محیط‌های کاری آینده؛ ابزاری با کارکردهای خاص

آیا دفتر کار، یک ضرورت است؟

مترجم: مریم مرادخانی منبع: HBR : سال‌هاست که روال کار کردن به این شکل بوده: مردم از خواب بیدار می‌شوند و مسیری را طی می‌کنند تا به دفتر کار برسند. و کار از آنجا شروع می‌شود.

دفتر کار، سال‌هاست که جزء جدانشدنی کار است. منشأ دفتر کار مدرن به شکلی که امروز می‌‌شناسیم، احتمالا به زمان پیدایش سازمان‌های بزرگ برمی‌‌گردد، مثل دولت‌ها، شرکت‌‌های تجاری و انجمن‌‌های مذهبی که اسناد نوشتاری، یکی از لازمه‌های کارشان بود. مثلا راهبان قرون وسطی در یک محیط ساکت کار می‌کردند که مشخصا برای کارهای نشستنی یا اصطلاحا پشت میزی، طراحی شده بود، مثل رونویسی یا مطالعه نسخه‌های خطی. این محل‌‌های کار، معمولا شامل یک میز و صندلی و قفسه‌های بایگانی بودند.

این محیط‌ها به روایتی، ورژن اولیه محیط کار مدرن هستند که «هم جایی مختص کار کردن»  بودند و هم راهی قابل مشاهده برای بروز «پرستیژ و قدرت».

اما طی سال‌های اخیر، کارکرد محیط کار دستخوش تغییراتی شده. به ویژه پس از پاندمی کرونا که بسیاری از کارکنان جهان را به خانه‌ها فرستاد، دورکاری و کار نیمه‌‌حضوری با سرعت بیشتری گسترش یافت تا جایی که حالا این سوال پیش آمده که آیا دفتر کار، یک ضرورت است؟ «سدال نیلی»، استاد مدرسه کسب‌‌وکار هاروارد که تخصصش، دگرگونی دیجیتال و جهانی شدن شرکت‌هاست معتقد است آینده کار، انتخابی بین کار حضوری، دورکاری یا ترکیبی از این دو خواهد بود. و شما برای اینکه بخواهید به اهدافتان برسید، باید در هر سه زمینه مهارت داشته باشید و یاد بگیرید با افراد ارتباط بگیرید و خوب همکاری کنید. او در گفت‌وگوی اخیرش با «آدی‌ایگنیشس»، سردبیر مجله کسب‌‌وکار هاروارد، در این باره صحبت کرده که چرا به باور او، محیط کار در آینده یک ابزار است و این ابزار به چه دردی می‌‌خورد. چکیده‌‌ای از این گفت‌وگو را با هم می‌‌خوانیم:

آدی: خوش آمدی سدال! فکر نکنم هیچ‌کس به اندازه تو صلاحیت صحبت از آینده کار را داشته باشد. بیا صحبت‌مان را با پدیده «استعفای بزرگ»  شروع کنیم. فکر می‌‌کنی استعفای دسته جمعی کارمندها که پس از کرونا اتفاق افتاده، چه تاثیری بر ما و آینده خواهد گذاشت؟

سدال: این اتفاق بیانگر این است که مردم حالا فهمیده‌‌اند که انتظار بیشتری از کارشان دارند. حقوق بهتر، نحوه کار کردن بهتر، مدیران بهتر. اگر مدیر ضعیفی هستید، مواظب باشید. کارمندها دارند می‌‌روند. آدم‌‌ها در گیر‌و‌دار این پاندمی، دارند به زندگی و اولویت‌هایشان فکر می‌کنند. این مدت، تجربه کار کردن به شکل‌‌های دیگر را داشته‌‌اند. استعفای بزرگ به تعبیر یکی از مدیران بازاریابی، خداحافظی با شرایط کاری غیربهینه است.

انگار قدرت تا حدی از کارفرما گرفته شده و حالا در دست کارمند است. آیا این یک اتفاق موقتی ناشی از پاندمی است یا فکر می‌‌کنی همه‌چیز برای همیشه تغییر کرده؟

به نظرم نمی‌توانیم بگوییم این اتفاق چقدر طول می‌‌کشد. اما حق با توست. کارمندها حالا خواسته‌هایی دارند، درباره نحوه کار و مکان کار. قدرت امروز در دستان آنهاست. ما بعد از جنگ‌های جهانی نیز شاهد چنین اتفاقی بودیم. آدم‌‌ها به فکر افتاده بودند و بعد، خواسته‌های بیشتری داشتند. اما امروز شرایط خیلی فرق دارد. این اتفاق به‌شدت جهانی است و به خاطر وجود شبکه‌های اجتماعی، به سرعت در حال گسترش است. و به عنوان یک شرکت، اگر می‌خواهید به اهدافتان برسید، باید این موضوع را لحاظ کنید که قدرت در دست کارمندهاست. حتی شرکت‌‌هایی که نسبت به این قضایا، مثلا دورکاری، مقاومت داشتند هم ناچار شدند انعطاف به خرج دهند.

