چگونه با تغییر شرایط کاری، در سوال پرسیدن، ارائه اطلاعات و پیشنهاد بازخورد، مهارت به دست آورید؟
وقتی رئیس جدید عجولانه تصمیم می‌‌‌گیرد
وقتی رئیستان تصمیمات عجولانه می‌‌‌گیرد، ممکن است احساس بی‌‌‌ثباتی کنید. این کاملا طبیعی است، اما اقدامات سازنده‌‌‌ای وجود دارند که می‌‌‌توانید برای بهبود این شرایط انجام دهید.
«آندره مارتین»، روان‌شناس سازمانی و نویسنده کتاب «وصله ناجور، گزینه مناسب» میگوید: «ورود یک رئیس جدید، شبیه به لحظه گذار است اما لازم نیست احساس تهدید به شما دست دهد.» او میگوید: «باید در پرسیدن سوالات، ارائه اطلاعات و پیشنهاد بازخورد، مهارت بسیاری به دست آورید. ورود چنین رئیسی یک فرصت است برای تجدید تعهدتان نسبت به سازمان و ایجاد یک رابطه جدید.»
کارشناسان به ما توصیه می‌کنند در این شرایط، این اقدامات را انجام دهیم:
همدلی را تمرین کنید
احساس همدلی و درک کسی که تصمیمات عجولانه‌‌‌اش کارتان را سخت کرده، دشوار است. اما شارمین میگوید: «خودتان را جای او بگذارید. او تازه‌وارد یک سازمان جدید شده و کارش را شروع کرده و در تلاش است که خودش را اثبات کند.»
مارتین میگوید این را هم در ذهن داشته باشید که ممکن است رئیس جدیدتان از سوی مدیران رده‌‌‌بالاتر تحت فشار باشد و شما از آن خبر نداشته باشید. ممکن است طی مصاحبه‌‌‌ها، وعده‌‌‌هایی داده باشد و حالا سعی دارد به آنها عمل کند که این معمولا باعث می‌شود تغییرات بزرگ در مدت زمان کوتاه اتفاق بیفتند. به عبارت دیگر، می‌‌‌توان گفت که او در حال حاضر استرس بسیار زیادی را تحمل می‌کند. مارتین میگوید: «در ۹۰ روز اول، شما شاهد بهترین حالت او نیستید. پس حسن‌نیت داشته باشید و به او فرصت دهید.»
اطلاعات ارائه دهید و حمایتش کنید
مارتین پیشنهاد می‌کند در مکالمات اولیه‌‌‌تان با رئیس جدید، دو سوال کلیدی بپرسید: «به چه نیاز دارید؟ و چطور می‌‌‌توانم کمک‌تان کنم؟» در صورت لزوم این سوالات را تکرار کنید. اشتیاق شما برای حمایت از او، یک محیط مبتنی بر «ارتباط آزاد و همکاری» ایجاد می‌کند و راه را برای مقابله با هر تصمیم زودرسی، هموار می‌کند.
مارتین همچنین توصیه می‌کند که فعالانه به رئیس جدیدتان کمک کنید تا نکات ریز درباره نحوه عملکرد سازمان و ارتباطات میان اعضا را درک کند. «در مورد ریتم و سرعت کاری تیم توضیح دهید. این کمک می‌کند او تصویر کاملی از سازمان داشته باشد و بتواند با اتکا به آن، تصمیمات فکرشده و‌سنجیده بگیرد.»
