«برنامه بهبود عملکرد» چه زمانی می‌تواند به نیروی کار ضعیف شما کمک کند؟
رویکرد رسمی برای اصلاح شکاف عملکرد
برنامه بهبود عملکرد چیست؟
برنامه بهبود عملکرد یک رویکرد رسمی برای اصلاح شکاف‌‌‌های عملکردی، از جمله ناکامی در رسیدن به اهداف شغلی خاص یا نگرانی‌های مرتبط با رفتار است. این برنامه مسائل موجود را توصیف و مشخص می‌کند که چه خروجی‌‌‌ها و رفتارهای جدیدی در چه زمانی موردنیاز است. اما آیا برنامه بهبود عملکرد انتخاب مناسبی برای شرایط شماست؟ آیا موثر واقع خواهد شد؟ آیا ارزش تلاش را دارد؟ به نظر میرسد اگر به نیروی کاری که عملکرد ضعیفی دارد به جای جریمه و اخراج و اخطار، فرصتی برای اصلاح روش داده شود رویکردی منصفانه باشد. با این حال، PIPها بین کارکنان و حتی بعضی از رهبران سازمان و متخصصان منابع انسانی که آن را به مثابه مخالفت، تنبیه و کنترل‌‌‌کننده نگاه می‌کنند، شهرت بدی دارند. علاوه بر این، مخالفان PIP استدلال می‌کنند تصمیم به قطع همکاری، پایان اجتناب‌‌‌ناپذیر فرآیند بهبود عملکرد است و وقتی قصد تغییر نظر خود را ندارید، درست نیست از یک نیروی کار بخواهید تحت یک شرایط سخت کار کند. اینکه یک برنامه بهبود عملکرد راهی خوب و سازنده به جلو یا یک مسیر اجباری و تنبیهی بدون بازگشت باشد، به نحوه و زمان استفاده از آن بستگی دارد.
چه زمانی باید از برنامه بهبود عملکرد استفاده کرد؟
برای اینکه یک برنامه بهبود عملکرد موفقیت‌‌‌آمیز باشد پیش‌‌‌شرط‌‌‌های زیر را در نظر بگیرید:
می‌توانید مسیر روشنی را برای بهبود عملکرد مشاهده کنید.
این میزان صریح بودن به نظر غیرمنطقی میرسد، اما برنامه بهبود عملکرد «فقط» زمانی باید استفاده شود که برنامه‌‌‌ای برای بهبود عملکرد فرد داشته باشید. اگر تمایلی به حمایت از تغییرات یا تشخیص پیشرفت‌‌‌ها در صورت وقوع ندارید، اجرای یک فرآیند PIP ناخوشایند خواهد بود (به اتلاف وقت و تلاش اشاره نکنیم). وقتی نیروی کار ارزش‌‌‌ها، خط‌‌‌مشی‌‌‌ها یا قوانین را زیر پا گذاشته، صرف نظر کردن از PIP به طور خاص اهمیت پیدا می‌کند.
قبلا مدیریت عملکرد روتین را انجام داده‌‌‌اید و برنامه‌‌‌ریزی منظمی برای حضور و غیاب داشته‌‌‌اید.
پیش از اینکه سراغ PIP بروید، اطمینان پیدا کنید که به اندازه کافی در مدیریت عملکرد روزانه منظم که در آن انتظارات شفاف در مورد اهداف عملکردی را تعیین کرده‌‌‌اید، مربیگری توسعه مهارت را انجام داده‌‌‌اید، بازخورد سازنده داده‌‌‌اید، و در مورد پیامدهای شکست در دستیابی به اهداف صحبت کرده‌‌‌اید، سرمایه‌گذاری کرده‌‌‌اید. اگر تا به حال حداقل دو دور مدیریت عملکرد منظم با ارتباطات بسیار شفاف را اجرا نکرده‌‌‌اید، از همین‌‌‌جا شروع کنید. ممکن است نیروی کار شما هنوز مجال لازم را برای بهبود از طریق پشتیبانی روتین و نظارت معمول داشته باشد، بدون اینکه لازم باشد واکنش‌‌‌های نامطلوب مشابه با برنامه بهبود عملکرد را آغاز کنید.
منابع و پارامترهای مناسب برای موفقیت را فراهم کرده‌‌‌اید.
