۶ سوال کلیدی برای سنجش تابآوری عملیاتی شرکتها
از اینرو، مدیران ارشد باید بهطور مستمر میزان تابآوری بخشهای مختلف سازمان را ارزیابی و نقاط ضعف را شناسایی کنند. طرح پرسشهای هدفمند و سنجش مستمر، ابزاری موثر برای افزایش آمادگی سازمان و تضمین پایداری آن در شرایط بحرانی است.
در ادامه، شش سوال کلیدی برای ارزیابی تابآوری عملیاتی شرکتها ارائه میشود.
۱- آیا در زمان وقوع مشکلات و چالشها از آمادگی کافی برخوردار هستیم؟
یکی از آمادگیهای لازم برای مواجهه با هر بحرانی این است که تیمهای زبده و آموزشدیده مدیریت بحران در شرکتها وجود داشته باشند؛ تیمهایی که اعضای آنها در زمینه طراحی و اجرای برنامههای ضربتی برای مقابله با چالشهای موجود مهارت دارند و حتی در صورت وارد آمدن ضربات سنگین به شرکت میتوانند برنامههای احیا و بازسازی را به بهترین شکل ممکن اجرا کنند. علاوه بر این، همه کارکنان و واحدهای شرکت باید آموزش ببینند که رفع آسیبپذیریها و مقابله با نوسانها و اختلالات ناگهانی، اقدامی مقطعی نیست، بلکه فرآیندی مستمر و بلندمدت است.
تداوم این رویکرد، آمادگی سازمان را برای مواجهه با شدیدترین بحرانها افزایش میدهد و امکان واکنش سریع، هماهنگ و موثر را فراهم میکند. همچنین، بهرهگیری از فناوریهای نوین برای پیشبینی بحران و ارائه راهکارهای مناسب، به شرکت کمک میکند پس از وقوع حوادث طبیعی یا غیرطبیعی، با کمترین آسیب فعالیتهای خود را حفظ کرده و در کوتاهترین زمان ممکن به شرایط عادی بازگردد.
۲- آیا نقشها و مسوولیتهای موثر بر تداوم و بقای شرکت مشخص شدهاند؟
هنگامی که بحرانها و فاجعهها روی میدهند موجی از نابسامانی و سردرگمی در سراسر شرکت شکل میگیرد. این نابسامانیها باعث میشود افراد ندانند در شرایط بحرانی چه باید بکنند و چه واکنشی از خود نشان دهند و بیشتر منتظر رسیدن دستور از مقامهای بالاتر هستند. بنابراین لازم است قبل از وقوع بحران بهطور دقیق مشخص شود که هر کدام از بخشها و کارکنان قرار است در صورت وقوع بحران چه کاری انجام دهند و کدام وظایف خاص را بر عهده بگیرند. آنها باید بدانند چه زمانی خودشان وارد فاز تصمیمگیری و اجرا شوند و منتظر دریافت دستور از مافوق خود نمانند. برای موفقیت در این بخش لازم است مانورهای مختلفی در سطوح مختلف برگزار شود تا افراد و بخشها خود را در موقعیت تصمیمگیری سریع و اجرای برنامههای ضربتی و فوقالعاده محک بزنند. به این ترتیب، نقاط قوت و ضعف مدیران و کارکنان در برخورد با موقعیتهای بحرانی قبل از وقوع بحران آشکار میشود.
3- آیا سختافزارها و نرمافزارهای مناسب مدیریت بحران در شرکت وجود دارد؟
بسیاری از فرآیندهای کاری بدون وجود سختافزارهای دیجیتال و نرمافزارهای عمومی و تخصصی قابلیت اجرا ندارند. بر این اساس، ضروری است پیش از وقوع بحرانها و حوادث، عملکرد سازمان در شرایط اضطراری بهدقت ارزیابی شود.
