شکلگیری ترویج فرهنگ به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا در سازمان
نقش حیاتی مدیران ارشد اطلاعات
با این همه اجرای سیاست حفظ و پنهان‌‌‌‌سازی اطلاعات و دیتا در سطوح بالای سازمان به رده‌‌‌‌های پایین نیز تسری پیدا کرد و درنتیجه هرکدام از بخش‌‌‌‌ها و تیم‌‌‌‌های کاری فعال در سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌‌‌‌کوشیدند تا اطلاعات و دیتایی که به دست می‌‌‌‌آوردند و در اختیار داشتند را نزد خود نگه‌‌‌‌دارند و تمایلی برای به اشتراک‌‌‌‌گذاری آنها با سایر بخش‌‌‌‌های سازمان از خود نشان نمی‌‌‌‌دادند.
در نتیجه ما شاهد شکلگیری فرهنگ پنهان‌‌‌‌سازی و انحصار اطلاعاتی در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها در سراسر جهان بوده و هستیم به طوری که مدیران و کارکنان تمام تلاششان را صورت می‌دهند تا نه فقط رقبا بلکه همکاران و سهامداران نیز نتوانند به‌‌‌‌طور کامل به اطلاعاتی که آنها در اختیاردارند دسترسی پیدا کنند و از آن بهره ببرند.
با این همه، دگرگونی‌‌‌‌های سریع و شگفت‌‌‌‌انگیز روی‌‌‌‌داده در عرصه تولید و تبادل اطلاعات که از آن با عنوان «دگرگونی دیجیتال»یاد می‌شود، موجب شده تا ذهنیت و سیاست مخالف به اشتراک‌‌‌‌گذاری اطلاعات و دیتا تا حد زیادی تغییر کند و جای خود را به فرهنگ به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا بدهد.
نتایج تحقیق اخیر موسسه پژوهشی گارتنر نشان داده که در حال حاضر موضوع به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا به‌‌‌‌عنوان یکی از شاخص‌‌‌‌های کلیدی عملکرد شرکت‌ها و تیم‌‌‌‌های کاری شناخته می‌شود و تاثیر بسیار زیادی بر بهبود شاخص‌‌‌‌های دیگری همچون جلب مشارکت و اعتماد سهامداران، جذب هرچه بیشتر شرکای کاری به همکاری‌‌‌‌های بیشتر و ارزش‌‌‌‌آفرینی صنعتی و اجتماعی برای سازمان‌ها و شرکت‌ها دارد.
براساس نتایج این تحقیق که به سرپرستی پروفسور لیدیا کلاگرتی جونز انجام شد، مدیران ارشد اطلاعاتی شرکت‌هایی که نگاه ویژه‌‌‌‌ای به موضوع به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا در درون سازمان دارند و آن را به‌‌‌‌عنوان اولویت اصلی سیاستگذاری‌‌‌‌ها و برنامه‌‌‌‌ریزی‌‌‌‌های اطلاعاتی‌‌‌‌شان در نظر می‌‌‌‌گیرند، توانسته‌‌‌‌اند درزمینه ارزش‌‌‌‌آفرینی برای سازمان و افزایش بازگشت سرمایه‌گذاری موفق‌‌‌‌تر عمل
کنند و این شاخص‌‌‌‌ها را به میزان قابل‌‌‌‌توجهی بهبود ببخشند.
پروفسور جونز در این مورد می‌‌‌‌گوید: «وقتی شما به‌‌‌‌عنوان یک مدیر ارشد اطلاعات، یک مدیر میانی در بخش منابع انسانی یا تحقیق و توسعه یا حتی به‌‌‌‌عنوان یک کارمند بخش روابط عمومی یا بازاریابی می‌‌‌‌کوشید تا دیتایی را که در اختیاردارید با همکارانتان در سایر بخش‌‌‌‌ها به اشتراک بگذارید، آنگاه خواهید توانست به تحلیل‌‌‌‌های بهتر و جامع‌‌‌‌تری از آن دیتا دست پیدا کنید و از این طریق ارزش‌‌‌‌آفرینی بیشتری برای آن دیتا داشته باشید. این دقیقا همان اتفاقی است که در سازمان‌های دارای فرهنگ به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا روی می‌دهد و باعث می‌شود تا دارندگان دیتا در آنها از قدرت و نفوذ بیشتری برخوردار باشند.
