شفافیت محیط کار زمانی است که یک سازمان و کارکنان آن به طور آشکار و آزادانه اطلاعاتی را در مورد فرآیندها، تصمیمات، اهداف، انتظارات و موارد دیگر به اشتراک می‌‌‌گذارند. در محیط کار امروزی، یک عنصر قانونی نیز برای شفافیت وجود دارد که سازمان‌ها و منابع انسانی باید آن را مورد توجه قرار دهند. به عنوان مثال، قانون‌‌‌ شفافیت دستمزد، با هدف اطمینان از دریافت دستمزد برابر برای کار با ارزش یکسان، اجرا می‌شود.

 چهار رکن شفافیت

پلتفرم Culture Monkey که وضعیت کارکنان را بررسی می‌کند، چهار رکن کلیدی شفافیت در محیط کار را شناسایی کرده است که عبارتند از:

۱- ارتباط: ارتباط شفاف در درجه اول به معنای دو چیز است: اول، اطمینان از اینکه پیام‌‌‌ها به آسانی قابل درک هستند و دوم، گوش دادن فعال به بازخورد.

۲- پاسخ‌گویی: در یک محیط کار شفاف، افراد می‌‌‌دانند چه کسی در قبال چه چیزی پاسخ‌گو است. این کار شانس انجام تعهدات را افزایش می‌دهد و افراد مسوولیت کارهایی را که طبق برنامه پیش نرفتند به عهده می‌‌‌گیرند.

۳- افشای اطلاعات: دسترسی افراد به اطلاعات موردنیاز، برای تصمیم‌گیری آگاهانه ضروری است.

۴- دسترس‌‌‌پذیری: در یک سازمان شفاف، افراد می‌توانند به راحتی به اطلاعاتی که برای انجام کارهای خود نیاز دارند، بدون موانع غیرضروری دسترسی پیدا کنند.

 اهمیت وجود و نبود شفافیت در محیط کار

وجود شفافیت در محیط کار، به دلایل زیر بسیار مهم است:

ایجاد اعتماد: هنگامی که شفافیت وجود داشته باشد، حس اعتماد بین کارکنان و مدیران تقویت می‌شود.

ترویج فرهنگ آزادی بیان: محیطی که در آن سوالات، نگرانی‌ها و ایده‌‌‌ها بتوانند آزادانه بیان شوند، نوآوری و بهبود مستمر را تشویق و متقاضیان را جذب خواهد کرد. طبق تحقیقات سال ۲۰۱۸ شرکت «اسلک»، ۸۷‌درصد کارکنان خواهان این بودند که شرکت آینده آنها شفاف باشد.

کاهش شایعات و اطلاعات نادرست: شفافیت احتمال انتشار شایعات و اطلاعات نادرست در سازمان را به حداقل می‌‌‌رساند.

بهبود تصمیم‌گیری: کارکنان در همه سطوح، با دسترسی به اطلاعات کامل‌‌‌تر و دقیق‌‌‌تر، می‌توانند تصمیمات آگاهانه‌‌‌تری بگیرند.

تسهیل مدیریت تغییر: در طول زمان تغییر، شفافیت می‌تواند به کاهش مقاومت و ترس کارکنان کمک کند.

تشویق مسوولیت‌‌‌پذیری: زمانی که اقدامات و تصمیمات به طور شفاف اتخاذ شود، احساس مسوولیت‌‌‌پذیری بین کارکنان ایجاد می‌شود.

از سوی دیگر، عدم‌شفافیت در محیط کار نیز پیامدهای خود را دارد. برخی از آنها عبارتند از:

کاهش نوآوری و خلاقیت: شفافیت محیطی را تقویت می‌کند که در آن ایده‌‌‌ها می‌توانند آزادانه به اشتراک گذاشته شوند و مورد بحث و گفت‌‌‌وگو قرار گیرند. بدون وجود شفافیت، نوآوری و خلاقیت سرکوب خواهد شد؛ زیرا کارکنان ممکن است احساس ناامنی یا بی‌‌‌انگیزگی برای ارائه ایده‌‌‌های خود کنند.

به خطر افتادن استانداردهای اخلاقی: فقدان شفافیت در محیط کار می‌تواند منجر به عدم‌کنترل رویه‌های مشکوک شود. این وضعیت می‌تواند استانداردهای اخلاقی سازمان را به خطر بیندازد و منجر به خطرات قانونی یا اعتباری شود.

اختلال در ارتباطات: فقدان شفافیت اغلب منجر به ارتباطات ضعیف در سراسر سازمان می‌شود. سوءتفاهم‌ها رواج پیدا می‌کند و منجر به ناکارآمدی و خطا در کار می‌شود.

مشارکت کمتر کارکنان: کارکنانی که احساس کنند کنار گذاشته شده‌‌‌اند، حس مشارکت و انگیزه خود را از دست می‌دهند. این عدم‌مشارکت بر بهره‌‌‌وری، رضایت شغلی و روحیه کلی نیروی کار تاثیر می‌‌‌گذارد.

