوید: «این نیازمند کمی بلوغ رفتاری است.»
مطالعه موردی ۱: استراتژی تعیین کنید و اعتماد و احترام تیم خود را به‌دست آورید
«ویکتور گراسیا» که در شرکت خدمات مالی «South American» کار می‌کند می‌داند که رئیس موقت بودن چه حسی دارد.
حدود ۱۰ ماه پیش، از او خواسته شد موقتا مدیریت بازاریابی دیجیتال شرکت را بر عهده بگیرد. او می‌گوید: «واقعا غافلگیر شدم. کسی که قبلا در این جایگاه بود، بدون هیچ‌گونه اطلاع قبلی استعفا داده بود تا برای شرکت رقیب کار کند.»
ویکتور دوست داشت شانسش برای مدیریت دائمی را به حداکثر برساند. او ابتدا به این فکر کرد که برای متمایز شدن، چه کارهایی باید انجام دهد. او تمرکزش را روی حل مشکلات گذاشت. او از تجربه‌اش می‌گوید: «استراتژی قبلی بازاریابی، یعنی بازاریابی محتوا با مشکلاتی مواجه بود چون الگوریتم‌های مورد استفاده توسط موتورهای جست‌وجو، مثل گوگل، دائما تغییر می‌کردند و پیش‌بینی آنها برای شرکت ما سخت بود.»
ویکتور برای رفع این مشکل، استراتژی را به روش بازاریابی از طریق آشناسازی
(Affiliate Marketing) تغییر داد. او می‌گوید: «اولویت من این بود که بیشترین تاثیر را در کمترین زمان ممکن بگذارم.»
او سپس تلاش کرد تا اعتماد و احترام همکارهای سابقش را به‌دست آورد. خوشبختانه او از قبل با بسیاری از اعضای تیمش رابطه خوبی داشت. او به‌عنوان مدیر موقت، با تک تک آنها جداگانه دیدار می‌کرد تا درباره پروژه‌ها و اهدافشان صحبت کنند. او می‌گوید: «هدفم ایجاد یک فرهنگ مبتنی بر اعتماد بود. می‌خواستم به آنها در رفع هر مشکلی که داشتند کمک کنم تا آنها هم بتوانند روی نتیجه تمرکز کنند.»
ویکتور همچنین، مهارت خود در زمینه تقسیم وظایف را تقویت کرد و این چیزی بود که مدیر قبلی بلد نبود. او می‌گوید: «او آدمی بود که دوست داشت روی همه چیز تسلط داشته باشد و همه چیز را به صورت ذره‌بینی مدیریت کند. سبک من کاملا برعکس بود.»
استراتژی ویکتور جواب داد. اعضای تیم به او احترام گذاشتند و نتایج و خروجی‌هایی که گرفت، تحسین‌برانگیز بود. طی مدت تصدی او به‌عنوان مدیر موقت، میزان تعاملات آنلاین شعبه آنها بیش از ۲۰ درصد افزایش یافت.
او می‌گوید: «در نهایت، بخت با من یار شد و جایگاه مدیریت دائمی را به من پیشنهاد دادند.»
مطالعه موردی ۲: برای سخت کار کردن آماده باشید و اعضای تیم را تشویق کنید
یک ماهی می‌شد که «بریتانی لارسن» به‌عنوان سخنگوی مطبوعاتی یکی از نمایندگان انتخاب شده بود که ناگهان رئیسش استعفا داد. همزمان که رئیس ستاد به دنبال جانشین دائمی می‌گشت، از بریتانی خواسته شد موقتا جایگاه مدیریت ارتباطات را بپذیرد.
ابتدا این شغل فشار زیادی به او وارد کرد. او می‌گوید: «اول سعی کردم بیش از حد خودم را خسته نکنم و اقدام جدیدی انجام ندهم. بیشتر می‌خواستم ثابت کنم که قابلیت انجام کارهای روزمره‌ای را که از من خواسته شده بود دارم و همزمان، شغل سابقم را هم پیش می‌بردم.»
خوشبختانه او رابطه دوستانه خوبی با همکارانش داشت اما خودش می‌گوید حالا که مدیر شده بود، جلب احترام آنها بزرگ‌ترین چالشی بود که به‌عنوان یک مدیر موقت داشت، به‌خصوص که هیچ عنوان رسمی‌ای نداشت. او می‌گوید: «به آنها گفتم که هر کمکی بخواهند، من هستم و با هم از این دوران، گذر خواهیم کرد. اما گفتن کافی نبود. باید به آنها ثابت می‌کردم که هوایشان را دارم. برای همین، تا دیروقت در محل کار می‌ماندم، همواره در دسترسشان بودم، سوال می‌پرسیدم و از همان ابتدا، همه اعضای تیم را تشویق می‌کردم.»
به مرور زمان، او نشان داد که نه تنها توانایی انجام این کار را دارد، بلکه آن را خیلی خوب بلد است. یک ماه بعد، او با رئیس جدیدش قرار گذاشت تا ایده‌هایش را درباره واحدشان مطرح کند و درباره مشکلات صحبت کنند. او می‌گوید: «طی این گفت‌وگو، به او نشان دادم که می‌دانم هیچ تضمینی نیست که در این جایگاه بمانم. به جای این چیزها، تمرکزم را روی ساختار سازمانی و نیازهای فردی گذاشتم. فکر می‌کردم این به شرکتمان به‌عنوان یک کل، کمک می‌کند.»
پس از چهار ماه، از بریتانی خواسته شد رسما این جایگاه را بپذیرد. او تبدیل شد به جوان‌ترین مدیر ارتباطاتی که تا آن روز در کنگره کار کرده بود.
بریتانی امروز مدیر خدمات مشتری یک شرکت بازاریابی و ارتباطات در یوتاه است. او می‌گوید: «بزرگ‌ترین توصیه‌ام به مدیران موقتی این است که صبور باشند. در چنین شرایطی، معمولا مشخص نیست که چه اتفاقی خواهد افتاد. نه زمانی تعیین می‌شود و نه صحبتی درباره‌اش می‌شود. اگر طی این دوره، خونسردی خود را حفظ کنید، احتمال مدیر شدن خود را به طرز چشمگیری افزایش خواهید داد.»
بایدها و نبایدها
* صادق باشید. اگر شغل دائمی را نمی‌خواهید، همان ابتدا بگویید.
* به این فکر کنید که چطور خودتان را به‌عنوان مدیر موقت، متمایز خواهید کرد.
* تعاملی باشید، نه دستوری. این میان شما و اعضای تیم اعتماد ایجاد می‌کند.
* فکر نکنید که این گذار آسان است. این شغل نیازمند زمان و انرژی بیشتر است.
* از قدرت و اختیارات خود در مقابل همکاران سابقتان، بیش از حد استفاده نکنید.
* اگر شغل را به شما پیشنهاد ندادند، ناامید نشوید. اگر این تجربه نشان داد که برای مسوولیت بیشتر آماده‌اید، به‌دنبال یک شغل مدیریتی در یک سازمان دیگر باشید.
