توصیه‌هایی به مدیران برای کاهش استرس و فشار کارکنان
حمایت از کارمندان جادو می‌کند!
نظر کارشناسان
وقتی خودتان رمق ندارید، انرژی گذاشتن و کمک به دیگران سخت است. «سوزان دیوید»، نویسنده کتاب «چابکی احساسی» می‌گوید: «برخلاف استرس روزمره، فرسودگی باعث می‌شود احساس کنید کاملا تحلیل رفته‌اید. فرسودگی می‌تواند در تمام جنبه‌های زندگی شما رخنه کند. شما دچار خستگی مفرط هستید. به اندازه کافی ورزش نمی‌کنید. مراقب تغذیه‌تان نیستید و از دیگران فاصله گرفته‌اید.» اما فقط شما نیستید که رنج می‌برید. «ویتنی جانسون»، نویسنده و یکی از اندیشمندان تاثیرگذار عرصه کسب وکار می‌گوید: «اعضای تیم کاملا متوجه استرس شما هستند و این همه چیز را بدتر می‌کند.» پس به خاطر سلامتی خودتان و کارکنانتان، باید به تمام منابعی که می‌شناسید متوسل شوید تا شرایط را بهبود دهید. این نکات به شما کمک می‌کنند:
سلامت خود را در اولویت قرار دهید
قبل از اینکه به اعضای تیمتان در مدیریت استرسشان کمک کنید، باید بتوانید استرس خودتان را کنترل کنید. جانسون می‌گوید: «باید دست نگه دارید، به اطرافتان نگاه کنید و ببینید چطور می‌توانید به کارکنان کمک کنید تا آنچه را که لازم دارند، به دست آورند.» برای شروع بهتر است اول مراقب سلامت جسمی و روحی خودتان باشید. غذای تازه و سالم بخورید. مرتب ورزش کنید. شب‌ها به اندازه کافی بخوابید. «مدیتیشن کنید.» کسی را پیدا کنید که گاهی حرف دلتان را به او بزنید و خودتان را خالی کنید، ترجیحا کسی به جز رئیستان. مراقبت از خود، معنی‌اش این نیست که زیادی خودتان را دوست دارید یا تجملاتی هستید. مساله، تلاش برای حفظ جان و بقاست. جانسون توصیه می‌کند که تکنیک‌های مدیریت فشار روحی خود را با اعضای تیمتان در میان بگذارید. به آنها بگویید: «من برای مدیریت استرسم، همین کار را می‌کنم. این‌طوری به استرس غلبه می‌کنم.»
مشکل را به‌صورت گروهی حل کنید
حتی اگر کاملا به استرستان مسلط نشده‌اید، همین که نشان دهید موضوع را جدی گرفته اید، مفید است. حتی می‌توانید پیشنهاد کنید که اقدامات مراقبت از خود را به‌صورت گروهی انجام دهید. مثلا مدیتیشن را به‌صورت گروهی یاد بگیرید یا اگر برای کاهش استرس، توصیه‌ای دارید، با همه در میان بگذارید. دیوید می‌گوید: «می‌توانید کنترل استرس را به یک هدف تیمی تبدیل کنید. از آنها بپرسید که در سایه این تغییرات، چطور می‌توانید در کنار هم به خوبی کار کنید.» این هم برای گروه مفید است هم برای خودتان. این‌طوری خود را موظف می‌دانید که از خودتان مراقبت کنید. اما هرگز کسی را مجبور به شرکت در این فعالیت‌ها نکنید. حس آزادی عمل می‌تواند علائم فرسودگی را کمتر کند پس باید اجازه دهید کارکنان خودشان تصمیم بگیرند.