درواقع، در چنین سازمان‌هایی، دیتا نقشی پررنگ‌‌‌‌تر و موثرتر در ایجاد و تقویت روابط و پیوندها در میان کارکنان، بین مدیران و کارکنان و بین شرکت و مشتریان و سهامدارانش بازی می‌کند و تمام این‌‌‌‌ها مدیون وجود فرهنگ به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا در چنین سازمان‌هایی است.»
به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا را با اهداف کلان سازمان پیوند بزنید
درگذشته رویه غالب در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها براساس «سیلوهای‌دیتا» شکل‌‌‌‌گرفته بود که بر این اساس، حجم عظیمی از دیتا جمع‌‌‌‌آوری و نگهداری می‌‌‌‌شد و به‌‌‌‌عنوان یک دارایی معنوی ارزشمند با آن برخورد می‌‌‌‌شد که شرکت‌ها فقط زمانی اقدام به افشای این دیتا می‌‌‌‌کردند که دلیل موجه و قانع‌‌‌‌کننده‌‌‌‌ای برای این کار پیدا می‌‌‌‌کردند.
امروزه اما چنین رویکردی در قبال دیتا جواب نمی‌‌‌‌دهد به‌‌‌‌ویژه از آن جهت که دوره ارزشمندی و قابل‌‌‌‌استفاده بودن دیتا به‌‌‌‌شدت کوتاه‌‌‌‌تر و محدودتر شده و در صورت عدم‌استفاده سریع و کامل از دیتای جمع‌‌‌‌آوری‌‌‌‌شده، آن دیتا خاصیت و اثربخشی خود را از دست خواهد داد و تمام تلاش و هزینه‌‌‌‌ای که برای جمع‌‌‌‌آوری آن صرف شده بر باد خواهد رفت. علاوه بر این، شرایط کنونی دنیای کسب و کار به‌‌‌‌گونه‌‌‌‌ای تغییریافته که موجب شده تا دیتایی که در اختیار یکی از بخش‌‌‌‌های سازمان قرار دارد فقط برای آن بخش کارآیی و اثربخشی ندارد بلکه سایر بخش‌‌‌‌های سازمان نیز این توانایی را دارند از آن دیتا سود ببرند و از طریق دسترسی پیدا کردن به آن دیتا بتوانند به اهداف خود به شکل بهتری دست پیدا کنند.
امروزه موفق‌‌‌‌ترین و موثرترین مدیران ارشد اطلاعات کسانی هستند که لزوم به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا را فقط به تحقق اهداف فناوری اطلاعات محدود نمی‌‌‌‌کنند بلکه معتقدند با استفاده از به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا بین واحدها و بخش‌‌‌‌های مختلف سازمان می‌توان هم تجربیات بهتری را برای مشتریان رقم زد، هم درزمینه بهینه‌‌‌‌سازی هزینه‌‌‌‌ای عملکرد بهتری داشت، هم درآمدزایی بیشتر و پایدارتری داشت و هم قوانین و مقررات را به نحو بهتری رعایت کرد. علاوه بر این، سازمان‌ها و شرکت‌هایی که در راستای ایجاد و تثبیت فرهنگ به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا گام برمی‌‌‌‌دارند این توانایی را دارند تا عملکرد درخشان‌‌‌‌تری درزمینه دگرگونی دیجیتال که به‌‌‌‌طور حتم آینده گریزناپذیر تمام سازمان‌ها و شرکت‌هاست داشته باشند. در این حالت، دیتا در سازمان فقط یک دارایی ارزشمند برای بخش IT یا رهبری سازمان محسوب نمی‌شود بلکه ابزاری موثر و کاربردی برای کلیت سازمان است که این امکان را به تمام مدیران و کارکنان می‌دهد تا به شکل روشن‌‌‌‌تر و مطمئن‌‌‌‌تری اقدام به تصمیم‌گیری و اجرا کنند و پشتوانه اصلی آنها در این تصمیم‌گیری‌‌‌‌ها و برنامه‌‌‌‌ریزی‌‌‌‌ها هم تمام دیتایی است که در اختیار بخش‌‌‌‌های مختلف سازمان است.
