چهار راز برای اجرایی کردن ایده

مترجم: آناهیتا جمشیدنژاد منبع: Forbes : محلی برای رهبری سازمانی دور از دفتر اصلی (off-site) که به خوبی طراحی شده باشد، مکان فوق‌العاده‌ای برای گردآوری ایده‌های بزرگی است که می‌توانند کسب‌و‌کار شما را رشد دهند. شما یک سخنگو می‌آورید، بحث عمیقی را پیش می‌گیرید و یک تجزیه‌و‌تحلیل انجام می‌دهید اما ناگهان همه چیز تیره و تار می‌شود. مردم آنچه را از دست داده‌اند یا آنچه منجر به عقب افتادن آنها می‌شود، می‌بینند.

متاسفانه، به محض اینکه افراد این رخداد را ترک می‌کنند، این ایده شروع به محو شدن می‌کند و حتی کسانی که وظایف برنامه‌ریزی شده را تکمیل می‌کنند، ممکن است این ایده‌ بزرگ را فراموش کنند. ممکن است مدیران در مورد دیدگاه خود در پیاده‌سازی ایده‌ها دقیق و سختگیر باشند؛ اما هنوز درمی‌یابند که فرآیند «اجرا» به شدت متفاوت است؛ این در حالی است که کسب‌و‌کارشان را به خطر می‌اندازند و اعتماد و اطمینان در تیم را مخدوش می‌کنند. این سوال که «آیا می‌خواهیم یکی دیگر از این جلسات را داشته باشیم که همه افراد برای چیزهایی در آن ثبت‌نام می‌کنند و سپس هیچ‌کس هیچ کاری را انجام نمی‌دهد» تبدیل به یک پرسش بسیار معمول شده است. به‌عنوان یک رهبر سازمانی، ممکن است وسوسه شوید تا همه چیز را رها کنید. ممکن است فکر کنید که می‌شود به افراد حرفه‌ای برای به انجام رساندن فعالیت‌های مورد توافق‌شان تکیه کرد، درست است؟ آیا واقعا باید دست آنها را بگیرید؟

خب تا اندازه‌ای جواب این سوال به دو دلیل مثبت است. اول اینکه علم مغز و اعصاب نشان می‌دهد که دیدگاه‌های جدید شکننده و آسیب‌پذیر هستند. در مقاله‌ای که توسط مجله فوربس منتشر شد، دیوید راک و جفری اسوارتز نشان می‌دهند که وقتی یک ایده جدید ظهور می‌کند، بی‌شکل، بی‌نظم و ضعیف است بنابراین به خاطر سپردن آن نسبت به هر چیز آشنایی دشوارتر است. آنها توضیح می‌دهند که یک تجربه جذاب (مانند یک

off-site) راهی فوق‌العاده برای گردآوری ایده‌ها و ارتباطات جدید در مغز است. اما برای تبدیل این ارتباطات جدید به فعالیت‌های تکرارپذیر، آنها باید دوباره فعال شوند تا مسیرهای عصبی (neural pathway) در تفکر و تصمیم‌گیری روزانه تعبیه شوند. راک و اسوارتز به این فرآیند به‌عنوان افزایش «میزان توجه» اشاره دارند که به یک ایده جدید داده می‌شود. آنها می‌نویسند «در طول زمان، صرف توجه کافی به هر ارتباط مغزی خاص، مدار مغزی مربوطه را باز و به شدت پویا نگه می‌دارد.» آنها می‌افزایند: «این مدارها در نهایت می‌توانند نه تنها به پیوندهای شیمیایی، بلکه به تغییرات با ثبات و فیزیکی در ساختار مغز تبدیل شوند.» دلیل دومی که افراد شما نیاز به حمایت بیشتری برای پیگیری دارند حجم خالص اطلاعاتی است که باید هر روز از نظر ذهنی دسته‌بندی و مرتب کنند؛ مانند درخواست‌ها، هشدارها، معرفی‌ها، اعلان‌ها و فهرست‌ها. شلوغی‌های مداوم می‌توانند حتی شایسته‌ترین سیستم کارمندان برای مدیریت تعهدات را با مشکل مواجه کنند.

