فرآیند قوی «پیشاستخدام» نرخ حفظ کارکنان را تا ۸۲ درصد بهبود میبخشد؛
۷ گام تجربهسازی عالی برای استخدامشدگان جدید
مرحله پیشاستخدام با مرحله پذیرش (Onboarding) تـــفـــاوتهـــایی دارد. پیشاستخدام به فرآیند جذب و آمادهسازی افراد جدید برای نقشهایشان قبل از شروع به کار رسمی آنها اشاره دارد، درحالیکه پذیرش سازمانی یا آنبوردینگ به ادغام افراد جدید با شرکت و جایگاهشان پس از شروع به کار اشاره میکند. هر دو فرآیند باید به عنوان بخش جداییناپذیر از تجربه کارکنان در نظر گرفته شوند (در جدول به برخی از تفاوتهای کلیدی پیشاستخدام و آنبوردینگ اشاره شده است).
چرا اجرای مرحله پیشاستخدام برای منابع انسانی مهم است؟ سناریویی را در نظر بگیرید که در آن متقاضی یک پیشنهاد شغلی را پذیرفته و قرارداد استخدام را امضا میکند، اما پس از آن برای چند هفته هیچ ارتباط یا تعاملی از سوی کارفرمای جدید دریافت نمیکند. این عدم تعامل میتواند باعث شود نیروی کار جدید احساس کند نادیده گرفته شده و در تصمیم خود برای پیوستن به شرکت تجدید نظر کند. در مقابل، یک فرآیند قوی پیشاستخدام، نیروی کار جدید را از زمان پذیرش پیشنهاد تا لحظه شروع به کار، متعهد و مطلع نگه میدارد. این کار سبب ایجاد اشتیاق و حس تعلق شده و میتواند ماندگاری افراد جدید را به شکل چشمگیری افزایش داده و احتمال انصراف آنها را قبل از تاریخ شروع به کار کاهش دهد. یک مرحله پیشاستخدام موثر تضمین میکند که کارکنان جدید احساس ارزشمند بودن و آمادگی کنند و در نتیجه زمینه را برای یک رابطه استخدامی موفق و پایدار فراهم کنند.
به طور خلاصه، به عنوان منابع انسانی باید یک پیشاستخدام موثر را برای کارکنان ایجاد کنید تا:
افراد را برای شروع به کار مشتاق و علاقهمند نگه دارید. در تماس بودن طی مرحله پیشاستخدام، فرصتی مغتنم است و افراد جدید را برای پیوستن به شرکت مشتاق نگه میدارد.
اطلاعات حیاتی را در اختیار افراد تازه استخدام شده قرار دهید. پس از امضای قرارداد، اطلاعات زیادی برای به اشتراک گذاشتن با افراد وجود دارد و دوره پیشاستخدام، زمان مناسبی برای انجام این کار است.
از افراد بخواهید با همکاران خود ملاقات کنند. اگر سازمان شما یک سیستم رفاقتی در محل کار دارد، زمان ایدهآل برای معرفی افراد جدید به همکاران، دوره پیشاستخدام است.
تمام کارهای اداری را از قبل انجام دهید. هرگونه سندی را که کارکنان جدید باید قبل از استخدام رسمی بخوانند و امضا کنند، در طول فرآیند پیشاستخدام ارسال کنید.
از کارکنان جدید بخواهید با اعضای تیم آینده خود آشنا شوند. جلسه مقدماتی فرصتی برای کارکنان است تا با همکاران آینده خود آشنا شوند و در مورد پویایی تیم و ساختار جلسات اطلاعاتی کسب کنند. این تعامل اولیه به ایجاد ارتباط، کاهش اضطراب و درک شفافتر از محیط کار آینده آنها کمک میکند.
از رفتن کارکنان جدید به شرکت رقیب خودداری کنید. از هر پنج نفری که قرارداد خود را امضا کردهاند، یک نفر از حضور در محل کار برای شروع کار امتناع میکند. احتمالا آنها سراغ رقیبی رفتهاند که تجربه پیشاستخدام فوقالعادهای به آنها داده است.
پیشاستخدام در هفت گام
یک فرآیند پیشاستخدام، تضمینی است برای اینکه افراد جدید حتی قبل از اولین روز کاری خود، احساس خوشایندی داشته، آگاه و آماده باشند. برخی گامهایی که در این خصوص باید برداشته شوند عبارتند از:
1- ارسال ایمیلهای خوشامدگویی: اولین برداشتها ماندگارند. بنابراین، ضروری است که از همان ابتدا به کارکنان جدید احساس ارزشمند بودن و قدردانی داده شود. ارسال یک ایمیل خوشامدگویی گرم به افراد، در ایجاد اولین برداشت مثبت و افزایش ماندگاری آنها نقش مهمی ایفا میکند. ارسال یک ایمیل خوشامدگویی برای استخدامهای جدید راهی عالی برای به اشتراکگذاری اطلاعات و معرفی فرهنگ شرکت به کارکنان جدید است.
