استراتژی‌هایی برای مدیریت زمان
چگونه فهرست « بایدهای ذهنی» را اولویت بندی کنیم؟
اما انتخاب افراد چگونه است؟ ممکن است افراد به‌جای انجام وظایف مهم با نتایج بزرگ‌تر، انجام وظایف فوری را انتخاب کنند؛ چون وظایف مهم دشوارتر هستند. وظایف فوری بازدهی فوری و مطمئن‌تری دارند یا اینکه افراد می‌خواهند ابتدا وظایف فوری را انجام دهند و سپس روی وظایف مهم کار کنند. تحقیق اشاره شده یک «اثر فوریت» را شناسایی می‌کند: تمایلی به پیگیری وظایف فوری مقدم بر وظایف مهم.
به‌طور خاص، نتایج ناشی از پنج آزمایش نشان میدهد که وقتی وظایف غیرمهم اما با فوریت ساختگی مشخص شده‌اند (به‌عنوان مثال با این ترفند که مهلت آن به پایان می‌رسد) افراد به احتمال بیشتری وظایف غیرمهم (به‌عنوان مثال، وظایفی با بازدهی عینی پایین‌تر) را مقدم بر وظایف مهم (وظایفی با بازدهی عینی بهتر) انجام می‌دهند.
طبیعی است که بخواهید وظایفی که ضرب‌الاجل‌محور هستند را سر و سامان بدهید و از فهرست «بایدهای» ذهنی حذف کنید. اما پارادوکسی که بسیاری از افراد با آن مواجه‌اند این است که معنادارترین وظایف ما نسبت به وظایفی که نسبتا مهم نیستند، به احتمال کمتری ضرب‌الاجل دارند. برخی از اولویت‌های مهم افراد ممکن است مربوط به موارد زیر باشد:
• اعمال ارز‌ش‌های‌تان (به‌عنوان مثال، صرف زمان بیشتر با فرزندان‌تان)
• به‌دست آوردن توجهات عمومی (دعوت شدن برای کار در پنل‌های تخصصی یا نوشتن یک کتاب)
• بهبود مهارت‌های اساسی (بالا بردن دانش آمارتان یا یادگیری یک زبان جدید)
• دفع فجایع (برنامه‌ریزی زمانی یک چک‌آپ سالانه نزد پزشک یا ایجاد یک پروتکل مدیریت بحران برای کسبوکارتان)
اگر شما مانند بیشتر مردم هستید، وقتی روی وظایف کم‌اهمیت و زمان‌محور مانند رزرو اتاق هتل برای یک کنفرانس، پاک کردن صندوق ذخیره ایمیل‌تان یا نوشتن یک خبرنامه ماهانه کار می‌کنید، ممکن است اولویت‌های مهم فراموش شوند.
بنابراین چه می‌توانیم کنیم؟ من لیستی از استراتژی‌ها و ترفندهای عملی را جمع‌آوری کرده‌ام اما می‌دانم که هیچ کدام از این پیشنهادها منجر به بهترین انتخاب‌ها نمی‌شوند. هدف‌گذاری برای رسیدن به کمال چیزی است که باعث می‌شود افراد در تله کمال‌گرایی گیر کنند. در واقع کمال‌گرایی مانند هر ویژگی افراطی دیگر، می‌تواند یک شمشیر دولبه باشد. داشتن استانداردهای بالا و سخت‌کوش بودن می‌تواند به افراد کمک کند تا خودشان را از سایرین متمایز کنند و سرسختی آنها طی زمان می‌تواند به بهبود مهارت‌های آنها کمک کند.
اما مزایایی که اشاره شد و ترس از اینکه هرگونه اشتباه منجر به فاجعه خواهد شد، می‌تواند افراد را در تله کمال‌گرایی گرفتار کند. در عوض، شما می‌توانید استراتژی‌هایی را اجرا کنید که به تدریج شما را در مسیر درست قرار خواهند داد.
