چگونه مهارت‌‌‌های موجود، مهارت‌‌‌های لازم و شکاف مهارت‌‌‌ها را در سازمان شناسایی کنید؟
کاربرد «ماتریس مهارت‌‌‌ها» در مدیریت نیروی کار
ماتریس مهارت‌‌‌ها چیست؟
ماتریس مهارت‌‌‌ها که به آن ماتریس شایستگی یا ماتریس توانایی نیز گفته می‌شود، ابزاری برای ترسیم مهارت‌‌‌های لازم و در دسترس برای یک تیم یا پروژه است. ماتریس تکمیل‌‌‌شده مهارت‌‌‌ها، آن دسته از مهارت‌‌‌های موردنیاز، مهارت‌‌‌های موجود و مهارت‌‌‌هایی که از دست رفته‌‌‌اند را به تصویر می‌‌‌کشد. رهبران سازمان، با نظارت بر مجموعه مهارت‌‌‌های موجود و نیز شناسایی شکاف‌‌‌های مهارتی، می‌توانند کارها را به شکل مناسب، به افراد مناسب تخصیص داده و برای کسب مهارت‌‌‌های موردنیاز برنامه‌‌‌ریزی کنند. متخصصان منابع انسانی، همکاری لازم را با روسای بخش‌‌‌ها و رهبران تیم‌‌‌ها انجام می‌دهند تا بدانند کدام مهارت‌‌‌های خاص برای انجام وظایف مختلف و دستیابی به اهداف سازمانی موردنیاز خواهد بود. منابع انسانی می‌تواند از طریق همکاری نزدیک مدیران با یکدیگر، از صحت ماتریس مهارت‌‌‌ها برای کسب کلیه مهارت‌‌‌ها و شایستگی‌‌‌های مربوطه اطمینان حاصل کند.
ماتریس مهارت‌‌‌ها شبکه‌‌‌ای است که اجزای زیر را برای هر نیروی کار نشان می‌دهد:
مهارت / شایستگی / قابلیت - هر عنصری که برای انجام پروژه موردنیاز است.
تخصص - یک عدد محاسبه‌‌‌شده است که به سطح تخصص هر نیروی کار برای مهارت موردنیاز، داده می‌شود.
علاقه – یک عدد محاسبه‌‌‌شده است که برای میزان انگیزه هر نیروی کار در به‌‌‌کارگیری یا توسعه مهارت‌‌‌های موردنیاز، داده می‌شود.
اهداف و مزایای استفاده از ماتریس مهارت‌‌‌ها
برای استفاده از ماتریس مهارت‌‌‌ها دو هدف کلی وجود دارد:
۱- ارزیابی مهارت‌‌‌های موردنیاز برای یک پروژه یا تیم
ماتریس مهارت‌‌‌ها نمایی کلی از مهارت‌‌‌هایی را که برای تکمیل موفقیت‌‌‌آمیز یک کار یا پروژه موردنیاز است نشان می‌دهد. این ماتریس کمک می‌کند فعالیت‌‌‌های کلیدی تیم و مهارت‌‌‌ها یا شایستگی‌‌‌هایی که برای انجام این فعالیت‌‌‌ها موردنیاز است به خوبی تعریف شود.
۲-کسب بینش لازم در خصوص مهارت‌‌‌های قابل حصول در یک تیم
ماتریس مهارت‌‌‌ها برای کارکنان، مجموعه مهارت‌‌‌های قابل حصول در تیم را پیش از آغاز پروژه مورد ارزیابی قرار می‌دهد تا به اطمینان از نتیجه بهتر کمک کند. به عنوان مثال، اگر یک پروژه تجزیه و تحلیل منابع انسانی، نیازمند هوش تجاری، مهارت‌‌‌های فناوری اطلاعات، قابلیت‌‌‌های تجزیه و تحلیل داده‌‌‌ها و قابلیت‌‌‌های گزارش‌‌‌دهی است، باید بدانید که کدام افراد در تیم دارای چه مهارت‌‌‌هایی هستند.
اگر مهارت خاصی در دسترس نباشد، می‌توانید کارمندی را با مهارت‌‌‌های مربوطه استخدام کنید تا به تیم اضافه شود. انجام این کار قبل از شروع پروژه به اطمینان از نتیجه بهتر کمک می‌کند.