سوالات پایان باز بپرسید
وقتی رئیستان تصمیمی می‌‌‌گیرد که به نظرتان اشتباه یا فاقد استدلال است، ممکن است وسوسه شوید که واکنش نشان دهید، مثلا مسخره‌‌‌اش کنید یا به نشانه اعتراض، چشمانتان را بچرخانید. اما مارتین میگوید به این وسوسه غلبه کنید. او پیشنهاد می‌کند به جای چنین واکنش‌‌‌هایی، برای آنکه استدلال رئیستان را بدانید از او سوالات هوشمندانه و پایان باز بپرسید. سوالاتی مثل «این چه کمکی به کسب و کار می‌کند؟» یا «چرا این تصمیم به نفع تیم است؟» یا «سعی دارید به چه چیزی برسید؟» این سوال‌‌‌ها می‌‌‌توانند در جلسات گروهی و دونفره نیز مطرح شوند. شارمین میگوید لحن، همه چیز است. گفت‌‌‌وگو را با یک لحن کنجکاوانه و محترمانه آغاز کنید. لحن تهدیدآمیز یا سرزنش‌‌‌کننده نداشته باشید. او پیشنهاد می‌کند چیزی در این مایه‌‌‌ها بگویید:«آیا می‌‌‌توانید چند تا از دلایل پشت این تصمیم را با ما در میان بگذارید؟» تا تمایلتان را به درک و همکاری نشان دهید.
بازخورد ارائه دهید
درک انگیزه‌‌‌های رئیس به شما کمک می‌کند در جایگاه بهتری برای ارائه بازخورد و ایده‌‌‌های متفاوت قرار بگیرید. موقع ابراز تردید یا مخالفت با تصمیم او، رفتار دیپلماتیک و سازنده داشته باشید و بازخورد و نظرتان را در قالب راهی برای دستیابی به یک هدف مشترک بیان کنید. شارمین میگوید در این شرایط، حس خودخواهی طرفین، دخیل است پس باید فضایی امن برای گفت‌‌‌وگو ایجاد کنید تا این پیام منتقل شود که «من با شما و در کنارتان هستم.» به دنبال نقاط مشترک باشید.
مارتین پیشنهاد می‌کند از رئیستان بپرسید آیا دوست دارد رویکردهای جایگزین را بشنود؟ مثلا بگویید «آیا مایلید پیشنهادی بشنوید که ممکن است این استراتژی را حتی بهتر از این کند؟» بسیاری از مدیران در این شرایط، اشتیاق پیدا می‌کنند که نظرتان را بشنوند.
با هم از تصمیم‌‌‌ها درس بگیرید
با وجود این اقدامات، ممکن است رئیستان هر از‌گاهی دست به تصمیمات عجولانه بزند که مخالفش باشید. این برای شما سخت است اما در نهایت، تصمیم با اوست. شارمین توصیه می‌کند حتی در آن موارد، با رئیستان درباره راه‌‌‌هایی که می‌‌‌توانست تصمیم را جور دیگری بگیرد صحبت کنید. «گلایه نکنید. تمرکزتان را روی بهبود مستمر بگذارید. اگر قطار، ایستگاه را ترک کرده (کار از کار گذشته) و راه برگشتی نیست، تنها کاری که می‌‌‌توانید انجام دهید این است که با هم از آن تصمیم، درس بگیرید.»
برای شروع، تمایلتان برای همکاری با یکدیگر را به او ابراز کنید. مارتین پیشنهاد می‌کند بگویید «من بابت تمام زحماتی که برای سرعت‌‌‌بخشی و کمک به تیم انجام می‌‌‌دهید سپاسگزارم و دوست دارم در مورد این صحبت کنیم که چطور می‌‌‌توانیم برای دستیابی به اهدافمان از یکدیگر بهتر حمایت کنیم.»
سپس توضیح دهید که به منابع بیشتر، کمک بیشتر و اطلاعات بیشتر نیاز دارید یا به بیان ساده‌‌‌تر، دوست دارید زودتر وارد پروسه تصمیم‌‌‌گیری شوید و نقش داشته باشید. شارمین میگوید: «از زبان او صحبت کنید.»
بر چیزهایی که تحت کنترلتان هستند تمرکز کنید
درس گرفتن از تصمیمات گذشته و همکاری با رئیس مهم است اما مارتین میگوید زمانی فرا می‌‌‌رسد که لازم است «پذیرش» را تمرین کنید.