 چگونه شفافیت را در محیط کار بهبود دهیم؟

چند استراتژی وجود دارد که منابع انسانی می‌تواند برای بهبود و تضمین شفافیت در محیط کار در طول چرخه زندگی کارکنان اتخاذ کند:

۱- شفافیت را در برندسازی کارفرمای خود به کار گیرید: به جای ارائه بیش از حد مزایای کار کردن برای سازمان، به انتقال همه جوانب شغل و صنعت فکر کنید؛ حتی جنبه‌‌‌هایی که جذابیت کمتری دارند. به عنوان مثال، فرض کنید افرادی را برای کار در نقشی استخدام می‌‌‌کنید که می‌تواند از نظر فیزیکی دشوار باشد. به متقاضیان توضیح دهید که این نقش به چه چیزی نیاز دارد. توصیفات کارکنان را بدون سانسور برای افرادی که اخیرا به شرکت پیوسته‌‌‌اند، در وب‌سایت خود قرار دهید که تصویری واقعی از آنچه برای اجرای موفقیت‌‌‌آمیز این نقش نیاز است را نشان می‌دهد.

۲- انتظارات واقع‌‌‌بینانه و مبتنی بر واقعیت را تنظیم کنید: شفافیت استخدام و گزینش، جنبه‌‌‌های مختلفی را شامل می‌شود. نخست، شامل شفافیت در مورد فرآیند درخواست است؛ متقاضیان باید چه چیزی را پیش‌بینی کنند؟ چقدر باید منتظر پاسخ باشند؟ جدول زمانی کل فرآیند چقدر است؟ برای پرس و جو باید با چه کسی تماس بگیرند؟ دوم، شامل شفافیت در مورد انتظارات شغلی و سازمانی است؛ اینکه چه محدوده حقوقی ارائه می‌شود؟ سازمان چه چشم‌‌‌انداز رشدی را در چه بازه زمانی ارائه می‌کند؟ چه استانداردهای عملکردی از کارکنان انتظار می‌رود؟ در نهایت، جنبه‌‌‌ای که اغلب نادیده گرفته می‌شود و در عین حال حیاتی است، ایجاد انتظارات روشن در مورد آن چیزی است که نباید پیش از موعد در خصوص آن صحبت کرد. به عنوان مثال، در یک شرکت پرشتاب امروزی، بسیار مهم است که به متقاضیان یا افرادی که تازه استخدام شده‌‌‌اند بگوییم که بسیاری از جنبه‌‌‌ها بدون ساختار هستند و نیاز به ابتکار خودمحور دارند.

۳- سطوح مختلف شفافیت را بررسی کنید: توجه داشته باشید که همه اطلاعات را نمی‌توان یا نباید به طور آشکار با هر یک از کارکنان به اشتراک گذاشت. اطلاعات و تعیین سطح مناسب شفافیت برای هر سطح بر اساس عواملی مانند ارتباط، حساسیت و تاثیر بالقوه باید طبقه‌‌‌بندی شود.

۴- گفت‌‌‌وگوی مداوم را تشویق کنید: مدیران را در مورد رویکرد مدیریت عملکرد به عنوان یک مکالمه مستمر آموزش دهید و به جای گفت‌‌‌وگوهای سالانه، در طول سال با کارکنان خود گفت‌‌‌وگوهای مداوم داشته باشید. انجام این کار باعث ایجاد رابطه قوی‌‌‌تری بین مدیران و کارکنان می‌شود و اعتماد و شفافیت بیشتری را به دنبال دارد.

۵- کانال‌‌‌های ارتباطی باز کنید: برای ارتباطات آزاد، کانال‌‌‌های متعدد همچون جلسات منظم (در سطح شرکت)، صندوق‌های انتقاد و پیشنهاد، و پلتفرم‌‌‌های دیجیتال که در آن کارکنان بتوانند نگرانی‌های خود را بیان کنند، سوال بپرسند و بازخورد ارائه کنند، ایجاد کنید. اطمینان حاصل کنید که این کانال‌‌‌ها برای همه کارکنان قابل دسترسی هستند و به طور فعال برای پاسخ‌‌‌ها و اقدامات نظارت می‌‌‌شوند.

۶- کارکنان را در تصمیم‌گیری مشارکت دهید: بر اساس نظرسنجی پلتفرم‌ Visier، ۵۲‌درصد از پاسخ‌‌‌دهندگانی که به کارفرمای خود اعتماد دارند، دلیل این اعتماد را سیاست‌‌‌ها و اقدامات شفاف شرکت خود می‌‌‌دانند. مشارکت فعال کارکنان در تصمیم‌گیری نقش حیاتی در این امر ایفا می‌کند. همچنین آموزش کارکنان در ارائه و دریافت بازخورد موثر می‌تواند به ایجاد یک محیط کار بازتر و ارتباطی کمک کند.

منبع: Aihr.com