حالا که صحبت از دورکاری شد، بیا به همین موضوع بپردازیم. سابقا تصور می‌کردیم که کلید ایجاد و حفظ یک فرهنگ، تعاملات حضوری است. خیلی از ما هنوز هم چنین اعتقادی داریم. هیچ داده‌‌ای نیست که دقیقا این عقیده را رد یا تایید کند اما شما شرکت‌‌های بین‌المللی‌‌ای را مطالعه کرده‌ای که حتی یک ساختمان مرکزی هم ندارند. کارکنانشان، که تعدادشان هم کم نیست، همه از دم دورکاری می‌کنند. و مطمئنم اگر از آنها بپرسی، می‌گویند یک فرهنگی اینجا جریان دارد. بعضی از ما فکر می‌کنیم همه باید در دفتر کار حضور داشته باشند، در غیر این صورت، هیچ اتفاق خارق‌العاده‌‌ای آنجا نخواهد افتاد. به کسانی که این‌طور فکر می‌کنند، بگو که آیا حد وسطی وجود دارد؟

چیزی که همیشه می‌‌شنویم این است که تعاملات حضوری، مثل گپ زدن دو همکار در آبدارخانه، راهی است برای ایجاد ارتباط و پیشبرد اهداف کاری. اما واقعیتی که بعد از پاندمی برای ما روشن شد این است که فرهنگ حضوری، علاج همه دردها نیست. بعضی از داده‌ها نشان می‌دهند کار حضوری، اتفاقا گاهی مشکل‌‌ساز بوده. مثلا از نظر سهیم بودن همه کارمندها. یا حس تعلق برای بسیاری از افراد، یک چالش بوده. بعضی کارمندها هم به سختی می‌توانستند در سازمان جا بیفتند. پس کار حضوری برای همه مناسب نیست. و این را باید درک کنیم. اما از سوی دیگر، این خرده تعاملات حضوری، در واقع فرصتی هستند که رابطه‌‌ات را عمیق کنی و همین، کار را شکل می‌دهد. و در یک محیط کار دور از شرکت، همه روال‌‌ها متفاوت است. وقتی گاهی دورکاری می‌‌کنی و گاهی حضوری کار می‌‌کنی، باز هم روال‌‌ها فرق دارد. من پس از ۲۰ سال تجربه کار به هر سه شکل، معتقدم روال‌‌ها در هر کدام، متفاوت است و باید هر سه را یاد بگیریم و در هر سه شرایط، بهترین باشیم. باید «چند‌حالته»  باشیم.

در محیط کار دور از شرکت، امکان شرکت در جلسات فوری وجود ندارد اما باید چنین شرایطی را برای خودت خلق کنی. من اسمش را گذاشته‌‌ام، ساختاردهی به زمان بی‌‌ساختار. پس قرار نیست یا این باشد، یا آن. همه روش‌ها باید باشند و به خوبی اجرا شوند. آیا حرف‌‌هایم برایت قابل هضم است؟

کاملا. آیا مثالی داری از شرکت‌‌هایی که تجربه کار ترکیبی را به خوبی به اجرا درآورده‌‌اند؟

بله. و درس‌‌هایی که از این شرکت‌‌ها می‌‌گیریم خیلی جالب است. این را هم یادآور شوم که همه یا هیچ، آسان است. اما حد وسط را اجرا کردن، سخت‌‌ترین کار است. پس باید بدانید که به تلاش نیاز دارد و نیازمند یک تغییر فرهنگی است. یکی از درس‌‌ها این است که باید از تکنولوژی‌‌های خوب استفاده کنی وگرنه، افرادی که در محل کار حضور ندارند، ممکن است حس کنند از حاضران در محل کار، جدا هستند. پس اگر یک محیط کار ترکیبی خوب می‌خواهی، باید در تکنولوژی‌‌های مناسب، سرمایه‌‌گذاری کنی سپس اطمینان حاصل کنی که روش‌ها نیز مناسبند.

یکی از روش‌های خوب که در جلسات ترکیبی کاربرد دارد این است که نحوه ارتباط را مشخص کنیم و مطمئن می‌‌شویم که همه، فرصت شرکت در گفت‌وگو را دارند نه فقط کسانی که در اتاقند، بلکه همه. ابزارها و مهارت‌‌ها باید مهیا و ذهنیت‌‌ها نیز باید آماده باشند تا این روش‌ها جواب دهند. بعضی شرکت‌‌ها خیلی در این زمینه جلو هستند چون مدت‌ها قبل این روش‌ها را اعمال کرده‌‌اند. بعضی از شرکت‌‌ها هم می‌گویند «صبر می‌کنیم تا شرایط به حالت نرمال برگردد». وقتی طرزتفکرت این است، هرگز آماده نمی‌‌شوی و هرگز مهارت لازم را برای انجام این کار کسب نمی‌‌کنی.

