آزادی عمل در انتخاب فضای کاری، مشارکت کارکنان را افزایش میدهد
انگیزه کاری با چیدمان محیط کار
اما در این جستوجو، یک نکته اساسی کاملا نادیده گرفته شده: محرک اصلی بهرهوری، چیدمان فضا نیست بلکه میزان کنترل و اختیاری است که فرد بر فضای کار خود دارد. این موضوع نباید چندان تعجبآور باشد. توانایی شکل دادن به شیوه کار کردن، اینکه چه کاری را چطور و کجا انجام میدهید، نقش مهمی در رضایت شغلی و عملکردتان دارد. وقتی این اختیار را از نیروی کار میگیرید، عملا به او این پیام را میدهید: «تو فقط یک چرخدنده در یک سیستم هستی.» فضای فیزیکی کار نیز از این قاعده مستثنی نیست. اگر به کارکنان بگویید که اختیار عمل دارند اما همزمان، جای نشستنشان را خودتان مشخص کنید و اجازه جابهجایی وسایل را به آنها ندهید، فضای کار، خلاف حرف شما را به کارکنان منتقل میکند. تفاوتش شبیه تفاوت میان یک اتاق هتل و یک سلول زندان است.
از اهمیت این موضوع، هرچه بگوییم کم گفتهایم. دههها تحقیقات نشان داده که اختیار عمل، هم رضایت و انگیزه کارکنان را افزایش میدهد و هم عملکرد سازمان را. هر چه کارکنان کنترل کمتری داشته باشند، میزان مشارکت، اعتماد و انگیزهشان برای ماندن نیز کمتر خواهد شد.
سوال اینجاست که چطور میتوان شرایط را تغییر داد؟ چطور میتوانیم فضای کار را به شکلی بازطراحی کنیم که هم رضایت کارکنان را افزایش دهد و هم بهرهوری آنها را؟
موانع را پیدا کنید
پیش از آنکه به فکر اضافه کردن امکانات یا راهکارهای جدید برای رسیدن به یک هدف باشید، ابتدا باید ببینید چه چیزهایی کارکنان را کلافه یا محدود کرده. سادهترین راه این است که مدیران در محیط کار قدم بزنند و از خود بپرسند: «چه چیزی دستوپای کارکنان را بسته؟»
احتمالا شگفتزده خواهید شد وقتی ببینید بسیاری از این مشکلات در واقع به خود فضا مربوط میشود. اتاقهایی که ورود به آنها ممنوع است و وسایلی که امکان جابهجایی ندارند. فضاهای ساکتی که همیشه اشغالند و کارکنان را مجبور میکنند هر بار که یک تماس تلفنی دارند در محیط کار سرگردان شوند. سیاست میزهای پاک (Clean Desk) که به کارکنان این پیام را میدهد که حتی شخصیترین فضای کاریشان هم متعلق به خودشان نیست. شرکتها باید تا حد امکان این محدودیتها و عوامل کلافگی را از بین ببرند.
افراد برای اینکه در یک فضا احساس اختیار عمل کنند، باید بفهمند آن فضا چگونه کار میکند و چطور میتوانند از آن استفاده کنند. وقتی نیروی کار جدید نمیداند اتاقی که در انتهای راهرو قرار دارد آزاد است یا به صورت غیر رسمی برای مدیران رزرو شده، قید آن را میزند و برای استفاده از آن ریسک نمیکند. در نتیجه، دوباره به میز خود برمیگردد، اتاق خالی میماند و حس ناتوانی عمیقتر میشود.
خود فضا میتواند بخشی از این مشکل را حل کند. اگر همین اتاق، دیوارهای شیشهای داشته باشد و درش باز باشد، بیشتر شبیه به یک فضای مشترک به نظر میرسد. صندلیها و وایتبردهایی که چرخ دارند هم با زبان بیزبانی میگویند: «میتوانی مرا جابهجا کنی.»
