استراتژی‌‌‌هایی برای خلاص شدن از ارزیابی‌‌‌ عملکرد سالانه

مترجم: مريم رضايي منبع: Bloomberg مدیران و کارکنان این روزها بر سر خیلی از مسائل با هم اختلاف‌نظر دارند - از کار کردن در خانه گرفته تا رفاه محیط کار و حتی اینکه سر کار چه لباسی بپوشند. اما یک موضوع وجود دارد که همه دوست دارند آن را عقب بیندازند: کار سخت ارزیابی عملکرد کارکنان. سیستم‌های ارزیابی رسمی اولین بار توسط ارتش آمریکا در جنگ جهانی اول مورد استفاده قرار گرفت و در دهه‌‌‌های بعدی، شرکت‌های بزرگ و تاثیر‌‌‌گذاری مثل جنرال الکتریک آنها را به‌کار بردند تا کارکنانی را که عملکرد ضعیف دارند، شناسایی و پاکسازی کنند. این سیستم‌ها به تدریج جهانی شدند و میزان تنفر از آنها هم جهانی شد. ارزیابی عملکرد که فرآیندی زمان‌بر است، نگاهی به گذشته دارد و صرفا کاری است که باید انجام شود و بیشتر ویژگی‌‌‌های کسی را که امتیاز می‌دهد نشان می‌دهد تا کسی که قرار است امتیاز بگیرد.

برخی شرکت‌های بزرگ مثل ادوبه و اکسنچر که به دنبال روشی بهتر برای مدیریت کارکنان هستند، ارزیابی‌‌‌های سالانه رسمی را در سال‌های اخیر کنار گذاشته‌‌‌اند. پاندمی به این حرکت سرعت بخشیده است: طبق اعلام سازمان غیرانتفاعی WorldatWork که به متخصصان منابع انسانی آموزش می‌دهد، ۱۵‌درصد سازمان‌ها با افزایش تعداد موارد ابتلا به کووید، امتیازدهی به عملکرد کارکنان را تعلیق کردند.

شرکت‌هایی که این کار را انجام می‌دهند، ابتدا کارشان با استقبال مواجه می‌شود؛ اما این احساسات خوب به تدریج از بین می‌رود. کارکنانی که دیگر نظر رئیسشان را نمی‌‌‌دانند، در مورد منطق پاداش‌‌‌ها و ارتقاهایی که صورت می‌گیرد، دچار سردرگمی می‌‌‌شوند. موسسه مشاوره گارتنر، متوجه شده چند شرکتی که ارزیابی‌‌‌های سالانه را کنار گذاشته بودند، دوباره آنها را برگرداندند - در واقع ۹۰‌درصد سازمان‌ها هنوز ارزیابی‌‌‌های سالانه رسمی انجام می‌دهند. کارشناسان منابع انسانی می‌‌‌گویند این نشان‌‌‌دهنده اهمیت جایگزین کردن آنها با استراتژی‌‌‌های دیگری است که می‌توانند بهتر از کارکنان پشتیبانی کنند. شش استراتژی که می‌توانند جایگزین ارزیابی‌‌‌های عملکرد غیردوست‌‌‌داشتنی شوند، عبارتند از:

۱- گفت‌‌‌وگوهای منظم و به‌‌‌موقع. گفت‌‌‌وگو بین مدیر و کارمند، باید درست بعد از تکمیل یک پروژه صورت بگیرد یا حداقل در پایان هر فصل. مارکوس باکینگهام، رئیس پژوهش‌‌‌های عملکرد و نیروی انسانی موسسه تحقیقاتی ADP، می‌‌‌گوید تناوب ایده‌‌‌آل بررسی عملکرد کارکنان، هر ۱۱ روز است. به گفته‌WorldatWork، تقریبا ۶۰‌درصد سازمان‌ها حالا بررسی‌‌‌های مداوم دارند که در سال ۲۰۱۶ این رقم ۴۲‌درصد بود.

۲- تمرکز بر چگونگی، نه چه کاری. طبق اعلام گارتنر، تنها ۴‌درصد مدیران منابع انسانی می‌‌‌گویند که ارزیابی‌‌‌های عملکرد به طور دقیق عملکرد واقعی کارکنان را می‌‌‌سنجند. گفت‌‌‌وگوهایی که شکل می‌گیرد، باید بیشتر بر چگونگی کار کارکنان - یعنی مهارت‌‌‌ها، رفتارها و قابلیت‌‌‌ها - متمرکز شود، نه اینکه روی چه چیزی کار کرده‌‌‌اند؛ چون در این صورت به تکرار طوطی‌‌‌وار وظایف و اهداف منجر می‌شود.

