در این جلسه نمایندگان اتاق ایران، اتاق اصناف، سازمان برنامه ‌و بودجه، معاونت حقوقی ریاست‌جمهوری، وزارت نفت، وزارت راه و شهرسازی، وزارت نیرو، انجمن پیمانکاران استان آذربایجان‌شرقی، سندیکای شرکت‌های ساختمانی و انجمن شرکت‌های راه‌سازی ایران حضور داشتند.  علی چاغروند، مدیر پژوهش‌های حرفه‌ای کمیته ماده ۱۲ در مورد دستور جلسه اول تشریح کرد: در اکثر مواقع، اجرای پروژه‌های عمرانی کشور، دچار طولانی‌شدن مدت اجرا نسبت به مدت اولیه پیمان می‌شود که این امر یا به سبب نحوه عملکرد، قصور یا عدم توانایی پیمانکار در انجام تعهدات، مطابق برنامه زمان‌بندی مصوب است یا به‌دلیل عملکرد ناقص و ضعیف کارفرمایان یا مشاوران پروژه‌ها در تامین بودجه، تحویل زمین احداث پروژه، عدم ابلاغ نقشه و مشخصات فنی، تغییر مشخصات در حین اجرا و نادرست بودن برآورد منضم به قرارداد به‌وجود می‌آید. وی افزود: اگر تطویل، ناشی از قصور پیمانکار باشد، جرائم لازم و کسورات تنبیهی در قرارداد، به نفع دستگاه‌ها اجرا می‌شود؛ اما اگر تطویل، ناشی از عملکرد کارفرما باشد، بازتاب این تاخیرات برای پیمانکاران، تنها تمدید مدت اولیه پیمان است. این در صورتی است که خسارات و هزینه‌های اضافی تطویل کارفرما، ناشی از استمرار هزینه‌های مستمر کارگاه به پیمانکار تحمیل می‌شود. همچنین مطابق ضوابط و شرایط قرارداد، ضریب بالاسری پیمان، تامین‌کننده هزینه‌های بالاسری در مدت اولیه پیمان است و در صورت تطویل مدت اجرا، هزینه‌های بالاسری که متاثر از زمان اجرا است، افزایش خواهد یافت که به وسیله کارفرما پرداخت نمی‌شود؛ بنابراین فعالان بخش خصوصی درخواست دارند تا هزینه‌های اضافی بالاسری در مدت تمدید، همچنین هزینه‌های مستمر کارگاه به پیمانکار برای جلوگیری از ضرر و زیان آنها، پرداخت شود.

صمد صومی، دبیر انجمن پیمانکاران استان آذربایجان شرقی اظهار کرد: در پیمان‌ها دو نوع تاخیرات مالی و تاخیرات ناشی از عدم ابلاغ صورتحساب، نقشه‌ها و... وجود دارد که ممکن است ناشی از قصور کارفرما یا مهندس مشاور باشد؛ در این میان، طبق بخشنامه‌ای به تاخیرات مالی رسیدگی می‌شود، اما برای هزینه‌های بالاسری، توقف، نیروی انسانی و ماشین‌آلات تعهدی وجود ندارد و هزینه‌ای از این بابت به پیمانکاران پرداخت نمی‌شود، بنابراین باید این هزینه‌ها به نحوی به پیمانکاران پرداخت شود. ابوالقاسم سلطانی، نماینده وزارت راه و شهرسازی تصریح کرد: یک قرارداد ۲ ساله باید در هر ماه، ۳ درصد پیشرفت داشته باشد، اما متاسفانه در سال، ۳ درصد پیشرفت دارد. درحال‌حاضر بحث از تاخیرهای بیشتر از ۳ سال است؛ بنابراین دستگاه‌های اجرایی نباید تعهدات غیراعتباری ایجاد کنند.

امید امیری، کارشناس صنعت احداث تاکید دارد: نحوه محاسبه تاخیر، یکی از بزرگ‌ترین معضلات است که باید به آن بپردازیم؛ زیرا دستگاه‌های اجرایی به‌صورت سلیقه‌ای با این موضوع، برخورد می‌کنند. همچنین بخشنامه ۵۰۹۰، تنها به تاخیرات صورت وضعیت پرداخته و موارد دیگر را در نظر نمی‌گیرد، برای همین لازم است تا سازمان برنامه دستورالعملی در مورد نحوه محاسبه تاخیرات تدوین کند. وی افزود: در تاخیرات، مدت پیمان افزایش می‌یابد و رویه در شورای‌عالی فنی به این صورت است که هزینه‌های بالاسری و تجهیز کارگاه پرداخت شود، اما حدود ۲ سال زمان نیاز دارد. حمیدرضا خاشعی، نماینده سازمان برنامه‌وبودجه نیز گفت: در شرایط عمومی پیمان، تنها در مواد ۲۷، ۲۸، ۴۸ اضافه پرداختی مازاد بر مبلغ اولیه پیش‌بینی شده است؛ بنابراین شرایط عمومی پیمان فعلی، اجازه اجرای درخواست فعالان بخش خصوصی را نمی‌دهد.  وی در مورد تطویل مجاز ناشی از تاخیرات که در ماده ۳۰ شرایط عمومی پیمان بیان شده است، اظهار کرد: هر کدام از موارد ذکر شده در این ماده، می‌تواند در تطویل، نقش داشته باشند؛ برای همین همه آن مصادیق، قابلیت فرموله کردن را ندارند تا به یک بخشنامه تبدیل شوند؛ در همین راستا اختیار پرداخت هزینه‌ها، به کارفرما داده شده است؛ یعنی پیمانکار لایحه را تنظیم می‌کند و برای ارزیابی به مهندس مشاور می‌دهد و کارفرما پس از بررسی، آن را تایید و ابلاغ می‌کند. شهرام حلاج، مشاور کمیته ماده ۱۲ عنوان کرد: اگر سازمان برنامه پرداخت این هزینه‌ها را حق پیمانکاران می‌داند، بهتر است برای بر هم نخوردن نظم، بخشنامه پیشنهادی خود را ارائه دهد.