ماتریس مهارت‌‌‌های کارکنان، به طرق مختلف به افزایش عملکرد کمک می‌کند که نه‌تنها برای شرکت، بلکه برای تیم‌‌‌ها، افراد و سهامداران نیز سودمند است. مزایای تهیه ماتریس مهارت‌‌‌ها عبارتند از:
مروری بر مهارت‌‌‌ها. حتی برای مدیران نیز دشوار است که تعیین کنند هر نیروی کاری دقیقا چه کاری انجام می‌دهد یا بر اساس نقش‌‌‌هایی که دارد می‌تواند چه سهمی در سازمان داشته باشد. ماتریس مهارت‌‌‌ها جزئیاتی را جمع‌‌‌آوری می‌کند که بر اساس آن، اطلاعات جامع در خصوص مهارت‌‌‌های موجود فعلی در سطوح فردی، تیمی و سازمانی مشخص می‌شود. همچنین می‌تواند به شما کمک کند کارکنان بسیار ارزشمند را که دارای طیف وسیعی از قابلیت‌‌‌ها هستند شناسایی کنید.
درک عمیق در خصوص شکاف‌‌‌های مهارتی ماتریس مهارت‌‌‌ها بیانگر مهارت‌‌‌هایی است که در تیم‌‌‌ها و سطوح مختلف شرکت وجود ندارد. شما می‌توانید برای صرفه‌‌‌جویی در زمان و منابع و بهبود عملکرد کسب و کار این نقاط ضعف را شناسایی کنید.
فرصت‌‌‌های یادگیری و توسعه. رهبران و مدیران «آموزش و توسعه» (L&D)، با مشخص کردن اینکه کدام شایستگی‌‌‌ها باید پرورش یابند، می‌توانند روی برنامه‌‌‌های آموزشی کاربردی و برنامه‌‌‌های توسعه حرفه‌‌‌ای فردی برای کارکنان تمرکز کنند.
بیان انتظارات. این ابزار به شما کمک می‌کند به افراد و تیم‌‌‌ها نشان دهید که باید به چه سطحی از مهارت دست پیدا کنند تا بتوانند عملکرد بهتری داشته باشند. وقتی کارکنان از اینکه کجا دستاورد بیشتری دارند و روی چه چیزی باید کار کنند تصویر روشنی داشته باشند، می‌توانند انرژی خود را به سمت ارتقای مهارت خود برای دستیابی به اهداف بیشتر هدایت کنند.
تحرک داخلی (حرکت افقی و عمودی کارکنان) و توزیع مجدد پتانسیل استعدادها. شناخت دقیق مهارت‌‌‌هایی که در سرتاسر سازمان موردنیاز و در دسترس هستند، به رهبران سازمان امکان می‌دهد بتوانند ساختارهای تیم را تغییر داده و افراد را در موقعیت‌‌‌های جدیدی بگمارند تا بتوانند از استعدادهای خود به بهترین شکل استفاده کرده یا آنها را پرورش دهند. همچنین زمانی که کاندیداهای داخلی مناسب به راحتی شناسایی شوند، تلاش‌‌‌ها برای استخدام نیرو از خارج سازمان نیز کاهش می‌‌‌یابد.
بهبود استعدادیابی. وقتی بتوانید تشخیص دهید یک تیم یا سازمان چه مهارت‌‌‌هایی را از دست داده، می‌توانید واجد شرایط‌‌‌ترین متقاضیان را برای موقعیت‌‌‌های کاری مدنظر قرار دهید. دانستن دقیق آنچه از مجموعه استعدادها به دنبال آن هستید می‌تواند روند استخدام را تسریع کند و بهترین تناسب را برای این نقش به ارمغان بیاورد.
ایجاد سازمان‌های مبتنی بر مهارت. آینده کار شامل تجزیه نقش‌‌‌ها به وظایف اساسی است و ارزش‌‌‌گذاری کارکنان بیشتر بر اساس مهارت‌‌‌ها و مشارکت آنها صورت می‌گیرد تا تحصیلات یا عنوان شغلی آنها. ترسیم ماتریس مهارت‌‌‌ها، ابزار ارزشمندی برای تجزیه و تحلیل قابلیت‌‌‌های موردنیاز و در دسترس برای تکمیل پروژه‌‌‌ها و دستیابی به نتایج است.
