ممکن است هر سازمان به منظور پوشش این نیازها، یکسری سیستم‌های خاص خریداری کرده یا توسعه داده باشد، اما جزیره‌ای بودن این سیستم‌ها و مجزا بودن از سیستم‌های ERP، وجود دوباره‌کاری‌ها و مغایرت‌های فراوان و عدم یکپارچگی رصد فعالیت‌ها و فرآیندها را موجب می‌شود. در این شرایط چالش‌های زیر برای مدیران عملیاتی یا ارشد سازمان پیش می‌آید:

  • انجام بخشی از کارها به‌صورت دستی و خارج از سیستم‌های نرم‌افزاری
  • تاخیر در انجام کارها و فعالیت‌ها و عدم شفافیت در دلایل تاخیرها
  • گم شدن کارها و فعالیت‌ها و عدم امکان رصد دقیق وضعیت جاری آنها
  • وجود خطاها، مغایرت‌ها و دوباره‌کاری‌ها در داده‌ها
  • دشواری نگهداشت سیستم‌های مختلف سازمان
  • دشواری تغییر رویه‌های سیستمی در صورت تغییر یا بهبود رویه‌ها و فرآیندهای مختلف
  • دشواری گزارش‌دهی دقیق از وضعیت فعالیت‌ها به مدیران بالادستی.

به منظور رفع این چالش‌ها نیاز است ابزارهای توسعه و یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها به کار گرفته شوند که حوزه‌های خاص خارج از محدوده ERP‌ها را پوشش دهند. در واقع با پیاده‌سازی ERP‌ها، فرآیندهای اصلی سازمان پوشش داده شده و نرم‌افزارهای موردنیاز برای فرآیندهای مکمل یا جانبی یا واسطه‌ای با استفاده از این ابزارها، توسعه داده شده و در صورت نیاز با سایر سیستم‌های نرم‌افزاری سازمان، یکپارچه می‌شوند.

 راهکار پوشش چالش‌های کسب‌وکارها به‌وسیله ابزارهای توسعه و متناسب‌سازی

به منظور پوشش این چالش‌ها، ابزارهای توسعه و متناسب‌سازی ERP‌ها ارائه شده‌اند که نیازهای خاص مدنظر سازمان‌ها را در داخل ERP توسعه یا متناسب می‌کنند. در ادامه شیوه پوشش این نیازمندی‌ها با استفاده از ابزارهای بیان شده، ارائه شده است.

۱- مکانیزه کردن عمده فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمانی: مهم‌ترین دلیل عدم مکانیزه شدن فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمانی، عدم پوشش کامل نرم‌افزارها برای نیازمندی‌های خاص صنعت یا کسب و کار مشتری است. از طرفی وجود برخی نرم‌افزارهای جزیره‌ای، ایجاد ارتباط یکپارچه بین نرم‌افزارها را دشوار می‌کند. با استفاده از ابزارهای توسعه و متناسب‌سازی ERP‌ها، می‌توانید سیستم‌های خاص سازمان خودتان را توسعه دهید و حتی در صورت نیاز، سیستم‌های توسعه داده شده را با سایر سیستم‌های جزیره‌ای سازمان‌تان، یکپارچه کنید.

۲- ایجاد و رصد دقیق وضعیت فرآیندها و فعالیت‌ها: جمله «آخرین وضعیت فلان کار چیست؟» جمله بسیار آشنایی در سازمان‌های ایرانی است. با استفاده از ابزارهای مربوطه می‌توانید فرآیندهای خود را مکانیزه و با شبیه‌سازی اجرای هر فرآیند، ساختار فرآیندهای‌تان را پیش از پیاده‌سازی در محیط واقعی، تست و تحلیل کنید.

