استراتژی قدرتمند برای مدیریت تحولات سازمانی
چرا برنامه جانشینی در کسب و کار مهم است؟
در این موارد، بهتر است پیش از رفتن، یک جانشین «ترجیحا از داخل سازمان» و از میان کارکنان فعلی برای خود انتخاب کنند تا انتقال مدیریت و فرآیند گذار، بدون دردسر و به شکلی موثر انجام شود.
بدین منظور، یک «برنامه جانشینی» لازم است که از مدت‌ها قبل اجرا شده باشد. برنامه جانشینی یک ابزار ارزشمند، هم برای شرکت‌‌های کوچک و هم برای سازمان‌های در حال رشد است. در کسب‌‌وکارهای کوچک، یک برنامه جانشینی یعنی مدیریت موثر تغییرات در مالکیت یا رهبری سازمان. در سازمان‌های بزرگ‌تر، یک برنامه جانشینی کمک می‌کند از شکافهای استعدادی احتمالی جلوگیری شود؛ شکاف‌‌هایی که تاثیر مخربی بر سازمان دارند. یک استراتژی صحیح به شما کمک می‌کند از قبل همه‌چیز را برنامه‌‌ریزی کنید تا بتوانید دانش خود را به فرد منتخب انتقال دهید و کارکنان کلیدی را نیز حفظ کنید. این به‌ویژه در شرایط ابهام‌‌آمیز پساکرونا، یک اولویت مهم به شمار می‌‌آید.
ما در اینجا راهنمای مرحله به مرحله طراحی و اجرای این برنامه را آموزش می‌‌دهیم، نگاهی به مزایای این برنامه‌ها در حوزه منابع انسانی می‌‌اندازیم و فرآیند را به قسمت‌‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کنیم تا بتوانید تمامی عناصر دخیل را به درستی درک کنید.
برنامه جانشینی چیست؟
اما برنامه جانشینی چیست و چطور می‌توانید آن را در کسب‌‌وکار خود به کار ببرید؟ یک برنامه جانشینی در حوزه کسب‌‌وکار، فرآیندی است که کمک می‌کند شرکتتان را برای آینده آماده کنید. این برنامه در اصل، طراحی یک استراتژی و فرآیند برای شناسایی رهبران احتمالی آینده و توسعه استعدادهایشان است تا در صورت استعفای یکی از کارکنان کلیدی، برای دریافت جایگاه جدید آماده باشند. شما از طریق برنامه‌‌ریزی، توضیح، آموزش و بازخورد صحیح و دقیق می‌توانید یک استراتژی مدیریت تغییر موفقیت‌آمیز طراحی کنید تا برای انتقال قدرت احتمالی در آینده، آماده باشید. طبق نظرسنجی موسسه SHRM، تنها ۴۴ درصد شرکت‌‌ها دارای یک برنامه جانشینی هستند.
چرا برنامه جانشینی مهم است؟
طبق گزارش فوربز، شرکت‌‌ها در سراسر جهان در حال حاضر با یک بحران رهبری سازمانی مواجهند. در واقع، تنها ۱۱ درصد از سازمان‌های شرکت‌‌کننده در نظرسنجی گفته‌‌اند که یک کرسی رهبری «قدرتمند» یا «بسیار قدرتمند» در سازمان دارند.
این یعنی صلاحیت و تعداد افرادی که آماده پذیرش جایگاه‌های ارشد مدیریتی هستند، بسیار کم است. این رقم، کمترین میزان طی ۱۰ سال گذشته است و طی این مدت، همواره رو به کاهش بوده و دلیل آن، کاهش توسعه رهبری و آموزش انتقال قدرت در سازمان‌ها است.
با توجه به حواس‌‌پرتی‌‌هایی که طی چند سال اخیر در دنیا پیش آمده، این کاملا قابل درک است. برنامه‌‌ریزی برای جانشینی، موثرترین راه برای حصول اطمینان از این است که رهبران کسب و کار آینده، مجهز به استعدادها و تجربیات مناسب خواهند بود.
تمام برنامه‌‌ریزی جانشینی نیز، حول همین محور است. با آماده‌‌سازی رهبران برای آینده، می‌توانید سازمان را به سمت اهداف بلندمدتش سوق دهید، نرخ گردش کارکنان را پایین بیاورید و یک کسب‌‌وکار قدرتمندتر و برگشت‌‌پذیرتر بسازید.
مزایای برنامه جانشینی چیستند؟
اگر هنوز متقاعد نشده‌‌اید، بیایید با هم نگاهی به جزئیات مزایای این برنامه‌ها بیندازیم:
شناسایی و آماده‌‌سازی کارکنان فعلی برای جایگاه‌های رهبری آینده به شما کمک خواهد کرد تا «سازمان را از درون، تقویت کنید». علاوه بر کاهش نرخ گردش و هزینه‌های استخدام، مطمئن خواهید شد که رهبران آینده، دانش سازمانی و روابط داخلی لازم را دارا هستند و این چیزی است که گزینه‌های خارج از سازمان، فاقد آنند.
