پنج روشی که مدیران عامل با اتکا بر آنها می‌توانند نحوه مذاکره را در شرکت خود بهبود بخشند
مزیت استراتژیک مذاکرات حرفه‌ای
برای مثال، اگر شما تاثیر آن را نادیده بگیرید، شاید معاملات بهتر و سودآورتری داشته باشید؛ یا برعکس، اگر شما به تاثیر آن اهمیت ندهید، ممکن است بخشی از تجارت و کسب و کار شما آسیب ببیند. نه تنها شما مشتریان کلیدی خود را از دست خواهید داد، بلکه به روابط کاری مهم و استراتژیک خود، و مهم‌تر از آن، بر اولویت نوآوری و عرضه محصولات صدمه خواهید زد. به زبان ساده، عدم‌تسلط در مذاکره، اجرای استراتژی شما را ضعیف خواهد کرد. در نظرسنجی سال ۲۰۲۱ مک‌کینزی، بیش از ۱۲۵ مدیرعامل و مدیر مالی شرکت‌هایی با درآمد بیش از یک‌میلیارد دلار شرکت داشتند، ۹۶درصد از مدیران باور داشتند که مذاکرهکنندگان در سطح جهانی در شرکتشان، حداقل ۳ درصد به سود عملیاتی اضافه می‌کنند.
این رهبران کسب و کار، تاثیر نهایی را به وضوح می‌بینند. آنها ارزش راه‌اندازی فعالانه سازمان برای مذاکره موفقیت‌آمیز را درک می‌کنند. با کمال تعجب، به‌رغم این میزان تاثیر بالقوه، تنها ۲۲درصد از افراد مورد بررسی کاملا موافق هستند که سازمان آنها قادر به دریافت این ارزش قابل دسترس هستند. چرا اینگونه است؟ چون بسیاری از سازمان‌ها به طور مناسب روی مدل عملیاتی، زیرساختها و ایجاد مهارت، سرمایه‌گذاری نکرده‌اند تا بر مذاکرات پیچیده تاثیرگذار باشند.
در اینجا ما پنج روش استراتژیک را که یک مدیرعامل می‌تواند انجام دهد تا تمایز لازم را ایجاد کند، در قالب پنج استراتژی بیان می‌کنیم:
۱-یک هنجار و طرز فکر فرهنگی تنظیم کنید که نشانگر این باشد که مذاکره ارزش افزوده ایجاد می‌کند؛ این مهم‌ترین مهارت برای رهبران یک شرکت است.
درست مثل هر ارزش فرهنگی که یک شرکت می‌خواهد آن را در اولویت کاری خود قرار دهد، تعهد مدیرعامل بر انجام یک مذاکره بهتر، باید به طور مداوم در تمام سطوح شرکت قابل مشاهده باشد.
این تعهد ممکن است بیشترین تاثیر خود را در معاملات با بزرگ‌ترین مشتریان شرکت و تامین‌کنندگان استراتژیک آن داشته باشد؛ اما در مذاکره خرید، واگذاری، سرمایه‌گذاری مشترک و ادغام نیز بسیار مهم است. در یک شرکت تولیدی معمولی با یک‌میلیارد دلار درآمد، کل ارزش سالانه موضوع مذاکره می‌تواند از ۶/ ۱میلیارد دلار فراتر رود؛ زیرا شامل معاملات فروش با مشتریان، قراردادهای خرید با تامین‌کنندگان، ادعاهای احتمالی تامین‌کنندگان بر اساس تغییر بازار، جریمه‌های مربوط به عملکرد تامین‌کنندگان و دعاوی مختلف با طرف‌های خارجی می‌شود. مدیرعامل می‌تواند با بررسی وضعیت روابط کلیدی مورد مذاکره، به‌‌‌ویژه توافق‌‌‌هایی که قابل تمدید هستند، هر دو ماه یکبار یا هر سه ماه یکبار بررسی کند. مدیران ارشد اجرایی نه تنها باید به استراتژی مذاکره با مشتریان یا تامین‌کنندگان کلیدی تمرکز داشته باشند، بلکه برای اینکه اهمیت پایبندی به این اصول را به رسمیت بشناسند، مدیران عامل باید با تجزیه و تحلیل سناریو و شبیه‌سازی ایفای نقش در مذاکره را با به‌صورت هدفمند در بین مدیران اجرایی مورد حمایت خود قرار داده و حتی با حضور خود در متن تیم مذاکره‌کننده، انجام این‌کار را تضمین کنند.