با فرض این دو عامل، می‌توانید با تغییر دیدگاه‌تان از نقش‌ خود به‌عنوان یک رهبر سازمانی، کارآیی اجرایی تیم خود را افزایش دهید. به‌جای اینکه یک کارفرما باشید یا به اقدامات ضعیف اجازه دهید تا نتایج را تحلیل ببرند، می‌توانید با استفاده از فعالیت‌های ساده برای فعال کردن دوباره دیدگاه‌هایی که واقعا مهم هستند، به خودتان به‌عنوان معمار تمرکز و توجه تیم‌تان فکر کنید. در اینجا چهار روش برای شروع ارائه شده است:

۱. دیدگاه‌ها را بدون وقفه و از روش‌های واضح و روشن مستندسازی کنید. منتظر نمانید تا جلسه مذکور یا off-site پایان یابد. در عوض، زمانی را نزدیک به پایان جلسه برای بازتاب صحبت‌ها اختصاص دهید تا دیدگاه‌های کلیدی اخذ و قدم‌های بعدی را برنامه‌ریزی کنید. تلاش کنید یک قالب برنامه‌ریزی پروژه را به اشتراک بگذارید.

۲. در مورد سیستم شخصی‌تان برای مدیریت توجه و تعهدات سختگیر باشید. اگر قصد افزایش میزان توجه تیم‌تان را دارید، باید مدیریت تمرکزتان را فعالانه به عهده بگیرید. چندین روش ارزشمند و در دسترس وجود دارند. به‌عنوان مثال، کتاب «هنر مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری» نوشته دیوید الن به‌طور واضح برای کمک به مدیریت جریان اطلاعات طراحی شده است. کلید این امر داشتن یک روال شخصی برای هدایت عامدانه توجه شما به مسائل مهم و پیروی از آن است. داشتن سیستم خودتان به شما کمک می‌کند تا انتخاب کنید چگونه توجه تیم‌تان را هدایت کنید و انتظاراتی را تعیین کنید که سیستم‌های مشابه داشته باشند. این روش همچنین تنها راهی است که شما و تیم‌تان می‌توانید تعهداتی ایجاد کنید که می‌دانید می‌توانید آنها را حفظ کنید.

۳. افراد را وادار به تفکر عمیق‌تر کنید. در جلسات تیمی یا در جلسات رودررو و حتی زمانی که از کنار کسی در راهرو راه می‌روید، تلاش کنید تا سوالاتی بپرسید که افراد را وادار به تفکر عمیق‌تر در مورد یک ایده بزرگ کنید. «وقتی به داده‌های بازار خارجی نگاه می‌کردید، متوجه چه چیزی شدید؟» «هدف شما از برقراری این تماس برای فروش چیست؟»، «مشتریان جدید چه کسانی هستند؟» از آنها بپرسید که این ایده برای آنها به چه معناست و چگونه می‌تواند در عمل به کار برده شود. به‌عنوان یک رهبر سازمانی، سوالاتی که شما می‌پرسید به تیم‌تان اجازه می‌دهد تا انتظارات شما و نحوه آمادگی برای بحث با شما را بداند.

۴. به ضرب‌الاجل‌های هر فرد توجه کنید. اغلب اوقات ضرب‌الاجل‌ها می‌آیند و می‌روند و هیچ‌کس آنها را یادآور نمی‌شود. متاسفانه این امر این سیگنال را ارسال می‌کند که این پروژه یا وظیفه مهم نیست. در مقابل، اگر متوجه شدید که چه زمانی یک مساله کلیدی مطرح می‌شود، می‌توانید از افراد مربوطه در مورد نحوه پیشروی کار بپرسید، در مورد چالش‌ها و تاخیرها کار کنید یا از کارمندان برای اجرای قوی تشکر کنید. انجام این کار این ایده را تقویت می‌کند که شما توجه لازم را به خرج می‌دهید و اهمیت مشارکت همه را می‌رساند. تشخیص زمانی که کسی اولین گام مهم را برمی‌دارد یا نشانه‌های تلاش واقعی برای تغییر را نشان می‌دهد، می‌تواند تفاوت شگرفی ایجاد کند؛ به‌خصوص زمانی که آنها در حال یادگیری عادات جدید هستند این مساله اهمیت ویژه‌ای می‌یابد. در وهله اول، ممکن است تصور کنید که پذیرش این چهار عادت به قیمت وقت ارزشمند (و محدود) شما تمام خواهد شد. اما اگر تلاشتان را بکنید، به نظر من درخواهید یافت که آنها بازده هر دیدگاهی که تیم‌تان توسعه می‌دهد را افزایش می‌دهند. آیا وقتی به تیم‌مان می‌گوییم می‌خواهیم کمتر کار کنیم و بازدهی بالاتری به‌دست آوریم، منظورمان همین نیست؟