چگونه به عنوان یک مدیر بر مخاطبانتان بیشترین تاثیر را بگذارید

به عبارت بهتر، آیا یک مدیر باید در زمان سخن ‌‌‌گفتن با کارکنان بیشتر تحلیلگر باشد و آمار و ارقام و داده ارائه کند یا اینکه بهتر است عاطفی و انگیزشی سخن بگوید و افراد را  برانگیخته سازد؟

در پاسخ به این سوالات می‌توان گفت که ترکیبی از تحلیلی و انگیزشی صحبت‌‌‌ کردن از جانب یک مدیر می‌تواند تاثیر بسیار زیادی بر افراد بگذارد و آنها را به بهتر و بیشتر کار کردن تشویق کند.

هنگامی که شما به‌‌‌عنوان یک مدیر ارشد یا میانی، در موقعیت سخنرانی برای یک یا چند نفر از کارکنانتان قرار می‌‌‌گیرید، نباید یکسری داده و اعداد و ارقام را ردیف کرده و آنها را بر مغز افراد بکوبید. علاوه بر این، نباید بیش از حد احساسی و عاطفی باشید و فقط بر روی بیان جملات انگیزشی و آرمان‌‌‌گرایانه تمرکز کنید و واقعیت‌‌‌های موجود را نادیده بگیرید.

باید تعادل بین این دو را حفظ کرده و هم به دنبال تاثیرگذاری بر مغز افراد باشید و هم به قلب آنها نفوذ کنید.

در واقع شما به‌‌‌عنوان یک مدیر کاربلد و موثر باید بتوانید از دل واقعیت‌‌‌ها و داده‌‌‌های خشک، یکسری نکات مثبت و امیدوارکننده بیابید و آنها را برجسته کنید.

شما باید از فرصت سخن‌‌‌ گفتن برای کارکنان که معمولا با هدف ارائه گزارش یا بیان برنامه‌‌‌ها و توصیف وضع موجود صورت می‌گیرد، به‌‌‌عنوان فرصتی برای برانگیخته کردن و تحریک ذهنی و عاطفی کارکنان نیز بهره ببرید.

هنگامی که فقط به ارائه یکسری اطلاعات و اعداد به کارکنانتان می‌‌‌پردازید، حتی اگر آن اعداد و ارقام نشان‌‌‌دهنده بهبود شرایط باشند باز هم این سوال و تردید در ذهن افراد باقی می‌‌‌ماند که چرا این اطلاعات و اعداد مهم هستند و به چه دلیل باید به آنها توجه کرد.

این وظیفه شما به‌‌‌عنوان مدیر مافوق این افراد است که معنا و مفهوم عمیق و واقعی این اعداد و داده‌‌‌ها را برای آنها توضیح دهید و با امید دادن یا هشدار دادن به‌‌‌موقع، آنها را امیدوار یا هوشیار سازید.

نشان ‌‌‌دادن به‌‌‌موقع و درست عواطف و انگیزه دادن درست به افراد می‌تواند یک سخنرانی یا گفت‌‌‌وگوی خشک و رسمی کاری را به یک دورهمی انگیزشی که در ذهن‌‌‌ها باقی خواهد ماند تبدیل کند. این دقیقا همان کاری است که بسیاری از مدیران و رهبران تاثیرگذار و توانمند انجام داده و می‌دهند.

بنابراین، اگر مخاطبان شما در یک گفت‌‌‌وگوی کاری مثلا اعضای تیم فروش شرکت هستند، باید از ارائه یکسری اعداد و آمار صرف پرهیز کرده و به‌‌‌جای آن ترکیبی از واقعیت‌‌‌ها و احساسات را بروز دهید.

به این صورت که مثلا آمار و ارقام مربوط به فروش یک محصول که نزولی بوده و نشان‌‌‌دهنده عملکرد ضعیف تیم فروش است را با یکسری جملات انگیزشی و امیددهنده همراه کنید.

 به این ترتیب، این جلسه کاری که می‌تواند جلسه توبیخ و سرزنش تیم فروش شرکت باشد، به جلسه‌‌‌ای انگیزشی و تحول‌برانگیز تبدیل می‌شود و عملکرد آینده تیم فروش را بهبود خواهد بخشید.