داری در لفافه می‌‌گویی که قرار نیست به حالت نرمال برگردیم! نه؟

فکر نکنم برگردیم. عرصه کار، تکان بزرگی خورده. کارمندها تغییر کرده‌‌اند و روش متفاوت کار کردن را تجربه کرده‌‌اند و بازدهی‌شان نه تنها بالا مانده، بلکه در بسیاری از سازمان‌ها، بالاتر هم رفته. پس باید این حقیقت را بپذیریم که دنیا زیرورو شده و روش جدید کار کردن را به ما معرفی کرده. اگر نپذیریم، عقب می‌‌مانیم. موضوع فقط کار حضوری یا غیرحضوری نیست. یک تغییر اساسی دارد اتفاق می‌‌افتد، نه‌تنها در کار، بلکه درباره نحوه تکامل کار. به‌زودی، خواهیم دید که داده‌ها و سایر دستگاه‌ها و مکانیزم‌‌های مربوط به تکنولوژی، کار را تغییر خواهند داد.

پس اگر امروز خودمان را تا حدی تطبیق دهیم، برای چیزی که در میانه مسیر، ۳ تا ۵سال دیگر، منتظرمان است، آماده خواهیم بود.

یکی از مخاطب‌‌ها از کانادا درباره مشارکت کارکنان سوال کرده. چطور می‌توانیم سطح مشارکت کارمندانی را که تا دیروز در شرکت حضور داشتند حفظ کنیم؟ بعضی از کارمندها طی پاندمی استخدام شده‌‌اند و کارمندهای دورکار را حضوری ملاقات نکرده‌‌اند. افراد دورکار چطور با این نیروهای جدید ارتباط برقرار کنند؟

علاوه بر فرهنگ، مشارکت کارکنان نیز یکی از دغدغه‌های اصلی شرکت‌‌هاست. اول باید این باور را کنار بگذاریم که مشارکت، فقط حضوری ممکن است. مشارکت کارکنان یعنی ایجاد بستری برای افراد که به عنوان یک گروه، انسجام داشته باشند و کار کنند. پس به تداوم ارتباط نیاز داری. به تماس غیر رسمی.

همان‌طور که گفتی، بسیاری از کارکنان طی دوران کرونا استخدام شده‌‌اند و تماس حضوری زیادی با سایر کارکنان نداشته‌‌اند. من اسم آنها را «دورکاران بومی»  می‌‌گذارم. آنها نه تنها باید مشارکت داشته باشند؛ بلکه باید به درستی به سازمان معرفی شوند و جا بیفتند. و این وظیفه مدیران و رهبران است که مطمئن شوند این نیروها، امکان ایجاد ارتباط با افراد سازمان را دارند. آنها نمی‌توانند در سازمان قدم بزنند. پس باید مراقب باشید که طی فرآیند آشناسازی با سازمان، تنها نباشند و بستر را درک کنند.

حالا بیا درباره محل کار صحبت کنیم. تو در صحبت‌هایت بارها گفته‌‌ای که به شکلی موثر، دورکاری کنیم یا کار ترکیبی موثر داشته باشیم. اما نگفتی ادارات به کلی تعطیل می‌شوند. یکی از مخاطب‌‌ها پرسیده که امروز، دفتر کار چه نقشی ایفا می‌کند؟ چطور می‌توانیم تجربه بودن در دفتر کار را، به بهترین شکل رقم بزنیم؟

به نظرم دفتر کار خیلی مهم است اما بیا به تجربه شرکت سیسکو و سان مایکروسیستمز و چند شرکت دیگر که کار ترکیبی را مورد آزمون و خطا قرار داده بودند نگاه کنیم. آنها سال‌هاست دورکاری و کار ترکیبی را تمرین می‌کنند. زودتر از همه شرکت‌‌ها. و به مرور زمان، می‌‌بینیم که املاک و ساختمان‌های اداری این شرکت‌‌ها کاهش یافته. شرکت سان مایکروسیستمز طی دو سال، حدود ۵۰۰ میلیون دلار صرفه‌‌جویی کرده. انتظار دارم در آینده، فضاهای اداری کوچک‌تر شوند. دفتر کار، یک ابزار است. یعنی باید به آن به عنوان یک ابزار نگاه کنیم، مثل نگاهی که به ابزارهای دیجیتال داریم که امکان دورکاری را برایمان فراهم می‌کنند. دفتر کار هم می‌تواند ابزاری برای اهداف مشارکتی و نوآوری باشد. فقط وقتی می‌خواهیم ایده‌‌پردازی کنیم یا کار خلاقانه انجام دهیم، به آنجا می‌‌رویم، نه برای کارهایی که معمولا در خانه انجام می‌‌دهیم. این رویه مفیدی نیست که به محل کار بروی و تمام روز به مانیتورت خیره شوی و کار کنی، چون این کار را در خانه هم می‌توانی انجام دهی. آدم‌‌ها این مدلی کار کردن را دوست ندارند. دفتر کار، جایی برای ارتباط گرفتن با دیگری است، یا نوآوری، آن‌‌ هم در دوره‌های خاص یا کارهای خاص، مثلا دوران خوش‌‌آمدگویی به نیروی کار جدید. وقتی یک نیروی جدید می‌‌آید، باید بقیه کارمندها بیشتر در شرکت حضور پیدا کنند.

