بازطراحی کاری یک فرآیند متکی بر خرد جمعی و مشارکت فعال کارکنان است

لطفا بیشتر به فکر رفاه کارکنانتان باشید

مترجم: سيد‌حسين علوي‌لنگرودي منبع: MIT مورد‌کاوی: بعد از ۲۰ سال کار کردن در زمینه تکنولوژی اطلاعات، شروین این شانس را پیدا کرد تا دریکی از شرکت‌‌های شناخته‌‌شده در زمینه ساخت و طراحی نرم‌‌افزار که جزو پانصد شرکت برتر فورچون بود شغل خوبی برای خودش دست‌‌وپا کند و در آنجا مشغول به کار شود. البته شرایط کاری شروین در آن شرکت خیلی سخت و طاقت‌‌فرسا بود به‌طوری‌‌که او هرروز صبح مجبور بود ساعت ۵ صبح بیدار شود و در هر هفته نزدیک به ۷۰ ساعت کار کند و بارها اتفاق افتاده بود که او در ساعاتی که در خانه حضور داشت مجبور می‌شد روی پروژه‌هایش کار کند و همین مساله باعث شده بود تا کمتر بتواند به دو فرزندش که بعد از جدایی از همسرش با پدرشان زندگی می‌کردند، توجه داشته باشد. بااین‌‌همه شروین سعی می‌کرد خودش را با این شرایط سخت مطابقت بدهد و از شرایطی که داشت تا حدی راضی بود. اما یک روز که درد سختی در ناحیه سینه‌‌اش احساس کرد و به پزشک مراجعه کرد فهمید که وضعیت سلامتی‌‌اش خیلی بدتر از آن چیزی است که او فکر می‌کرده است، چراکه پزشک بعد از معاینه به او گفت دچار حمله قلبی شده و شانس آورده که هنوز زنده است و همان‌‌جا بود که زنگ خطر برای شروین به صدا درآمد و او تصمیم گرفت درباره کار و سبک زندگی‌‌اش دست به یک تجدیدنظر اساسی بزند.

افرادی با شرایطی شبیه به شروین بسیار زیاد هستند، کسانی که مشغله‌های زیادی چه در محل کار و چه در زندگی شخصی‌‌شان دارند و فشارهای سنگین کاری باعث شده تا در زندگی شخصی‌‌شان هم دچار مشکل باشند و همیشه در وضعیتی به سر ببرند که احساس کنند کارهای انجام‌‌نشده زیادی وجود دارد که باید انجامش دهند اما فرصت انجامشان را ندارند. پروفسور ارین کلی و دکتر فیلیس موین از استادان جامعه‌‌شناسی در دانشگاه مینه سوتا در کتابشان با عنوان «مشغله‌های کاری: چگونه مشاغل خوب به‌‌خوبی پیش نمی‌‌روند»  به‌طور مفصل به موضوع فشارهای کاری و تاثیر منفی آن بر زندگی و آرامش کارکنان پرداخته‌‌اند. علاوه بر این آنها تحقیقی پنج‌‌ساله را درزمینه رفاه کارکنان با عنوان STAR انجام داده‌‌اند که به نتایج جالب‌‌توجهی منتهی شده است. این تحقیق جامع و کاربردی که روی کارکنان تعداد زیادی از شرکت‌‌های فعال درزمینه فناوری‌‌های دیجیتال در آمریکا انجام‌‌شده است نشان داد که فشارهای کاری زیاد چه بلایی بر سر افرادی مانند شروین آورده و برای رها کردن این افراد از چنین فشارهایی چه باید کرد. کلی و موین در تحقیقات خود الگوی جدیدی به نام STAR را پیشنهاد داده‌‌اند که از حرف اول چهار کلمه انگلیسی به معنای حمایت، تحول، موفقیت و نتایج تشکیل‌‌شده است و توجه به آنها می‌تواند به نتایج فوق‌العاده‌‌ای منجر شود به‌طوری‌‌که تحقیقات این دو استاد دانشگاه مینه سوتا نشان داد که با پیاده‌‌سازی الگوی پیشنهادی موسوم به STAR در شرکت‌‌های مورد بررسی طی سه سال، تا ۴۰درصد از میزان جابه‌جایی و خروج کارکنان از شرکت‌‌ها کاسته شد و احساس رفاه و آرامش کارکنان در محل کار و محل زندگی‌‌شان به میزان چشمگیری افزایش پیداکرده است.

