چرا پیگیری پس از مصاحبه از خود مصاحبه مهم‌تر است؟

نویسنده: Liz Ryan مترجم: مریم مرادخانی منبع: Forbes : مشاور عزیز، مدتی است که به‌دنبال یک شغل جدید می‌گردم. با چندین شرکت بزرگ و کوچک مصاحبه کرده‌ام، اما هنوز هیچ‌کدام از آنها با من تماس نگرفته‌اند. رزومه خوبی دارم و عملکردم در مصاحبه‌ها نیز قابل قبول بوده است (چون همه آنها در پایان جلسات مصاحبه از عملکردم راضی بودند). سوالم اینجاست که آیا کاری هست که پس از مصاحبه انجام دهم؟

پاسخ: دوست عزیز، مهم‌ترین نکته‌ای که بسیاری از جویندگان کار فراموش می‌کنند این است که درست یک دقیقه پس از پایان مصاحبه، مدیر استخدام تقریبا ۸۰ درصد گفت‌وگوهای مصاحبه را فراموش می‌کند.  مدیران سعی می‌کنند نکات مهم مصاحبه را به خاطر بسپارند، اما بیشتر اوقات شکست می‌خورند.

تصویری که از شما در ذهن آنها باقی می‌ماند، یک تصویر مبهم است. جالب اینجاست که مدیران معمولا کاندیداهایی را به یاد می‌آورند که نکته قابل توجهی در مورد آنها وجود داشته باشد که در ذهنشان مانده باشد. این یک فرآیند تحلیلی یا خطی نیست. همه ما انسان هستیم و طوری برنامه‌ریزی شده‌ایم که داستان‌ها، رنگ‌ها، حالات چهره و ویژگی‌های شخصیتی‌ را به یاد می‌آوریم، نه حقایق، اعداد و ارقام یا داده‌ها را. ما کاندیداها را به‌خاطر پیشینه شغلی یا تحصیلاتشان به یاد نمی‌آوریم. ما آنها را براساس ذهنیتی که در ما ایجاد کرده‌اند به‌یاد می‌آوریم. به‌همین خاطر است که مثلا مدیر یکی از واحدها به دفتر کارم می‌آید و می‌گوید: «می‌خواهم نفر سوم را استخدام کنم. اسمش جین بود. همان که یک خواهر دوقلو داشت» یا «همان که در دوران جوانی با کامیون رانندگی می‌کرد.» حتی در مصاحبه‌های بسیار رسمی و داده‌محور، این جنبه‌های انسانی هستند که به‌خاطر می‌مانند. ممکن است مدرک تحصیلی یا تجربیات حرفه‌ای یک کاندیدا را از یاد ببریم، اما یادمان می‌ماند که او در دوران دبیرستان، با کامیون رانندگی می‌کرده!

منظورم این نیست که مدیر می‌خواهد جین را به‌خاطر مهارت در رانندگی کامیون استخدام کند، او احتمالا هیچ اهمیتی به این موضوع نمی‌دهد، اما ذکر همین موضوع (تبحر در رانندگی کامیون) آنقدر برای مدیر جالب بوده که احتمالا به سایر اعمال و رفتار جین تا پایان مصاحبه نیز دقت کرده است. واجد شرایط بودن مهم است. اگر شرایط لازم را نداشته باشی (مثل مدرک تحصیلی یا سابقه کار)، قطعا به مصاحبه دعوت نمی‌شوی، اما به‌محض اینکه وارد اتاق مصاحبه‌شدی، این پیش نیازها اهمیت خود را از دست می‌دهند. شخصیت تو، اینکه تو که هستی، اهمیت پیدا می‌کند.  مدیر استخدام به طرز فکر تو، نحوه صحبت کردنت یا تصویری که از این فرصت شغلی ترسیم می‌کنی بیشتر اهمیت می‌دهد. به‌همین خاطر است که کسی را انتخاب می‌کنند که در این زمینه‌ها مهارت داشته باشد. در نهایت، ممکن است به خودشان بگویند: «من او را به خاطر مهارت در حمل‌ونقل بین‌المللی استخدام کردم»، اما حقیقت چیز دیگری است. مدیران، کسی را استخدام می‌کنند که باعث شود «خوب به‌نظر بیایند». این نکته را در هر مصاحبه‌ای به یاد داشته باش. تو آنجا نیستی که او را خوشحال یا راضی کنی، تو آنجایی تا ثابت کنی که به رشد آنها کمک خواهی کرد. چگونه این ادعا را ثابت می‌کنی؟ از طریق سوالات هوشمندانه، اظهارنظرهای بالغانه درباره چالش‌ها و فرصت‌هایی که در آن سازمان وجود دارد و با اعتماد به نفس.

