در واقعیت، هیچ‌گاه همه چیز به این خوبی پیش نمی‌رود. شما در موقعیتی قرار می‌گیرید که مشتریان، اعضای تیم، سهامداران و ایمیل‌هایتان می‌توانند به شما آسیب بزنند. به جای اینکه به شکل شگفت‌انگیزی در صدر فرآیندها قرار بگیرید، به خودتان می‌آیید و می‌بینید مثل آتش‌نشان‌ها باید با حوادث مبارزه کنید یا با شعبده‌بازی چند کار را همزمان مدیریت کنید. مثل این است که برای خودتان زندانی درست کرده‌اید و درون آن به گروگان گرفته شده‌اید. این دو سناریو خیلی از هم دور نیستند. عوامل زیر کمک می‌کنند شرایطی ایجاد کنیم که همواره در موقعیت اول قرار بگیریم.

قوانین درست تعیین کنید: اگر بخواهید همه چیز را مورد به مورد حل کنید، نمی‌توانید یک کسب‌وکار را به شکل کارآمد مدیریت کنید. وقتی گزینه‌های خیلی زیادی وجود داشته باشد، هر تصمیم کوچکی به یک جلسه با حضور اکثریت افراد نیاز دارد و هر گونه جلب موافقت یا مخالفت بر سر یک موضوع در هر روز، دستورالعملی است برای کند پیش رفتن و درجا زدن بنگاه. همچنین از آنجا که در چنین شرایطی افراد برای هر موضوع کوچکی به راهنمایی نیاز دارند، پای مدیریت حتی در زمان‌هایی که نیاز نباشد، به هر سناریویی کشانده می‌شود. پس متعهد باشید به اینکه اطلاعات درست را به افراد درست، در زمان درست منتقل کنید. کارها را طوری تنظیم کنید که تیم‌تان هم همین کار را انجام دهد. یک سوال را دو بار پاسخ ندهید. تقریبا همه سوال‌هایی که جواب می‌دهید، قبلا پاسخ داده‌ شده‌اند. یک سند «پاسخگویی به پرسش‌های متداول» درست کنید و هر بار سوالی را پاسخ می‌دهید، این سند را به‌روز کنید. از تیم‌تان هم بخواهید این کار را انجام دهد. به زودی، هر فرآیندی دارای یک نقشه خواهد بود که به راحتی می‌توان به آن مراجعه کرد و تیم هم اختیار کافی برای تصمیم‌گیری خواهد داشت.

چشم‌انداز را بدانید: می‌دانید خودتان چه می‌خواهید و کسب‌وکارتان برای رسیدن به این هدف چه کاری باید بکند؟ آیا علاوه بر اهداف بلند مدت، می‌دانید در کوتاه مدت باید چه کاری انجام دهید تا مطمئن شوید به آن اهداف می‌رسید؟ اگر شما و تیم‌تان هدف برجسته وجودی خود را بدانید، تصمیم‌های کوتاه مدت آسان خواهند بود. اما اگر بین چشم‌اندازها و برنامه‌های مختلف دائم در نوسان باشید، هم خودتان سردرگم می‌شوید و هم افرادی که با آنها کار می‌کنید. جایی برای سوء تفاهم باقی نگذارید. در هر فرصتی که پیش می‌آید، هدف خود را تعریف و آن را به دیگران ابلاغ کنید و از آن هدف به‌عنوان چارچوبی که منبع عملکرد همه باشد، استفاده کنید.

