معرفی تکنیک‌هایی برای مدیریت زمان و بازدهی بیشتر
نجات از تله پشت گوشاندازی کارها
بسیاری از افراد برای ترک آن، روی شکل‌‌‌گیری عادت و نظم تمرکز می‌کنند و برای مواجهه با کارهایی که انجامشان ناخوشایند است، دست به ابتکارات مختلف می‌‌‌زنند. اما اگر کار به این راحتی بود، دیگر مشکلی وجود نداشت. «آلیس بویس»، روان‌شناس بالینی سابق و نویسنده کتاب «بازدهی بدون استرس» می‌‌‌گوید سه رویکرد استراتژیک برای مقابله با پشت گوش انداختن به شکلی همه‌‌‌جانبه وجود دارد: عادات، احساسات و الگوهای فکری. او چندی پیش مهمان «کرت نیکیش»، دبیر ارشد مجله کسب و کار هاروارد بوده و به تفصیل به این موضوع پرداخته. چکیده‌‌‌ای از این گفت‌وگو را با هم می‌‌‌خوانیم:
کرت: ممنون که دعوت ما را پذیرفتی آلیس. در ابتدا برایمان بگو که چه درکی از مقوله پشت‌گوش انداختن داری؟ چرا این کار را می‌‌‌کنیم؟
آلیس: یک مقدار پیچیده است. گاهی پشت گوش انداختن، یک جور خلاقیت است. مثلا یک کار را عقب می‌‌‌اندازیم چون انجامش برایمان سخت است. انگار به این وقفه نیاز داریم. بسیاری از فرآیندهای حل مشکل، دارای همین وقفه هستند. وقفه میان زمانی که مشکل را تشخیص میدهی تا زمانی که شروع می‌‌‌کنی به کار کردن روی آن.
همه ما عبارت «پشت گوشاندازی پربازده» را شنیده‌‌‌ایم، یعنی زمانی که یک کار مهم داری که از انجامش طفره می‌‌‌روی و یکسری کار دیگر هم داری که معمولا آنها را پشت گوش انداختی. مثلا دانش‌‌‌آموزی که مدت‌‌‌هاست اتاقش را تمیز نکرده و دقیقا زمانی اتاق را تمیز می‌کند که فردایش امتحان دارد و قاعدتا باید درس بخواند. پشت گوشاندازی می‌تواند گاهی مفید باشد اما در کل، باعث می‌شود فرد دائم خودش را سرزنش کند.
از کجا بفهمیم چه زمانی، دلیل موجهی برای پشت‌گوش انداختن داریم و چه زمانی، آسیب‌زاست؟
موضوع تا این حد سیاه و سفید نیست. گاهی کار A را پشت گوش می‌‌‌اندازم، می‌‌‌بینم که کارهای دیگر را خیلی بهتر انجام می‌‌‌دهم. پس این از یک نظر، مفید است. اما مشکل اینجاست که پس کی می‌‌‌خواهم دست به کار شوم و کار A را انجام دهم؟ پس قضیه، ترکیبی از سیاه و سفید است. از منظر روان‌شناسی، کلی عامل و انگیزه برای پشت گوش اندازی وجود دارد. مثلا گاهی فرد، کلی کار روی سرش ریخته و نمی‌تواند تصمیم بگیرد که از کجا شروع کند. گاهی با یک دست چند هندوانه برمی‌‌‌داریم و برای انجامشان، انرژی و تمرکز کم می‌‌‌آوریم. گاهی فکر می‌‌‌کنیم از پس آن همه کار برمی‌‌‌آییم در حالی که توانمان کمتر است. سپس به دوران وقفه، برچسب پشت گوشاندازی می‌‌‌زنیم.
وقتی پشت گوش اندازی به یک مشکل تبدیل می‌شود، باید استراتژی‌‌‌هایی داشته باشی تا بتوانی از آن مخمصه نجات پیدا کنی.
طبق نوشته‌‌‌های تو، پشت‌گوش‌اندازی فقط مربوط به فرآیندهای فکری و عادات نیست، بلکه احساسات هم در ماجرا دخیلند، نه؟
بله. مردم می‌‌‌گویند قضیه، کاملا احساسی است و دلیلش این است که تحمل بعضی احساسات برایمان سخت است. اولین چیزی که به فکر ما می‌رسد این است که «هیچ‌کس دوست ندارد یک کار کسل‌‌‌کننده را انجام دهد». پس اگر کارهای کسل‌‌‌کننده‌‌‌ای داری، لازم نیست خودت را برای انجامشان، کنترل کنی.
اما این‌طوری، هیچ وقت احساسات دخیل در ماجرا را پیدا نمی‌‌‌کنیم و راه‌حلی هم برایشان پیدا نمی‌‌‌کنیم.
