مزایا و معایب نظارت بر کارکنان دورکار

مترجم: مرتضی ایراندوست منبع: HR Magazine سازوکارهای دورکاری و کار ترکیبی، همچنان باعث تغییر شکل رویکرد کارفرماها نسبت به مدیریت عملکرد می‌‌‌شوند. بسیاری از سازمان‌ها برای کمک به نظارت بر کارکنان خارج از محل کار، به فناوری روی آورده‌‌‌اند.

خواه یک کارفرما به‌‌‌سادگی یادداشت بردارد که چه زمانی کارکنان دورکارش در پلت‌فرم‌‌‌هایی مانند «تیمز» یا «اسلک» در دسترس هستند، یا از نرم‌‌‌افزارهای پیچیده‌‌‌تری برای ردیابی لمس کلیدهای صفحه کیبورد آنها و سایر فعالیت‌‌‌هایشان استفاده کند، نظارت بر کارکنان دورکار مزایا و معایب خود را دارد. کارفرماها باید خطرات قانونی مربوطه را درک و ارزش چنین اقداماتی را با تاثیر بالقوه‌‌‌‌‌‌ای که بر روحیه کارکنان خواهد داشت متعادل کنند. در ادامه به نکاتی اشاره خواهد شد که کارفرماها باید هنگام بررسی و تجدید‌نظر در سیاست‌‌‌های دورکاری خود در نظر بگیرند.

 مزایای نظارت بر کارکنان

ریسا بوئرنر، وکیل شرکت «فیشر فیلیپس» در فیلادلفیا می‌‌‌گوید: «با افزایش چشمگیر سازوکارهای دورکاری از زمان شروع همه‌گیری - و جذابیت این سازوکارها تا به امروز - بسیاری از کارفرماها به دنبال راه‌‌‌هایی برای نظارت بر بهره‌‌‌وری و اطمینان از در دسترس بودن کارکنان در ساعات کاری هستند.» اما فناوری چگونه می‌تواند کمک کند؟ «امبر کلایتون»، مدیر ارشد «مرکز دانش منابع انسانی SHRM»، به این نکته اشاره می‌‌‌کند که کارفرماها می‌توانند از سیستم‌‌‌هایی برای ردیابی زمان مولد و غیرمولد، در زمانی که کارمندان از راه دور کار می‌‌‌کنند استفاده کنند. به عنوان مثال، یک سیستم نظارتی می‌تواند تشخیص دهد که آیا یک کارمند در حال انجام وظایف غیرمرتبط با شغل خود مانند گشت و گذار در وب است یا کارهایی که باید آخر هفته انجام دهد. نظارت همچنین می‌تواند برای اهداف زمان‌‌‌سنجی، به‌‌‌ویژه برای کارکنانی که به صورت ساعتی کار می‌‌‌کنند مفید باشد. «برنت سج»، وکیل فیشر فیلیپس در دالاس، توضیح می‌‌‌دهد که سیستم‌‌‌های دقیق می‌توانند به رفع مشکلات بالقوه دستمزد و ساعت کار که ممکن است کارمندان هنگام دورکاری با آن مواجه شوند، کمک کنند.

سج به مزایای بیشتر زیر اشاره می‌‌‌کند:

  افزایش مسوولیت‌‌‌پذیری: هنگامی که کارکنان از نظارت مطلع باشند، در مورد نحوه گذراندن زمان «هنگام کار» بیشتر حواس خود را جمع می‌‌‌کنند و به انجام رفتارهایی که سیاست‌‌‌های محیط کار را نقض می‌‌‌کند، تمایل کمتری دارند. به این ترتیب، نظارت می‌تواند به کارمندان کمک کند تا روی کار خود تمرکز داشته باشند و عواملی که موجب حواس‌‌‌پرتی آنها می‌شود را مدیریت کنند.

  بهبود فرآیند: بسیاری از راه‌حل‌‌‌های نظارتی، تجزیه و تحلیل قوی فراتر از نظارت مستقیم بر کارکنان را ارائه می‌‌‌کنند.

  بازخورد عملکرد مفید: داده‌‌‌های جمع‌‌‌آوری‌‌‌شده توسط راه‌‌‌حل‌‌‌های نظارتی می‌تواند تصویری جامع از مشارکت‌‌‌های یک کارمند را ترسیم کند.

  مدیریت حجم کار: بسیاری از راه‌حل‌‌‌های نظارتی، هنگامی‌‌‌که به درستی مورد استفاده قرار می‌‌‌گیرند، می‌توانند به مدیران در شناسایی زمانی که کارمند بیش از حد کار می‌کند و ممکن است در معرض فرسودگی شغلی باشد، کمک کنند.

