تاثیرات پیگیری بهره‌وری در تقویت کارکنان
بدون در اختیار داشتن اطلاعات و تجزیه و تحلیل کارهایشان، متوجه نمی‌شوید چه کارهایی برای اجتناب از صدمات احتمالی انجام دهید یا چه تغییراتی در کارها به‌وجود آورید. براساس نظرسنجی‌ها، کارمندان اداری فقط سه ساعت از هشت ساعت کاری را کار مفید انجام می‌دهند. پیگیری مدت زمان انجام کارها و دادن انگیزه باعث افزایش تمرکز کارمندان می‌شود همچنین میزان فعالیت‌های غیرتولیدی مانند جلسات و زمان‌های تفریح کاهش می‌یابد. اما بسیاری از کارکنان در برابر پیگیری‌ها احتمالا با احتیاط و حتی سرسختانه واکنش نشان می‌دهند. بعضی پیگیری را تهدیدی برای شغل و عده‌ای دیگر بی‌احترامی به وضعیت کار می‌دانند و بسیاری هم برای کسب تجارب و خطر شکست، آزادی عمل ندارند و احساس می‌کنند تمام حرکاتشان زیر ذره بین است. اما در صورت انجام این کار به درستی، نظارت باعث تقویت موفقیت، شناخت و پیشرفت شغلی می‌شود، در نتیجه کارمندان دیگر احساس تحقیر یا تنبیه نمی‌کنند. پس راز اینکه بتوان کارمندان را همچنان با پیگیری بهره‌وری در محل کار، دارای انگیزه نگه داشت، چیست؟
اطمینان از بررسی کارهای درست
برای ارزیابی وظایف گوناگون به معیارهای متفاوت نیاز است. به‌عنوان مثال معیارهای ارزیابی واحد فروش یا مشاوره ارباب رجوع کاربردی در ارزیابی واحد پشتیبانی ندارد. به عبارت دیگر ارزش‌های ارزیابی و پیگیری در هر واحد شغلی برای همان واحد شناخته شده و بیان می‌شود. برای اطمینان از ارتباط و واقعیت، مهم است که فهرست کارهای مشخص را بسنجید و برای هر فرد، وظایف مشخصی تعیین کنید.
داشتن شفافیت در کارها
نظارت مخفیانه بر کارهای کارمندان، موجب بی‌اعتمادی آنها نسبت به مدیر و تاثیرات مثبت سازمانی می‌شود که در آن مشغول کار هستند. بنابراین پیش از شروع هرگونه پیگیری باید درباره اهداف کسب‌وکار، نوع اطلاعات، نحوه جمع‌آوری و چگونگی استفاده از آنها به کارمندان توضیحات کاملی دهید. برای کارکنان فرصتی فراهم آورید تا سوالات، مشکلات و نگرانی‌های خود را مطرح کرده و به ادامه کار تشویق‌شان کنید، در غیراین صورت میزان نگرانی‌ها بیشتر خواهد شد و در نتیجه به‌طرز غیرقابل اجتنابی فضایی مملو از شایعات و اطلاعات اشتباه ایجاد خواهد کرد.
تاکید روی نکات مثبت
معیارهای بهره‌وری، روش واقعا عینی برای شناخت و دادن پاداش به عملکرد کارمندان است. این مطلب را با کارمندان در میان بگذارید و همچنین تاکید کنید که سیستم ارزیابی فقط مجبور به ضبط فعالیت‌ها نیست، بلکه افراد را به تفکر درباره چگونگی ارتقای عملکرد تشویق می‌کند، در عین حال که ارائه اطلاعات در جهت دستیابی به اهداف کمک خواهد کرد. ارزیابی هدف به شناسایی افراد موفق با شخصیت آرام کمک می‌کند، اشخاصی که حتی با وجود انجام کارها همیشه مورد تشویق قرار نمی‌گیرند. اگرچه کارمندان احتمالا نگران خطر از دست دادن شغل خود هستند اما در حقیقت فقط کارکنان با عملکرد ضعیف از کار برکنار می‌شوند و سایر کارکنان احساس آرامش می‌کنند، زیرا دیگر مجبور نیستند بار مسوولیت دیگران را به دوش بکشند.
کمک به دیگران برای برخورد واقع‌بینانه
اما خطر پیگیری بهره‌وری سختگیرانه این است که کارمندان روی بهره‌وری بیشتر از موارد مشابه دیگر یا حتی اهداف مهم‌تر مانند همکاری، یادگیری مهارت‌های اضافی یا مربی‌گری و پیشرفت تمرکز می‌کنند. شاید برای امتحان انجام کار به روش‌های جدید هم مردد باشند یا از روی ترس دست به خطراتی بزنند که قطعا بر نتایج کار، تاثیراتی بر جای خواهد گذاشت. بنابراین، ماموریت فراگیر و اهداف را به همه یادآوری کنید و برای ارزیابی عملکردها، کارت امتیازی متوازن در نظر بگیرید.
فردیت‌زدایی کردن
کارمندان از اینکه شخصا و به دقت تحت‌نظر باشند یا به‌دلیل مشکلات بهره‌وری خارج از کنترل، مورد سرزنش قرار بگیرند، احساس خجالت و نگرانی می‌کنند.
تمام مسائل مربوط به عملکرد و بهره‌وری در نتیجه اشتباهات شخصی نیست، کارکنان را تشویق کنید درکارهای گروهی مشارکت داشته باشند تا متوجه سایر منابع بی‌کفایتی مانند جلسات غیرضروری یا آموزش ناکافی در مورد کارهای خاص شوند که در این خصوص، نقش مهمی دارند. مشکلات خاص احتمالا برای کل تیم‌ها به‌وجود می‌آید. برای مثال، سازمان خدمات مالی که مسوول بررسی کیفیت کار کارکنان است متوجه می‌شود که مقدار نامتناسبی از زمان، صرف انجام کارهای بی‌ارزش می‌شود که می‌توان آن را صرف انجام کارهای مفیدتر کرد. اگر تمام این اهداف را به‌خاطر بسپارید، اجرای سیستمی برای سنجش بهره‌وری در شرکت به مراتب آسان‌تر خواهد بود. معیارها اطلاعاتی در اختیار خواهند گذاشت و سوالاتی از این قبیل مطرح می‌شود که چرا افراد متخصص دست به انجام کارهای بسیار کم ارزش می‌زنند؟ یا چگونه می‌توان انجام کارها را به دست اشخاص با صلاحیت سپرد؟ از آنجا که پیگیری کار کارمندان، تاثیرات مثبت و رو به جلویی دارد، متوجه خواهید شد که کارمندان کمتر روی ارزیابی و بیشتر براستفاده بهتر از اطلاعاتی که در اختیار دارید، تمرکز می‌کنند.
