زمینه‏‌های تغییر سازمان به سوی یک فرهنگ دیجیتال

چگونه تحول دیجیتال، محیط کارمان را تغییر خواهد داد؟

پیمان شمس هر سازمانی که ارزش قابل‌توجهی داشته باشد، تلاش کرده فرهنگ، تکنولوژی و سیاست‌‌های خود را تغییر دهد تا نیازهای جدید کارکنان و مشتریان خود را منعکس کند. تغییرات نزدیک است، و یک مطالعه جدید از موسسه دلویت نشان می‌دهد که ۸۶‌درصد از مدیران معتقدند کارکنان نسبت به قبل به استقلال بیشتری نیاز دارند. به هر حال، تحول اصلی به فناوری مرتبط است: تنها ۵۶‌درصد از سازمان‌های پاسخ دهنده در بررسی دیجیتال PwC در سال ۲۰۲۲ آموزش خود را در زمینه ابزار و فرآیندهای جدید گسترش دادند. این شکاف بین پذیرش فناوری‌‌های جدید توسط سازمان‌ها و کارکنان، می‌تواند با تمرکز بر فرهنگ سازمانی و انجام تلاش‌‌های هماهنگ برای حفظ آن در طول تحول پر شود. عدم‌تمایل به رها کردن روش‌های فعلی، از تعریف و دستیابی به اهداف جدید که به رشد کارکنان و سازمان آنها کمک می‌کند، جلوگیری می‌کند.

رهبری سازمانی، روش برخورد کارکنان با یکدیگر، فرآیندهایی که عملیات را تعیین می‌کنند و... مبنای فرهنگ یک سازمان را تشکیل می‌دهند. فرهنگی که دیجیتالی شده، با رویکردهای مختلفی به این ویژگی‌‌ها نزدیک می‌شود. گزارش مشترک موسسه MIT و شرکت مشاوره و خدمات تکنولوژیک Capgemini، ویژگی‌‌های زیر را به عنوان کلید اتخاذ یک فرهنگ دیجیتال عنوان کرده‌‌اند:

محوریت مشتری. تمرکز بر مشتریان، علامت مهم سازمان‌هایی است که دیجیتالی شده‌‌اند. در چنین سازمان‌هایی، رهبران در نظر دارند که در ابتدا و قبل از هر چیز، دیدگاه مشتری را در نظر بگیرند و سپس فرآیندهای داخلی و خارجی را در جهت ساده‌‌سازی مشکلات در تمام نقاط تماس با مشتری در چرخه زندگی او هدایت کنند.

نوآوری. نوآوری در فرهنگ دیجیتال به معنای انجام ریسک‌‌های محاسبه‌‌شده است. سازمان‌هایی که فناوری‌‌های تخریبی را به خود اختصاص می‌دهند، به‌‌عنوان پیشروها در این دسته شناخته می‌‌شوند، زیرا کارکنان آنها به‌طور دائم به‌دنبال ایده‌‌های جدید هستند.

تصمیم‌گیری براساس داده. تجزیه و تحلیل داده به سازمان‌ها فرصتی می‌دهد تا تصمیم‌گیری خود را بهبود بخشند و موانع را قبل از آنکه هرگونه اختلال ایجاد کنند، شناسایی کنند.

همکاری. ترویج همکاری، یکی از اصول فرهنگ دیجیتال است. این امر باعث تشویق کارکنان در تمامی بخش‌‌ها و گروه‌‌ها می‌شود تا به‌‌صورت تیمی و یکجا، فرآیندها را بهینه کنند که منجر به افزایش کارآیی می‌شود.

فرهنگ باز. حمایت از شفافیت در یک فرهنگ دیجیتال، به نیروی کار توانمند این امکان را می‌دهد که هرگاه گیر بیفتد، به جای آنکه نسبت به واکنش‌‌های سرپرست‌‌ها و همکارانش نگران باشد، به‌‌سرعت کمک بخواهد. شفافیت، اعتماد را تقویت می‌کند و به کارکنان کمک می‌کند به‌‌راحتی نظرات، پیشنهادها و انتقادات خود را به اشتراک بگذارند.