پروفسور جونز در این مورد می‌‌‌‌گوید: «یک پیوند قوی و مستحکم بین ارزش‌‌‌‌آفرینی از طریق دیتا و موفقیت درزمینه دگرگونی دیجیتال وجود دارد و پیش‌‌‌‌نیاز این ارزش‌‌‌‌آفرینی و موفقیت درزمینه دگرگونی دیجیتال این است که گفت‌وگوها و تبادل‌‌‌‌نظر درباره راه‌‌‌‌های تحقق دگرگونی دیجیتال در درون سازمان با کمک دیتا و به اشتراک‌‌‌‌گذاری حداکثری اطلاعات گسترش یابد و در تمام بخش‌‌‌‌های سازمان به‌‌‌‌صورت جدی دنبال شود و این‌‌‌‌گونه است که می‌توان به ترویج فرهنگ به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا و ارزش‌‌‌‌آفرینی مبتنی‌بر دیتای اشتراکی امیدوار بود.»
برای غلبه بر موانع موجود در مسیر به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا گفت‌وگو کنید
باوجود تمام مزایا و تاثیرگذاری‌‌‌‌های مثبتی که تا اینجا درباره ضرورت و پیامدهای به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا گفته شد باید دانست که موانع و محدودیت‌های بسیاری در مسیر ایجاد و تقویت فرهنگ به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا و مدیریت نوین دیتا وجود دارد که عبور از آنها به‌‌‌‌سادگی امکان‌‌‌‌پذیر نیست.
وجود ساختارهای سازمانی بدون انعطاف، ریسک‌‌‌‌های امنیتی، ممنوعیت‌‌‌‌های قانونی و ناکافی بودن ابزارها و فناوری‌‌‌‌های ویژه به اشتراک‌‌‌‌گذاری هدفمند و هوشمند دیتا باعث می‌شود تا این روند به‌‌‌‌کندی
پیش رفته و آن‌‌‌‌چنان‌‌‌‌که بایدوشاید گسترش پیدا نکند. به عقیده بسیاری از کارشناسان و صاحب‌‌‌‌نظرانی که تردیدی در مورد اهمیت و ضرورت فراوان ترویج فرهنگ به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا ندارند، باید در این زمینه هوشیارانه عمل کرد و به‌‌‌‌جای تمرکز روی خود دیتا روی نتایج حاصل از به اشتراک‌‌‌‌گذاری بهینه آن و فرصت‌‌‌‌های ارزشمند و بی‌‌‌‌نظیری که از این طریق می‌تواند نصیب شرکت‌ها شود، تمرکز کرد.
در این میان، تاکید بر گفت‌وگو و تعامل بر سر دیتا و لزوم سهیم کردن دیگران در دیتای موجود می‌تواند گره‌‌‌‌گشا باشد و باعث شود تا بخش عمده مخالفت‌‌‌‌ها و مقاومت‌‌‌‌ها در برابر به اشتراک‌‌‌‌گذاری آزاد دیتا از بین برود و این جزو وظایف جدید و مهم مدیران ارشد اطلاعات سازمان‌هاست که با تمام مدیران و کارکنان سازمان به گفت‌وگو بنشینند و آنها را نسبت به لزوم مشارکت در این فرآیند توجیه و تشویق کنند.
