پاسخ: دوست عزیز، اغلب کارجویان یا اصلا نامه تشکر نمی‌فرستند یا اگر بفرستند، نمی‌دانند هدف از ارسالش چیست. بعضی‌ها هم حس خوبی نسبت به این کار ندارند. این برای خیلی‌ها عجیب است چون به هر حال، مصاحبه یک جلسه کاری است. پس چرا باید به مسوول مصاحبه نامه بفرستیم و از او بابت اینکه برای ما وقت گذاشته، تشکر کنیم در حالی که او متقابلا همین کار را نمی‌کند؟ آیا این تملق نیست؟ آیا فرآیند مصاحبه خودش به اندازه کافی کارفرما را در موضع قدرت قرار نمی‌دهد؟ چرا باید با این کار به این عدم توازن دامن بزنیم؟

اما هدف از ارسال این نامه، تشکر از مسوول مصاحبه نیست و اصلا به این معنا نیست که تو چاپلوس هستی، البته به شرطی که نامه را درست بنویسی.

مشکل اصلی، اسم این نامه است. بهتر است از این به بعد به جای اینکه بگوییم «نامه تشکر»، بگوییم «نامه پیگیری» چون هدف از ارسال این نامه‌ها، پیگیری است. چون اسم این نامه‌ها را به اشتباه انتخاب کرده‌اند، بسیاری از مردم نامه‌هایشان را به این شکل می‌نویسند:

«ممنون که وقت گذاشتید و با من ملاقات کردید تا درباره جایگاه مسوول هماهنگی نشریه صحبت کنیم. من خیلی به این شغل علاقه دارم و مشتاقم که دوباره با شما ملاقات کنم.»

فرستادن چنین نامه‌ای تقریبا هیچ فایده‌ای ندارد. این متن، طوری است که انگار آن را برای رفع تکلیف نوشته‌ای و هیچ تاثیری در جایگاه تو و ذهنیت کارفرما نسبت به تو ندارد. نامه‌ای که پس از مصاحبه ارسال می‌کنی، باید بر اساس گفت‌وگویی که در مصاحبه داشته‌ای نوشته شود، نشان دهد که درباره چیزهایی که در جلسه شنیدی، فکر کرده‌ و به این نتیجه رسیده‌ای که هنوز هم به این جایگاه علاقه داری. این یک نمونه نامه است که به خوبی نوشته شده:

«من دیروز واقعا از مصاحبت با شما لذت بردم. بر اساس گفت‌وگویی که دیروز داشتیم، به نظر می‌رسد که شرکت شما به سرعت در حال رشد است و دارید اقدامات جدیدی در رابطه با مشتریان انجام می‌دهید. اگر حدسم درست باشد، این مسوولیت سختی است. اما من پس از ۱۵سال تجربه در زمینه اجرا و گسترش تیم‌های ارتباطی، کاملا با این فعالیت‌ها آشنا هستم و آماده‌ام که در مسیر موفقیت به شما کمک کنم، به خصوص در زمینه آموزش که با هم صحبت کردیم. مشتاقم که درباره تیمتان بیشتر با هم صحبت کنیم تا ببینم چطور می‌توانم به شما و مشتریانتان کمک کنم. اگر با هم به توافق رسیدیم، از همکاری با شما هیجان‌زده خواهم بود.»

این نامه با استناد به گفت‌وگوی مصاحبه نوشته شده و نشان می‌دهد که متقاضی با چالش‌های این شغل آشناست و می‌داند چطور می‌تواند به آنها کمک کند (البته کاملا مختصر و بدون آنکه خودش را تبلیغ کند) و هیجان او نسبت به شغل و ادامه گفت‌وگوها را نشان می‌دهد.