  اولویت دادن به دیجیتال. یک ذهنیت اولویت دیجیتال، به کارکنان کمک می‌کند بهترین راه‌حل‌‌ها را برای حل مشکلاتی که درگیر آنها هستند، در نظر بگیرند.  آنها می‌توانند مشاهدات خود را به مدیران گوشزد کنند تا آنها هم به نوبه خود مزایا و معایب این راه‌حل‌‌ها را بررسی کرده و بهترین را برای تیم انتخاب کنند.

  چابکی و انعطاف‌‌پذیری. انعطاف‌‌پذیر بودن آزادی را فراهم می‌کند که باعث می‌شود مدیر راه‌حل‌‌های مختلف را دنبال کرده و بهترین راه‌حل ممکن را برای کارکنان انتخاب کند.  انعطاف‌‌پذیری همچنین سرعت نتیجه‌‌گیری در تصمیم‌گیری و رشدپذیری را تسریع می‌کند.

در هر صنعت و تقریبا هر شغلی، ماهیت کار در حال تغییر است. سیاستمدارانی مانند ترامپ ممکن است متعهد شوند که مشاغل را به جوامع بازگردانند، اما آیا واقعا به این فکر کرده‌‌اند که چگونه اتوماسیون می‌تواند این مشاغل را متحول کند؟

گذشته از خواندن اخبار عجیب و جالب توجه در مورد اینکه روبات‌‌ها چگونه مشاغل را تصاحب خواهند کرد، اکثر مردم به نحوه تغییر محل کارشان در آینده فکر نمی‌‌کنند. اما اکنون، بیش از هر زمان دیگری، بسیار حیاتی است که افراد اطمینان حاصل کنند سازمانشان برای حرکت در آب‌‌های متلاطم تحول دیجیتال مهارت دارد و درک کنند که داده‌‌ها، هوش مصنوعی و اتوماسیون چگونه بر محل کار تاثیر می‌‌گذارند.

 چالش‌‌های دستیابی به فرهنگ دیجیتال

فرهنگ و تحول دیجیتال، به هم پیوند خورده‌‌اند . هر دو باید فرآیندهای خوبی داشته باشند تا بیشترین تاثیر را ایجاد کنند. موانع این تحول عبارتند از:

  ناتوانی در رها کردن رویه‌‌های فعلی. مقاومت کارکنان در برابر تغییر، ممکن است یک عامل مهم در شکست تحول دیجیتال باشد. این موضوع باعث می‌شود شرکت‌ها نتوانند اهداف جدیدی را تعیین کنند و جلوی رشد کارکنان و سازمان گرفته شود.

  زیرساخت‌‌های پرهزینه. ابزارهای زیادی وجود دارند که می‌توانند زندگی کارکنان را ساده‌‌تر کنند . مثل حضور چندکاناله برای اطمینان از اینکه اهداف کارکنان با اهداف سازمان هماهنگ باشد؛ اما این ابزارها هزینه‌‌بر هستند و انگیزه برای تحول را کاهش می‌دهند.

  مراقبت از اتوماسیون. وقتی اتوماسیون به‌طور ناگهانی انجام می‌شود، ممکن است کارکنان احساس کنند که شغل‌‌هایشان توسط برنامه‌‌ها جایگزین شده است. وظیفه مدیران است که اطمینان حاصل کنند این کارکنان اهمیت اتوماسیون کارهای تکراری را درک کرده و چگونگی آزاد شدن زمانشان برای پیشبرد ایده‌‌های نوآورانه را متوجه می‌‌شوند.

راه‌حل چیست؟

 با تلقی تحول دیجیتال به عنوان یک تغییر فرهنگی، سازمان‌ها می‌توانند به کارکنان خود کمک کنند که بر هماهنگ شدن جنبه‌‌های کاری خود متمرکز شوند. رهبری سازمانی موثر یعنی قانع کردن کارکنان در مورد مزایای تغییر ضروری.  وقتی این کار به درستی انجام شود، کارکنان به آرامی ترغیب می‌‌شوند که از منطقه امن خود خارج شده و شکاف‌‌ها را در فرآیندهای فعلی شناسایی کنند. این مسائل می‌توانند در سطح سازمانی مدیریت شوند و کارکنان می‌توانند تلاش کنند تا به سیستمی که در آن کار می‌کنند، ارزش اضافه کنند.