بله. گاهی عدم‌تحمل احساس، صرفا به این معنا نیست که یک کار، کسل‌‌‌کننده یا ناخوشایند است بلکه ماجرا عمیق‌‌‌تر است.
یعنی شناختی یا احساسی است؟
گاهی هر دو. در روان‌شناسی ما به مقولات شناخت، احساسات و رفتار به طور مجزا نگاه نمی‌‌‌کنیم. ممکن است فکر کنی علت اولیه پشت گوش انداختنت، احساسات است. اما منشأ آن هر چه باشد، دلایل دیگر نیز با آن ترکیب خواهند شد. پس هر استراتژی‌‌‌ای که یکی از این سه مورد را یعنی فکر یا احساس یا رفتار را هدف بگیرد، احتمالا جواب خواهد داد، صرف نظر از این که ریشه اصلی از نظر تو چیست، چون هر سه مورد به نحوی در پشت گوش انداختن دخیلند.
بیا برویم سراغ سه استراتژی. یکی از آنها، ایجاد عادت‌‌‌های بهتر است. چطور برای جلوگیری از پشت گوشاندازی، عادت‌‌‌های بهتر در خودمان شکل دهیم؟
عادت‌‌‌ها باعث می‌‌‌شوند رفتارها، بیشتر اتوماتیک و ناخودآگاه باشند. مثلا در مورد رانندگی. شما وقتی رانندگی یاد می‌‌‌گیری، زمانی که دیگر تازه‌‌‌کار نیستی، هر وقت پشت فرمان بنشینی، یکسری کارها را انجام میدهی بدون آنکه به آنها فکر کنی. اما وقتی ناشی و تازه‌‌‌کار هستی، به همه مراحل، مثل چک کردن آینه‌‌‌ها، فکر می‌‌‌کنی. اما از یک جایی به بعد، اتوماتیک یکسری کارها را انجام میدهی. و تحقیقات نشان داده که وقتی یک رفتار، اتوماتیک‌‌‌تر می‌شود، برای انجامش، کمتر به کنترل خود نیاز داریم. پس اگر عادت دائمی به مطالعه کردن داشته باشی، راحتتر در برابر حواس‌‌‌پرتی‌‌‌ها مقاومت می‌‌‌کنی. اگر می‌‌‌خواهی یک رفتار، به خودکنترل‌‌‌گری کمتری نیاز داشته باشد، باید آن را به یک عادت دائمی تبدیل کنی. ما معمولا کارهایی را عقب می‌‌‌اندازیم که جدیدند. ما کارهای همیشگی را راحتتر انجام می‌‌‌دهیم. معمولا فکر می‌‌‌کنیم آدم کارهایی را پشت گوش می‌‌‌اندازد که مجبور است هر ماه یا هر هفته یا هر روز انجام دهد. در حالی که ما معمولا کارهایی را پشت گوش می‌‌‌اندازیم که مجبور نیستیم هر روز انجامشان دهیم. و این نوع از پشت گوش انداختن، مشکل‌‌‌ساز است. مثلا وقتی تهویه، صدای عجیب و غریب می‌دهد و تو از تعمیرش، سر در نمی‌‌‌آوری و فکر می‌‌‌کنی حتما باید کلی پول پیاده شوی تا درست شود. پس فعلا آن را پشت گوش می‌‌‌اندازی، بلکه صدا قطع شود. اما پشت گوش انداختن این چیزها، مشکلات بزرگی ایجاد می‌کند. پس باید سیستمی برای انجام کارهایی که جزو وظایف معمول‌مان نیست، پیدا کنیم.
این سیستم چه شکلی است؟
در اینجا بهتر است به جای نگاه کردن و الگوبرداری از آدم‌‌‌های موفق و پربازده، به خودمان نگاه کنیم و ببینیم قبلا، وقتی یک کار سخت را انجام دادیم، کاری که مدت‌‌‌ها پشت‌گوش انداخته بودیم، از چه سیستمی استفاده کردیم. مثلا سیستم من، به شدت به شخصیتم گره خورده. من ابتدا به این فکر می‌‌‌کنم که چطور در وهله اول به انجام آن کار، نزدیک شوم. به سه روش فکر می‌‌‌کنم.
یا سه مسیر. سپس روی روال می افتم. شاید در میانه راه بفهمم که آن یکی مسیر، بهتر است. اگر سه روش در ذهن داشته باشی، می‌توانی ارزیابی کنی که کدام بهتر است. و هیچ‌کدام را بدون امتحان کردن، کنار نمی‌‌‌گذاری. گام‌‌‌های دیگر هم هست که استفاده می‌‌‌کنم. مثلا تست سریع مفروضات. بسته به پیچیدگی آن وظیفه، بین دو تا ۷ مرحله را طی می‌‌‌کنم. اما اولی، یعنی بررسی سه روش، مهم‌ترین مرحله است. سپس به سه مشکل اصلی که ممکن است پیش بیاید، فکر می‌‌‌کنم و برای هر یک، راهی پیدا می‌‌‌کنم.
