خرده استرس ۱: نقش‌‌‌ها و اولویت‌‌‌های ناهماهنگ

بیشتر افراد درماندگی و استیصال ناشی از حضور در تیم‌‌‌هایی را تجربه کرده‌‌‌اند که اعضایش اولویت‌‌‌های تا حدی متفاوت دارند و به‌‌‌سختی می‌توانند تحت لوای دورنمایی مشترک متحد شوند یا به شکل موثری کار تیمی را پیش ببرند. یکی از شایع‌‌‌ترین دردهای مشترکی که مصاحبه‌‌‌شونده‌‌‌های ما تجربه کرده بودند حضور در تیم‌‌‌هایی بود که آن‌‌‌قدر به ناهماهنگی‌‌‌هایی که وجود داشت پرداخته نمی‌‌‌شد تا کار از کار می‌‌‌گذشت.

هیچ‌‌‌کس عمدا این سوءتفاهم‌‌‌ها را به وجود نمی‌‌‌آورد. اعضای تیم با این تصور از جلسه خارج می‌‌‌شوند که همه دقیقا می‌‌‌دانند باید چه کار کنند و چه اتفاقی قرار است بیفتد. با این ‌‌‌حال، ما در طول تحقیقاتمان صدها داستان از پروژه‌‌‌هایی شنیدیم که تبدیل به دردسرهای عظیمی شدند – بعضی‌‌‌هایشان تاخیر داشتند یا حتی شغل‌‌‌ها را به خطر انداختند- و ریشه‌‌‌شان به ناهماهنگی‌‌‌های کوچکی برمی‌‌‌گشت که به‌‌‌موقع به آنها پرداخته نشده بود. این ناهماهنگی‌‌‌ها معمولا از سه مساله نشات می‌‌‌گیرند:

اهداف متفاوت: این ناهماهنگی اغلب به این دلیل به وجود می‌‌‌آید که اعضای تیم اولویت‌‌‌های عملکردی متفاوتی دارند. فرض کنید تیم شما متشکل از افرادی از بخش‌‌‌های بازاریابی، آی‌‌‌تی و توسعه محصول باشد. با اینکه همگی درباره زمان عرضه محصول به توافق رسیده‌‌‌اید، ممکن است هرکدام از شما بسته به نحوه سنجش عملکردتان و پاداشی که دریافت می‌‌‌کنید اهداف کاملا متفاوتی برای این شش هفته باقی‌‌‌مانده تا عرضه محصول داشته باشید. در یک پروژه مشترک، رهبر تیم و همکاران از واحدهای دیگر، در تئوری به دنبال خروجی یکسانی هستند. اما در عمل ممکن است هر کدام از آنها مصمم باشند مهارت‌‌‌های خود را تقویت کنند و تیم را به مسیرهای گوناگونی بکشند و همه را گیج کنند.

ارزش‌‌‌های متفاوت: تخصص‌‌‌ها، مسوولیت‌‌‌ها یا علاقه‌‌‌مندی‌‌‌های منحصربه‌‌‌فرد افراد باعث می‌شود بعضی از جنبه‌‌‌های کارشان را مهم‌تر از سایر قسمت‌‌‌ها بدانند. این مساله به‌‌‌ندرت به نحوه ارزیابی کار و دریافت پاداش مربوط می‌شود و بیشتر به این برمی‌‌‌گردد که افراد احساس می‌کنند چه‌‌‌کاری در اصل درست است. زمانی که این ناهماهنگی همه‌‌‌سویه باشد، می‌تواند در جلسات روتین تیمی منجر به استیصال شود.

الزامات نامشخص: مدیریت پروژه ضعیف باعث می‌شود اعضای تیم به‌رغم نیت خیرشان نسبت به محصول دید واضحی نداشته باشند و این فقدان شفافیت باعث ایجاد خرده‌استرس می‌شود. زمانی که همه‌‌‌چیز مشخص نباشد، اعضای تیم خودشان جاهای خالی را پر می‌کنند و اغلب به دنبال هدف اشتباهی می‌‌‌روند یا وقتشان را برای کاری هدر می‌دهند که از نظر دیگران هیچ ضرورتی نداشته. این رویکرد نامتمرکز باعث افزایش خرده‌استرس می‌شود، چرا که افراد مجبورند بحث و گفت‌‌‌وگوهای بیشتری داشته باشند و روند کارشان را تغییر دهند تا به آن شفافیت موردنیاز برسند.