از آنجا که زمان یک مدیرعامل ارزشمند است، این تلاشها نباید بیش از چند روز در سال طول بکشد. چنین تعهدی مزایای متعددی را به همراه خواهد داشت. تیمی که در آن مدیرعامل شرکت در مذاکرات شرکت می‌کند، متوجه می‌شود که فعالیت‌های آنها کانون توجه است.
بر اساس تجربه، چنین تیم‌‌‌هایی که با مشقت و سختی آماده می‌‌‌شوند، اگر اعضای تیم مذاکره‌کننده بدانند که مدیرعامل در متن مذاکره حضور دارد، این سطح از آمادگی زمانی نتیجه می‌دهد که طرف مقابل، به‌صورت استوار و راسخ در سراسر مذاکره حضور داشته باشد.
درست همان‌طور که بهترین تیم‌‌‌های ورزشی، مهارتهای خود را با تمرین‌های خود در بازی‌های تدارکاتی تقویت می‌کنند، بهترین تیم‌‌‌های مذاکره نیز سناریو، استدلال، تحلیل و زبان واقعی خود را در مذاکرات آزمایشی، به عنوان کار تمرینی تقویت می‌کنند.
۲- سرمایه‌گذاری در زیرساختهای مذاکره، از جمله آموزش و ابزارهای دیجیتال در سازمان
وقتی نوبت به فروش می‌رسد، شرکت‌ها اغلب سرمایه‌گذاری‌های عمده‌ای برای بهبود مهارتها انجام می‌دهند.
آموزش، یک آیتم مهم در بودجه فروش است و ارائه‌دهندگان آموزش‌فروش متنوعی وجود دارند که مهارتهای مذاکره را به عنوان بخشی از برنامه‌های خود در نظر می‌گیرند.
فروش نیز سهم بزرگی از سرمایه‌گذاری فناوری مذاکره را به خود اختصاص می‌دهد. سیستم CRM (روش ارتباط با مشتریان) از فروشندگان - زمانی که به درستی استفاده شود - می‌تواند تمام تعاملات را با یک مشتری مشخص ردیابی کند.
این به این معنی است که هر مذاکره‌ای با یک سابقه و تجربه کامل شروع می‌شود. به رغم خطرات، به ندرت می‌توان سرمایه‌گذاری مشابهی را در بخش تدارکات مشاهده کرد. بر اساس نظرسنجی‌‌‌های ما، سرمایه‌گذاری در آموزش مذاکره و زیرساختهای تدارکات معمولا کمتر از ۲۰درصد هزینه سرمایه‌گذاری شده برای تیم‌‌‌های فروش است. بسیاری از مدیران ارشد شروع به درک ارزشی کرده‌اند که می‌توانند با سرمایه‌گذاری در مذاکره به آن اضافه کنند. در نظرسنجی سال ۲۰۲۱ مک‌کینزی از شرکت‌های بزرگ، ۸۴درصد از مدیران اجرایی و مدیران مالی گفتند که حداقل ۱۰۰۰۰۰ دلار برای آموزش مذاکره، زیرساختها، ابزارهای دیجیتال و دارایی‌‌‌هایی که برای بهبود توانایی مذاکره شرکت‌ها در نظر گرفته شده است، در نظر گرفته‌اند. بسیاری از آنها به مراتب بیشتر سرمایه‌گذاری می‌کنند و برخی سرمایه‌گذاری‌ها بیش از یک میلیون دلار است. شرکت‌ها باید همه مذاکرهکنندگان اصلی - کسانی که در مورد معاملات خرید و فروش مذاکره می‌کنند و همچنین مذاکرهکنندگان قانونی و خریداران فناوری - را در معرض ایجاد قابلیت مذاکره قرار دهند.
هم تجربه و هم تحقیقات ما تایید می‌کند که مذاکره مهارتی است که بازده سرمایه‌گذاری بسیار بالایی را در زمان صرف شده دارد. همان‌طور که یکی از مدیران ارشد اجرایی چنین فرض می‌کند: «همیشه چیزهای بیشتری برای یادگیری و اعمال در رابطه با مذاکرات تجاری وجود دارد، من امروز نسبت به ۵ سال پیش بسیار بهتر هستم، و انتظار دارم در آینده استعداد مذاکره خود را بیشتر تقویت کنم.»