در بخش دیگری از این نشست موضوع حذف تبصره ۵-۲ و اصلاح تبصره بند ۵-۳ دستورالعمل نحوه ارائه قیمت از سوی پیمانکاران به تفکیک فصل‌های فهرست بهاء درخصوص سقف مبلغ ناشی از افزایش و یا کاهش مقادیر، مورد بررسی قرار گرفت. مصطفی بهنیا، عضو هیات‌مدیره انجمن پیمانکاران عمرانی آذربایجان شرقی در این رابطه تاکید کرد: در شرایطی که مقادیر بیشتر از ۲۵ درصد افزایش پیدا کند و یا این افزایش ناشی از برآورد اشتباه یا تغییر مقادیر توسط کارفرما باشد، نباید نقش و مسوولیتی متوجه پیمانکار شود. همچنین از آنجایی که اگر در یک آیتمی، ضریب جزء (فصل) بیشتر از ضریب پیمان باشد، به سود ده بودن یا ضررده بودن آن آیتم ارتباطی پیدا نمی‌کند، بنابراین نباید این مساله، در بخشنامه پررنگ شود و آن آیتم، سودده در نظر گرفته شود و فرض بر احتمال تبانی کارفرما و پیمانکار، گذاشته شود. وی افزود: حتی اگر این احتمال هم وجود داشته باشد، موضوع باید از طریق دستگاه‌های نظارتی دنبال شود پس پیمانکاران نمی‌توانند کار را با دو قیمت دنبال کنند. براساس اظهارات بهنیا در تبصره ۵-۲، برای مواردی که کمتر از ضریب پیمان است، راه‌حل مشخصی پیشنهاد نشده و تکلیف پیمانکاران مشخص نیست؛ بنابراین پیشنهاد می‌شود ضرایب، طبق جدول پیشنهادی محدود شود. وی در مورد تبصره ۵-۳ نیز گفت: برخی از کارفرماها کل فهرست بها را در قرارداد، کپی می‌کنند و برای مقادیری که برآورد نشده است، صفر در نظر می‌گیرند. درصورتی که چیزی که صفر است برآورد اولیه نمی‌شود تا پیمانکار ضریبی برای آن، در نظر گیرد؛ از طرفی تبصره ۵-۳ تصریح دارد چنانچه برای کارهای جدید مورد نظر، شرح و بهای واحد در فهرست منضم به پیمان (برآورد اجرای کار) درج شده ولی ضریب جزء برای فصل مربوط از سوی پیمانکار پیشنهاد نشده است، ضریب پیشنهادی کل ملاک خواهد بود. در واقع باید به کارفرماها ابلاغ شود که از درج مقادیر صفر خودداری کرده و اگر موردی در برآورد اولیه نیست، مشمول قیمت‌های جدید شود.  خاشعی، ضمن اشاره به تاریخچه تدوین این بخشنامه اظهار کرد: قبل از سال ۸۷ بخشنامه‌ای وجود داشت که اجرای آن به تشخیص دستگاه‌های اجرایی بود، به‌دلیل بازخوردهای موجود از سوی انجمن‌های حرفه‌ای، بخشنامه ۷۶۱۵۷۴ تدوین شد و پس از اجرای آزمایشی آن و بازخورد مثبت، لازم‌الاجرا شد. وی افزود: در طول این سال‌ها، بیشتر استعلام‌ها مربوط به تبصره ۵-۲ بوده است و اگر حذف شود، شاید بازگشت به سال‌های قبل از ابلاغ این بخشنامه باشد و مجدد مشکلاتی برای انجمن‌های حرفه‌ای ایجاد شود. در پایان مقرر شد مشکلات و پیشنهادات معترضان در صحن اصلی جلسات کمیته ماده ۱۲ یا شورای گفت وگو مطرح شود؛ همچنین از سازمان برنامه درخواست شد تا پیشنهادات خود را به دبیرخانه کمیته ماده ۱۲ ارسال کند.