STAR نمونه‌‌ای است از ابتکارهای موفقی که به‌‌صورت برنامه‌های مبتنی بر بازطراحی کار باهدف بهبود رابطه بین کار و رفاه کارکنان انجام می‌‌پذیرد و هدف آنها هماهنگ‌‌سازی اولویت‌ها و اهداف سازمان با رفاه و ایجاد تجربیات مثبت برای کارکنان است. در این نوع برنامه‌ها و طرح‌های ابتکاری تلاش می‌شود تا بازطراحی کارها و مشاغل به‌‌گونه‌‌ای صورت بگیرد که مدیران و کارکنان با هم‌اندیشی و تشریک‌‌مساعی شرایط را به‌‌گونه‌‌ای پیش ببرند که مزایای به دست‌آمده هم به نفع سازمان باشد و هم کارکنان و خانواده‌هایشان را منتفع سازد. دکتر کلی در این باره می‌گوید: «بازطراحی کار به معنای تغییر دادن سیاست‌های یک شرکت نیست بلکه تلاشی است برای ایجاد یکسری نرمال‌های جدید برای زندگی و کار افراد و تجدید ساختار در نحوه انجام شدن کارها توسط تیم‌‌های کاری. در این نوع بازطراحی‌‌ها، هم به دغدغه‌های شرکت‌‌ها و اولویت اصلی موردنظر آنها یعنی کار موثر و افزایش کارآمدی توجه می‌شود و هم به دغدغه‌های اصلی کارکنان یعنی حفظ توازن بین کار و زندگی و حفظ سلامت و آرامش.»  شرکتی که شروین در آنجا کار می‌کرد جزو همان شرکت‌‌هایی بود که برنامه STAR در آنجا به‌‌صورت آزمایشی به مرحله اجرا درآمد و نتایج مثبت و سازنده ناشی از اجرای این برنامه خیلی زود در زندگی و کار شروین و همکارانش نمود پیدا کرد به‌طوری‌‌که بخش قابل‌‌توجهی از فشارهای کاری که بر دوش او و همکارانش سنگینی می‌کرد از میان رفت و آنها توانستند وقت بیشتری را با خانواده‌های خودشان بگذرانند و بیشتر از گذشته به خودشان برسند و سلامتی خود را بازیابند. اجرای برنامه STAR در شرکتی که شروین در آنجا کار می‌کرد باعث شد تا او مجبور نباشد هرروز از ساعت ۸ صبح تا ۵ بعدازظهر در محل کارش حاضر باشد یا بخشی از کارش را در خانه انجام دهد و به خاطر کم‌‌توجهی به خانواده‌‌اش دچار احساس گناه شود چراکه بر اساس برنامه STAR آنچه ملاک قضاوت درباره عملکرد شروین در نظر گرفته می‌شد، نه کمیت کار او بلکه کیفیت کاری بود که انجام می‌‌داد و نتایج مطلوبی که او در کارش رقم می‌‌زد و این‌‌چنین بود که بر اساس تحقیقات انجام‌‌شده توسط کلی و موین، میزان رضایتمندی و احساس شادی کارکنان در شرکت‌‌هایی که طی سه سال برنامه STAR را اجرا کردند تا بیش از ۶۰درصد افزایش پیدا کرد و تمایل آنها برای تغییر شغل یا ترک شرکت نیز تا ۴۰درصد کمتر از گذشته شد.

در ادامه به نکاتی پیرامون نحوه تدوین و اجرای برنامه‌های بازطراحی کاری باهدف بهبود رابطه بین کار و زندگی کارکنان و افزایش رفاه و آرامش کارکنان اشاره خواهد شد.

 به‌طور پیوسته بررسی کنید که آیا شرکتتان به اجرای برنامه‌های بازطراحی کاری نیاز دارد یا خیر