چگونه ماتریس مهارت تدوین کنیم؟
مراحل زیر به شما در تدوین ماتریس مهارت کمک می‌کند:
۱- مهارت‌‌‌های مربوطه را تعریف کنید
برای تعیین مهارت‌‌‌ها و شایستگی‌‌‌های اصلی موردنیاز تشکیل یک تیم یا تکمیل پروژه، همکاری با ذی‌نفعان کلیدی را شروع کنید. با این کار، معیارهای ارزیابی عملکرد اعضای تیم، به تفکیک مشخص می‌‌‌شوند. ارزیابی مهارت‌‌‌های از دست رفته نیز به تیم کمک می‌کند جلوی از دست رفتن ضرب‌‌‌الاجل‌‌‌ها، تضادهای داخلی یا سایر هزینه‌‌‌ها در آینده را بگیرد. برای ساده‌‌‌تر و موثرتر کردن ماتریس مهارت‌‌‌ها، روی الزامات اولیه تمرکز کنید. برای کسب بهترین نتایج در بهبود عملکرد تیم، مدیران و منابع انسانی در ایجاد ماتریس مهارت‌‌‌ها با یکدیگر همکاری می‌کنند.
۲- اعضای تیم را در سطح مهارت فعلی آنها ارزیابی کنید
مرحله دوم، ارزیابی اعضای تیم بر اساس سطح مهارت فعلی آنهاست. می‌توانید روش‌های ارزیابی مختلف را با هم ترکیب کنید، مانند:
آزمون شایستگی
خودارزیابی
داده‌‌‌های بررسی عملکرد
ابزار بازخورد ۱۸۰ درجه که داده‌‌‌های افراد، همکاران و مدیر مستقیم آنها را جمع‌‌‌آوری می‌کند.
ابزار بازخورد ۳۶۰ درجه، که شامل بازخورد سایر ذی‌نفعان مانند مشتریان یا زیردستان می‌شود.
برای هر مهارت، تخصص هر یک از افراد را رتبه‌‌‌بندی کنید. به عنوان مثال، می‌توانید از یک مقیاس ۵امتیازی استفاده کنید:
فاقد هر گونه دانش یا تجربه = ۰
دانش یا تجربه محدود = ۱
دانش یا تجربه قابل قبول = ۲
دانش یا تجربه قابل‌توجه = ۳
دانش یا تجربه تخصصی = ۴
می‌توانید از مقیاس‌‌‌های دیگری نیز استفاده کنید، ولی در همه موارد به صورت یکپارچه از همان مقیاس استفاده کنید.
۳-علاقه‌‌‌مندی یک فرد را برای کار روی وظایف پیشنهادی، مشخص کنید
دانستن اینکه چه کسی شایستگی‌‌‌های مناسب را دارد، تنها نیمی از کار است. کارکنان باید جاه‌‌‌طلبی لازم را داشته باشند تا بتوانند از مهارت‌‌‌های موردنیاز برای مشارکت در کار استفاده کرده و آن را توسعه دهند. برای هر مهارت، از کارکنان بخواهید میزان علاقه‌‌‌مندی خود را به آن مشخص کنند. با یک سیستم رتبه‌‌‌بندی بسیار ساده می‌توانید این کار را انجام دهید:
عدم‌علاقه به استفاده از این دانش یا مهارت = ۱
علاقه‌‌‌مند به استفاده از این دانش یا مهارت = ۲
۴-تمام اطلاعات را در ماتریس مهارت‌‌‌ها بگنجانید و بر اساس بینش آن عمل کنید
می‌توانید از داده‌‌‌های ماتریس مهارت‌‌‌ها استفاده کنید تا بدانید چه مهارت‌‌‌هایی دارید و در کجاها با کمبود مواجه هستید. ماهیت بصری ماتریس مهارت‌‌‌ها به شما کمک می‌کند نقاط قوت و فرصت‌‌‌های بهبود را به طور سریع و شفاف مشاهده کنید. با تعیین هدف برای آنچه لازم است انجام شود، اطلاعات را به جریان بیندازید؛ مثلا توسعه طرحی برای انجام آموزش مهارت‌‌‌ها یا استخدام کارکنان جدید به منظور پر کردن شکاف مهارتی.