برای تشخیص ناهماهنگی چند روش سریع وجود دارد. از اعضای تیم بپرسید به نظرشان موفقیت در پروژه‌‌‌ای که در دست دارید، چگونه است. اگر پاسخ هر نفر کمی متفاوت از نفر قبل بود، منبع خرده استرستان را پیدا کرده‌‌‌اید. اگر جلساتتان خیلی طول می‌‌‌کشند اما در پایان اصلا حس نمی‌‌‌کنید جلسه سازنده‌‌‌ای داشته‌‌‌اید، بدانید که اتفاق‌‌‌ نظر ندارید. یا اگر احساس می‌‌‌کنید از خروجی جمعی تیم راضی نیستید، احتمالا در بطن پروژه‌‌‌ای قرار دارید که هر کسی فکر می‌‌‌کرده کار درست را انجام می‌دهد. اما هیچ‌‌‌کدام با هم هماهنگ نبودید و حالا نتیجه دارد این بحران را نشان می‌دهد.

 حل خرده‌استرس تیم ناهماهنگ

اگر احساس می‌‌‌کنید تیمتان هماهنگ نیست، باید به‌‌‌سرعت دست ‌‌‌به ‌‌‌کار شوید و پیش از آنکه این ناهماهنگی‌‌‌ها منشأ خرده‌استرس بیشتری برای همه شوند آنها را برطرف کنید. اعضای تیمتان را برای جلسه هماهنگی کوتاهی جمع کنید و در جلسه روی این تمرکز کنید که این ناهماهنگی‌‌‌ها چه تاثیری بر اعضای تیم دارند. اگر بتوانید برای همه‌‌‌ جا بیندازید که این ناهماهنگی‌‌‌ها چقدر مخرب و طاقت‌‌‌فرساست، اعضای تیم با روی باز اصلاح مسیر را می‌‌‌پذیرند. برای درست کردن اوضاع این گام‌‌‌ها را طی کنید:

۱- در یک گفت‌‌‌وگوی جمعی هدف یا اهمیت پروژه را از نو تعریف کنید. تاکیدتان روی نتیجه‌‌‌ای باشد که اگر گروه با همدیگر همکاری کنند حاصل می‌شود. به اهداف والاتری متوسل شوید. مثل اینکه چگونه این نرم‌‌‌افزار، کار را برای مشتریان ساده‌‌‌تر می‌کند یا این تحقیقات به تولید داروهای ارزان‌‌‌تری کمک می‌کند. کاری کنید که افراد حتما نقش خودشان در دستیابی به این اهداف را ببینند.

۲- شرح دهید که کار هر شخص (یا تیم) چگونه به کلیت پروژه کمک می‌کند. منابع لازم برای کار هر شخص یا تیم را شناسایی کنید. حواستان باشد که همه دقیقا بدانند از آنها چه انتظاری می‌رود  و اینکه تصور می‌کنند دیگران قرار است چه کار کنند.

۳- بی‌‌‌پرده و منصفانه درباره موانع کار افراد صحبت کنید. بعضی از این موانع را می‌توانید حل کنید

(همچون صحبت کردن با مدیر یکی از اعضای تیم) و بعضی‌‌‌ها را نمی‌توانید برطرف کنید (همچون منابع). اما شناسایی مشکلات به شما اجازه می‌دهد بازه زمانی و وظایف را به شکل واقع‌‌‌گرایانه‌‌‌تری تعیین کنید و مشکلات غیرقابل‌‌‌حل را ارجاع دهید.

۴- وابستگی‌‌‌های متقابل را به شکل بصری ترسیم کنید تا کاملا جا بیفتد. ارتباطات متقابلی را که روی کار اعضا اثرگذار است ترسیم کنید. لازم نیست نمودار بی‌‌‌نقصی رسم کنید؛ حتی یک نقشه راه دست ‌‌‌و پا شکسته برای کل تیم هم کفایت می‌کند.

۵- مطمئن شوید که هر عضو تیم به تعهداتش عمل کند.

چند دقیقه آخر جلسه را به این اختصاص دهید که همه، انتظاراتشان و کارهای جلسه بعد را تکرار کنند.

هر جلسه را (چه حضوری و چه آنلاین) با مرور نکات جلسه قبل آغاز کنید تا برایتان یادآوری شود که کجا بودید و کجا قرار است بروید. در این صورت هر ناهماهنگی تازه یا در شرف وقوعی را شناسایی می‌‌‌کنید.