یکی از مهم‌ترین نشانه‌های نیاز یک شرکت به اجرای برنامه بازطراحی کاری این است که میزان بی‌‌میلی نسبت به کار و عدم تمایل کارکنان به ادامه کار در شرکت در سطح بالایی باشد و بیشتر کارکنان در ساعات کاری احساس خستگی و بی‌‌انگیزگی کنند. بااین‌‌همه، کلی معتقد است که سنجش و تشخیص اینکه بی‌‌میلی کارکنان به کار کردن و وجود احساس خستگی و بی‌‌انگیزگی نسبت به کار به دلیل ضعف ساختاری در سازمان است یا اینکه امری موقتی و اتفاقی است چندان آسان نیست. در این میان، انجام یکسری نظرسنجی‌‌های مداوم و دقیق در ارتباط با حجم فشار کاری بر کارکنان و تمایل آنها برای خلاص شدن از این فشارها می‌تواند به مدیران سازمان کمک کند تا تصمیمات درست‌‌تری در این زمینه بگیرند و درست در زمانی وارد عمل شوند و دست به بازطراحی کاری سازمان بزنند که اکثریت کارکنان اعلام کرده باشند «وقت کافی برای انجام حجم کاری که به آنها واگذار شده را در اختیار ندارند و انجام تمام آنچه از آنها خواسته ‌‌شده موجب فرسودگی شغلی‌‌شان شده و می‌شود.»

 به‌یاد داشته باشید که بازطراحی کاری چیزی فراتر از اجرای یکسری برنامه‌های رفاهی  یا تدوین برنامه‌های انعطاف‌‌پذیر است

مشکل ساعات کار طولانی و کارکنانی با فشار کاری زیاد این نیست که آنها نمی‌‌دانند چطور به خودشان برسند و مواظب سلامتی‌‌شان باشند و مثلا به‌طور مرتب ورزش کنند بلکه مشکل اصلی آنها این است که مسوولیت‌های کاری و انتظارات بیش ‌‌از اندازه‌ای که در محل کارشان از آنها می‌‌رود باعث خستگی بیش ‌‌از حد آنها شده و نمی‌گذارد آنها در کار و زندگی‌‌شان احساس آرامش کنند. به‌طورکلی، بازطراحی کاری با این پیش‌‌فرض شروع می‌شود که آنچه در محل کار برای افراد اتفاق می‌‌افتد تاثیر مستقیم و قابل‌‌توجهی بر سلامت و رفاه او در خانه خواهد داشت و اگر به یک فرد در محل کارش فشار زیادی وارد شود بازخورد این فشار زیاد به‌طور حتم در زندگی شخصی‌‌اش نمودار خواهد شد و آن فرد دیر یا زود دچار مشکلاتی جدی درزمینه سلامت خود خواهد شد و چاره‌‌ای غیر از ترک شرکت نخواهد داشت.

ناگفته پیداست که با خروج یک نیرو از شرکت جای خالی او تا مدت‌ها پر نخواهد شد و او با خروجش از شرکت حجم زیادی از تخصص و روابط را خارج خواهد کرد که جبران آن بسیار پرهزینه و زمان‌‌بر خواهد بود.

بااین‌‌همه نباید برنامه‌های بازطراحی را با برنامه‌های رفاهی یا سیاست افزایش انعطاف‌‌پذیری کاری اشتباه گرفت.

اگرچه اجرای برنامه‌های بازطراحی باعث ارتقای سلامت و رفاه کارکنان می‌شود اما از نظر دامنه و عمق تاثیرگذاری بسیار گسترده‌‌تر از برنامه‌هایی است که معمولا با هدف بهبود سلامت یا شرایط کاری کارکنان اجرا می‌شود. درواقع، بازطراحی کاری این اجازه را به کارکنان می‌دهد با تغییر دادن ترتیبات کاری و از میان برداشتن محدودیت‌‌ها و الزامات آزاردهنده کاری شرایطی را برای خود رقم بزنند که باعث می‌شود آنها بتوانند با تحمل فشارهای کاری کمتر و همزمان با آن، توجه بیشتر به خود و خانواده خود، هم به وظایف محوله بهتر عمل کنند و هم از رسیدگی به زندگی شخصی‌‌شان بازنمانند و تعادل مطلوبی بین کار و زندگی خود ایجاد کنند.

مدیران یک سازمان با پیاده‌‌سازی درست برنامه‌های بازطراحی کاری این امکان را برای کارکنانشان فراهم می‌‌آورند تا با انعطاف‌‌پذیری بیشتری نسبت به آنچه در ذهن دارند و مطمئن هستند به نفع خود و شرکتشان است عمل کنند و به همان مسیری بروند که نقطه مشترک خودشان و شرکتشان است.