سناریوهایی مانند قطع برق، اختلال در اینترنت یا سایر بحرانهای احتمالی باید از طریق شبیهسازیهای منظم مورد آزمون قرار گیرند تا میزان آمادگی سازمان سنجیده شود. اگر در این فرآیند هرگونه ضعف یا ناکارآمدی شناسایی شد، باید بدون تاخیر برای رفع آن اقدام کرد. همچنین، در صورت نیاز، بهروزرسانی یا جایگزینی سختافزارها و نرمافزارها با نسخههای جدیدتر، ایمنتر و مقاومتر باید در اولویت قرار گیرد تا تابآوری عملیاتی سازمان در شرایط بحرانی افزایش یابد.
4- آیا از توان کافی برای انجام بازرسیهای لازم و تصحیح اشتباهات و برطرفسازی نقاط ضعف برخورداریم؟
وجود نواقص و نقاط ضعف در شرکتها برای مدیریت بحران و مقابله با اتفاقات غیرمترقبه و فاجعهآمیز امری طبیعی و پذیرفتنی است. اما ناتوانی و ناکارآمدی در برخورد با این نقاط ضعف و عدم برطرفسازی آنها قبل از وقوع بحران بههیچعنوان پذیرفتنی نیست. به همین منظور لازم است که تیمهای بازرسی تشکیل شده از مدیران و کارکنان زبده و کاربلد در درون سازمان ایجاد شود تا ارزیابی دقیق و همهجانبهای از میزان آمادگی شراکت برای برخورد با شرایط بحرانی انجام و راهحلهای اجرایی مناسبی برای رفع کمبودها و نواقص پیشنهاد شود. این بازرسیها هم میتوانند قبل از برگزاری مانورهای مقابله با بحران و هم بعد از اجرای این مانورها صورتپذیرند. در صورت وجود مشکلات و نارساییها لازم است که مراتب به اطلاع رهبری سازمان رسانده شود.
5- چه کسی مسوول جبران خسارات و رفع خرابیهای ناشی از بحران خواهد بود؟
حتی در صورت وجود آمادگی بالا برای مقابله با بحرانها نیز باز هم این احتمال وجود دارد که یک سری خسارتها و مشکلات جدی برای ادامه فعالیت شرکتها اتفاق بیفتد. برطرفسازی این مشکلات در اولین فرصت ممکن، دارای اولویت و اهمیت بالایی است و مشخص میکند در صورت بروز خرابیها و خسارات چه باید کرد و چه کسانی در سازمان مسوول مستقیم رفع خرابیها و احیای فرآیندهای عملیاتی هستند.
6- در صورت وقوع بحران چگونه باید با ذینفعان سازمان ارتباط برقرار کرد؟
تجربه نشان داده که وقوع بحرانها و فاجعههای غیرمنتظره بیش از آنکه به شرکتها و مدیران و کارکنان آنها آسیب بزند، باعث بههمخوردن آرامش روانی ذینفعان شرکتها از جمله سهامداران، سرمایهگذاران و البته مشتریان آنها خواهد شد. احساس بیاعتمادی و نگرانی ذینفعان نسبت به آینده و ادامه وضعیت مبهم و نامعلوم، به طور حتم به نفع شرکت و اعتبار آن نخواهد بود. بنابراین باید در زمان وقوع بحران و پس از آن به طور پیوسته و دقیق با تمام ذینفعان ارتباط برقرار کرد و ضمن رعایت اصولی مانند صداقت و شفافیت به آنها این اطمینان را داد که اوضاع تحت کنترل است. آنها باید بدانند که قرار نیست وقفهای در زمینه خدمترسانی و تولید شرکت اتفاق بیفتد. این امر زمانی اتفاق خواهد افتاد که یک برنامه ارتباطی مدون و جامع برای برقراری ارتباط با مشتریان و سهامداران و سرمایهگذاران در مواقع بحرانی اندیشیده شده باشد تا در زمانهای بحرانی به مرحله اجرا درآید.
منبع: Forbes
