من تمام اصول تشکیل جلسه را رعایت می‌کنم. جلسات کوتاهند. دستور جلسات را به‌صورت مکتوب در می‌آورم و در مورد همه چیز از آنها نظر می‌خواهم. اما وقتی از آنها می‌خواهم نظر یا پیشنهاد بدهند، فقط به من زل می‌زنند. آنها جوانند (بزرگ‌ترینشان ۲۳ سالش است) و من نگرانم که شاید چون رئیسم و قدرت دارم، هر چه را می‌گویم بی‌چون و چرا قبول می‌کنند، در حالی که من دوست دارم مذاکره کنم و نظر آنها را هم بشنوم.

بد نیست بدانید که قبلا، هیچ نظارتی روی این تیم نبوده و طی این سال‌ها هیچ پیشرفتی نداشته‌اند. نه از جلسه خبری بوده، نه از هدف‌گذاری و حالا داریم همه این کارها را انجام می‌دهیم و فکر می‌کنم خیلی چیزها برایشان تازگی دارد. فکر کنم نمی‌دانند هدف از تشکیل جلسات چیست و با روند پیشرفت مستمر آشنا نیستند.

نمی‌دانم چطور آنها را به مشارکت تشویق کنم. به نظر شما چه کار کنم؟

پاسخ: دوست عزیز، اولا، اصلا مطمئنی که به جلسه نیاز دارید؟ بعضی‌ها فکر می‌کنند تشکیل جلسه، یکی از لازمه‌های کار گروهی است. مدیران معمولا جلسه تشکیل می‌دهند چون فکر می‌کنند این یکی از وظایفشان است، حتی اگر دستاوردی برایشان نداشته باشد. منظورم این نیست که جلسات بی‌فایده یا غیرضروری‌اند اما خیلی وقت‌ها کارکنان در جلسه حضور دارند ولی فکرشان جای دیگر است.

پس اول باید ببینی هدفت از تشکیل جلسات چیست و آیا تشکیل جلسه، راه مناسبی برای رسیدن به آن اهداف هست یا نه. آیا در جلسات، اطلاعاتی را در اختیار کارکنان قرار می‌دهی که ارسال آنها از طریق ایمیل یا سایر روش‌ها، آنقدرها هم تاثیرگذار نیست؟ (جلساتی که با هدف ارائه یک‌طرفه اطلاعات تشکیل می‌شوند، فقط وقتت را تلف می‌کنند، مگر اینکه کارکنان پس از شنیدن اطلاعات، کلی سوال بپرسند). آیا داری آنها را در جریان تغییرات قرار می‌دهی؟ آیا به دنبال گفت‌وگو و دریافت اطلاعات از کارکنان هستی؟ آیا می‌خواهی آنها راه‌حل‌های خود را مطرح کنند یا فقط جلسه تشکیل می‌دهی که وظیفه ات به‌عنوان مدیر را انجام داده باشی؟

اگر هدفت، ارائه اطلاعات به کارکنان است یا می‌خواهی آنها یکدیگر را در جریان کارهایشان قرار دهند، پس اهمیتی ندارد اگر گفت‌وگویی میان تو و آنها شکل نگیرد. که البته اگر هدفت این باشد، قاعدتا نباید از کارکنان رفتاری ببینی که حس کنی معذبند. اگر کارکنان بدانند که هدف از تشکیل جلسات، مرور سریع اطلاعات است و مجبور نیستند ایده دهند، حس بهتری خواهند داشت و دیگر احساس نمی‌کنند تحت فشارند و هر لحظه ممکن است از آنها سوال پرسیده شود.