معایب نظارت بر کارکنان

  اطاعت کردن پیچیده است:  بوئرنر خاطرنشان می‌‌‌کند که کارفرماها باید به قوانین حفظ حریم خصوصی کارکنان توجه داشته باشند. او هشدار می‌‌‌دهد کارفرماهایی که بر کارکنان نظارت می‌‌‌کنند، ممکن است به‌‌‌طور ناخواسته اطلاعات شخصی مانند عضویت کارمند در یک طبقه محافظت شده یا شرکت در فعالیت‌‌‌های بعد از ساعات کاری را به دست آورند. در نتیجه به گفته بوئرنر، کارفرماها باید دامنه نظارت خود را محدود کنند؛ حتی زمانی که صراحتا در قانون، الزامی مطرح نشده باشد.

  کاهش بهره‌وری:  علاوه بر کاهش خطرات قانونی، شفافیت به آرامش ذهن کارکنان بدبین کمک می‌‌‌کند. به طور اجتناب‌ناپذیری، برخی از کارمندان در برابر نظارت مقاومت می‌‌‌کنند. اگر آنها فکر کنند از نزدیک تحت نظارت یا مدیریت خرد هستند، حتی ممکن است بهره‌‌‌وری کمتری داشته باشند. در این موارد، ارتباطات پیشگیرانه می‌تواند باعث قوت قلب آنها شود و به بازگشت کارکنان به روال کاری عادی کمک کند. کلایتون می‌‌‌گوید: «کارفرماها باید دلیل استفاده از یک سیستم نظارت الکترونیک و اینکه چه کاری انجام می‌‌‌دهد و نحوه استفاده از آن را بیان کنند.» او توصیه می‌‌‌کند که کارفرماها مطمئن شوند که کارمندان درک می‌‌‌کنند این سیستم برای نظارت بر کارهایی که در زندگی شخصی افراد انجام می‌شود، در نظر گرفته نشده است. به همین ترتیب، سج پیشنهاد می‌‌‌کند که کارفرماها باید از به‌‌‌کارگیری یک سیاست حفظ حریم خصوصی که نوع داده‌‌‌های جمع‌آوری شده را افشا می‌‌‌کند، فراتر بروند. او می‌‌‌گوید در حالی که به‌‌‌کارگیری و به اشتراک‌‌‌گذاری چنین سیاستی شروع خوبی محسوب می‌شود، با این حال کارفرمایی که شفاف‌‌‌تر است و دلیل نظارتش را توضیح می‌‌‌دهد، نسبت به کارفرمایی که رویکرد «همینی که هست» را در پیش می‌گیرد، با مقاومت کمتری از سمت کارکنان مواجه می‌شود.

  یک نسخه برای همه مناسب نیست:  از آنجا که هر محیط و فرهنگ محیط کاری با یکدیگر متفاوت است، استفاده از فناوری برای نظارت بر بهره‌‌‌وری ممکن است برای برخی از مشاغل مفید باشد، اما برای برخی دیگر نباشد. خبر خوب این است که کارفرماها می‌توانند بهره‌‌‌وری، عملکرد و مشارکت کارکنان را به روش‌‌‌های مختلف ارزیابی کنند.  کلایتون توضیح می‌‌‌دهد که بسیاری از مدیران، ارزیابی‌‌‌های منظم را با کارکنان دورکار، چه از طریق تلفن و چه از طریق تماس تصویری برنامه‌‌‌ریزی می‌‌‌کنند.

برخی از مدیران از کارمندان می‌‌‌خواهند پروژه‌‌‌ها یا وظایفی را که روی آنها کار می‌کنند مستند کنند.  برخی دیگر از سیستم نرم‌‌‌افزاری زمان‌‌‌سنجی استفاده می‌‌‌کنند که کارکنان دورکار را ملزم به ثبت ساعت ورود و خروج می‌‌‌کند. بوئرنر می‌‌‌گوید اگر هدف حافظت از داده‌‌‌های محرمانه و اسرار تجاری باشد، کارفرماها می‌توانند کنترل‌‌‌های امنیتی را در نظر بگیرند که توانایی کارمندان را برای ذخیره، کپی یا چاپ داده‌‌‌های حساس محدود می‌‌‌کند. این کار به حفاظت از اطلاعات محرمانه شرکت، بدون نیاز به نظارت، کمک می‌‌‌کند.

نکته کلیدی این است که همچنان تمرکز روی معیارهای عملکرد را حفظ کنید. سج می‌‌‌گوید، احتمال اینکه کارکنان دورکار به مجموعه نظارتی که عملکردشان را تجزیه و تحلیل می‌‌‌کند اعتراض کنند، بسیار کمتر از این است که مجبور باشند کل ساعات کاری، از طریق وب‌‌‌کم قابل مشاهده باشند. در اصل، هر دو این رویکردها، به یک نگرانی کارفرما می‌‌‌پردازند: تضمین داشتن یک نیروی کار بهره‌‌‌ور.