۳-آموزش مدیران برای انجام مکالمات معنادار. یک مطالعه مهم در سال ۲۰۰۰ نشان داد تقریبا دو‌سوم مغایرتی را که در رتبه‌‌‌بندی کارکنان وجود دارد، می‌توان به سلیقه فردی کسی که رتبه‌‌‌بندی را انجام می‌دهد نسبت داد، نه عملکرد واقعی کارکنان. طبق نظرسنجی، این خودکامگی بیشتر از همه به رنگین‌پوست‌‌‌ها ضربه می‌‌‌زند. پلتفرم‌‌‌های نرم‌‌‌‌‌‌افزاری مثل BambooHR و Workday که به شرکت‌ها کمک می‌کنند پیشرفت و عملکرد کارکنان را نظارت کنند، به ابزارهای محبوبی تبدیل شده‌‌‌اند که به مدیران یادآوری می‌کنند صحبت‌‌‌های مداوم با کارکنان داشته باشند و در این کار از آنها پشتیبانی کنند. این کارها باید به طور مداوم انجام شوند و مربی‌‌‌گری، اظهارنظر در مورد کارهای اخیر و تعیین انتظارات برای هفته‌‌‌های آینده را دربربگیرند.

۴- مشورت کردن با همکاران. در دفاتر دوکاره امروزی که مدیران دید کمتری نسبت به الگوهای کاری کارکنان دارند، درگیر کردن همکاران یک فرد در ارزیابی عملکرد او می‌تواند به طور خاص مفید باشد. و در این حوزه فضا برای پیشرفت وجود دارد: طبق نظرسنجی ۲۰۲۱ گارتنر از رهبران حوزه منابع انسانی، فقط یک‌چهارم سازمان‌ها هم‌‌‌تیمی‌‌‌های افراد را در ارزیابی‌‌‌های کاری دخالت می‌دهند. باکینگهام می‌‌‌گوید، البته این کار یکسری تله‌‌‌ها دارد که باید از آن اجتناب کرد: مثلا برخی کارکنان می‌‌‌خواهند زیرآب همکار خود را بزنند و محیط کار را به یک فضای جاسوسی تبدیل کنند. این رویکرد توصیه نمی‌شود، تا زمانی که اطمینان حاصل شود در یک شرکت فرهنگ صادقانه و عادلانه‌‌‌ای وجود دارد.

۵- فراهم کردن امکان بازخورد کارکنان. برخی سازمان‌ها گفت‌‌‌وگوهای خسته‌‌‌کننده اتاق‌‌‌های کنفرانس را حذف کرده و خودارزیابی‌‌‌‌‌‌‌‌‌های فصلی را که خود کارکنان در مورد عملکردشان پر می‌کنند، جایگزین کرده‌‌‌اند که مدیران می‌توانند در مورد آن نظر بدهند. این کار کمک می‌کند زمانی که صرف نوشتن ارزیابی‌‌‌های سنتی می‌شود کاهش یابد که واقعا منطقی است. موسسه دلویت، زمانی به این نتیجه رسیده بود که رتبه‌‌‌بندی کارکنان تقریبا ۲ میلیون ساعت از زمان کارکنان در هر سال را می‌گیرد.

۶- نگاه رو به جلو، نه عقبگرد. حتی مفهوم بازخورد مورد بازنگری قرار گرفته است: امی سانگ، مشاور منابع انسانی، می‌‌‌گوید برخی از مشتریانش ترجیح می‌دهند کنترل «آینده‌نگر» داشته باشند که عملکرد را به طور مستقیم به توسعه خود کارکنان پیوند می‌دهد. به این ترتیب، ارزیابی عملکرد به جای اینکه صرفا مشخص کند چه کسی چقدر از سهمیه پاداش سالانه را به خود اختصاص می‌دهد، به ابزار موثرتری برای شناسایی و کشف بهترین کارکنان تبدیل خواهد شد.

چالشی که این رویکردها دارند این است که به یک منبع اعتماد بین روسا و کارکنان نیاز دارند؛ چیزی که در دوران پاندمی و به دلیل بحث‌‌‌ و جدل‌‌‌های خصمانه در مورد اجبار به واکسن زدن، سیاست‌‌‌های بازگشت به دفتر کار و نظارت بر بهره‌‌‌وری کارکنان از بین رفت. تقریبا از هر سه بزرگسال، دو نفر نگران این هستند که رهبران کسب و کار عمدا سعی کنند افراد را گمراه کنند. طبق سنجش موسسه گالاپ، تعهد کارکنان سال گذشته برای اولین بار بیشترین کاهش را داشت و انتظار می‌رود در سال جدید هم این روند ادامه پیدا کند که به ترک کار بیشتر یا صرفا سر کار رفتن بی‌‌‌انگیزه و بدون بهره‌‌‌وری منجر می‌شود.