شرکت‌ها همچنین باید تعاملات مذاکره تامینکننده تدارکات را با همان دقتی که در روابط فروش اعمال می‌کنند، پیگیری کنند. ما چند شرکت را مشاهده کردهایم که نیاز را تشخیص داده، سپس چنین ابزارهایی را از ابتدا فراهم ساخته‌‌‌اند.
۳- مستقیما در مذاکرات با ارزش سازمان خود شرکت کنید
مدیران عامل باید ۱۰ تا ۱۵ مشتری و تامینکننده برتر شرکت را شناسایی کرده و با تیم‌‌‌های فروش و تدارکات مربوطه همکاری کنند تا در برخی فعالیت‌های این مذاکرات مشارکت کنند؛ چه مستقیما با طرف مقابل یا در پشت صحنه، به تدوین استراتژی‌‌‌ها کمک کنند. هنگامی که مدیرعامل در مذاکرات حضور می‌یابد، به طرف مقابل نشان می‌دهد که این یک رابطه کلیدی است.
دو سوم از پاسخ دهندگان در نظرسنجی مک‌کینزی در سال ۲۰۲۱، از شرکت‌های با درآمدی بیش از یک‌میلیارد دلار موافق بودند که اگر مدیرعامل دقیقا همان چیزی را که تیم فروش یا تدارکات در طول مذاکره بیان می‌کند عمل کند، افزایش اعتبار حاصل از آن مذاکرات، به عنوان منبع اصلی خلق ارزش افزوده خواهدبود.
مدیران عامل می‌توانند با گفتن «نه» و پاسخ منفی به تیم مذاکره‌کننده به روند مذاکرات کمک کنند.
وقتی مشتری یا تامینکننده می‌شنود که مدیر اجرایی می‌گوید «این بهترین قیمت ماست، به غیر از آن مقدور نیست »، آنها می‌دانند که هیچ گزینه‌ای برای رسیدگی به کار کارکنان فروش یا تدارکات آنها وجود ندارد. در پی اختلالات ایجاده شده در زنجیره تامین در اثر همه‌گیری کرونا، مدیران عامل زمان بیشتری را صرف روابط با تامین‌کنندگان می‌کنند. در گزارش سال ۲۰۲۰ نظرسنجی سالانه مدیرعامل/ مدیران مالی ما، مدیران عامل ۴۳درصد از ساعات مذاکره خود را با تامین‌کنندگان سپری کرده‌اند. در سال ۲۰۲۱، این رقم به ۴۹درصد تغییر یافت. به عنوان مثال، در صنعت خودروسازی مدیران عامل این حوزه اکنون تلاش می‌کنند تا با سازندگان تراشه برای بازگرداندن عرضه و امکان ادامه تولید به طور معمول در میان کمبود نیمه هادی‌ها، قرارداد منعقد کرده و مذاکره کنند. آن دسته از معاملاتی که مدیرعامل آنها در سال ۲۰۲۰ دسترسی به آنها را در اولویت قرار داده بودند، در حال حاضر در موقعیت بسیار بهتری هستند.
مذاکرات مشابهی به رهبری مدیرعامل در هر صنعتی که تداوم عرضه در آنها تهدید شده است، از خرده‌فروشی گرفته تا رسانه‌ها و انرژی در حال انجام است.
۴-یک مدیر ارشد مذاکره تعیین کنید
شاید فکر می‌کنید که تعیین یک مدیر ارشد مذاکرات برای یک شرکت که مسوول به حداکثر رساندن مهارت و اجرای سازمان در مذاکرات کلیدی، و در نهایت به دست آوردن چند امتیاز سود باشد، کمی سخت است.
در نظرسنجی ما در سال ۲۰۲۱، ۹۴درصد از مدیران اجرایی و مدیران ارشد مالی فکر می‌کردند که شانس بهتری دارند تا ظرف سه سال یک شبکه عملیات رایانه‌ای داشته باشند تا اینکه یک تیم مذاکره‌کننده حرفه‌ای. ۹۶درصد انتظار داشتند که ارزش چنین عملیاتی بسیار بالاتر باشد.
بیش از نیمی از آنها انتظار بهبود ۵ درصدی سود را داشتند. چنین ارزشی با کاهش ریسک، تضمین کیفیت و سطح خدمات بالاتر از سوی تامین‌کنندگان، تضمین تداوم عرضه و دسترسی زودهنگام به نوآوری ادامه می‌یابد. این سطح از تعهد مدیران ارشد، بسیار فراتر از آن چیزی است که در سال‌های گذشته مشاهده کردهایم.