مطمئن باشید فاکتورهایی را که خارج از کنترل کارکنان هستند و ممکن است در شکست عملکرد آنها نقش داشته باشند، بررسی کرده‌‌‌اید. آیا انتظارات مبهم، حجم کاری غیرقابل مدیریت، شکاف‌‌‌های آموزشی یا منابع ناکافی برای موفقیت فرد وجود داشته؟ اگر چنین است، تحمیل کردن برنامه بهبود عملکرد به نیروی کار معقول نیست. ابتدا عوامل زمینه‌‌‌ساز را بررسی کنید.
تاکنون به هر شرایط توجیه‌‌‌کننده‌‌‌ای توجه کرده‌‌‌اید.
آیا به چالش‌‌‌های شخصی یا مرتبط با سلامت توجه کرده‌‌‌اید؟ وقتی بازخورد منفی در مورد کارشان ارائه کردید، آیا آنها شرایط توجیه‌‌‌کننده‌‌‌ای را که توضیح دهد چرا آنها مطابق استاندارد عمل نکرده‌‌‌اند، با شما به اشتراک گذاشته‌‌‌اند؟ اگر چنین است، ممکن است بخواهید به جای اجرای فرآیند PIP بر آنچه از شما، تیم یا سازمانتان حمایت می‌کند، تمرکز کنید. نهایتا، اگر فرد نتواند کار خود را انجام دهد، ممکن است مسیر رسمی را انتخاب کنید.
از نظرات شخص ثالث استفاده کرده‌‌‌اید.
چیزی که ممکن است شبیه یک مشکل عملکردی باشد، می‌تواند در واقع یک اختلاف بین سبک شما و سبک نیروی کارتان باشد، نه یک شکاف واقعی در خروجی کار آنها. به خاطر داشته باشید که این موضوع بیشتر به عملکرد مربوط است و نه شخصیت فرد. مطمئن شوید که از نظرات دیگران، از جمله منابع انسانی، برای ارزیابی فراگیر بودن مشکل و تصمیم‌گیری در مورد اینکه آیا این مسائل برای پرداختن به برنامه بهبود عملکرد مناسب هستند یا خیر استفاده کرده‌‌‌اید.
اگر پس از در نظر گرفتن این سوالات، فکر می‌‌‌کنید که شکاف‌‌‌های عملکردی تابعی از عواملی هستند که در کنترل نیروی کار است و یک فرآیند رسمی بهبود، بهترین راه برای کمک به وی است، در ادامه به چند راه برای افزایش احتمال موثر بودن این فرآیند اشاره می‌‌‌کنیم. در نظر داشته باشید که PIP باید فراتر از یک برنامه باشد و به یک تلاش جمعی برای موفقیت در کنار یکدیگر تبدیل شود.
۱- به علل ریشه‌‌‌ای توجه کنید
برنامه بهبود عملکرد نباید جنبه عمومی داشته باشد و باید مختص فرد و دلایل عملکرد ضعیف او باشد. نیروی کاری که مهارت‌‌‌های قوی اما انگیزه ضعیف دارد، نیازمند رویکردی متفاوت نسبت به نیروی کاری است که مهارت‌‌‌های بیشتر دارد.
۲-آن را متمرکز بر آینده کنید
به خاطر رویدادهای گذشته به برنامه بهبود عملکرد نیاز دارید، اما برای ایجاد یک برنامه موثر، تمرکز الگوی PIPشما باید روی آینده باشد. اگر برنامه بهبود عملکرد را از اشتباه‌‌‌های گذشته انباشته کنید، جنبه تنبیهی پیدا خواهد کرد و مثل این است که می‌‌‌خواهید بر اشتباه‌‌‌هایی که رخ داده تمرکز کنید، نه اتفاق‌‌‌های آینده.
۳- انتظارات بدون ابهام تعیین کنید
در صورت امکان با استفاده از اهداف قابل اندازه‌‌‌گیری و معیارهایی که مورد توافق همه است، اهداف عملکرد را تعریف کنید. وقتی انتظارات شما بیشتر جنبه کیفی دارد، در مورد کیفیت کار قابل قبول صریح و مشخص صحبت کنید و از عبارت‌‌‌های مبهم و ذهنی خودداری کنید، چون باعث عدم‌اطمینان بیشتر می‌‌‌شوند. صفت‌‌‌هایی مانند «دقیق» را با اسامی و افعالی که برای کارهای خاص به کار می‌‌‌روند جایگزین کنید؛ مثل «این متن با هدف حذف غلط‌‌‌های املایی و دستوری و ترجمه اصطلاحات تخصصی به زبانی که مشتریان ما به راحتی بتوانند آن را درک کنند ویرایش شود.»