وظایف مهم را برنامه‌ریزی کنید
پژوهش‌ها نشان میدهد که برنامه‌ریزی زمان و مکان انجام کارهایتان باعث می‌شود تا به احتمال بیشتری وظیفه مذکور انجام شود.
در مورد وظایف خیلی مهم و کارهایی که خیلی وقت بوده از آنها اجتناب شده است، استراتژی موردعلاقه من «پاکسازی سطوح۱» است. به این ترتیب که یک روز کامل را به «تنها» همان کار اختصاص می‌دهم. من اخیرا برای وادار کردن خودم به انجام وظایف مهم نصب از یک سیستم مدیریت پسورد استفاده کردم، کاری که سال‌ها بود آن را عقب می‌انداختم.
وظایف ناآشنا اما مهم، اغلب یک منحنی یادگیری دارند (learning curve: منحنی یادگیری به روند و سرعت کارآموزی یک فرد در یک شغل می‌گویند) که نشان میدهد چه مقدار زمان برای وظایف غیرقابل‌پیش‌بینی صرف خواهند کرد. کار روی این وظایف اغلب بیش از احساس کارآیی، احساس عدم آمادگی ایجاد می‌کند که عامل مهم دیگر در چرایی عدم انجام آنها توسط افراد است. استراتژی «پاک کردن سطوح» حتی زمانی که به نظر افراطی می‌آید، می‌تواند در این موارد مثمرثمر باشد.
به این ترتیب شما انجام مراقبت‌های شخصی را به تعویق نمی‌اندازید؛ یک بازه زمانی را یک بار در ماه امتحان کنید؛ بازه‌ای که برای کارهای شخصی طی ساعات کاری در دسترس باشد. این کار می‌تواند به شما این اطمینان را بدهد که وظایف مربوط به بررسی‌های سلامتی خود را انجام دهید و مشکلات پزشکی را خیلی زود متوجه شوید. اکثر ماه‌ها این بازه زمانی بدون استفاده خواهد ماند، اما آن را برای زمان نیاز نگه دارید.
تاثیرگذارترین المان‌های وظایف مهم را جدا کنید
وظایف مهم اغلب نیاز به پیشرفت تدریجی دارند. به مثال سیستم مدیریت پسورد برمی‌گردیم؛ هدف اولیه من ایجاد پسوردهای جدید و منحصربه‌فرد برای همه اکانت‌های آنلاینم بود؛ اما این کار مطلقا ضروری نیست و شروع این کار برای ۱۰ تا ۲۰ اکانت ارزشمند من منطقی‌تر است.
اگر طبق عادت، به دنبال اهداف بلندپروازانه باشید، در نهایت آنها را به بعد موکول خواهید کرد. سعی کنید زمانی که یک هدف را برمی‌گزینید، یک نسخه کوچکتر از آن هدف را نیز در نظر داشته باشید.
ورژن اصلی و ورژن کوچکتر را از نظر ذهنی کنار یکدیگر قرار دهید و از خودتان بپرسید که کدام یک هدف بهتر (و واقع‌گرایانه‌تری) است. اگر وظیفه شما هنوز ترسناک به نظر می‌رسد، آن را آنقدر کوچک کنید که «شدنی» به نظر برسد.
ممکن است به هدفی برسید که یک چهارم یا یک دهم اندازه‌ای است که در ابتدا ملاحظه کردید اما دست‌یافتنی‌تر است و وقتی شروع کردید، می‌توانید آن را ادامه دهید.
حس اضطراب را پیش‌بینی و مدیریت کنید
بسیاری از وظایف مهم، شامل تفکر در مورد چیزهایی می‌شود که ممکن است اشتباه پیش برود؛ مسائلی که سبب‌ساز نگرانی و اضطراب هستند. به‌عنوان مثال: بررسی ماهانه یک توده در بدن، برنامه‌ریزی پیاپی برای کسبوکارتان، خواندن سیاست‌های بیمه‌ای‌تان، یا ایجاد برنامه مدیریت بحران.