همدردی کنید
زیاد به خودتان سخت نگیرید. دیوید می‌گوید: «فرسودگی می‌تواند در شما احساس نقطه ضعف یا شکست ایجاد کند.» که البته، این درست نیست. او در ادامه می‌گوید: «همه ما مستعد فرسودگی هستیم. در واقع، محیط اطراف زندگی ما آن را تشدید می‌کند. ما در دنیایی زندگی می‌کنیم که کم و کاستی زیاد دارد اما انتظار داریم همه چیز کامل و بی‌عیب و نقص باشد. بسیاری از سازمان‌ها استرس را پرورش می‌دهند. ابهام، پیچیدگی و ماهیت بیست و چهار ساعته تکنولوژی باعث می‌شود بسیاری از ما بیش از حد تحت فشار باشیم.» به خودتان رحم کنید. هم به خودتان، هم به بقیه. این را بپذیرید که همه با کمک منابعی که در دست دارید، کارتان را به بهترین نحو انجام می‌دهید. این به معنای تنبلی یا فرار کردن از مسوولیت نیست. شما به این ترتیب یک محیط امن روانی برای خود و بقیه ایجاد می‌کنید. جانسون پیشنهاد می‌کند که در دوره‌های پراسترس، با اعضای تیم صحبت کنید. صادقانه و خوش‌بینانه. بله، حجم کارها زیاد است. بله، پروژه‌های ریسکی ترسناکند. به آنها بگویید: «ما همه در این کار شریکیم و مطمئنم از پس آن برمی‌آییم.»
الگوی خوبی باشید
دیوید می‌گوید: «به رفتارهایی که می‌خواهید نهادینه کنید، فکر کنید. اگر از یک جلسه خارج می‌شوید و با عجله به جلسه بعدی می‌روید و وقت سر خاراندن ندارید، این چه پیامی به کارکنان می‌دهد؟» الگوی کارکنان باشید و استراحت کردن را به یک اولویت تبدیل کنید. به آنها نشان دهید که همیشه «یک نفس و بی‌وقفه» کار نمی‌کنید. «ویژگی‌های انسانی را به محل کار برگردانید.» جانسون هم موافق است و می‌گوید: «وقتی کارکنان دارند از پا درمی‌آیند، آنها را تشویق کنید که گاهی استراحت کنند. آنها به زمان نیاز دارند، تا استراحت کنند، تجدید انرژی کنند و از کار فاصله بگیرند.» حجم کارهایی که غروب‌ها و آخر هفته‌ها انجام می‌شوند باید محدود باشد. جانسون می‌گوید: «هر کاری می‌کنید، هرگز در نیمه شب به هیچ یک از کارکنان ایمیل نفرستید. شما با خودتان می‌گویید باید درباره فلان مشکل با یکی حرف بزنم. اما خبر ندارید که با این کارتان، آرامش ذهن کارمندتان را بر هم می‌زنید.» او توصیه می‌کند که به جای این کارها، از برنامه‌هایی استفاده کنید که کمک می‌کنند ایمیل‌هایتان را زمان‌بندی کنید.
روی چراها تمرکز کنید
یکی از نشانه‌های متداول فرسودگی کاری، «جدایی میان ارزش‌های فرد و کاری است که او دارد انجام می‌دهد.» این را دیوید می‌گوید. او در ادامه تاکید می‌کند: «شما احساس استرس و خستگی می‌کنید اما با این حال، باز هم به کار ادامه می‌دهید. کار و کار و کار و به مرور فراموش می‌کنید که چه چیزی شما را به این شغل و سازمان جذب کرد. این خطرناک است.» به‌عنوان یک رهبر باید این حس مشترک را در همه ایجاد کنید که همیشه بپرسند چرا. مثلا «چرا باید این ماموریت را به انجام برسانیم؟» به‌عنوان یک رئیس، وظیفه شماست که کارکنان را به هیجان آورید تا اقدام کنند. اهداف و اهمیت (پروژه) برای سازمان و مشتریان را به آنها یادآوری کنید. وقتی افراد ارزش‌ها و پیوند مشترک دارند، احتمال آنکه نسبت به کارشان حس مثبت داشته باشند بیشتر است.
از تیمتان حمایت کنید
اگر شما و اعضای تیمتان، به خاطر حجم زیاد کارها تحت فشار هستید، شاید وقت آن رسیده که از رئیستان مهلت بخواهید. جانسون می‌گوید: «این وظیفه شماست که در قالب اهداف سازمان، از تیمتان حمایت کنید.» او پیشنهاد می‌کند که با رئیس خود درباره تاثیر استرس بر روحیه و عملکرد کارکنان صحبت کنید. مثلا بگویید: «تیم ما کاملا به این پروژه متعهد است اما بچه‌ها خسته‌اند و همه ما با قانون بازده نزولی آشنا هستیم.» پیامدهای فرسودگی را برای رئیستان توضیح دهید و بگویید که به صلاحش است هرچه زودتر اقدام کند. بگویید: «اشتباهاتی پیش خواهد آمد. پروژه کند پیش خواهد رفت و همه اینها هزینه دارد.» بگویید که می‌ترسید افراد ارزشمند را از دست بدهید. سپس بپرسید: «آیا می‌شود مهلت را کمی بیشتر کنید؟ یا می‌شود این پروژه را خلاصه کنیم؟» سپس به این فکر کنید که خودتان چه کارهایی می‌توانید برای کمک به تیم انجام دهید، مثلا بعضی جلسات غیرضروری را لغو یا حداقل کوتاه کنید.