ارسطو، فیلسوف مشهور یونانی، در قرن چهارم قبل از میلاد در مورد بهترین روش متقاعدسازی افراد می‌‌‌گوید برای متقاعد کردن دیگران به انجام یک کار مشخص باید بر سه چیز تمرکز کنید:

اول؛ درخواست‌‌‌های منطقی و مبتنی بر واقعیت که طی آن سخنگو باید با ارائه یکسری اطلاعات و ارقام و اشاره به مدارک و شواهد موجود به مخاطبان اطلاع‌‌‌رسانی کند.

دوم، درخواست‌‌‌های عاطفی و احساسی که طی آن سخنگو باید احساسات و عواطف مخاطبان را برانگیخته کند و آنها را از سستی و بی‌‌‌انگیزگی خارج کند و سوم، درخواست‌‌‌های اخلاقی که طی آن سخنگو این اطمینان و اعتبار را به مخاطبان می‌دهد که کارهایی که قرار است آنها انجام دهند دارای ارزش و اعتبار زیادی است و بدون پاداش نخواهد ماند.

اولین و مهم‌ترین گام برای رسیدن به تعادل و ترکیب درست بین واقعیت و عواطف و بین قاطعیت و مهربانی با کارکنان این است که مخاطبانتان را به طور کامل بشناسید و بدانید که آیا آنها بیشتر تصمیم‌‌‌های خود را بر اساس اعداد و ارقام و واقعیت‌‌‌های موجود می‌‌‌گیرند یا اینکه بیشتر عاطفی و احساساتی هستند.

در این میان توجه به مواردی همچون واحدی که افراد در آنجا کار می‌کنند یا شرح وظایف کاری‌‌‌شان و سوابق کاری آنها می‌تواند به یک مدیر در زمان گفت‌‌‌وگوهای کاری با کارکنان و تحت‌تاثیر قرار دادن آنها کمک زیادی کند.

باید بدانید که اگر امکان یا فرصت شناسایی دقیق مخاطبانتان را ندارید، احتمال به‌‌‌ هم‌‌‌ خوردن تعادل بین واقعیات و احساسات در سخنرانی شما  برای آنها وجود دارد.

برای پرهیز از این خطر، باید به‌‌‌گونه‌‌‌ای با مخاطبانتان صحبت کنید که هم مورد توجه واقعیت‌‌‌گرایان باشد و هم از نظر کسانی که احساسات و عواطف در کار برایشان بسیار مهم است مورد پذیرش قرار بگیرد.

بنابراین ترکیب متوازن بین داستان‌‌‌گویی و واقعیت‌‌‌گویی در سخنرانی‌‌‌های مدیریتی دارای اهمیت غیرقابل ‌‌‌انکاری است که به‌‌‌هیچ‌‌‌ عنوان نباید آن را نادیده گرفت یا مورد بی‌‌‌توجهی قرار داد.

یک مدیر موثر و مقتدر می‌تواند با ترفندهایی مانند تغییر دادن لحن و نحوه صحبت‌‌‌کردن خود در حین سخنرانی و استفاده بهینه از احساسات و عواطف، حتی جدی‌‌‌ترین و تخصصی‌‌‌ترین گفت‌‌‌وگوهای کاری که مملو از آمار و ارقام و نمودار هستند را به موقعیت‌‌‌های دل‌‌‌انگیز و به‌‌‌یاد‌ماندنی تبدیل کند.

داستان‌‌‌گویی و بیان داستان‌‌‌هایی که دارای بار معنایی بالا هستند می‌تواند از خشک ‌‌‌بودن و جدیت بیش از حد جلسات بیان عملکرد و ارائه گزارش و آمار بکاهد و بر اثربخشی و کارآیی آنها بیفزاید.

علاوه بر این، مدیران باید تمام تلاششان را بکنند تا در زمان بیان برنامه‌‌‌های آینده و ترسیم افق‌‌‌های پیش رو به حفظ ترکیب متعادل واقعیات و احساسات توجه داشته باشند.

همزمان با اعلام اعداد و ارقامی که باید به آنها توجه کرد، داستان‌‌‌گویی و ابراز احساسات و امید دادن در مورد آینده را نیز از یاد نبرند.

منبع: MIT