 شروع کنید

اگر تصمیم گرفتید دست به یک بازطراحی اساسی در زمینه تامین رفاه و آسایش کارکنان خود بزنید لازم است  فرض را بر این بگذارید که کارکنانتان این حق رادارند تا آنجا که ممکن است درباره اینکه کجا، چه موقع و چطور کار کنند تصمیم بگیرند و در این زمینه‌ها اختیار عمل حداکثری داشته باشند. شما برای انجام این بازطراحی به‌طور حتم به یک مشاور و کارشناس چه از داخل سازمان و چه بیرون از آن نیاز دارید تا به شما کمک کند این کار درست را به شیوه‌‌ای درست و اصولی انجام دهید. شما به عنوان مدیران سازمان وظیفه ‌‌دارید تا این امکان را برای کارکنانتان فراهم کنید که به فراسوی الگوهای کاری رایج و جاافتاده در سازمان فکر کنند و به این اطمینان خاطر برسند که می‌توانند کارهایشان را هر جا و هر زمان و به هر شیوه‌‌ای که برایشان مناسب‌‌تر است و به تعادل بیشتر و بهتر بین زندگی و کارشان منتهی می‌شود انجام دهند و در زمان انجام وظایف کاری‌‌شان بیشترین حد آزادی عمل و اختیار را دارا هستند.

در این میان، نظرخواهی از کارکنان و آگاهی یافتن از گلوگاه‌ها و موانع موجود بر سر راه ایجاد تعادل بین کار و زندگی می‌تواند به رهبران سازمان‌ها و شرکت‌‌ها کمک کند تا در زمان بازطراحی‌‌های تامین‌‌کننده رفاه کارکنان بر همان چیزهایی تمرکز کنند که اولویت اصلی کارکنان است و رفاه و آسایش بیشتر آنها را به دنبال دارد و از تمایل یافتن کارکنان به خروج از سازمان یا جابه‌جایی شغلی جلوگیری به عمل می‌‌آورد. بنابراین شما باید شرایط را به‌‌گونه‌‌ای در سازمان رقم بزنید که کارکنان این شجاعت و جرات را پیدا کنند تا خودشان درزمینه بازطراحی‌‌های کاری پیش‌‌قدم و پیشنهاددهنده باشند و به شما درباره آنچه باید درباره الگوهای کاری‌‌شان تغییر پیدا کند اطلاع‌‌رسانی کنند و نشان دهند که مشکلات اصلی موجود که باعث بر هم خوردن تعادل بین کار و زندگی‌‌شان می‌شود کدام‌‌اند.

 همیشه و در همه حال مزایای پرشمار ناشی از بازطراحی‌‌های کاری را مدنظر داشته باشید

معمولا رهبران و مدیران سازمان‌ها و شرکت‌‌هایی که به این نتیجه رسیده‌‌اند که باید وارد گود بازطراحی کاری شوند و تغییراتی را در زمینه محل، زمان و چگونگی انجام کارها صورت دهند، ترجیح می‌دهند در این زمینه عامل بوده و دست بالا را داشته باشند و در این میان، نقشی ثانویه برای کارکنان و پیشنهادهای آنها قائل شوند که این رویکرد نمی‌تواند به سرانجام خوبی در زمینه بازطراحی کاری منجر شود. باید به این موضوع توجه داشت که بازطراحی کاری یک فرآیند متکی بر خرد جمعی و مشارکت فعال کارکنان به عنوان ذی‌نفعان اصلی آن محسوب می‌شود و نمی‌توان با دیدی بالا به پایین و به شکلی دستوری آن را اجرا کرد.

بنابراین هر وقت که به عنوان یک رهبر کسب و کار یا مدیر دچار این وسوسه شدید که خواسته‌ها و پیشنهادهای کارکنان در زمینه بازطراحی کاری مبتنی بر رفاه کارکنان را نادیده بگیرید و هر آنچه خودتان صلاح می‌‌دانید را اجرا کنید، به یاد پیامدهای منفی و پرهزینه ناشی از خروج کارکنان از شرکت یا هزینه‌های سنگین درمانی ناشی از به هم خوردن تعادل بین کار و زندگی کارکنانتان بیفتید و تلاش کنید تا بازطراحی‌‌های کاری را به‌‌گونه‌‌ای صورت دهید که بالاترین سطح رفاه و آسایش همراه با کارآمدی را برای کارکنان و کلیت شرکت به ارمغان آورد و به‌‌جای متمرکز شدن بر درمان به‌دنبال پیشگیری باشید.