نگاه به دفتر کار به عنوان یک ابزار، نه یک مقصد، تغییر نگرشی است که اگر اتفاق بیفتد، کمک می‌کند از فضای کار به شکلی پربازده‌‌تر برای همه استفاده کنیم.

از این ایده خوشم می‌‌آید که استفاده از دفتر کار، هدفمند باشد. به نظرت قوانین حضور در محل کار باید به چه شکل باشد؟ آیا همه ما باید یک یا دو روز در هفته حتما در محل کار حاضر شویم؟ آیا کارکنان می‌توانند درباره زمان حضورشان تصمیم بگیرند؟ فکر کنم همه موافقیم که کارکنان باید اختیار و آزادی بیشتری داشته باشند اما آیا باید سعی کنیم آدم‌‌ها را با وضع یکسری قوانین، دور هم جمع کنیم؟

بهتر است یک روزهایی، همه در محل کار حضور داشته باشند. در بعضی شرکت‌‌ها، پنج روز در ماه، همه باید حضور داشته باشند. بعضی شرکت‌‌ها متفاوتند. بستگی به خودتان دارد. می‌توانید با توجه به کاری که باید انجام شود و ریتم کار، با کارکنان به توافق برسید. پس یک جواب مشخص و قطعی برای سوالت وجود ندارد اما جمع کردن آدم‌‌ها دور هم، به‌طور مرتب، بسته به نیازهای گروه، می‌تواند خیلی مفید باشد.

گفتی که کارمندها حالا باید در مواقع خاص، در محل کار دور هم جمع شوند. چطور کاری کنیم که لحظات بودنشان در دفتر، یک تجربه خارق‌‌العاده باشد؟

وقتی به دفتر کار به عنوان یک ابزار نگاه کنی، خودت تصمیم می‌‌گیری که «کی لازم است از این ابزار استفاده کنیم؟» اینکه به افراد بگویی «سه روز در هفته بیایید خودی نشان دهید»، فایده ندارد. بهتر است بگویی «قرار است به شرکت بیاییم که مثلا روی فلان مسائل کار کنیم». باید خوب فکر کنی که وقتی افراد به محل کار آمدند، می‌خواهید با هم چه کار کنید. به مناسبت‌‌ها فکر کن. از اعضای تیمت سوال کن. آنها هم می‌توانند کمک کنند. این چیزی نیست که مدیر برود یک گوشه و درباره‌‌اش فکر کند و جوابش را به همه اعلام کند. می‌توانی از کارمندها ایده‌های عالی بگیری. ناگهان می‌‌بینی که جوان‌‌ترها چقدر بیشتر از مسن‌‌ها به حضور در شرکت علاقه‌‌مندند. چون جوان‌‌ترها اول مسیر حرفه‌‌ای هستند و دوست دارند بیشتر با دیگران در ارتباط باشند. اگر از آنها بخواهی به شرکت بیایند اما کسی نباشد که کمکشان کند، کارت بیهوده است. پس باید هماهنگی‌‌هایی صورت بدهی.

و سوال آخر. اخیرا صحبت از متاورس زیاد شده.آیا به آن فکر کرده‌‌ای؟

با کنجکاوی دارم تحولات را نگاه می‌کنم. رمز ارزها، متاورس، انقلاب دورکاری. خیلی چیزها دارد اتفاق می‌‌افتد و تغییرات زیادی رخ می‌دهد. همین حالا شاهد این هستیم که تکنولوژی AR در حوزه آموزش و یادگیری استفاده می‌شود. خیلی چیزها دارند وارد حوزه‌های مختلف می‌شوند. و احتمالش هست که متاورس، فراگیر شود و به سرعت گسترش یابد. احتمالا نه به این زودی‌‌ها، ولی به مرور زمان.

خیلی هم عالی. ممنون که دعوت ما را پذیرفتی. هیچ‌کس بهتر از تو نمی‌توانست درباره این موضوعات صحبت کند. پس باز هم متشکرم.

من از شما ممنونم.