اما طراحی تا یک جایی میتواند مشکل را حل کند. آیا مدیران به افراد گفتهاند کدام فضاها در دسترس هستند و هر کدام برای چه کاری استفاده میشوند؟ گفتن این جمله که «استفاده از این اتاق کنفرانس از این به بعد برای کار انفرادی و تماسهای گروهی کوچک آزاد است» هیچ هزینهای ندارد، اما در لحظه، حس اختیار عمل را تقویت میکند.
آنها همچنین میتوانند با اعمال و رفتار خود، الگو باشند؛ مثلا با برگزاری یک جلسه تیمی در آتریومی که همه از کنارش عبور میکنند اما هیچوقت وارد آن نمیشوند (آتریوم، فضای بازی با سقف بلند و نور طبیعی زیاد است. یک فضای عمومی مثل لابی و برای اموری مثل استراحت).
خودت انجام بده
ما وقتی یک آپارتمان را خودمان میچینیم، بیشتر در آن احساس راحتی میکنیم؛ نه لزوما به این خاطر که ظاهرش را بیشتر دوست داریم، بلکه چون خودمان انتخاب کردهایم هر چیزی کجا قرار بگیرد. وقتی برای چیزی زحمت میکشیم، ارزش بیشتری برایش قائل میشویم.
با در نظر گرفتن این نکته، مدیران باید از کارکنان بخواهند خودشان فضای کاری خود را شکل بدهند.
قبل از هر جلسه، برگزارکنندگان باید خودشان اتاق را آماده کنند و صندلیها را به شکلی بچینند که برای همان جلسه مشخص، مناسب باشد. همچنین، همه کارکنان باید بدانند چطور میتوانند نور و دمای محیط را تنظیم کنند. وقتی کسی بداند میتواند نور را کم و زیاد کند یا پنجره را کمی باز بگذارد، حتی در روزهایی که هیچکدام از این کارها را انجام نمیدهد، باز هم احساس بهتری نسبت به فضا خواهد داشت.
به همین شکل، مدیران میتوانند برای مدت اجرای یک پروژه، به تیم کارکنان یک اتاق جلسه اختصاص دهند و اجازه دهند آن را بازطراحی کنند، روی دیوارها چیزهایی نصب کنند و فضا را شبیه به محیط خودشان کنند. هنگام بازسازیها یا تغییرات بزرگتر، کارکنان باید در تصمیمهای اصلی دخیل باشند؛ نه فقط در انتخاب رنگ دیوار و مبلمان، بلکه در چیدمان و کارکرد فضا.
همین اصل درباره فضای کار فردی هم صدق میکند. میزهای قابل تنظیم باید به یک استاندارد تبدیل شوند. در هر فضای کاری، بخشی از فضا را عمدا خالی (بدون طراحی) رها کنید؛ جایی برای پافهای نشیمن، قفسهها، جای پای آویزان یا هر چیزی که کارکنان میخواهند. فضای طراحینشده، در واقع نوعی چراغ سبز به کارکنان است: «میتوانید این فضا را شخصیسازی کنید.»
همراستا کردن فضا با هدف
فضاها ممکن است دائمی به نظر برسند، اما رابطه ما با آنها نباید اینطور باشد. تشویق کارکنان به تغییر «محل» کارشان، حتی در داخل ساختمان، «نحوه» کار کردن آنها را هم تغییر میدهد. یک سلف شلوغ ممکن است جایی برای جرقه زدن ایدههای جدید باشد. یک گوشه ساکت، مناسب انجام کاری است که بعد از شکلگیری ایده، انجام میدهید؛ کاری که نیاز به تمرکز دارد. جایی که در آن یک گفتوگو را انجام میدهید، در نحوه پیشبرد گفتوگو نقش مهمی دارد: یک مذاکره جدی و پیچیده در دفتر مدیر ارشد، حس متفاوتی دارد نسبت به همان گفتوگو در حین یک پیادهروی، یا پشت یک میز کوچک در یک فضای خنثی.
به عبارت دیگر، باید کارکنان را تشویق کرد که موقعیت مکانی خود را متناسب با هدفی که دارند انتخاب کنند. وقتی این امکان را دارند، وقتی به یک میز یا یک اتاق خاص که ممکن است با حال و هوای آن لحظه جور نباشد محدود نباشند، آن حس از دست رفتن کنترل در آنها کمتر میشود.