2- تهیه پیشنویس دستور کار آشنایی اولیه برای روز و هفته اول: بیشتر افراد دوست دارند بدانند چه انتظاری از روز اول باید داشته باشند و برنامه همسوسازی را طی کنند. ایجاد یک برنامه همسوسازی مناسب، نیازمند مشارکت فعال چند نفر در شرکت است. این برنامهریزی، کلید ایجاد یک روز اول بیدردسر - و همچنین دورههای همسوسازی بعدی برای نیروی کار جدید - است.
3- ارسال و تکمیل مدارک قبل از استخدام: همانطور که قبلا اشاره کردیم، دوره پیشاستخدام زمان بسیار خوبی برای تهیه تمام مدارک لازم قبل از استخدام است. این کار به کارکنان جدید اجازه میدهد کارهای اداری (که گاهی اوقات خستهکننده هستند) را سر فرصت انجام دهند؛ بدون اینکه نیاز باشد در طول فرآیند آنبوردینگ برای آن عجله کنند. این مدارک شامل فرمهای مختلف مالیاتی و استخدامی، سیاستهای شرکت، دفترچه راهنمای کارکنان و اطلاعات مربوط به منابع موجود، مزایا و امتیازاتی است که شرکت به کارکنان خود ارائه میدهد.
4- آمادهسازی محیط کار و تجهیزات: دوره پیشاستخدام این امکان را برای منابع انسانی و مدیران فراهم میکند تا اطمینان پیدا کنند تمام نکات عملی قبل از اولین روز کاری نیروی جدید به خوبی رعایت شده است. به هر حال محیط کار و تجهیزات افراد باید منظم و مرتب باشند؛ هر چقدر هم این موضوع ساده به نظر برسد. البته ظاهر این موضوع بسته به نقش و صنعتی که فرد در آن شروع به کار میکند، بسیار متفاوت خواهد بود.
5- اطلاعرسانی به سایر اعضای تیم: اطلاعرسانی به تیم در مورد شروع به کار یک فرد جدید چیزی نیست که اکثر مدیران آن را فراموش کنند. اما بهتر است در مورد چگونگی انجام این کار، آنها را راهنمایی کنید. ارائه توضیحات مختصر به تیم در مورد نیروی کار جدید، نقش و مسوولیتهای او، علاوه بر اینکه باعث ایجاد شفافیت در نقش میشود، توضیح میدهد که همکار جدید در چه پروژههایی مشارکت خواهد داشت. همچنین به نیروی کار جدید کمک میکند در روز اول کار خود احساس راحتی کند.
6- تدوین یک برنامه ۳۰-۶۰-۹۰ روزه: یک طرح ۳۰-۶۰-۹۰ روزه که با عنوان طرح سهماهه نیز شناخته میشود، میتواند به کارکنان جدید کمک کند تا همسو با محیط کار و نقش جدید خود حرکت کنند. این طرح، ساختار و جهتگیری لازم را در مورد فرهنگ، فرآیندها و انتظارات شرکت فراهم میکند. اگرچه برنامه ۳۰-۶۰-۹۰ روزه چیزی است که مدیران در حالت ایدهآل آن را همراه با کارکنان جدید خود تعیین میکنند، اما منابع انسانی نقش کلیدی در تسهیل این فرآیند ایفا میکند.
7- در دسترس و در تماس بودن: همانطور که گفته شد، یکی از اهداف اصلی مرحله پیشاستخدام، حفظ اشتیاق و علاقه کارکنان جدید برای شروع کار جدیدشان است. بنابراین، بسیار مهم است که در طول دوره پیشاستخدام با آنها در ارتباط بوده و هر زمان که نیروی کار جدید سوال یا نگرانی دارد، آن را برطرف کنید.
سخن پایانی
منابع انسانی میتواند با استفاده از این شیوههای کارآمد یک تجربه عالی پیشاستخدام را ایجاد کند:
قبل از توسعه و اجرای فرآیند، مطمئن شوید همه طرفهای درگیر (موسسین، مدیران، فناوری اطلاعات، حقوقی و غیره) را با خود همراه کردهاید.
یک بانک اطلاعاتی منابع پیشاستخدام ایجاد کنید که در آن مدیران و سایر افراد درگیر بتوانند تمام الگوها، چک لیستها، اسناد و سایر عناصری را که برای انجام وظیفه خود نیاز دارند، پیدا کنند.
تا حد امکان خودکارسازی کنید. بسیاری از اقدامات پیشاستخدام تکراری و برای استخدامشدگان جدید یکسان هستند. هنگام ترسیم نقشه فرآیند و جدول زمانی پیشاستخدام، بخشهایی را که میتوانند خودکار شوند مشخص کنید.
در طول فرآیند پیشاستخدام، از افراد جدید در مورد تجربهای که در این فرآیند داشتهاند سوال کنید. و از این بازخورد برای بهبود مستمر فرآیند پیشاستخدام استفاده کنید.
