پنج روش برای مدیریت غیبت کارکنان

مترجم‌: مرتضی ایراندوست غیبت کارکنان بخشی طبیعی از زندگی کاری آنها محسوب می‌شود. حتی زمانی که افراد در سلامت هستند، غیبت آنها به این معنی است که می‌توانند برای بازیابی خود و استراحت کردن مرخصی بگیرند. اما این غیبت‏‏‌های مکرر و غیرموجه است که می‌تواند مشکل‌ساز شود. نیکول رابرتز، رئیس گروه راه‌حل‏‏‌های مردمی «انجمن مدیریت منابع انسانی» (SHRM) در اسپرینگبورو، اوهایو، می‏‏‌گوید غیبت بدون پرداختن به دلیل آن می‌تواند «عوارض خود را بر شرکت و کارکنانش بگذارد». دیگران باید اضافه‏‏‌کاری انجام دهند و تیم‏‏‌هایی که در حال حاضر عملکرد ضعیفی دارند، می‌توانند ضرب‏‏‌الاجل‏‏‌ها و اهداف انگیزشی خود را از دست بدهند.

نکته مهم این است که نه تنها باید بدانید افراد چه زمانی از کار غیبت می‌کنند، بلکه باید بدانید چرا این کار را انجام می‌دهند. تاشیا مالت، بنیان‌گذار SHRM می‌‌‌گوید: «طبق تجربه من، اکثر غیبت‌های غیرموجه یا غیبت‌های بیش از حد، توسط افرادی انجام می‌شود که از سوی سازمان یا مدیر احساس ارزشمند بودن نمی‌‌‌کنند، در زندگی آنها کار در اولویت است، با بحران زندگی دست و پنجه نرم می‌کنند، یا نگرانی‌های سلامت جسمی یا روانی دارند که در محل کار احساس راحتی نمی‌کنند.» او می‌گوید که کاهش غیبت کارکنان می‌تواند با کارهای ساده‌‌‌ای مثل تغییر برنامه کارکنان، سرمایه‌گذاری در آموزش بیشتر یا اطمینان از اینکه مدیران به طور منظم با زیردستان خود ملاقات می‌کنند، صورت بگیرد. در ادامه به پنج روش اشاره می‌شود که متخصصان منابع انسانی می‌توانند غیبت در محل کار را ردیابی و مدیریت کنند.

۱- مطالعه داده‌‌‌ها. میزان غیبت یک نیروی کار یا کل شرکت را مشخص کنید و به دنبال الگوهای مشکل‌ساز بگردید. یکی از فرمول‌‌‌های رایج محاسبه میزان غیبت این است: تعداد غیبت‌‌‌ها را بر تعداد روزهای کاری در یک دوره تعیین‌‌‌شده تقسیم کنید و در ۱۰۰ ضرب کنید تا یک ‌درصد به دست آید. به عنوان مثال، اگر یک فرد ۲ روز از ۳۰ روز کاری برنامه‌‌‌ریزی‌شده را غیبت داشته باشد، فرمول به این صورت خواهد بود : ۲ تقسیم بر ۳۰ ضرب در ۱۰۰ که برابر با ۶.۷‌درصد خواهد بود. بر اساس اطلاعات اداره آمار کار ایالات متحده، میانگین سالانه غیبت در این کشور ۳.۶‌درصد است. اما این نرخ‌‌‌ در هر صنعتی بسیار متفاوت است. بنابراین اعداد را با صنایع یا تیم‌‌‌های مشابه مقایسه کنید.

۲-کشف دلایل. زمانی‌که یک نیروی کار غیبت غیرموجهی دارد یا برای چند روز دیر سرکار می‌آید، بدترین حالت را در نظر نگیرید. مدیر باید با کارکنان ملاقات کند تا بداند چرا حضور آنها تغییر کرده است و توضیح دهد که غیبت‌ها چگونه تیم و کسب و کار را تحت‌تاثیر قرار می‌دهد. رابرتز می‌گوید که مدیر باید بپرسد چگونه می‌توان حضور افراد را بهبود بخشید و انتظاراتی را برای رفتارهای آینده تعیین کرد. همچنین تسهیلات معقولی مانند تغییر برنامه کاری، پرداخت یارانه به تردد کارکنان یا راهنمایی کارکنان برای کمک در مورد مسائل شخصی را در نظر بگیرید. رابرتز یک کارمند قدیمی را به یاد دارد که دو روز در هفته دیر سر کار حاضر می‌‌‌شد. او پس از صحبت با این فرد متوجه شد که به تازگی حضانت کودکی در سن مدرسه را برعهده گرفته است و آن روزها مصادف با آغاز مدرسه کودک شده بود. رابرتز می‌‌‌گوید: ما به‌‌‌جای تنبیه کارمند، زمان شروع کار او را با زمانی که کودک سوار اتوبوس مدرسه می‌شد تنظیم کردیم و به این ترتیب مشکل حل شد. این کار اضطراب در مورد غیبت‌های غیرمنتظره را برای همه طرف‌ها از بین برد.