چطور احساساتی که در پشت گوشاندازی دخیلند را از وظایف، تفکیک کنیم؟
لازم نیست تفکیکشان کنی. مردم فکر می‌کنند راه مبارزه با این عادت، کاهش احساسات است. در حالی که راز افراد موفق، کاهش احساسات نیست، بلکه استفاده از احساسات به عنوان سوخت و انرژی‌‌‌ای برای نیل به هدف است. مثلا احساس تردید یا خجالت‌‌‌زدگی. آنها نمی‌‌‌گویند «باید این احساس منفی را کاهش دهم». بلکه راهی پیدا می‌کنند تا آن احساس به سمت هدف، سوقشان دهد.
یکی از روش‌هایی که برایم جذاب بود، شناسایی تک‌تک احساسات و تفکیک آنها از یکدیگر بود که می‌تواند به «انعطاف‌‌‌پذیری روان‌شناختی» منجر شود. می‌توانی بیشتر توضیح دهی؟
گاهی احساسات منفی، می‌توانند مفید باشند. همه احساسات، یک هدف تکاملی دارند. می‌توانیم آنها را به خدمت ارزش‌‌‌هایمان در آوریم. گاهی ما یک کار را پشت‌گوش می‌‌‌اندازیم چون حس می‌‌‌کنیم با ارزش‌‌‌هایمان همخوانی ندارد یا نمی‌‌‌دانیم چطور می‌تواند در راستای ارزش‌‌‌هایمان باشد. اگر بتوانی در آن کار، چیزی پیدا کنی که برایت ارزشمند است، تمایلت به انجام آن بیشتر می‌شود. مثلا گاهی همسرم از من کمکی در زمینه کامپیوتر می‌‌‌خواهد. من از اینکه در این زمینه‌‌‌ها به کسی کمک کنم اصلا خوشم نمی‌‌‌آید اما از سوی دیگر، یک همسر حامی بودن، برای من یک ارزش است. پس این کار را این شکلی برای خودم تعریف می‌‌‌کنم. و این یعنی انعطاف‌‌‌پذیری روان‌شناختی.
گفتی که ما معمولا کارهای سخت را پشت‌گوش می‌‌‌اندازیم. باید بپذیریم که کار، همیشه آکنده از سختی‌‌‌هاست و این، گامی مهم در مقابله با پشت گوشاندازی است. نه؟
بله. کاری که پتانسیل موثر بودنش بیشتر است، معمولا ناشناخته‌‌‌تر و مبهم‌‌‌تر هم هست. و ابهام، احساسی است که آدم‌‌‌ها معمولا از آن فرار می‌کنند. ما معمولا کارهایی را دوست داریم که نتایجش، از حالا معلوم باشد و کارهایی را پشت گوش می‌‌‌اندازیم که نتایج‌شان، نامعلوم است. اما کارهایی هم وجود دارند که گرچه چالشی هستند و نتایج‌شان، مشخص نیست اما پتانسیل موثر بودن دارند. ارزشمند و پرثمرند. مثل تشکیل یک تیم از نیروهای متنوع.
چطور با مقاومت نسبت به انجام کارهایی که چالش دارند، مقابله کنیم و بپذیریم که آن کار چالشی، در نهایت برایمان مفید خواهد بود؟ آیا می‌توانیم یک احساس خوب در آن پیدا کنیم؟
بله. همه ما کارهایی انجام داده‌‌‌ایم که در آن مقطع، ناخوشایند بوده‌‌‌اند اما بعدها، کلی ثمر داده‌‌‌اند. یکی از راه‌‌‌ها، خود همدلی است.
اینکه با خودت حرف بزنی و نسبت به خودت، دلسوز و همدل باشی. هر چه بیشتر از احساسات بدانی، هرچه دانش روان‌شناختی‌‌‌ات بیشتر شود، بهتر می‌توانی با احساسات سر و کار داشته باشی و از منفی‌‌‌ها نترسی.
گاهی دچار احساسات دوگانه می‌‌‌شویم. مثلا ممکن است همزمان، هم بترسی هم به وجد بیایی. این احساسات، ما را گوش به زنگ می‌کنند. و وقتی گوش به زنگ و هوشیار هستیم، آنجاست که خلاقیت شکوفا می‌شود. چون وقتی هوشیاریم، ارتباطی که معمولا در ذهنمان میان چیزها هست، بهتر می‌‌‌بینیم. خلاقیت زمانی اتفاق می‌‌‌افتد که متوجه یک ارتباط نامعمول میان دو چیز می‌‌‌شویم یا چیزهایی را می‌‌‌بینیم که معمولا متوجه‌شان نیستیم. پس وقتی یاد می‌‌‌گیریم که احساسات دوگانه، اتفاقا مفید و سالم هستند، کمتر از آنها می‌‌‌ترسیم و بیشتر پذیرایشان می‌‌‌شویم.
