مشاور عزیز،

مدت کوتاهی است که در یک شرکت کوچک استخدام شده‌‌‌ام. محیط کارم روی هم رفته بد نیست و مثل هر شرکت دیگری، کم و کاستی‌‌‌ها و مزایای خودش را دارد. تنها چیزی که آزارم می‌‌‌دهد این است که همکارم «امیلی» که با او در یک واحد کار می‌‌‌کنیم، اطلاعاتی را که برای انجام پروژه‌‌‌ام نیاز دارم  در اختیارم نمی‌‌‌گذارد. گاهی مجبورم ۱۰بار به او یادآوری کنم.

از آنجا که تازه‌وارد این محیط شده‌‌‌ام نمی‌‌‌دانم رویه اینجا به چه شکل است. اگر موضوع را با رئیس مطرح کنم ممکن است با او برخورد کنند و دوست ندارم رابطه‌‌‌ام با او شکرآب شود. به نظر شما باید چه کار کنم؟

پاسخ: دوست عزیز، از بین رفتارهای توهین‌‌‌آمیز در محیط کار، پنهان کردن اطلاعات یکی از سمی‌‌‌ترین رفتارهاست؛ چون تاثیرات گسترده‌‌‌ای ایجاد می‌‌‌کند. پنهان‌کاری اطلاعات به قدری شایع است که تبدیل به یک ترند شده. ترندی به نام «محدودسازی بی‌سر و صدا.» این رفتار، آگاهانه و عمدی است. وقتی از فرد پنهانکار اطلاعات می‌‌‌خواهی یا جواب نمی‌‌‌دهد یا مبهم جواب می‌‌‌دهد. مثلا وانمود می‌‌‌کند که از چیزی خبر ندارد. یا بخشی از اطلاعات را می‌‌‌دهد اما جزئیات مهم را پیش خودش نگه می‌دارد. یا ممکن است اطلاعات را زمانی بدهد که دیگر به آن نیازی نداری.

این با درون‌گرایی فرق دارد. فرد پنهانکار، از اطلاعات به‌عنوان ابزاری برای اعمال قدرت بر دیگران استفاده می‌‌‌کند. تشخیص این رفتار از بیرون آسان نیست و معمولا زمانی فاش می‌شود که بارها رخ داده و تاثیر منفی‌‌‌اش نمایان شده است. طبق تحقیقات پلتفرم آموزشی «کاهوت»، بیش از نیمی از کارکنان اطلاعات مفید را پنهان می‌‌‌کنند.

این رفتار بیشتر در مردان دیده می‌شود تا زنان (۶۳‌درصد در مقابل ۵۷ درصد) و نسل زد بیش از سایر نسل‌‌‌ها پتانسیل پنهان‌کاری دارند.

این شرکت از بیش از ۲۵۰ نیروی کار آمریکایی نظرسنجی کرده است. ۲۶‌درصد افرادی که اطلاعات را به همکارها ارائه نمی‌‌‌دادند، گفتند که کانال ارتباطی مناسبی برای ارائه اطلاعات در اختیار نداشته‌‌‌اند. در صورت داشتن چنین امکانی، هنوز هم کارکنانی هستند که اطلاعات را پیش خودشان نگه می‌‌‌دارند. علت‌‌‌های متعددی برای این رفتار اعلام شده است؛ از نارضایتی شغلی تا عدم‌مشارکت میان کارکنان که منجر به ارتباطات ضعیف می‌شود.

پیش از آنکه فرض کنیم امیلی عمدا اطلاعات را به تو یا سایر همکارها نمی‌‌‌دهد، ابتدا باید ببینی آیا او اصلا به آن اطلاعات دسترسی دارد یا خیر؟ ممکن است او این اطلاعات را نداشته باشد چون اصلا در پروژه نقشی ندارد. پس ابتدا پرس و جو کن و ببین باید اطلاعات را از چه کسی بگیری. اگر گفتند باید از امیلی بگیری، معلوم می‌شود که با یک آدم پنهان‌کار طرفی و باید چاره‌‌‌ای پیدا کنی وگرنه تاثیرات منفی این رفتار، دامن تو و سایر همکارها را خواهد گرفت. شاید با خودت بگویی چه تاثیراتی؟

پنهانکاری و مخفی کردن اطلاعات مورد نیاز، رفتاری است که تاثیرات آن نه تنها متوجه توست بلکه سایر همکارها را نیز تحت‌تاثیر قرار می‌‌‌دهد. فرد قربانی ممکن است به مرور حس کند که نمی‌تواند در شغلش پیشرفت کند؛ چون راه پیشرفت بسته است.