۵- ماتریس مهارت‌‌‌ها را به‌‌‌روز نگه دارید
برای اینکه داده‌‌‌های مناسب را در اختیار داشته باشید، باید ماتریس مهارت‌‌‌ها را از طریق داده‌‌‌ها به‌‌‌روز نگه دارید. بررسی مستمر این داده‌‌‌ها امکان ردیابی و نظارت بر پیشرفت و تاثیر سرمایه‌گذاری‌‌‌های یادگیری و توسعه و آمادگی برای نیازهای آینده را فراهم می‌کند.
اقدامات مناسب برای اجرای ماتریس
بهترین اقدامات برای اینکه سیستم مدیریت مهارت‌‌‌های خود را از اصول اولیه فراتر ببرید، عبارتند از:
بین مهارت‌‌‌های نرم و سخت تعادل برقرار کنید
تمرکز کامل بر مهارت‌‌‌های فنی و سخت آسان است، اما ضروری است که مهارت‌‌‌های نرم را نیز در ماتریس مهارت‌‌‌ها لحاظ کنید. وقتی قرار است کاری انجام شود، پشتکار، ارتباط قوی و توانایی‌‌‌های حل مساله، اغلب می‌تواند تجربه فنی کمتر را جبران کند. با این حال هر دو نوع مهارت برای عملکرد و رقابت‌‌‌پذیری بسیار مهم هستند.
مشارکت ذی‌نفعان را بطلبید
اهداف و مزایای ماتریس مهارت‌‌‌ها را به مدیران، رهبران تیم و کارکنان منتقل کنید. وقتی افراد بدانند چگونه از ماتریس به نفع خود استفاده کنند، در مورد اینکه چطور زمان خود را در آن سرمایه‌گذاری کنند اشتیاق بیشتری خواهند داشت.
ماتریس مهارت‌‌‌ها را با مسیر شغلی همسو کنید
وقتی به کارکنان جایگاهشان از نظر مهارتی که دارند نشان داده شود، تصویر واضحی از حوزه‌‌‌هایی که باید توسعه دهند و در آن پیشرفت کنند، به دست می‌‌‌آورند. وقتی آنها بتوانند دقیقا آنچه را که باید انجام دهند مشاهده کنند، پیشرفتشان به سمت اهداف شغلی ملموس‌‌‌تر به نظر خواهد رسید، که همین امر به حفظ انگیزه آنها کمک می‌کند.
در مورد رویکردهای مختلف برای ترسیم مهارت‌‌‌ها تحقیق کنید
برای ارائه بصری مهارت‌‌‌ها در سازمان به منظور رفع نیازهای مختلف، راهکار پیدا کنید.
استفاده از نرم‌‌‌افزار ماتریس مهارت‌‌‌ها را در نظر بگیرید
یک برنامه تخصصی یا نرم‌‌‌افزار استاندارد، مدیریت استفاده از ماتریس را کارآمدتر و یکپارچه‌‌‌تر می‌کند. چنین برنامه‌‌‌ای به شما کمک می‌کند اطلاعات جامع‌‌‌تری را دسته‌‌‌بندی کنید. از جمله نرم‌‌‌افزارهایی که می‌توان نام برد عبارتند از:
AG۵، TalentGuard و Visual Workforce .
نتیجه‌‌‌گیری
فضای در حال تحول کسب و کار، سازمان‌ها را وادار می‌کند به داده‌‌‌های مناسب و به‌‌‌روز دسترسی پیدا کنند و بتوانند تصمیمات سریعی بگیرند. ماتریس مهارت‌‌‌ها ترکیب مجموعه مهارت‌‌‌های نیروی کار شما را نشان می‌دهد. با این دانش می‌توانید استعدادهای موجود را به حداکثر برسانید و زمینه‌‌‌هایی را که برای پیشبرد اهداف سازمانی نیاز به توجه دارند توسعه دهید.
منبع: AIHR