 با این کار امکان رصد آخرین وضعیت انجام کارها بدون نیاز به مراجعه به افراد مشارکت‌کننده و شناسایی انحرافات از زمان پیش‌بینی شده و گلوگاه‌های هر فرآیند، دلایل طول کشیدن کارها مقدور است. با استفاده از این ابزارها، امکان ارزیابی عملکرد دقیق واحدها و افراد بر اساس میزان کار انجام شده و انحراف یا عدم انحراف از زمان پیش‌بینی شده مقدور است.

۳- چابکی مواجهه با تغییر رویه‌ها و شرایط سازمانی: با توجه به اقتضائات هر سازمانی، ممکن است مدیران سازمان تصمیم به تغییر رویه‌ها یا بهبود رویه‌های فعلی داشته باشند. از این رو نیاز است این تغییر رویه‌ها یا اضافه کردن بخشی به فرآیندهای فعلی، در سیستم‌های نرم‌افزاری نیز پوشش داده شود. با استفاده از این ابزارها، امکان مکانیزه و مدیریت رویه‌های تغییریافته و متناسب کردن رویه‌های جدید در سیستم وجود دارد.

همچنین می‌توانید در بستر ERP، سیستم‌های توسعه داده شده و رویه و روال جدید سازمان را پوشش دهید و در یک بستر مشترک و با کوتاه‌ترین زمان توسعه، سیستم‌های نرم‌افزاری را مطابق با رویه‌های جدید سازمان در اختیار داشته باشید.

این امکانات به شما کمک می‌کند تا چابک‌تر و بهینه‌تر، تغییرات سازمانی را مدیریت کنید.

۴- کاهش دوباره‌کاری‌ها و مغایرت‌های سیستمی: بهره‌گیری از نرم‌افزارهای جزیره‌ای، موجب می‌شود به جای تعریف یک ماهیت واحد برای داده‌ها، در هر نرم‌افزار مجددا داده‌ها را تعریف کنیم و صد البته این امر، کاربری سیستم‌ها را با چالش مواجه می‌کند. از طرفی در صورت گرفتن خروجی از هر نرم‌افزار به دلیل وجود امکان تعاریف مختلف، امکان مغایرت‌های سیستمی وجود دارد و بنابراین روایی و پایایی داده‌ها به منظور تصمیم‌گیری دقیق را تحت‌الشعاع قرار می‌دهد. نمونه آشنای این سیستم‌ها، سیستم‌های CRM، PLM، SCM و... است که مجزا از سیستم‌های ERP کار می‌کنند. با استفاده از ابزارهای توسعه و متناسب‌سازی می‌توانید، سیستم‌های ساخته شده در داخل ERP را با سیستم‌های بیان شده، یکپارچه کنید.

۵- نگهداشت و مدیریت مطلوب سیستم‌های نرم‌افزاری برای مدیران و کارشناسان واحد IT: وجود سیستم‌های مختلف و جزیره‌ای با زیرساخت‌های متفاوت، نگهداشت این سیستم‌ها را برای واحد IT سازمان‌ها بسیار پرهزینه و دشوار می‌کند. با استفاده از این ابزارها، تمامی سیستم‌ها در همان بستر ERP توسعه داده شده و در یک بستر واحد، امکان نگهداشت و مدیریت سیستم‌های نرم‌افزاری وجود خواهد داشت.

۶- ارائه گزارش‌های عملکردی شفاف به مدیران بالادستی سازمان: دستیابی به گزارش‌های عملکردی در حوزه فرآیندها، در صورت بهره‌گیری از سیستم‌های جزیره‌ای یا مکانیزه نبودن آنها، با چالش‌هایی روبه‌رو است. با استفاده از ابزارهای توسعه و متناسب‌سازی ERP‌ها می‌توانید گزارش‌های عملکردی دقیقی از وضعیت کارها و افراد مشارکت‌کننده در فرآیندها، فارغ از واحدهای سازمانی کسب کنید. این امر موجب نظارت دقیق بر نحوه اجرای قوانین در سازمان شده و یکپارچگی قواعد کسب و کار در فرآیندهای end to end را به همراه دارد.