 تجزیه و تحلیل فرهنگ سازمانی

تعیین فرهنگ بسیار دشوار است و حتی تغییر آن سخت‌‌تر است. فرهنگ چیزی نیست که بتوان آن را مانند بیانیه ارزش‌‌ها به دیوار آویزان کرد، بلکه به‌‌عنوان کنش‌‌های جمعی افراد در کسب و کار نشان داده می‌شود. تجزیه و تحلیل فرهنگ سازمانی به شما کمک می‌کند فرهنگ سازمانی خود یا فرهنگ‌‌های مختلفی را که در سراسر سازمان شما وجود دارد ارزیابی و درک کنید، که سپس به شما امکان می‌دهد:

  تغییرات فرهنگی که می‌‌خواهید ایجاد کنید را ردیابی کنید

  چگونگی تغییر فرهنگ را درک کنید.

  سیستم‌های هشدار اولیه برای شناسایی فرهنگ‌‌های سمی را شناسایی کنید.

  اطمینان حاصل کنید که افرادی را استخدام می‌‌کنید که با فرهنگ شرکت تضاد ندارند.

شاید رایج‌‌ترین ابزار برای تجزیه و تحلیل فرهنگ، نظرسنجی‌‌ها، تحقیقات گروهی متمرکز و مصاحبه با کارکنان باشد. چالش این رویکردها این است که مردم می‌توانند آنچه را که فکر می‌کنند می‌‌خواهید بشنوید به شما بگویند. به علاوه می‌توانند گران باشند. در حال حاضر ابزارهای تحلیلی بسیار بیشتری وجود دارد که می‌توان از آنها برای ارائه بینش بهتر و دقیق‌‌تری از فرهنگ شرکت استفاده کرد.  برای مثال می‌توانید داده‌‌ها را از سایت‌‌های اینترانت داخلی، رسانه‌‌های اجتماعی و ارتباطات نوشتاری داخلی جمع‌‌آوری کنید و با استفاده از تجزیه و تحلیل متن و تحلیل احساسات، آنها را تجزیه و تحلیل کنید.

همچنین ردیابی مکالمات خدمات مشتری، می‌تواند رگه‌‌ای غنی از داده‌‌ها را برای ارزیابی فرهنگ شرکت فراهم کند. اگر مکالمات خدمات مشتری یا تعاملات بین کارمندان را ضبط کنید، این داده‌‌ها می‌توانند بینش‌‌های بسیار مفیدی را در مورد فرهنگ شرکت ارائه دهند. می‌توانید تجزیه و تحلیل صوتی را برای این داده‌‌ها یا ابزارهای تجزیه و تحلیل متن و تجزیه و تحلیل احساسات اعمال کنید. ممکن است فکر کنید که کسب و کار شما با تمرکز قوی بر خدمات عالی به مشتریان، مانند یک خانواده عمل می‌کند. جهت‌‌گیری شما برای استخدام‌‌های جدید، توجه آنها را به این ارزش‌‌ها و فرهنگ شرکتی که به اعتقاد شما وجود دارد جلب می‌کند. اما بعد از شش ماه چه اتفاقی می‌‌افتد؟ آیا کارکنان این ارزش‌‌ها را تجسم می‌کنند؟

می‌توانید از نیروی کار جدید خود بپرسید یا می‌توانید نظرسنجی‌‌های سالانه انجام دهید. اما سریع‌‌ترین راه برای رسیدن به حقیقت این است که آنچه را که کارکنان می‌‌گویند و انجام می‌دهند به عنوان بخشی از زندگی روزمره‌‌شان ارزیابی کنید. این فرهنگ شماست. اگر فکر می‌‌کنید به مشتریان خود خدمات باکیفیت ارائه می‌‌کنید، اما با این حال هیچ‌‌کس بعد از ساعت ۴:۴۵ بعدازظهر به تلفن‌‌ها پاسخ نمی‌‌دهد، به احتمال زیاد این فرهنگ آن‌قدرها که فکر می‌‌کنید واقعی نیست.