دنیای پیچیده‌‌‌تر زنجیره‌‌‌های تامین، شرایط پیچیده قرارداد، و تکنولوژی به سرعت در حال تغییر، خطرات را افزایش می‌دهد و نقش مذاکره‌کننده حرفه‌ای را بیشتر می‌کند.
نقش سیاست‌های استاندارد مذاکره، طراحی و توسعه برنامه آموزشی ایجاد قابلیت مذاکره، توسعه فناوری برای هدایت بینش‌‌‌های تحلیلی و شرکت در مذاکرات کلیدی است. به دلیل تاثیر آنها بر امور مالی و عملیات شرکت، چنین عملیاتی معمولا مستقیما به مدیرعامل، مدیر مالی یا مدیر ارشد اجرایی مربوط می‌شود.
آنها ممکن است عنوان واقعی «مدیر ارشد مذاکره» را نداشته باشند.
در کارت ویزیت آنها ممکن است «سوپروایزر روابط استراتژیک» یا «سوپروایزر توسعه کسب و کار» نوشته شود. اما در داخل شرکت، آنها نماینده شرکتی هستند که تلاش می‌کنند تا مهارتها و زیرساختهای مذاکره شرکت را برای هدایت نتایج کسب و کار ارتقا دهند.
۵- ایجاد و اندازه‌گیری اهداف کلیدی مذاکره برای اعضای تیم رهبری سازمان
اگر نتوانید اهداف کلیدی را اندازه‌گیری کنید، نمی‌توانید آن را مدیریت کنید. چگونه پیشرفت در توانایی مذاکره را اندازه‌گیری می‌کنید؟
توصیه ما این است که معیارهای مذاکره را در گزارش‌های منظم لحاظ کنید. به عنوان مثال، رئیس تدارکات باید بتواند چند بار در سال یک استراتژی برای معامله با تامین‌کنندگان مهم را بیان کند - بنابراین مدیرعامل می‌تواند مطمئن باشد که هر منبع ممکن، برای آن معاملات و مذاکرات استفاده می‌شود. معیارهای بالقوه، شامل این است که چه نسبتی از ۳۰ تامینکننده برتر دارای کتابچه راهنما و استراتژی مذاکره جامع هستند؟ چند‌درصد کار شبیه‌سازی ایفای نقش ساختاریافته داشته‌اند؟ و چه‌درصدی پس از انجام یک مذاکره، یک ارزیابی داخلی و پیگیری داشته اند؟
معیارهای مالی نیز وجود دارد، مانند صرفه‌جویی در هزینه کل، کیفیت بهبود یافته، و حتی درآمد جدید حاصل از این معاملات مجدد. استانداردهای مشابهی باید برای مدیر فروش در مورد مشتریان کلیدی، مشاور ارشد برای مذاکرات حقوقی، برای معاملات شرکتی اعمال شود. مدیران عامل نیز باید آماده باشند تا زمانی که کارها درست پیش می‌رود، تلاشها را در داخل به اطلاع عموم برسانند.
مذاکره‌‌‌کننده‌‌‌ای که یک معامله عالی را انجام داده است، باید به عنوان الگو در نظر گرفته شود - شاید یک جلسه «ناهار و یادگیری» برای به اشتراک گذاشتن اینکه چگونه توانسته‌‌‌اند یک نتیجه دلخواه را تضمین کنند، برگزار کند. انجام این کار، بهترین شیوه‌های مذاکره را در سراسر شرکت تعمیم می‌دهد.
برای اینکه مذاکره به یک مزیت استراتژیک تبدیل شود، مدیرعامل باید آن را برای دیگر اعضای تیم آشکار کند. همه این پیشنهادها یک وجه اشتراک دارند. آنها دید مذاکره را در شرکت افزایش می‌دهند و آن را به عنوان یک مهارت موردنیاز، استاندارد می‌کنند.
همان‌طور که سازمان‌ها در ایجاد قابلیت برای کارکنان و مدیران کلیدی پیرامون مدیریت، نوآوری، ارتباطات و تجزیه و تحلیل سرمایه‌گذاری می‌کنند، باید به طور مداوم بر ارزش و اهمیت مهارتهای مذاکره نیز تاکید کنند.
انجام این کار، تنها راه برای تبدیل برتری در مذاکره به بخشی از فرهنگ است و این قوی‌‌‌ترین راهی است که یک مدیرعامل می‌تواند روی توانایی مذاکره بهتر سرمایه‌گذاری کند تا نتایج واقعی را به دست آورد.