یکی از راهکارهای موفقیت مدیران ارشد اطلاعات در اینجا این است که آنها به‌‌‌‌جای متمرکز شدن روی این موضوع که به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا امری پرخطر و ریسکی نیست باید بکوشند تا به مدیران و کارکنان شرکت‌ها و سازمان‌ها بقبولانند که ریسک‌‌‌‌ها و خطرات ناشی از عدم به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا بسیار بیشتر از خطرات احتمالی ناشی از به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتاست. درواقع، امروزه دیتا دارای چنان تاثیر فوق‌‌‌‌العاده و تعیین کننده‌‌‌‌ای بر موفقیت‌‌‌‌های سازمان‌ها و شرکت‌هاست که هرگونه غفلتی درزمینه عدم‌بهره‌‌‌‌گیری حداکثری از دیتای موجود و از دست رفتن فرصت‌‌‌‌های ارزشمند مربوط به آن می‌تواند موجب شکست و نابودی شرکت‌ها یا ناتوانی آنها در کارزار سخت رقابت شود. بنابراین، لازم است که مباحث شفاف و گفت‌وگوهای درون‌‌‌‌سازمانی با محوریت لزوم به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا صورت پذیرد و طی آنها موافقان و مخالفان به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا در درون سازمان با هم گفت‌وگو و تبادل‌‌‌‌نظر کنند و به بحث در مورد موضوعاتی همچون نیازهای تاکتیکی سازمان در برابر نیازهای استراتژیک، لزوم رعایت مقررات در برابر پیامدهای مثبت ناشی از نوآوری‌‌‌‌ها، اهمیت و ضرورت دسترسی آزاد به دیتا در برابر امنیت دیتا بپردازند و از طریق همین تعاملات و متقاعدسازی‌‌‌‌هاست که می‌توان به‌‌‌‌تدریج موانع و مقاومت‌‌‌‌ها در برابر به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا درون سازمان‌ها و شرکت‌ها را در هم شکست.
سواد دیتایی مدیران و کارکنانتان را افزایش دهید
بهبود سواد دیتایی مدیران و کارکنان سازمان از دیگر ضرورت‌‌‌‌های کلیدی برای پیشبرد اهداف مرتبط با به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا به‌‌‌‌حساب می‌‌‌‌آید و این موضوع باید جزو اولویت‌‌‌‌های اصلی مدیران ارشد اطلاعات در سازمان‌ها و شرکت‌ها قرار گیرد.
تجربه نشان داده که وقتی تمام مدیران و کارکنان یک سازمان به یک‌‌‌‌شکل و با دیدی مشترک به موضوع دیتا و اهمیت و تاثیرگذاری آن بر سازمان نگاه کنند و زبان مشترک و قابل‌‌‌‌فهمی درزمینه دیتا در تمام سازمان رواج داشته باشد،
آنگاه می‌توان امیدوار بود افراد برخورد منطقی‌‌‌‌تر و مثبت‌‌‌‌تری در قبال به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتایی که در اختیاردارند با دیگران داشته باشند و زبان همدیگر را وقتی که در مورد دیتا صحبت می‌کنند بفهمند.
بر این اساس لازم است که سواد دیتایی مدیران سازمان اعم از مدیران ارشد و رهبران سازمان و مدیران میانی و همچنین کارکنان بخش‌‌‌‌های مختلف سازمان ارتقا یابد تا از این طریق بتوان تصمیمات دیتا محور و هوشمندانه‌‌‌‌ای گرفت و از دیتا برای تحقق اهداف سازمانی و ارزش‌‌‌‌آفرینی سازمانی بهره برد.