به‌همین علت باید در مصاحبه «حضور» داشته باشی. اگر خودت در مصاحبه باشی و فکرت جای دیگری باشد (مثلا درحال انتقاد از عملکردت باشی)، هرگز به‌یاد نخواهی ماند.  برای آنکه در ذهن مدیر استخدام بمانی از زمانی که در اختیار داری استفاده کن و سوال بپرس. درباره شغل مربوطه، چالش‌ها و مشکلات آنها بپرس. از خودت و دستاوردهایت نگو. او به این مسائل اهمیت نمی‌دهد. او مشکلاتی دارد که امیدوار است برای آنها راه‌حلی داشته باشی.

پس از مصاحبه چه اتفاقی می‌افتد؟ مدیر هرروز باید انبوهی از اطلاعات را به ذهن بسپارد. بحرانی در شرکت پیش آمده که باید به آن رسیدگی کند. باید با پنج نفر تماس بگیرد. به ایمیل‌ها پاسخ دهد. در راه خانه در ترافیک گیر می‌افتد. از یک‌جایی به بعد ذهنش خسته می‌شود و احتمالا مکالمه‌اش با تو را به کلی فراموش می‌کند. شب که سرش را روی بالش می‌گذارد، احتمالا حتی اسمت را هم یادش رفته.

پس باید دوباره به حافظه او برگردی. چطور؟ از طریق پیگیری پس از مصاحبه.  پس از مصاحبه، یک ایمیل کوتاه و فوری (موسوم به ایمیل تشکر) برایش بفرست و چند روز پس از مصاحبه نیز یک نامه دست‌نوشته، از طریق پست برایش ارسال کن. نوشتن ایمیل تشکر ساده است:  «جیمز عزیز،  از اینکه فرصتی در اختیارم قرار دادید تا درباره جایگاه شغلی مسوول هماهنگی بازاریابی صحبت کنیم، سپاسگزارم. از گفت‌وگوهایی که درباره برآورد فروش و بچه قورباغه داشتیم واقعا لذت بردم. مشتاق گفت‌وگوهای بیشتر هستم.

چرا در ایمیلت به بچه قورباغه اشاره کردی؟  هدف اصلی از ارسال ایمیل پیگیری، این است که مدیر استخدام تو را به یاد بیاورد. باید کاری کنی که از نظر ذهنی به اتاق مصاحبه برود و گفت‌وگوها را به‌خاطر آورد. جیمز در آن جلسه به‌طور اتفاقی به این موضوع اشاره کرده که آخر هفته پیش، فرزندانش را به دریاچه برده تا بچه قورباغه بگیرند.  حتما تو هم از او سوالاتی پرسیدی، مثلا: «چند مدت آنها را نگه می‌دارید؟ چه غذایی به آنها می‌دهید؟» با پرسیدن این سوالات، هم درباره بچه قورباغه اطلاعات کسب کردی و هم توانستی در برخورد اول، بهترین ذهنیت را در جیمز ایجاد کنی.  توانایی تو در شرکت در یک گفت‌وگوی غیرکاری، در تصمیم‌گیری جیمز تاثیر خواهد گذاشت، درست مثل مهارتت در زمینه بازاریابی.

چند روز بعد، جیمز نامه‌ات را دریافت می‌کند:

«جیمز عزیز، باز هم ممنونم که روز سه‌شنبه، وقتتان را در اختیارم گذاشتید. به‌خصوص از توضیح مفصلی که درباره فرآیند اکستروژن پلاستیک دادید، سپاسگزارم. خوشحال می‌شوم اگر برای فصل پاییز به گروه شما بپیوندم و پایگاه داده‌های مشتری را بازسازی کنم.اگر چیزی نیاز داشتید، در خدمتم.»  در نامه‌ات از کلی‌گویی بپرهیز چون کلی‌گویی کمک نمی‌کند که جیمز تو را به‌یاد بیاورد. وقتی به جزئیات اشاره می‌کنی، او به خوبی به یاد می‌آورد که تو که بودی و درباره چه صحبت کردی. همین دو نامه ممکن است جیمز را ترغیب کند که گوشی را بردارد، با مسوول منابع انسانی تماس بگیرد و از او بخواهد که برای مصاحبه دوم با تو تماس بگیرند. قطعا عملکرد تو در مصاحبه موفقیت‌آمیز بوده، اما در نهایت، این دو نامه باعث شدند شغل را به دست بیاوری. پیگیری پس از مصاحبه از خود مصاحبه مهم‌تر است. آن را دست کم نگیر.