اما اگر هدفت، دریافت اطلاعات و گفت‌وگو با کارکنان است، باید متفاوت عمل کنی. این چهار توصیه را انجام بده:

اولا: صراحتا به کارکنان بگو که دوست داری چه تغییراتی ایجاد کنند و چرا. سپس بپرس نظرشان در این باره چیست. مثلا می‌توانی بگویی: «هدف ما از تشکیل این جلسات این است که ایده‌ها را به بحث بگذاریم، راه‌حل مشکلات را پیدا کنیم و ببینیم چطور می‌توانیم کارها را بهتر انجام دهیم. شما چیزهایی از روند کار می‌دانید که من از آنها بی‌خبرم. به همین خاطر از شما اطلاعات می‌خواهم. اما تا حالا در جلسات، فقط من حرف زده‌ام که این بی فایده است. دوست دارم بدانم این جلسات برای هر یک از شما مفید بوده یا نه، چه چیزی مانع می‌شود که بیشتر مشارکت کنید و آیا ایده بهتری دارید.» اگر در جواب، به تو زل زدند بگو: «من دوست دارم نظر تک تکتان را بدانم اما از خودم شروع می‌کنم.» سپس بگو که حدس می‌زنی جریان از چه قرار است. می‌توانی سر صحبت را این‌طور باز کنی: «حس می‌کنم چون تازه‌کار هستید، فکر می‌کنید چیزی برای ارائه ندارید. اگر واقعا چنین حسی دارید، می‌خواهم بدانید که من اصلا چنین فکری درباره شما نمی‌کنم. وقتی با تک تک شما صحبت کردم، فهمیدم که ایده‌های خوبی دارید. مثلا، جِین! از ایده‌ای که ماه گذشته دادی، استفاده کردیم. جونا! تو هم توانستی مشکلمان را حل کنی.» سپس مکالمه را طوری پیش ببر که همراهی کنند. مثلا بگو: «دوست دارم نظر شما درباره این موضوع را بدانم. جِین! چطور است با تو شروع کنیم؟» مجبوری از آنها سوال کنی و این ایرادی ندارد. در خیلی از شغل‌ها از کارکنان انتظار می‌رود که در گفت‌وگوها شرکت کنند و این کاملا نرمال است. تو اجازه داری از آنها بخواهی که مشارکت کنند و اتفاقا، برای کارکنانی که به حرف زدن عادت ندارند، این می‌تواند مفید باشد.

دوما: در هر جلسه، به کارکنان بگو که در جلسه بعد درباره چه موضوعاتی صحبت خواهید کرد و از آنها بخواه که ایده‌های خود را از قبل آماده کنند. بسیاری از افراد، اگر از قبل آمادگی داشته باشند، عملکرد بهتری در جلسات خواهند داشت. به‌علاوه، وقتی می‌گویی: «لطفا ایده‌های خود را در رابطه با موضوع X و Y آماده کنید و بیاورید»، این پیام را به آنها می‌دهی که «من از شما انتظار دارم در بحث هفته آینده شرکت کنید.» گفتن جمله «نظر شما درباره این موضوع چیست؟» این پیام را منتقل نمی‌کند.

این می‌تواند موضوع جلسه آینده‌ات باشد. پیش از تشکیل جلسه، به کارکنان اطلاع بده که می‌خواهی درباره بهبود جلسات صحبت کنی و از آنها می‌خواهی که اگر ایده‌ای دارند، از قبل آماده کنند.

سوما: اگر با هر یک از کارکنان، جلسات دو‌نفره تشکیل می‌دهی، ابتدا از این تاکتیک‌ها در این جلسات استفاده کن، سپس آنها را برای جلسات گروهی به کار ببر. چون کارکنانت جوان و تازه‌کارند، شاید بهتر باشد تبادل‌نظر را با تو، در جلسات دو نفره تمرین کنند تا آمادگی لازم برای تبادل‌نظر گروهی را داشته باشند. نیاز نیست یک سال زمان بگذاری. چند ماه تمرین کفایت می‌کند.

و مهم‌تر از همه اینکه، محیطی فراهم کن که افراد احساس کنند می‌توانند اظهار نظر کنند. گاهی کارکنان اظهار نظر نمی‌کنند چون قبلا دیده‌اند که ایده‌هایشان مورد انتقاد قرار گرفته یا رد شده یا حس می‌کنند ایده‌هایشان برای کسی اهمیت ندارد. اگر ناخواسته چنین حسی در آنها ایجاد کرده‌ای (یا مدیر قبلی ایجاد کرده)، فورا در راستای رفعش اقدام کن. البته حرف زدن به تنهایی فایده ندارد. باید در عمل ثابت کنی که به ایده‌هایشان اهمیت می‌دهی.