راه‌های برون‌رفت از اشکالات سازمان‌های سلسله‌مراتبی
تمرکز موضعی بر کارآیی
در این خصوص توجه‌‌‌تان را به یک مثال که شما هم شنیده‌‌‌اید، جلب می‌‌‌کنیم. سه نفر بودند، یک نفر زمین را می‌کند، یک نفر لوله می‌‌‌گذاشت و یک نفر هم پر می‌‌‌کرد. یک بار مشاهده شد نفر اول زمین را می‌کند و نفر سوم پر می‌کند. علت را پرسیدند. آن دو نفر گفتند که نفر وسطی امروز مرخصی است و ما در حال انجام وظیفه خودمان هستیم. بله نفر اول و نفر سوم وظیفه خود را حتی به نحو احسنت انجام می‌دهند ولی خروجی نهایی و بهره‌‌‌وری کل به شدت پایین و حتی نزدیک به صفر است. این عملکرد یک سازمان وظیفه‌محور است که در مقابل آن یک سازمان فرآیندمحور را می‌توان در نظر گرفت که خروجی و نتیجه نهایی حائز اهمیت است.
رشد هزینه‌‌‌های غیرمستقیم
از دیگر اشکالات سازمان‌های سلسله‌مراتبی، بالا بودن هزینه‌‌‌هاست به‌طوری که تولید محصولات یا ارائه خدمات توسط این‌گونه سازمان‌ها بسیار گران تمام می‌شود. علت این امر چیست؟
در سازمان‌های سلسله‌مراتبی توان و زمان نیروی انسانی بیش از اینکه صرف پرداختن به اصل کار شود، صرف ارتباطات موجود در سلسله‌مراتب بلند سازمان می‌شود. بر اساس تحقیقات انجام شده توسط موسسات مختلف فعال در حوزه مدیریت، ۸۰درصد از توان نیروی انسانی در سازمان‌های وظیفه‌محور صرف ارتباطات شده وتنها ۲۰درصد به اصل کار پرداخته می‌شود در حالی که این نسبت در سازمان‌های فرآیندمحور تقریبا بر‌عکس است. یکی از دلایل این امر شناسایی و حذف فعالیت‌ها و ارتباطاتی است که فاقد ارزش افزوده هستند.
از مشکلات سازمان‌های سلسله‌مراتبی وظیفهای، باکس‌‌‌ها و واحدهای موجود در چارت سازمانی نیستند بلکه فضاهای سفید در چارت سازمانی است. یعنی جایی که باید واحدها را به یکدیگر متصل کرد و چون ارتباط واحدها در سازمان‌های سلسله‌مراتبی با یکدیگر به‌صورت شفاف و دقیق تعریف نشده است، محل اشکالات زیادی خواهد بود. در سازمان‌های وظیفهای، مدیران مجبور هستند دائما به منظور هماهنگی با واحدهای دیگر در جلسه باشند و در این‌گونه سازمان‌ها با پدیده‌‌‌ای به نام مدیران جلسه‌‌‌ای مواجه هستیم. در حالی که در سازمان‌های فرآیندی، ارتباط بین واحدها از طریق فرآیندها تعریف شده است و دیگر نیاز نیست از طریق برگزاری جلسات متعدد، هماهنگی‌‌‌های لازم را ایجاد کرد.
سازمان‌های وظیفهای مشتریمدار نیستند.
سازمان‌های وظیفهای برخلاف سازمان‌های فرآیندی مشتریمدار نیستند. در این مورد واقعا نیاز به ارائه توضیحات زیادی وجود ندارد فقط کافی است مراجعه خود به یک سازمان، مثلا جهت دریافت یک مجوز یا پروانه خاص را به یاد بیاوریم. در سازمان‌های وظیفهای اهداف هر واحد نسبت به اهداف اصلی سازمان که همان ارائه محصول و خدمت با کیفیت بالا به مشتریان است، اهمیت بالاتری دارد. در حالی که محصول یا خدمت ماحصل همکاری چند واحد با یکدیگر است، مشتری برای دریافت محصول یا خدمت خود باید در راهروهای تو در توی سازمان بگردد و این در حالی است که هر واحد به عملکرد خود افتخار می‌کند. برخی دیگر از اشکالات سازمان‌های سلسله‌مراتبی و وظیفهای عبارتند از:
کاهش سرعت تصمیم‌گیری و اجرای آن
عدم‌علاقه به نتایج نهایی در میان کارکنان
بیگانگی کارکنان نسبت به خروجی نهایی
مانع نوآوری
کندی در تغییر محصول
کاهش مسوولیت‌پذیری
ایجاد رقابت بین واحدی
راه حل مشکلات فوق چیست؟ سازمان‌های خوب دنیا سال‌ها پیش از این وضعیت عبور کرده و به‌جای اداره سازمان به‌صورت سلسله‌مراتبی و سیلو‌وار، به سمت فرآیند‌محوری و استقرار مدیریت فرآیند حرکت کرده‌اند.
در یک دسته‌‌‌بندی کلی، مزایای استقرار مدیریت فرآیند به دو دسته مزیتهای مستقیم و مزیتهای غیرمستقیم تقسیم میشوند که در این نوشتار مجال پرداختن به همه آنها وجود ندارد ولی در یک جمله اگر بخواهیم بزرگ‌ترین مزیت غیرمستقیم مدیریت فرآیند را بگوییم بهترین جمله عبارت است از: فرآیند، DNA تمام سیستم‌های مدیریتی است. به این معنی که استقرار مدیریت فرآیند علاوه بر مزیتهای مستقیمی که دارد، خوراک و ورودی انواع دیگر پروژه‌های توسعه‌ای از قبیل معماری سازمانی، طرح جامع فناوری اطلاعات، دولت و سازمان الکترونیک، استقرار انواع استانداردها از جمله ایزو و... را فراهم خواهد کرد. فرآیندها ابزار تحقق استراتژی‌های سازمان نیز هستند.
برخی از مزایای مستقیم مدیریت فرآیند عبارتند از:
بهینه‌سازی و حذف فعالیت‌‌‌های غیر‌ضروری
چابکی سازمان
افزایش سرعت کسب و کار و رضایت مشتریان
بهبود تصمیم‌گیری
کاهش قیمت تمام شده محصولات و خدمات.
