همیشه نباید سررسید زمانی تعیین کنید

پروفسور ماروس سرواتکا (Maros Servatka) از مدرسه کسب‌‌وکار مک‌‌کواری استرالیا، معتقد است تعیین سررسیدهای زمانی همیشه هم باعث زودتر انجام شدن همه کارها نمی‌شود. او به همراه سه نفر از همکارانش از دانشگاه اوتاگو نیوزیلند، از ۳۲۷۶نفر دعوت کردند تا در یک نظرسنجی آنلاین کوتاه شرکت کنند تا در ازای پر کردن هر فرم نظرسنجی، ۱۰ دلار به حساب یک خیریه واریز شود. به تعدادی از شرکت‌‌کنندگان در این نظرسنجی یک هفته و به تعدادی دیگر یک ماه مهلت داده شد و برای بقیه افراد هم هیچ‌‌گونه سررسید زمانی تعیین نشد. اعضای گروه آخر که مهلت خاصی نداشتند، بیشتر از دو گروه دیگر، نظرسنجی‌‌های خود را تحویل دادند و همچنین سریع‌‌تر به سوال‌‌ها پاسخ داده بودند. نتیجه این بود: اگر می‌خواهید افراد کارهای خود را به تعویق نیندازند، برای آنها سررسید زمانی تعیین نکنید. سرواتکا در مصاحبه‌‌ای با مجله HBR درباره نتایج این تحقیق بیشتر توضیح داده است.

 پروفسور سرواتکا، از تحقیق خود دفاع کنید.

سررسیدهای زمانی به ما انگیزه می‌دهند سراغ کارهایی برویم که معمولا کنار می‌‌گذاریم، اما این معادله همیشه هم مسلم نیست. به عنوان مثال، با اینکه یک سررسید زمانی طولانی به صورت تئوریک زمان زیادی در اختیار ما می‌‌گذارد تا یک کار را انجام دهیم، معمولا معنای آن این است که بارها و بارها آن کار را به تعویق می‌‌اندازیم تا در نهایت به‌طور کلی همه‌چیز را درباره‌ آن فراموش کنیم. در واقع، فقط ۵/ ۵ درصد افرادی که مهلت یک ماهه به آنها داده شده بود، نظرسنجی ما را پاسخ دادند، در حالی که این رقم برای افرادی که یک هفته وقت داشتند، ۶/ ۶ درصد بود. اما آنهایی که هیچ‌‌گونه مهلتی برایشان تعیین نشده بود، بیشترین نرخ پاسخ‌‌دهی را داشتند: ۳/ ۸ درصد. همچنین احتمال بازگرداندن نظرسنجی در میان آنها ظرف سه روز، بیشتر بود.

 می‌توان درک کرد چرا افرادی که محدودیت زمانی دارند، نسبت به آنهایی که یک ماه وقت دارند، پاسخگویی بهتر و سریع‌‌تری داشته‌‌اند. اما چرا آنهایی که هیچ فشاری از نظر زمانی نداشتند، نتایج بهتری ارائه کردند؟