افراد مناسبی استخدام کنید: اگر نوعی حس پریشانی سراغتان آمده که می‌گوید یک جای کار می‌لنگد، به آن توجه کنید. اگر در مورد کار یک شخص در تیم‌تان ۱۰۰ درصد مطمئن نیستید، کاری کنید. تیم‌ها وقتی رشد می‌کنند که همه اعضای آن نقش خود را با شایستگی و وظیفه‌شناسی انجام دهند. وقتی عدم اعتماد، عدم صداقت یا عدم هوشمندی تجاری وجود داشته باشد، همه شکست می‌خورند؛ حتی شما به‌عنوان صاحب آن کسب‌وکار. بهترین رهبران کسب‌وکار، عملکرد تیمی را پررنگ می‌کنند و نقش انفرادی را زیاد مهم جلوه نمی‌دهند، چون می‌دانند بدون تیم‌شان هیچ کاری از دستشان برنمی‌آید. اگر افراد مناسبی را استخدام کرده‌اید، مانور دادن روی عملکرد تیمی کار آسانی است. اما اگر افراد مناسبی در تیم شما نباشند، به تدریج از آنها دور می‌شوید و به جای خوبی نمی‌رسید. با افرادی کار کنید که تمام و کمال به آنها اعتماد دارید؛ افرادی که با ارزش‌های خود همگام و وظیفه‌شناس هستند. همان‌طور که مارکوس اورلیوس، امپراتور رم باستان نوشته: «هر چه برای کندو خوب نیست، برای زنبورها هم خوب نیست.» هر کاری که هر کسی انجام می‌دهد، باید برای کل کندو مناسب باشد و نباید هیچ دستورالعمل خودخواهانه‌ای وجود داشته باشد.

فرآیندها را بجا استفاده کنید: هر اتفاقی که در کسب‌وکار شما رخ می‌دهد، فرآیندی دارد. سازمان‌هایی که مدیریت خوب دارند، نقشه فعالیت‌های خود را ترسیم می‌کنند و اسنادی دارند که می‌گوید «اگر این اتفاق افتاد، سپس باید چه کار کرد.» همه این نقشه‌ها و راهنماها با تکنولوژی‌های معتبری پشتیبانی می‌شوند که به بنیان‌گذاران کمک می‌کنند بر رشد دادن کسب‌وکار و حمایت از تیم خود متمرکز شوند. پیش‌فرض شما باید این باشد که فرآیندها نباید به تنگناهایی در هر واحد تبدیل شوند. این تنگناها دیر یا زود به بحران تبدیل می‌شوند و شما را به عقب می‌کشند. پس دیدتان را کلی‌تر کنید و ببینید اشکال کار کجا است. شاید این اشکال در روند استخدام باشد یا کنترل کیفیت یا صرفا حجم انبوه Inbox ایمیل‌تان.

به ذهنیت خود توجه کنید: فرق بین شرایطی که شما کسب‌وکارتان را اداره می‌کنید و شرایطی که کسب‌وکارتان شما را اداره می‌کند، مرزهایی است که برای خودتان تعیین می‌کنید. آخرین باری که ایمیل‌هایتان را تا ساعت ۱۰ صبح چک نکردید، کی بوده است؟ یا بدون مدیریت جزئیات اجازه دادید کارمندتان خودش کار را پیش ببرد؟ چقدر از کارها را شخصا انجام می‌دهید؟ به خودتان یادآوری کنید که اداره یک کسب‌وکار انتخاب خودتان بوده و هیچ کس شما را مجبور به این کار نکرده است. اگر یک شرکت موفق و در حال رشد را با مشتریانی راضی و یک تیم رویایی از همکاران اداره می‌کنید، اما باز هم حس می‌کنید که کسب‌وکارتان در حال مدیریت زندگی‌تان است، شاید مشکل فقط در ذهن شما باشد. پس به خودتان سخت نگیرید و سپاسگزار باشید.

در برنامه‌های هفته توازن ایجاد کنید. مثلا اگر صبح پنج‌شنبه را به پاسخگویی به ایمیل اختصاص می‌دهید، دوشنبه بعدازظهر پیاده‌روی کنید. دلیل شروع یک کسب‌وکار جدید در وهله اول این بود که برای خودتان کار کنید، پس نگذارید بدترین جنبه‌های خود‌اشتغالی بر کارتان سوار شود.

این مطلب برایم مفید است