در این میان، نقش مدیران ارشد اطلاعات نقشی کلیدی و حیاتی است؛ چراکه آنها هستند که می‌توانند برای بالا بردن سطح سواد دیتایی کارکنان و متقاعد ساختن آنها برای سهیم کردن دیگران در دیتایی که در اختیاردارند برنامه‌‌‌‌ریزی و اقدام کنند و از این طریق به از میان برداشته شدن موانع و مقاومت‌‌‌‌های موجود بر سر راه به اشتراک‌‌‌‌گذاری حداکثری دیتا در سازمان کمک شایانی کنند.
سه‌‌‌‌گام برای ایجاد فرهنگ به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا در سازمان
چه بخواهیم و چه نخواهیم باید این واقعیت را بپذیریم که تغییر نگرش مدیران و کارکنان از وضعیت مالکیت دیتا به وضعیت به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا یک‌‌‌‌شبه اتفاق نخواهد افتاد و باید برای ترویج فرهنگ به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا در تمام ارکان سازمان برنامه‌‌‌‌ریزی دقیق و موثری داشت.
در این میان، برداشتن گام‌‌‌‌هایی مشخص و موثر می‌تواند باعث تسریع و تسهیل این فرآیند شود که در ادامه به سه مورد از آنها اشاره خواهد شد:
گام اول: تعیین اولویت‌‌‌‌ها. یکی از چالش‌‌‌‌ها و گرفتاری‌‌‌‌های رایج در میان اغلب مدیران ارشد اطلاعاتی در سازمان‌ها و شرکت‌ها به پرمشغله بودن و تعدد وظایف کاری آنها مربوط می‌شود. به همین دلیل هم ضرورت دارد که این گروه از مدیران با برون‌‌‌‌سپاری و تفویض اختیارات خود به زیرمجموعه‌‌‌‌های خود تمام توجه خود را صرف بررسی و برنامه‌‌‌‌ریزی برای یافتن راه‌‌‌‌های بهینه‌‌‌‌سازی فرآیند به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا در سرتاسر سازمان و متقاعدسازی مدیران و کارکنان برای مشارکت در این فرآیند کنند و از طریق همین اولویت‌‌‌‌سنجی‌‌‌‌هاست که می‌توان ساختارهای سنتی مبتنی بر سیلوهای دیتایی و مالکیت بخشی و فردی بر دیتا را در هم شکست.
گام دوم: آماده‌‌‌‌سازی سازمان برای تحولات بزرگ. کنار گذاشتن تفکر مبتنی بر سیلوهای دیتا و حرکت به سمت الگوی به اشتراک‌‌‌‌گذاری حداکثری اطلاعات و داده‌‌‌‌ها به‌‌‌‌طور حتم یک تحول بزرگ و پر چالش است که به‌‌‌‌سادگی و به‌‌‌‌سرعت انجام‌‌‌‌شدنی نیست و به همین دلیل هم لازم است برای این تحول بزرگ بسترسازی فکری و فنی صورت پذیرد تا این اطمینان خاطر در ذهن تمام مدیران و کارکنان سازمان به وجود آید که فواید به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا بسیار بیشتر از ریسک‌‌‌‌ها و خطرات احتمالی آن است.
گام سوم: آگاهی بخشی درون‌‌‌‌سازمانی درزمینه قوانین و مقررات مرتبط با به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا.
بسیاری از کارکنان و حتی مدیران به این دلیل از پیوستن به فرآیند به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا خودداری می‌کنند که نگران پیامدهای قانونی و حقوقی ناشی از این کار هستند و علاقه‌‌‌‌ای به این ندارند که به خاطر به اشتراک گذاشتن دیتایی که در اختیاردارند مورد بازخواست قرار گیرند.
بنابراین لازم است که سواد حقوقی مدیران و کارکنان و آگاهی‌‌‌‌های آنها درزمینه مسائل مرتبط با افشای اطلاعات و به اشتراک‌‌‌‌گذاری دیتا ارتقا پیدا کند تا از این طریق از دغدغه‌‌‌‌ها و نگرانی‌های آنها در این زمینه کاسته شود.