حتی وقتی وظایف‌تان شامل تفکر و تامل در مورد اتفاقات بد نمی‌شود، آنهایی که پتانسیل نتایج بزرگ در آینده را دارند به‌طور معمول شامل اضطراب و نگرانی می‌شوند. مثال‌های عمومی از وظایف مهم اما به‌طور بالقوه برانگیزنده نگرانی شامل موارد زیر هستند:
گسترش دوستی‌های جدید، انجام کاری چالش‌برانگیز برای بار اول، درخواست آنچه می‌خواهید، داشتن مکالمات ناشیانه، مواجهه و تصحیح اشتباهات و کوچک کردن وظایف بزرگ و چندماهه که در آنها نیاز به تحمل تغییر مداوم اعتماد به نفس‌تان و شک در سراسر پروژه دارید.
به‌طور کلی، کار روی مسائل مهم نیاز به داشتن مهارت‌های خوب برای تحمل احساسات ناخوشایند دارد. یک مثال مشخص در این زمینه بیان می‌کنم: مطالعه کار نویسندگانی که بهتر از من هستند، برای بهبود مهارت‌های من مفید است اما حسادت و مقایسه اجتماعی۲ را تحریک می‌کند. تشخیص و طبقه‌بندی این نوع احساسات که یک تجربه را از نظر احساسی چالش‌برانگیز می‌سازند، یک گام ابتدایی اما موثر برای کاهش این احساسات است.
اگر شما مهارت‌های درجه یک برای مدیریت افکار و احساس خود داشته باشید، بهتر خواهید توانست اهدافی را دنبال کنید که بیرون رفتن از دایره آسایش روانی را شامل می‌شوند.
زمان کمتری روی وظایف غیرمهم صرف کنید
وظایف غیرمهم معمولا تمایل دارند تا زمان بیشتری را نسبت به آنچه باید اشغال کنند. به‌عنوان مثال، ممکن است پشت میزتان نشسته باشید تا گزارش یک کارمند را غلط‌گیری کنید، اما پیش از آنکه بفهمید یک ساعت را صرف بازنویسی کل آن کرده‌اید.
در آینده، ممکن است تصمیم بگیرید تا خودتان را محدود کنید تا سه نظر از مهم‌ترین نظرات خود را روی هر قسمت از کار که اساسا قابل‌پذیرش است ارائه دهید یا به خودتان یک محدودیت زمانی بدهید که چقدر روی ارائه یادداشت‌ها وقت صرف خواهید کرد.
داشتن استراتژی‌هایی برای اخذ تصمیمات سریع‌تر نیز می‌تواند راهگشا باشد. وقتی مجبورید یک تصمیم عاجل بگیرید، بهتر است به جای یک تصمیم بی‌نقص که زمان بیشتری می‌برد، یک تصمیم فوری در زمانی کوتاه بگیرید.
تعداد وظایف فوری اما غیرمهم را کاهش دهید
در زندگی مدرن، ممکن است خیلی راحت به دلیل درگیری زیاد با کارهای جزئی، فرصت برای کارهای پایه‌ای و اساسی نداشته باشید. سناریوهایی که بیشتر می‌خواهید از آنها اجتناب کنید این است که به مشکلات مشابه بارها و بارها رسیدگی کنید یا دستور‌العمل‌های مشابه را مکررا ارائه دهید.
برای فائق آمدن بر الگوی صرف همه زمانتان برای کارهای جزئی می‌توانید برون‌سپاری کنید، خودکارسازی کنید، وظایف کوچک را دسته‌بندی کنید، وظایف را حذف کنید، جریان‌کاری‌تان را ساده و موثر کنید یا قالب‌هایی برای وظایف تکراری بسازید. شرایطی ایجاد کنید که بتوانید روی زمان سرمایه‌گذاری کنید.
مثلا سیستمی راه‌اندازی کنید که در آینده زمان شما را ذخیره کند. برای نمونه، به جای سفارش دادن مواد لازم برای شرکت به‌صورت مقطعی و وقتی که چیزی تمام شده است، سفارش‌های دوره‌ای و منظم داشته باشید.