پس به همه ما می‌توان امیدوار بود؟
بله. و باز هم تکرار می‌‌‌کنم که قرار نیست جلوی پشت گوش انداختن را بگیری بلکه موضوع، شناسایی آن دسته از پشت گوش اندازی‌‌‌هایی است که مشکل‌‌‌ساز هستند، مثلا مشکلی که می‌‌‌دانی وجود دارد اما برایش کاری انجام نمی‌‌‌دهی و دائم از آن فرار می‌‌‌کنی. و سپس به یک مشکل بزرگ تبدیل می‌شود که می‌شد زودتر جلویش را گرفت. مثلا اگر متوجه رشد یک غده در بدنت شوی و پی آن را نگیری، ممکن است خیلی خطرناک باشد و برایت گران تمام شود. پس باید آن دسته از کارهایی که تعویق‌شان، خطرناک است را شناسایی کنی و برای مواجهه با آنها، استراتژی‌‌‌هایی پیدا کنی.
تصور ما از آدم پربازده و مفید، کسی است که هیچ‌وقت حواسش پرت نمی‌شود و همیشه متمرکز است و هیچ وقت کارها را پشت گوش نمی‌‌‌اندازد. این تصویر غلطی است. درست مثل تصویر اینستاگرام از کامل بودن. باید بدانی که اگر کار خلاقانه یا سختی انجام داده‌‌‌ای، قطعا به زمانی برای ریکاوری یا خستگی در کردن نیاز داری. باید بتوانی اینها را از هم تفکیک کنی.
در سطح تیمی و سازمانی، چه کاری می‌توان انجام داد؟ اگر در یک تیم، فرهنگ پشت‌گوش‌اندازی رایج باشد چه باید کرد؟ پشت‌گوش‌انداختن در روابط میان‌‌‌فردی چطور نمود پیدا می‌کند و چه تاثیری بر طرفین دارد؟ مثلا من، ارسال یک ایمیل را تا دقیقه نود، پشت‌گوش می‌‌‌اندازم و آخر هفته، آن را به همکارم می‌‌‌فرستم که کلی کار روی سرش ریخته. پشت گوشاندازی ما چه تاثیری بر اطرافیان ما دارد؟ چطور نسبت به آن آگاه‌‌‌تر باشیم؟
در اینجا هم در نظر داشتن ارزش‌‌‌هایمان، مفید است. اغلب ما، انسان‌‌‌های خوبی هستیم و عوضی یا بدجنس بودن، با ارزش‌‌‌هایمان همخوانی ندارد. اما گاهی به دلیل پشت گوش انداختن یک کار، تبدیل به همان آدم عوضی می‌‌‌شویم. بعضی‌‌‌ها، کاری که برای دیگران است را راحتتر انجام می‌دهند تا کار خودشان را. پس می‌توانی آن کار را این‌طور برای خودت تعریف کنی. می‌توانی از این حس به عنوان انگیزه استفاده کنی. در این صورت، باید به خودت بگویی: «باید این کار را انجام دهم چون باید پیش فلانی، اعتبارم را حفظ کنم. اگر او معطل شده، باید به او بفهمانم که دلیلش این نیست که خطایی از او سر زده یا از دستش عصبانی‌‌‌ام».
اگر متوجه این مشکل در تیم خودت شوی، چه می‌‌‌کنی؟
باید افراد را تا حدی آموزش احساسی دهیم تا استراتژی مناسب را پیدا کنند. باید کار را برای افراد، آسان کنیم. مثلا ببینیم آیا بنیان‌‌‌هایی برای پشت گوش اندازی وجود دارد یا نه. سپس راهی برای حمایت از افراد پیدا کنیم. بهترین راه برای مقابله با پشت گوشاندازی، برخورد با آن از طریق نقاط قوتمان است. مدیر می‌تواند آن را میان افرادش شناسایی و استخراج کند. این مهارتی است که هر مدیری باید بلد باشد. شناسایی نقاط قوت افراد و کشف آنها از میان گفت‌وگوها و کمک به افراد در شناسایی راه‌‌‌های مواجهه با کارها از منظر نقاط قوت، می‌تواند بسیار مفید باشد. اما باید یادآوری کنم که هر فردی، استراتژی خودش را دارد. می‌توانی تا حدی قیاس کنی اما هر کس، انگیزه‌‌‌های خاص خودش را دارد.
از گفت‌وگو با تو خوشحال شدیم.
خیلی متشکرم.