منشأ خوش‌بینی باشید
جانسون می‌گوید هر وقت کارها درهم و برهم و آشفته است، سعی کنید مثبت‌گرایی را ترویج کنید. وقتی خودتان استرس دارید این کار سخت است. او می‌گوید: «اما به دنبال مثبت‌ها بگردید. به آدم‌ها لبخند بزنید و مهربان باشید.» سعی کنید همیشه تلاش‌هایشان را ببینید و از آنها قدردانی کنید. مثلا بگویید: «حواسم هست که فلان کار را انجام دادی. از تو ممنونم. خیلی برایم ارزشمند است.» احساس حمایت اجتماعی را ترویج کنید. اگر تیمتان به یکی از اهداف رسید، یا وقتی یکی از دوره‌های فشار تمام شد، جشن بگیرید. دستاوردها را ببینید و قدردان باشید. هم از خودتان و هم از اعضا.
مطالعه موردی اول: الگوی خوبی برای تیم باشید. موفقیت‌ها را جشن بگیرید
چند سال پیش، «پیتر سِینا»، مدیر ارشد اجرایی و نوآوری شرکت بازاریابی «دیجیتال سرجنز» به شدت تحت فشار بود. خودش می‌گوید: «داشتیم شرکت را به هر شکل ممکنی توسعه می‌دادیم. ابعاد تیم را دوبرابر می‌کردیم، مشتری‌های جدید می‌گرفتیم و دفاتر جدید می‌ساختیم. دیوانه‌وار کار می‌کردیم و تیم رهبری داشت دچار فرسودگی می‌شد. استرس داشت روی کارکنان هم تاثیر منفی می‌گذاشت. کاملا حس می‌کردم که تیمم خسته است. همه عصبی بودند و آرام و قرار نداشتند.» او در ادامه می‌گوید: «کارکنان دائما اشتباه می‌کردند» و این یکی دیگر از نشانه‌های مهم فرسودگی است. پیتر می‌دانست که باید یک کاری بکند. او با اصلاح عادت‌های خودش شروع کرد: «می‌خواستم الگوی خوبی برای تیمم باشم. وقتی استرستان زیاد است، معمولا زیاد کار می‌کنید، کم می‌خوابید و درست غذا نمی‌خورید.» این رویه باید تغییر می‌کرد. علاوه بر ورزش کردن و چرت زدن‌های مداوم، او شروع کرد به مدیتیشن. او می‌گوید: «این کار کمک کرد هوشیار باشم و در لحظه حضور داشته
باشم.» مدیتیشن آنقدر برایش مفید بود که آن را به تیمش هم پیشنهاد کرد: «یک کارشناس مدیتیشن آوردیم تا به کارکنان، تمرین‌های ۱۰ تا ۱۵ دقیقه‌ای آموزش دهد. هر کسی در روز، برای دقایقی کار را کاملا تعطیل می‌کرد.» او حواسش بود که اعضای تیم، حس نکنند باید همیشه آنلاین باشند. خودش می‌گوید: «از اپلیکیشن Slack استفاده می‌کنیم. بچه‌ها را تشویق می‌کنم که غروب‌ها از قابلیت لطفا مزاحم نشوید استفاده کنند. این کمک کرده که استفاده موثرتری از ایمیل داشته باشیم.» و در آخر، او از تیمش خواهش کرد که هر وقت نیاز داشتند، استراحت کنند. مثلا یکی از کارکنان می‌خواست هفته‌ای یک بار، زودتر شرکت را ترک کند که به کلاس یوگا برسد. پیتر کاملا از این اقدامش استقبال کرد. او می‌گوید: «وقتی کارکنان تحت فشارند، باید تا حدی به آنها اختیار بدهید. هرچقدر آزادی و انعطاف‌پذیری بیشتری به آنها بدهید که خودشان مسیرشان را شکل دهند، تعهدشان برای رسیدن به اهداف سازمان بیشتر خواهد بود.» او از اینکه خود و اعضای تیمش توانسته‌اند به استرس و فرسودگی غلبه کنند خوشحال است و می‌گوید: «در حوزه کاری ما، کار کردن تا نیمه شب و آخر هفته‌ها کاملا رایج است؛ اما من می‌خواستم یک فرهنگ آرام‌تر ایجاد کنم.»