شما با توسعه کارکنان فعلی به آنها نشان می‌دهید که مایل به سرمایه‌‌گذاری برای آینده‌‌شان هستید. این باعث تقویت روحیه آنها می‌شود و انگیزه‌‌ای به آنها می‌دهد تا در شرکت شما بمانند. حفظ کارمندها، کمک می‌کند رقابتی بمانید و استعدادهای برتر را به سوی خود جذب کنید.
یک برنامه جانشینی با طراحی درست، کمک می‌کند آموزش‌ها برای رهبران فعلی و آینده، رسمی و معتبر شوند. این به پیشروی سازمانتان به سوی آینده کمک می‌کند.
به‌علاوه، برنامه جانشینی یک ابزار موثر برای کاهش ریسک‌‌های تغییرات سازمانی است. وقتی فردی سازمان را ترک می‌کند، این برنامه از شکاف استعدادی جلوگیری می‌کند و کمک می‌کند انتقال دانش به رهبران آینده به درستی صورت بگیرد؛ قبل از آنکه دیر شود.
برنامه جانشینی در منابع انسانی
برنامه جانشینی در منابع انسانی یکی از اجزای اصلی مدیریت استعدادهاست. وظیفه شما به عنوان یک مدیر یا کارشناس منابع انسانی این است که جایگاه‌های کلیدی را که ممکن است در آینده، خالی شوند شناسایی کنید و گزینه‌های داخلی را که دارای پتانسیل و مهارتها و تجربیات مناسب برای آن جایگاه‌ها هستند، برای آینده آماده کنید.
این علاوه بر حفظ کارکنان و کاهش هزینه‌های استخدام، کمک می‌کند فرآیندهای «استخدام داخلی» را بهتر مدیریت کنید.
برنامه‌‌ریزی جانشینی در منابع انسانی، فرآیند شناسایی، انتخاب و آماده‌‌سازی کارکنانی است که پتانسیل دارند تا به کارکنان کلیدی آینده تبدیل شوند.
اگر امروز، چنین برنامه‌‌ای اعمال کنید، در آینده در صورت وقوع تغییرات سازمانی، افرادی در صف، آماده پذیرش جایگاه‌های جدید خواهند بود.
شما به عنوان مدیر منابع انسانی، نقش مهمی در آماده‌‌سازی و تسهیل استراتژی جانشینی دارید. اما برای موفقیت، به حمایت مدیران ارشد نیاز دارید تا برنامه‌‌تان، همسو با اهداف سازمانی باشد.
جلب موافقت کارکنان
برنامه جانشینی همچنین شامل مدیریت استعدادهای فعلی است تا حتی‌‌المقدور، بتوانید دانش و تجربه سازمانی را حفظ کنید. بدین منظور، علاوه بر همکاری با مدیران ارشد، به بازخورد کارکنان و نظرات آنها نیز نیازمندید.
این یعنی چه؟
یعنی کارمندها باید با برنامه جانشینی شما موافق باشند و برای ماندن در سازمان شما و توسعه مهارت‌‌هایشان، «واقعا» اشتیاق داشته باشند.
در غیر این صورت، پول و زمانی که صرف آماده‌‌سازی‌شان برای جایگاه‌های رهبری آینده می‌کنید، هدر خواهد رفت. گزینه‌هایی که برای جانشینی انتخاب می‌کنید باید:
به یادگیری مهارت‌‌های جدید علاقه داشته باشند.
مشکلی با تغییر نداشته باشند.
با انگیزه و اهل مشارکت باشند.
توانایی سازگاری با عدم اطمینان و محیط‌های کاری جدید را داشته باشند.
مشتاق به پذیرش مسوولیت‌های جدید باشند.
مراحل پنج‌‌گانه برنامه‌‌ریزی جانشینی
این مراحل عبارتند از:
۱.تعریف و همسوسازی اهداف
گام اول، تعیین یک برنامه جانشینی است. این یعنی اهداف خود را تعیین و با کسب‌‌وکار، همسو کنید. در این فاز، باید با رهبران ارشد دیدار کنید تا مطمئن شوید که اهدافتان در راستای استراتژی کلی سازمان است.
به‌علاوه، پیش از طراحی این برنامه، اول باید بدانید «خودتان که هستید» تا بهتر بتوانید رهبران احتمالی را شناسایی کنید.