۴- بازخورد مداوم ارائه دهید
پس از طراحی و اجرای برنامه، بررسی کنید و ببینید که آیا نیروی کار مربوطه در مسیر درستی قرار گرفته یا خیر. در صورت موفقیت پاداش و بازخورد منظم، راهنمایی مداوم و اصلاحات دوره‌‌‌ای ارائه دهید. ناتوانی در انجام این کار، صرفا تاییدی است بر این روایت که برنامه بهبود عملکرد یک بلیت یک‌طرفه و بی‌‌‌حاصل است.
۵- به مدت زمان توافق‌‌‌شده پایبند باشید
برنامه بهبود عملکرد باید نیروی کار را در موقعیتی قرار دهد که در کوتاه‌مدت پیشرفت ملموسی داشته باشد. با توجه به بزرگی و پیچیدگی تغییری که به دنبال آن هستید، یک دوره برنامه بهبود عملکرد از یک تا سه ماه تنظیم کنید. اگر پیشرفت قابل‌‌‌توجهی را در آن بازه زمانی مشاهده کرده‌‌‌اید، می‌توانید با پذیرش رسمی عملکرد آنها و بازگشت به مدیریت عملکرد عادی، برنامه بهبود عملکرد را خاتمه دهید. برخی از فرآیندهای برنامه بهبود عملکرد شامل یک دوره پیگیری ۶ یا ۱۲ ماهه برای اطمینان از بهبود پایدار است.
۶- در مورد استخدام تصمیم‌گیری کنید
اگر پیشرفت کافی نسبت به تعهدات برنامه ندیده‌‌‌اید، باید بین گماشتن فرد در یک نقش جدید که احتمال موفقیتش در آن بیشتر است یا تشکیل جلسه برای کنار گذاشتن او و استخدام فردی جدید، یکی را انتخاب کنید.
پیشنهاد نهایی هم این است که در هر یک از این شش مرحله با منابع انسانی مشورت کنید. آنها می‌توانند اطلاعاتی در مورد خط‌مشی شرکت به شما ارائه دهند، نمونه‌‌‌هایی از برنامه‌‌‌های موثر را به اشتراک بگذارند، به شما کمک کنند تا به آموزش یا پشتیبانی مناسب برای نیروی کار دسترسی پیدا کنید، و یک دیدگاه شخص ثالث عینی در مورد نحوه حمایت بهتر از شخص ارائه دهند. از دیدگاه نیروی کار، وجود فردی برای گفت‌‌‌وگو که با موضوع آشنایی دارد اما به اندازه شما که مدیر هستید روی او سرمایه‌گذاری نمی‌‌‌کند، می‌تواند مفید باشد.
برنامه بهبود عملکرد موفق چگونه به نظر میرسد؟
فرض کنید در پایان دوره برنامه بهبود عملکرد، تغییر کافی در رفتار یا کیفیت کار نیروی کار مورد نظر برای توجیه ادامه کار آنها مشاهده نکردید. آیا این به آن معناست که فرآیند برنامه بهبود عملکرد شکست خورده است؟ این‌گونه نیست.
اگر واقعا در تلاش هستید به فرد کمک کنید که به موفقیت دست پیدا کند، تکمیل یک فرآیند PIP بدون در نظر گرفتن اینکه آیا مشکلات عملکرد او را حل می‌کند یا نه، چند اثر مثبت دارد. اول اینکه اهمیت اجرای عدالت و سرمایه‌گذاری خود را در یک روند مناسب تقویت می‌‌‌کنید. دوم، نشان می‌‌‌دهید که هم رفتارها و هم خروجی‌‌‌ها را جدی می‌‌‌گیرید. سوم، اگرچه فرآیند برنامه بهبود عملکرد باید محرمانه باشد، اما دیدن نتایج نسبتا سریع (اعم از بهبود یا حذف نقش) به اعضای تیم شما که احتمالا بهای عملکرد ضعیف هم‌‌‌تیمی خود را پرداخته‌‌‌اند اطمینان خاطر می‌دهد. چهارم، می‌توانید در مورد انتظارات عملکرد مبهم، منابع ناکافی، یا پروفایل‌‌‌های استخدام ضعیف، دیدگاه‌‌‌های خوبی به دست آورید که دفعه بعد هم از آنها بهره‌‌‌مند شوید.
فرآیند PIP اگر با دقت و سنجیده اجرا شود، می‌تواند عملکرد، فرهنگ، انگیزه و پویایی تیم را بهبود بخشد.
منبع: HBR