به همین شکل، وقتی مدیران یک فضا را تغییر دکور میدهند یا بازسازی میکنند، باید ارتباط آن را با هدفی که کسبوکار دنبال میکند توضیح دهند: «ما این طبقه را خالی کردیم چون داریم وارد فازی میشویم که به همکاری بیشتر و کار انفرادی کمتر نیاز داریم.»
از انتخابهای بیش از حد بپرهیزید
اما یک نکته مهم را نباید فراموش کنید: انتخابهای بیحد و مرز معمولا نتیجه معکوس میدهد. در پژوهشی درباره این پدیده، افرادی که از میان ۳۰ گزینه، یک شکلات انتخاب کردند، کمتر از کسانی از انتخاب خود لذت بردند که فقط از میان ۶ گزینه، انتخاب کرده بودند. مقایسه کردن ۳۰ گزینه سختتر است و پشیمانی درباره مسیرهای انتخابنشده، بیشتر میشود. اگر انتخاب بیش از حد بتواند یک تصمیم ساده مثل انتخاب شکلات را خراب کند، تصور کنید با مقولهای به پیچیدگی محل کار چه میکند.
اگر میخواهید کارکنان گیج نشوند، سه گزینه حسابشده و دقیق به آنها ارائه دهید. مثلا سه چیدمان مختلف برای بازسازی فضا، هر کدام با یک دلیل روشن، میتواند نظر کارکنان را جلب کند بدون اینکه این موضوع را به یک شغل دوم برای آنها تبدیل کند. هدف این است که محیط کاری ایجاد شود که افراد در آن احساس مالکیت داشته باشند، نه فضایی که وقتشان را صرف زیر سوال بردن آن کنند.
این «انتخابها» نباید شبیه دکمه بستن درب آسانسور باشند: دکمهای را فشار میدهی، روشن میشود و بعد درها دقیقا همان زمانی بسته میشوند که بدون فشار دادن هم بسته میشدند. آن دکمه فقط وجود دارد تا به تو حس کنترل بدهد؛ درحالیکه واقعا کنترلی نداری. این در چیزهای کوچک شاید مهم نباشد، اما در محیط کار، مهم است. اگر قرار نیست کارکنان اجازه کار از خانه داشته باشند، مدیران اصلا نباید دربارهاش نظرخواهی کنند. وقتی مردم بفهمند یک انتخاب از ابتدا واقعی نبوده، نسبت به انتخابهای واقعی هم بیتفاوت میشوند.
خودتان دست به کار شوید
بعضی شرکتها اساسا نمیخواهند کارکنانشان کنترل و اختیار داشته باشند. درست مثل فیلم Office Space که در آن، رئیس شرکت، میلتون را (به همراه منگنه قرمزش که به نمادی معروف تبدیل شده) بارها و بارها جابهجا میکند؛ همیشه بدون مشورت، همیشه به جایی بدتر، تا جایی که در نهایت سر از یک زیرزمین در میآورد که انگار حتی ورودی و خروجی مشخصی هم ندارد. از پارتیشنهای یکسان و تحمیلی گرفته تا اتاقهای مدیریتی سلطهگرایانه و لابیهای عظیم که ظاهرا طراحی شدهاند تا مدام به تو یادآوری کنند که چندان مهم نیستی.
اما حتی در چنین شرکتهایی هم کارکنان میتوانند بخشی از کنترل را پس بگیرند. نمیتوانی پنجره را باز کنی؟ صندلیات را طوری بچین که رو به آن باشد. مجبور شدهای حضوری کار کنی؟ زمان رفتن و آمدنت را خودت انتخاب کن، جای ناهارت را تغییر بده، جهت میزت را مطابق میل خودت تنظیم کن. حتی همین تغییرات کوچک آگاهانه هم مهمند. و همین حس اختیار میتواند به فضاهای دیگر، به تصمیمهای دیگر و در نهایت به سایر جنبههای زندگی سرایت کند. دفتر کار شما میتواند جایی باشد که این روند از آن شروع میشود.
منبع: Wall Street Journal