اخیرا درآمد این شرکت به میزان چشمگیری افزایش یافت. برای آنکه این مناسبت را جشن بگیرند، یکی از تیم‌ها در یک روز جمعه به پارک رفتند و با هم بازی کردند. او می‌گوید: «پیام من این است که یک ماه سخت کار کردیم. حالا بیایید یک روز کار را تعطیل کنیم و خوش بگذرانیم. این کارهای کوچک، تغییرات بزرگ ایجاد می‌کنند.»
مطالعه موردی دوم: از خودتان مراقبت کنید. روی اهداف بزرگ‌تر سازمان تمرکز کنید
«ماگدالنا موک» مدیر ارشد «فدراسیون بین‌المللی کوچینگ» (ICF)، بزرگ‌ترین موسسه فعال در زمینه مربیگری حرفه‌ای است. او وقتی نشانه‌های فرسودگی را حس می‌کند، به خودش یادآوری می‌کند که «کارکنانت دارند تو را می‌بینند.» او می‌گوید: «تیم از رهبر پیروی می‌کنند. اگر عصبی باشم، آنها متوجه می‌شوند و این روی عملکردشان تاثیر می‌گذارد.» او تکنیک‌های خودآگاهی را یاد گرفته که تنش و استرس خود را پنهان کند. به اعتقاد او، «رهبران الگوی بقیه هستند.» اما با وجود این، گاهی فشار و استرس کار آنقدر زیاد است که نمی‌شود پنهانش کرد، مثلا هنگام برگزاری کنفرانس سالانه که نیازمند برنامه‌ریزی و تدارکات دقیق است. سال گذشته این کنفرانس در ونکوور برگزار شد.
او می‌گوید: «باید ساعت‌ها وقت بگذاریم چون با افرادی از سراسر جهان همکاری داریم. یک روز قبل از کنفرانس، یک جلسه با اعضای هیات مدیره تشکیل می‌دهیم که استرس ما را دوچندان می‌کند و البته هر چه به کنفرانس نزدیک‌تر می‌شویم، سطح هیجان کارکنان بالاتر می‌رود.» او برای کنترل شرایط، خودش را موظف کرده که هر روز یک فعالیت فیزیکی انجام دهد. این کمک می‌کند استرسش را تسکین دهد: «ورزش ذهنم را آزاد می‌کند و اجازه می‌دهد فکر کنم.»
او همچنین به کارکنانش می‌گوید که به جای نگرانی برای انجام لیست کارها، روی اهداف بزرگ‌تر سازمان تمرکز کنند. او می‌گوید: «همه ما به شدت خسته بودیم؛ چون احساس می‌کردیم مسوولیت بزرگی روی دوشمان است. تمام رهبران جهان را دور هم جمع کرده بودیم و می‌خواستیم همه چیز خوب پیش برود.» او ماموریت سازمان را به تیمش یادآوری کرد. می‌خواست در آنها این حس را ایجاد کند که «در انجام یک کار بزرگ» نقش دارند، بزرگ‌تر از خودشان. او می‌گوید: «چشم‌انداز ما این است که کوچینگ به جزء جدانشدنی جامعه تبدیل شود و باید در دوران سختی‌ها این را به یاد داشته باشیم. این کمک می‌کند که بار مسوولیت، ساعت‌ها و خستگی‌ها ارزشش را داشته باشند.» وقتی کنفرانس تمام شد، او موفقیت‌های کارکنان را جشن گرفت. سختکوشی‌های آنها را اعلام و از آنها قدردانی کرد. در آخر او می‌گوید: «کمی استراحت کردیم و خوش گذراندیم. تشکر کردن از کارمندها جادو می‌کند.»
ارسال نظر