او میگوید: «روی چیزهایی که تحت کنترلتان هستند تمرکز کنید و بقیه را رها کنید.» حوزه‌‌‌هایی که در آنها نفوذ دارید را شناسایی کنید و انرژی‌‌‌تان را صرف بهبود نتایج روزمره تیم کنید. شارمین نیز در ادامه میگوید از خودتان در خارج از محیط کار مراقبت کنید. او میگوید: «ممکن است متوجه نباشید که این شرایط تا چه حد انرژی ذهنی و جسمی‌‌‌تان را تحلیل می‌‌‌برد.» او پیشنهاد می‌کند مرتب ورزش کنید، در محیط باز وقت بگذرانید، غذای خوب بخورید و مدیتیشن و ذهن‌‌‌آگاهی را تمرین کنید. از هر ابزاری که برای «خود مراقبتی» در دسترس دارید استفاده کنید.
همکارانتان را نزدیک نگه دارید
مارتین پیشنهاد می‌کند با همکارانتان درباره مزایا و معایب تصمیمات رئیس صحبت کنید. این فرصتی است برای آگاهی از دیدگاه تیم و کشف این که آیا آنها نیز نگرانی‌های شما را دارند یا خیر.
اما مراقب باشید این گفت‌‌‌وگوها تبدیل به جلسات بدگویی و گله و شکایت نشوند. لحن خود را مثبت نگه دارید. مارتین میگوید: «به نفع تیم است که روی موفقیت مدیر جدید تمرکز کنند. به هر حال، اگر رئیستان عملکرد عالی داشته باشد، تیم نیز چنین خواهد بود.» اما اگر مشکل ادامه‌‌‌دار شد، باید نگرانی‌‌‌تان را با مدیران دیگر در میان بگذارید. شما با صدای جمعی، قدرت بیشتری خواهید داشت.
اگر رئیستان کماکان به این روال ادامه داد:
در صورت لزوم نگرانی‌هایتان را انتقال دهید
مارتین میگوید اگر رئیستان تصمیمات عجولانه‌‌‌ای می‌‌‌گیرد که به ضرر تیم و سازمان است، شاید لازم باشد نگرانی‌هایتان را با سایر رهبران سازمان در میان بگذارید. مثلا اگر رئیستان تصمیمی گرفته که با اصول و ارزش‌‌‌ها و اخلاقیات سازمانتان در تضاد است، تردید نکنید و حتما حرفتان را بزنید.
همین امر در این موارد نیز صدق می‌کند: رئیستان از پرسش و پاسخ به سوالات طفره می‌رود یا خودداری می‌کند، یا تمایلی به دریافت بازخورد درباره تصمیمات ندارد. در نهایت، اگر تخصص یا دیدگاه استراتژیکی دارید که معتقدید برای موفقیت کسب و کار حیاتی است، دست روی دست نگذارید. فراموش نکنید که اولویت اصلی شما، سلامت و رفاه بلندمدت سازمان است.
قید این شغل را بزنید
ممکن است رئیستان آدم بی‌‌‌تجربه یا فاقد خودآگاهی باشد یا آماده جایگاه مدیریتی نباشد. یا شاید اصلا با شما جور نباشد. مارتین میگوید: «همه ما برای انجام کارها روش خودمان را داریم که آن را ترجیح می‌‌‌دهیم. ممکن است سبک تصمیم‌‌‌گیری رئیس جدید، لزوما بد نباشد اما با سبک دلخواه ما متفاوت باشد و آن را نپسندیم.» اگر به رغم همه تلاش‌‌‌هایتان، هیچ تغییری حاصل نشد و رئیستان همچنان به تصمیمات عجیب و غریب ادامه داد، مارتین توصیه می‌کند به خودتان فکر کنید. «شرایط تغییر می‌کند، اولویت‌‌‌ها عوض می‌‌‌شوند اما باید تصمیم بگیرید که آیا می‌‌‌خواهید در این فصل جدید باشید یا نه.» شارمین پیشنهاد می‌کند یک سوال ساده از خود بپرسید: «آیا می‌‌‌خواهم در این محیط کار کنم؟» اگر پاسختان منفی است، شاید وقتش رسیده که دنبال یک شغل جدید بگردید.
منبع: HBR