برای تکمیل برنامه باید:
نقش‌‌ها، مهارتها و تجربیاتی را که هر جانشین باید داشته باشد، تعریف کنید. تا جایی که ممکن است از تیمتان بازخورد دریافت کنید تا تصویر کاملی از آنچه باید در برنامه بگنجانید، در دست داشته باشید.
نیازهای شرکت را پیش‌‌بینی کنید. طی پنج سال آینده، شرکت باید در چه جایگاهی باشد؟ در این مدت، ساختار سازمانی چه تغییراتی خواهد کرد؟ به تغییرات و الگوهای مربوط به گردش کار، استراتژی‌‌های پاداش‌دهی، بازنشستگان آینده و برنامه‌های آموزشی و توسعه، فکر کنید.
شرح وظایف شغلی را بر اساس اطلاعات به‌دست آمده، به‌روز کنید. انتظارات خود را شفاف بیان کنید. این کمک می‌کند پروفایل‌‌های گزینه‌های احتمالی را به درستی تعریف کنید.
۲.تعیین استراتژی جانشینی
تعیین اهداف، یکی از مراحل برنامه است اما همچنین باید یک استراتژی جانشینی جامع نیز طراحی کنید تا مطمئن شوید که در مسیر درست قرار دارید. این به چه معناست؟
به بیان ساده، باید یکسری اقدامات استراتژیک تعریف کنید که کمک کنند تا اهداف این برنامه با استراتژی کلی منابع انسانی، همسو باشند.
این موارد را در نظر بگیرید:
به‌عنوان یک کسب‌‌وکار می‌خواهید در چه جایگاهی قرار بگیرید؟ برای موفقیت به چه جایگاه‌ها، مهارتها و تجربیاتی نیاز دارید؟
کدام جایگاه‌های ارشد، به یک برنامه جانشینی نیازمندند؟
آیا برای شناسایی گزینه‌های احتمالی، برنامه جانشینی را در فرآیندهای ارزیابی و قدردانی از عملکرد کارمندها لحاظ می‌کنید؟
آیا کسب‌‌وکارتان، نقاط ضعف یا آسیب‌‌پذیر خاصی دارد که ممکن است روی برنامه جانشینی تاثیر بگذارند (مثلا درصد بالایی از کارکنان در شرف بازنشستگی باشند)؟
آیا به تغییر استراتژی استخدام خود فکر کرده‌‌اید تا نقش‌‌های احتمالی برای جانشینی را نیز شامل شود؟
بدین منظور باید دائما و فعالانه درباره استراتژی خود فکر کنید. شکافهای احتمالی در نیروهای کار را قبل از اینکه رخ دهند، پیش‌‌بینی کنید.
۳.شناسایی کاندیداهای احتمالی
گام بعدی، ارزیابی نیروهای فعلی است؛ برای شناسایی جایگاه‌های کلیدی (که در آینده ممکن است خالی شوند) و کارکنان کلیدی‌‌ای که توانایی پذیرش این جایگاه‌ها را دارند.
در اینجا باید پروفایل‌‌های جانشینی و شرح وظایف شغلی‌‌ای را که در مرحله قبل، آماده کرده‌‌اید اعمال کنید.
هرچه اطلاعات بیشتری در شرح وظایف شغل‌‌ها و پروفایل‌‌ها بگنجانید، بهتر می‌توانید گزینه مناسب را از میان نیروهای فعلی سازمان پیدا کنید.
در کل، گزینه‌‌ای بهتر است که حامی، کنشگر، اهل یادگیری، حلال مشکل، تطبیق‌‌پذیر و آماده پذیرش مسوولیت‌های بیشتر باشد. در این مرحله باید حتی‌‌الامکان بی‌‌طرف باشید. به‌علاوه، کاندیداهای فعلی ممکن است در حال حاضر در جایگاه‌های ارشد نباشند. فقط باید پتانسیل را در آنها پیدا کنید و ببینید چه کسی این پتانسیل را دارد. بدین منظور، بهتر است به جای اتکا به عقاید شخصی، از ابزارها و معیارهای جانشینی استفاده کنید.
۴.ایجاد فرصت‌‌های پیشرفت حرفه‌‌ای
به محض اینکه لیست گزینه‌های احتمالی و مهارت‌‌های مورد نیاز هر کدام را شناسایی کردید، وقت آن است که یک برنامه پیشرفت حرفه‌‌ای تنظیم کنید تا آنها را به سمت مقصدشان، سوق دهید.