تعیین سررسید زمانی نشان‌دهنده اهمیت و فوریت انجام یک وظیفه است. بنابراین، تعجبی ندارد که افراد یک سررسید زمانی طولانی را مجوزی برای به تعویق انداختن کار خود تفسیر کنند. ممکن است فکر کنید خب تعیین نکردن یک سررسید زمانی هم مثل این است که مهلت طولانی به افراد بدهید. اما در واقع، تفسیر افراد در این شرایط کاملا برعکس است؛ یعنی وقتی مهلتی برایشان تعیین نشده، با خودشان می‌گویند «هر چه زودتر باید این کار را انجام دهم!» فوریت و فشار تلویحی است. البته ما هم به افراد نگفته بودیم که برای جواب دادن و ارسال نظرسنجی زمان نامحدود دارند؛ فقط به هیچ تاریخ خاصی اشاره نکردیم. به صورت تئوریک، معنی این دو یکی است، اما در عمل، شاهد نتایج کاملا متفاوتی بودیم.  مطمئنا، این موضوع برای یکسری از افراد صدق نمی‌کند؛ افرادی که با خودشان فکر می‌کنند حالا که تاریخ مشخصی به من نداده‌‌اند، پس اهمیتی ندارد چه زمانی این کار را تکمیل کنم. برخی افراد هستند که نبود یک سررسید زمانی را به این شیوه تفسیر می‌کنند. با توجه به اینکه ما هیچ سررسیدی برای یکسری افراد تعیین نکردیم، پس آزمایش ما از نظر فنی، هنوز ادامه دارد. همچنان چک می‌کنیم ببینیم باز هم پاسخ نظرسنجی دیگری می‌‌آید یا نه. هر از گاهی باز هم تعدادی شرکت‌‌کننده در گروه آخر، پاسخ‌‌هایی می‌‌فرستند. یکی از آنها بعد از ۵۲ روز پاسخ نظرسنجی خود را فرستاد. یکی دیگر بعد از ۱۴۵ روز! اینها افرادی هستند که همیشه در کارهایشان تاخیر دارند و از آنجا که سررسید زمانی نداشتند، به راحتی این تاخیر را ادامه دادند. شاید درخواست ما را دیده و بعد فراموش کرده بودند و بعد از مدتی آن را دیده‌‌اند و به آن واکنش نشان داده‌‌اند، چون ما به جای ایمیل، نامه‌های فیزیکی فرستادیم. اما این فقط یک حدس است و آن را تست نکردیم. به‌طور کلی، این پاسخ‌‌هایی که با کلی تاخیر به دست ما رسیدند، تعدادشان خیلی کم بود. تقریبا نیمی از پاسخ‌‌دهندگانی که در گروه بدون مهلت بودند، بلافاصله پاسخ‌‌های خود را فرستادند. اگر بخواهیم مقایسه کنیم، پاسخ‌‌های فوری از طرف افرادی که یک ماه مهلت داشتند، از همه کمتر بود و این نکته را تایید می‌کند که فاکتور اصلی تاثیرگذار بر زمان پاسخگویی افراد، یا ایجاد حس اضطرار است (مثل دادن مهلت یک هفته‌‌ای) یا کلا عدم تعیین سررسید زمانی.

   ویژگی‌‌های فردی بر سرعت یا احتمال پاسخگویی افراد تاثیر می‌‌گذارد؟

از آنجا که ما شرکت‌‌کننده‌ها را به صورت رندوم از نیوزیلند انتخاب کرده بودیم، فقط‌‌ داده‌هایی درباره سن و جنسیت آنها در اختیار داشتیم که این ویژگی‌‌ها تاثیری بر نتایج ندارد. البته چیزی که می‌‌دانیم این است که زنان بیشتر از مردان به نظرسنجی پاسخ دادند و بیشتر افراد بین ۳۶ تا ۶۵ سال بودند. اگر بخواهیم به ویژگی‌‌های فردی در سطح گسترده‌‌تری بپردازیم، باید بگوییم به تعویق انداختن کارها ناشی از چیزی است که آن را «سوگیری زمان حال» می‌‌نامیم. این سوگیری زمانی اتفاق می‌‌افتد که افراد به دستاوردهایی که در زمان حال دارند، نسبت به همان دستاوردها در زمان آینده، ارزش بیشتری می‌دهند. یعنی بین پاداشی که در زمان حال وجود دارد و پاداشی که در آینده به دست می‌‌آورند، اولی را انتخاب می‌کنند. به خاطر این سوگیری، اصطلاحا هزینه فرصت انجام یک کار - یعنی زمانی که آن کار در طول روز از ما می‌گیرد - در آینده کمتر است و بنابراین بیشتر افراد تصمیم می‌گیرند کارهایشان را به تعویق بیندازند. اما نحوه واکنش افراد به این سوگیری بسیار متفاوت است. برخی افراد این تله‌بالقوه را تشخیص می‌دهند و با انجام هر چه سریع‌‌تر آن کار یا تنظیم یک یادآوری‌‌کننده، آن را جبران می‌کنند. برخی دیگر - ساده‌‌انگارانه - خیال می‌کنند یادشان می‌‌ماند که باید آن کار را انجام دهند. فهمیدن اینکه آیا نبود یک سررسید زمانی مشخص از طرف این دو گروه به اشکال مختلفی تفسیر می‌شود یا نه، بسیار جالب است. گروه اول، وجود سررسید زمانی را یک نشانه اضطرار می‌‌دانند، اما در میان گروه دوم، سررسید زمانی می‌تواند حتی به تاخیر بیشتر منجر شود.