او ممکن است طیف وسیعی از مشکلات جسمی و روحی را تجربه کند. اگر پنهان‌کاری در محیط کار به یک روال میان همکارها تبدیل شود، پس از مدتی شاهد اتفاقاتی مثل استعفاهای گسترده خواهیم بود. عدم‌دسترسی به اطلاعات، احتمال خطا را افزایش و بازدهی را کاهش می‌‌‌دهد؛ چون کارکنان مجبورند به جای تمرکز بر کار،

بخشی از انرژی خود را صرف تلاش برای یافتن اطلاعات کنند.

«جان کلمن» متخصص فرهنگ محیط کار می‌‌‌گوید این رفتار به مرور فرساینده خواهد شد و به فرهنگ سازمان آسیب خواهد زد؛ به‌خصوص اگر کارکنان دورکار باشند؛ چون پنهان‌کاری می‌تواند گردش ارتباطی تیم را خدشه‌‌‌دار کند. اگر یکی از همکارها راه بهتر و کارآمدتری برای انجام کارها بلد باشد (مثلا یک نرم‌‌‌افزار بشناسد که دردسر کارها را کم می‌‌‌کند) و عمدا این اطلاعات را از دیگران دریغ کند، فرصت کارآمدی را از همه آنها می‌گیرد.

اغلب دلایل پنهان‌کاری در محیط کار، در دسته «فقدان مشارکت» قرار می‌‌‌گیرند. پس افزایش مشارکت کارکنان می‌تواند این مشکل را رفع کند که البته این وظیفه کارفرماست.

اما فرد مورد نظر چه اقداماتی می‌تواند انجام دهد؟ طبق گزارش مجله کسب‌وکار هاروارد، ۶۰‌درصد کارکنان با مشکل کسب اطلاعات از همکارهایشان درگیرند. وقتی مطمئن شدی که امیلی باید به تو اطلاعات دهد و از این کار امتناع می‌‌‌کند، بهترین راه‌حل، ارتباط مستقیم است. طفره رفتن فقط حل مساله را طولانی‌‌‌تر و کارت را سخت‌‌‌تر خواهد کرد.

پس قبل از اینکه این رفتار امیلی مشکل‌‌‌ساز شود، درباره‌‌‌اش با او صحبت کن. مثلا اگر کار تو، ثبت حقوق و دستمزدهاست و به اطلاعات مربوط به مرخصی‌‌‌ها و ساعت‌‌‌ها نیاز داری و امیلی فقط اطلاعات ساعت‌‌‌ها را در اختیارت می‌‌‌گذارد، به او تاکید کن که اطلاعات مرخصی‌‌‌ها هم به همان اندازه مهم است و با داشتن آن اطلاعات می‌توانی کارت را انجام دهی.

شاید با خودت بگویی «بهتر است موضوع را به مدیر بگویم.» این می‌تواند رابطه تو و امیلی را مکدر کند. اما اگر اطلاعاتی که نیاز داری، مربوط به اصول و اخلاقیات کسب‌وکار است، به نفع شرکت است که موضوع را با مدیر یا فردی از سطوح بالا در میان بگذاری. مثلا فرض کن در واحد حسابداری کار می‌‌‌کنی و امیلی باخبر شده است که یکی از همکارها حساب‌‌‌ها را دستکاری می‌‌‌کند. در این حالت، بهتر است مدیران در جریان قرار بگیرند.

البته تبادل اطلاعات تا حدی به نوع رابطه تو و امیلی هم بستگی دارد. ممکن است رابطه‌‌‌تان به شکلی باشد که زمینه‌‌‌ساز تبادل آزاد اطلاعات نباشد. بعضی از کارکنان می‌‌‌ترسند که با دادن اطلاعات به همکارها، مزیت رقابتی خود را از دست بدهند. بعضی‌‌‌ها هم کلا ترجیح می‌‌‌دهند هیچ گفت‌‌‌وگویی با همکارها نداشته باشند. در بعضی محیط‌‌‌های کاری، همه سرشان در کارشان است که باید به این فرهنگ احترام گذاشت.

اما اطلاعات کاری، مهمند پس باید تبادل شوند. و در پایان، بدان که تبادل اطلاعات شخصی در محیط کار، درست نیست چون این خبرها زود پخش می‌‌‌شوند و تبدیل به نقل مجلس همکارها می‌‌‌شوند. پیش از درخواست اطلاعات از هر همکاری، حواست باشد که اطلاعات مربوطه، بیش از حد شخصی نباشند. ببین آیا واقعا به آن اطلاعات نیاز داری یا فقط کنجکاو هستی که مثلا از امیلی بپرسی «آیا رئیس بالاخره همسرش را طلاق داد یا نه!» ‌‌‌

منابع: Outsource Accelerator, LinkedIn, Chron