هر کاندیدا به چه مهارت‌‌هایی نیاز دارد؟ چه فرصت‌‌های آموزشی‌‌ای به کسب تجربیات مناسب و تقویت مهارت‌‌های فعلی‌شان کمک می‌کند؟ آیا شکاف دانش خاصی وجود دارد؟
فهرستی از مهارت‌‌هایی که هر کاندیدا دارد و مهارت‌‌هایی که باید کسب کند تهیه کنید. سپس ببینید بهترین راه برای ارائه فرصت‌‌های آموزشی به آنها چیست. برای هر فرد، یک برنامه جداگانه طراحی کنید، آموزش‌های رسمی ارائه دهید، یک برنامه کوچینگ برای حمایت از آنها تهیه کنید و بازخورد و ارتباط مداوم را فراموش نکنید.
۵. اجرای برنامه
گام آخر، اجرای برنامه است که معمولا یک گذار تدریجی و دارای چندین لایه کوتاه و بلندمدت است. لایه اول، شامل اعلام رسمی برنامه و اطلاع‌‌رسانی به کاندیداهای احتمالی است. سپس باید برنامه‌های توسعه هر فرد را به اجرا بگذارید و ترتیب آموزش به آنها را بدهید. کاندیداها را به منتورهایشان معرفی کنید
(اگر منتوری در نظر دارید) و آنها را تشویق به دیدار مداوم کنید. این پیامی از سوی شما به کارمندان می‌دهد: «من می‌‌بینم که پتانسیل دارید و از پیشرفت حرفه‌‌ای شما حمایت می‌کنم.» مهم‌تر از همه، حواستان باشد که دائما درباره روند پیشرفت برنامه‌های آموزشی، بازخورد دریافت کنید و ببینید آیا کاندیداها در مسیر دستیابی به اهداف جانشینی هستند یا نه.
بهترین روش‌ها برای جانشینی
چند مورد از بهترین راه‌ها برای برنامه‌‌ریزی جانشینی از این قرارند:
رسمی‌‌سازی برنامه: هرچه زودتر برنامه خود را با جزئیات و به صورت رسمی، اعلام کنید، بهتر است. تمامی مراحل را در آن بگنجانید.
حصول اطمینان از پویایی برنامه: برنامه جانشینی به‌طور کلی یعنی مدیریت تغییر. پس باید آماده سازگاری با هر تغییری باشید. چطور؟ از طریق به‌‌روزرسانی دائمی آن.
دریافت بازخورد از کارکنان: این کمک می‌کند علایق، مهارتها، عملکرد، نقاط قوت و ضعف کارکنان و فرصت‌‌ها را زیرنظر داشته باشید.
ترویج ارتباطات آزاد: این نیز به اعتمادسازی و تعیین شفاف انتظارات کمک می‌کند.
لحاظ کردن کل نیروهای کار: فقط روی مدیران تمرکز نکنید. رهبران آینده ممکن است در رده‌‌پایین‌‌ترین جایگاه‌ها نهان باشند. به دنبال پتانسیل بگردید، نه مهارت‌‌های فعلی افراد.
قالب برنامه جانشینی
یکی از بهترین ابزارها استفاده از الگو یا قالب جانشینی است. یک قالب مناسب کمک می‌کند نقش‌‌های کلیدی و جانشین‌‌های مناسب را شناسایی کنید. حتما این قالب را در ممیزی منابع انسانی بگنجانید. با کمک این قالب می‌توانید به اطلاعاتی از این قبیل دست پیدا کرده و آنها را جمع‌آوری کنید: کارکنان کلیدی و جانشینان احتمالی، مهارتها و تجربیات کلیدی لازم برای هر جایگاه، آموزش کاندیدا، سطح تجربیات و زمان آشناسازی هر کاندیدا با جایگاه جدید.
ابزارهای برنامه جانشینی
برای تهیه و مدیریت موثر یک استراتژی جانشینی باید از ابزارهای مناسب استفاده کنید. این ابزارها کمک می‌کنند کاندیداها و شکافهای جانشینی احتمالی را شناسایی کرده و افراد مناسب را به جایگاه‌های مناسب، وصل کنید. بهتر است از طیفی از ابزارها استفاده کنید تا تصویری جامع به دست بیاورید. چند مورد از این ابزارها از این قرارند:
ابزارهای سنجش شخصیت: که کمک می‌کنند یک تصویر جامع از فرهنگ فعلی سازمان به دست آورید (مثلا ابزارهایی برای ردیابی انگیزه کارکنان).
ابزارهای ارزیابی رفتاری: برای شناسایی و تجزیه و تحلیل مهارت‌‌های رهبری کارکنان و سنجش رفتارشان در محل کار (مثل تست‌‌های قضاوت موقعیتی).
ابزارهای ارزیابی شناختی: برای بررسی تفکر نقادانه و مهارت‌‌های استدلال مرتبط با عملکرد.
بازخورد ۳۶۰ درجه: برای جمع‌آوری اطلاعات ارزشمند از کارکنان و همتایانشان برای ارزیابی آمادگی آنها برای نقش‌‌های آینده.