  افرادی که نظرسنجی شما را پر کردند، در ازای این کار با پاداش واریز مبلغی به خیریه مواجه بودند و چیزی به خودشان داده نشد. چرا چنین چیزی را انتخاب کردید؟

اگر انجام یک کار نفع شخصی برای ما داشته باشد، می‌توانیم اهمیت آن را برای خودمان ارزیابی کنیم و وابسته به یک سررسید زمانی که از بیرون تعیین شده نیستیم تا ضرورت آن را درک کنیم. وقتی دستاورد اصلی کار به یک نفر دیگر برسد، طبق تئوری اقتصادی استاندارد، بعید است آن را اولویت قرار دهیم و بنابراین به تعویق انداختن کار، به یک فاکتور بزرگ‌تر تبدیل می‌شود.

  دیگران چطور باید از یافته‌های شما استفاده کنند؟

انتظار دارم تاکتیک «مشخص نکردن سررسید زمانی» در مواقعی که منافع آن کار به کس دیگری می‌‌رسد و فوریت و اضطرار آن هم مورد تاکید قرار گرفته، بیشترین اثر را داشته باشد که می‌تواند کارهایی مثل کمک داوطلبانه به افراد نیازمند، کمک مالی به سازمان‌هایی که از پناهندگان حمایت می‌کنند، یا اهدای خون بعد از یک بلای طبیعی را شامل شود. موسسه‌های خیریه معمولا وقتی می‌خواهند کمک مالی جمع کنند، تاریخ مشخصی تعیین نمی‌کنند و آزمایش ما هم نشان می‌دهد که این استراتژی بهینه است. وقتی مدت زمان یک کمپین محدود باشد و مثلا نیاز به جمع‌آوری اقلامی باشد که تاریخ انقضا دارند، تعیین یک سررسید زمانی کوتاه می‌تواند مفید باشد. این یافته‌ها همچنین می‌توانند برای افرادی که نظرسنجی برگزار می‌کنند، فوایدی داشته باشند. همان‌طور که برای ما اتفاق افتاد، میزان پاسخ‌‌دهی افراد بدون مشخص کردن یک سررسید زمانی، بیشتر و سریع‌‌تر خواهد بود. حذف سررسید زمانی در یک فضای شخصی هم می‌تواند مفید باشد - مثلا وقتی از همسرتان می‌خواهید یکی از کارهای تعمیراتی خانه را که بیشتر برای شما اهمیت دارد، انجام دهد. و در فضای سازمانی، این رویکرد زمانی می‌تواند نتایج خوب به همراه داشته باشد که از همکارتان درخواست می‌کنید لطفی در حق شما انجام دهد؛ مثل بازخورد گرفتن از یک طرح پیشنهادی. اگر برای این لطف او زمان دقیقی مشخص نکنید، بیشتر تمایل دارد با شما همکاری کند.

 به‌عنوان یک دبیر مجله، من همیشه برای همکارانم سررسید زمانی تعیین می‌کنم. آیا باید این کار را متوقف کنم؟

این کار خیلی پرریسک است. نتایجی که ما به دست آوردیم، به هیچ‌وجه به این معنا نیست که نباید اصلا برای افراد سررسید زمانی تعیین کنید. اگر برای کارهای پیچیده‌‌ای مثل آماده کردن یک مقاله، برای افراد مهلت تعیین نکنید، نمی‌توانند به درستی کارهای خود را اولویت‌‌بندی کنند. همه‌چیز به فضا و شرایط بستگی دارد.

منبع: HBR