۳- فعال بودن. مراقب مشکلاتی که می‌تواند منجر به غیبت شود باشید. برخی از مهم‌ترین دلایلی که افراد در کار غیبت می‌کنند عبارتند از آزار و اذیت در محل کار، فرسودگی شغلی و استرس، چالش‌های مراقبت از کودک، عدم‌مشارکت، و بیماری و آسیب. یک راه خوب برای کشف این علل ریشه‌ای، جست‌وجوی منظم بازخورد از سوی کارکنان است. نظرسنجی‌‌‌های کوتاه را می‌توان به صورت هفتگی، ماهانه یا فصلی انجام داد تا متوجه شد کارکنان در مورد موضوعاتی مانند سیاست‌‌‌های مرخصی با حقوق، حجم کاری، اقدامات ایمنی و اثربخشی مدیر چه احساسی دارند. رابرتز به عنوان یک متخصص منابع انسانی، کارکنان ساعتی یک سازمان را مورد بررسی قرار داد تا بفهمد چه چیزی آنها را از سر کار آمدن باز می‌دارد. پاسخ‌‌‌ها، نارضایتی را در بین کارکنان شیفت سوم نشان داد که به دلیل تعداد زیاد تماس‌های اضطراری در طول شیفت خود احساس کار زیاد و استرس می‌‌‌کردند. مدیران شرکت برای حل این مشکل، نیروی انسانی و حقوق شیفت سوم را افزایش دادند.

۴- انعطاف‌‌‌پذیر بودن. رابرتز می‌‌‌گوید سیاست‌‌‌های حضور و غیاب سخت یا غیرواقعی، مانند سیستم‌های مبتنی بر امتیاز که شرایط موجه را در نظر نمی‌‌‌گیرند، مدیران را برای شکست آماده می‌کنند. او می‌گوید کارکنان می‌خواهند که با آنها منصفانه رفتار شود. بر اساس تحقیقات موسسه ملی ایمنی و بهداشت شغلی، زمانی که آنها استقلال بیشتری نسبت به مکان یا برنامه کاری خود دارند، حس کنترل بیشتری داشته و از کار رضایت بیشتری دارند. اما دورکاری یا کار ترکیبی تنها راه‌حل نیست. امکان توسعه انعطاف‌‌‌پذیری شغلی به کارگران شیفتی در محل نیز وجود دارد. ابی اوکس، مدیرعامل و بنیان‌گذار شرکت مشاوره منابع انسانیGro، که یک شرکت کاملا دورکار با ۳۱ کارمند است، می‌‌‌گوید: «وقتی فردی دچار فرسودگی شغلی می‌شود، کمتر به غیبت خود در محل کار اهمیت می‌دهد.» انعطاف‌پذیری همچنین می‌تواند با تغییر زمان شروع و پایان شیفت‌ها یا ارائه یک هفته کاری فشرده و چهار روزه ایجاد شود. «با تعطیل کردن کارگاه‌‌‌ها قبل از تعطیلات آخر هفته یا در دوره‌‌‌هایی که تولید کندتر است، به کارگران استراحت دهید.»

۵- قدردانی از تلاش‌های کارکنان. قدرت یک تشکر خوب را دست کم نگیرید. بر اساس مطالعه اخیر موسسه دلویت، شرکت‌هایی که تلاش‌های کارکنان خود را به رسمیت می‌‌‌شناسند و از آنها قدردانی می‌کنند، مشارکت، بهره‌وری و عملکرد بالاتری دارند. قدردانی می‌تواند ساده باشد، مانند خریدن ناهار برای یک کارمند به مناسبت تولدش یا هدیه دادن به آنها به مناسبت سالگرد افتتاح سازمان. رابرتز همچنین پاداش‌های مالی را پیشنهاد می‌کند. کمک به کارکنان برای درک هدفشان و برگزاری برنامه‌‌‌های مربی‌‌‌گری و مسیر شغلی تا به کارکنان حس آینده‌‌‌نگری بدهد نیز مهم است.