اما اینها مربوط به محتوای نامه است. حالا چند سوال دیگر مطرح می‌شود: نامه را به‌صورت ایمیل بفرستیم یا روی کاغذ یا هر دو؟ کی آن را بفرستیم؟ اگر با چند نفر مصاحبه کرده باشیم چه؟

در بسیاری از حوزه‌ها، بهتر است نامه به‌صورت ایمیل فرستاده شود، چون سریع‌تر می‌رسد. اگر نامه را در صندوق پست بیندازی، ممکن است تا نامه برسد، فرد دیگری را انتخاب کرده باشند. تازه، ممکن است نامه‌ات رسیده باشد اما آن را ندیده باشند چون این روزها کمتر کسی هر روز صندوق نامه‌اش را چک می‌کند و چون این یک مکاتبه کاری است، اشکالی ندارد ایمیل بفرستی. اما بعضی از مسوولان مصاحبه، نامه دست‌نوشته را ترجیح می‌دهند، به‌خصوص در حوزه‌هایی مثل جمع‌آوری اعانه که اگر بدانند نامه را فقط برای آنان نوشته‌ای، این برایشان ارزشمند است. اگر به دنبال شغلی هستی که این چیزها در آن مهم است، نامه دست‌نوشته می‌تواند معجزه کند.

به هر حال، یکی از دو روش را انتخاب کن، نه هر دو را، چون زیاده‌روی به نظر می‌رسد. می‌رسیم به زمان ارسال نامه. نامه را به فاصله یک یا دو روز پس از مصاحبه بفرست. برای فرستادن عجله نکن. شنیده‌ام که بعضی‌ها نامه را قبل از مصاحبه می‌نویسند و به محض اینکه به خانه رسیدند، دکمه ارسال را می‌زنند. این کار را نکن. اولا، نه تنها این فرصت را از دست می‌دهی که نامه را بر اساس گفت‌وگوها بنویسی، بلکه ارسال سریع نامه ممکن است رفع تکلیف به نظر برسد. باید کاری کنی که مسوول مصاحبه بداند زمان گذاشته‌ای و به گفت‌وگوها فکر کرده‌ای.

 اگر با چند نفر مصاحبه کرده باشیم، باید به همه آنها نامه بفرستیم؟ بله، این ایده‌آل است. محتوا را کمی تغییر بده که همه نامه‌ها شبیه هم نباشند. اگر آدرس ایمیل مسوول مصاحبه را نداشتیم چه؟  می‌توانی به واحد منابع انسانی یا آژانس کاریابی یا مدیر استخدام ایمیل بزنی و از آنها بخواهی که ایمیل را به مسوول مصاحبه بفرستند. آیا باید منتظر جواب باشیم؟ بعضی از مسوولان مصاحبه به نامه جواب می‌دهند، بعضی‌ها هم نه. اگر جواب نگرفتی، برداشت بد نکن. بعضی از مسوولان مصاحبه فکر می‌کنند جواب دادن به این نامه ضرورتی ندارد.

و اما سوال آخر. آیا نوشتن این نامه واقعا شانس ما را بالا (یا از بین) می‌برد؟ همیشه نه، اما نوشتن یک نامه در تصویری که در ذهن آنها ایجاد کرده‌ای، تاثیر دارد، درست مثل تمام کارهای کوچکی که در فرآیند مصاحبه انجام می‌دهی، مثل میزان تماس چشمی یا پوشیدن کت و شلوار.

البته اگر تو را نپسندیده باشند، نامه تشکر این را تغییر نمی‌دهد و اگر بهترین گزینه آنها باشی، نفرستادن نامه، شانس استخدام شدنت را از بین نمی‌برد. اما اگر بین دو گزینه تردید داشته باشند و یکی از آنها تو باشی، فرستادن یک نامه هوشمندانه می‌تواند نظر آنها را به تو جلب کند. فراموش نکن که بعضی از مسوولان مصاحبه به این نامه‌ها اهمیت نمی‌دهند اما برای خیلی‌ها، مهم است و محتوای نامه می‌تواند نظر آنها را تغییر دهد. به‌عنوان یک متقاضی نمی‌توانی حدس بزنی با چه جور آدم‌هایی سر و کار داری. پس منطقی است که ۱۰دقیقه وقت بگذاری و نامه بنویسی.