یک استراتژی خاص که من در کتاب «ابزارهای ذهن سالم» بیان کرده‌ام، آگاهی از «زالوهای تصمیم» در زندگی شماست. زالوهای تصمیم افرادی هستند که تصمیمات شما را به تاخیر می‌اندازند. به‌عنوان مثال، ممکن است از کسی بخواهید تا تصمیمی بگیرد اما بجای انجام این کار، لیستی از گزینه‌ها را برای شما ایمیل می‌کند تا نگاهی به آنها بیندازید و به این ترتیب مسوولیت را به شما برمی‌گرداند. بجای پاسخ دادن اتوماتیک به آن فرد، از آنها بخواهید تا یک پیشنهاد واضح ارائه دهند.
تصویر کلی و بلندمدت آینده را ببینید
به‌طور کلی، داشتن فضای ذهنی کافی برای مشاهده تصویر کلی و بلندمدت آینده دشوار است. توجه کنید که چه چیزی به‌طور طبیعی به شما در انجام این کار کمک می‌کند. «مسافرت» و به‌خصوص پرواز کردن به تنهایی، چیزی است که برای من راهگشا بوده است. هیچ چیز مانند یک پرواز چشم‌انداز واضح‌تری در مورد مسیرم به من ارائه نمی‌دهد.
صفحه گسترده (Spreadsheet) نیز به مشاهده تصویر کلی برای من مفید است. آنقدر که از دفترداری و مالیات‌ها متنفرم، انجام آنها به کمک این ابزار به من کمک می‌کند تا به موقعیت کلی‌ام توجه و آن را بهینه کنم. استراحت بیشتر می‌تواند به شما کمک کند تا وارد موقعیت‌های پیچیده و دشوار صرف زمان بسیار زیاد روی مسائل غیرمهم نشوید.
نکته دیگری که به تمرکز من روی اهداف مهم کمک می‌کند، بیشتر کار کردن با همکارانی است که هر شش ماه یا بیشتر آنها را می‌بینم. این کار شامل ارائه یک به روز رسانی اطلاعات به یکدیگر در مورد آنچه انجام داده‌ایم و آنچه می‌خواهیم انجام دهیم است. همچنین، وقتی صحبت از پول به میان می‌آید، می‌توان از بلاگرهای شخصی در حوزه مالیه کمک گرفت که من گاهی مایل به خواندن وبلاگ آنها هستم و برای من بسیار مفید هستند.
پیگیری زمانتان نیز می‌تواند مفید باشد؛ اما جنبه منفی آن این است که پیگیری زمان عزم راسخ زیادی می‌برد. من از اپلیکیشن RescueTime استفاده می‌کنم تا بدون زحمت، زمانی که روی وب‌سایت‌های متفاوت (از جمله جی‌میل) صرف می‌کنم را پیگیری کنم. سپس هر هفته نگاهی سریع به هر گزارش می‌اندازم.
از هر آنچه به شما کمک می‌کند تا تصویر کلی و بلندمدت را ببینید، غافل نشوید. همچنین بعد از این فعالیت‌ها به خودتان زمان بدهید تا دریابید که چگونه می‌خواهید دیدگاه‌های خود را به برنامه‌ها و فعالیت‌های خاص برگردانید.
اگر با اولویت‌بندی مسائل مهم مقدم بر مسائل فوری مشکل دارید، خیلی به خودتان سخت نگیرید.
تعداد ضرب‌الاجل‌ها و تصمیماتی که در زندگی مدرن با آنها مواجه هستیم، در کنار ماهیت چالش‌برانگیز هیجانی بسیاری از وظایف مهم، این جدل را به یک جدل تقریبا جهانی تبدیل کرده است. من با وجود کتاب‌های بسیاری که در این زمینه نوشته‌ام، هنوز آن را دشوار می‌دانم.
پی‌نوشت:
۱. clearing the decks
۲. social comparison فرآیندی که از طریق آن مردم صحت نیازهایشان، میزان توانایی‌هایشان و مناسب بودن دارایی‌هایشان را با دیگران ارزیابی می‌کنند.
ارسال نظر