وقتی در رویداد «استعفای بزرگ» (موج گسترده استعفا و تغییر شغل در آمریکا در نتیجه پاندمی کرونا) ۲۰۲۰ شغلم را رها کردم و نویسنده‌ای فریلنسر شدم، عزمم را جزم کرده بودم که همچنان روزی هشت ساعت کار کنم.یک نویسنده «به‌واقع» تمام وقت بودم و می‌خواستم با کار کردن مثل همه افرادی که رسما سر کار هستند، این را اثبات کنم.این روش ادامه پیدا کرد، تا وقتی که دیگر نتوانستم.

در مه ۲۰۲۱ به کووید -۱۹ مبتلا شدم.بعد از اینکه در ژوئن کارم را از سر گرفتم، متوجه شدم انرژی و تمرکزم افول کرده است.دکتر به من گفت این یکی از عوارض جانبی متداول در افرادی است که از کووید بهبود پیدا می‌کنند.می‌دانستم تا چند ماه باید خیلی سخت کار نکنم.بیشتر روزها، نمی‌توانستم بیشتر از پنج ساعت کار کنم.اما در کمال تعجب، تغییری در بهره‌وری من ایجاد نشد.همان درآمد را داشتم، به راحتی کار را در مهلت تعیین شده تحویل می‌دادم، و با تکمیل همه کارها میز کارم را ترک می‌کردم.

اما آیا بهره‌‌وری خوب من، صرفا در نتیجه استراحت بیشتر بعد از بهبود بیماری بود؟ تردید داشتم.با اینکه در ماه ژوئیه کاملا خوب شده بودم، تصمیم گرفتم روزهای کاری کوتاه‌تر را ادامه دهم و دیگر هیچ‌وقت نمی‌خواهم به هشت ساعت کار در روز برگردم.

برای هر کاری که انجام می‌دهم، از تکنیک پومودورو (اختصاص ۲۵ دقیقه تمرکز کامل برای انجام یک پروژه) استفاده می‌کنم از نوشتن گرفته تا پاسخ دادن به ایمیل‌ها و شبکه‌سازی.تعداد ساعت‌هایی که کار می‌کنم، چیزهایی که روی آن کار می‌کنم و زمانی که برای تکمیل هر کار می‌گذارم را ردیابی می‌کنم.قبلا، ۸ تا ۹ ساعت در روز کار می‌کردم.اما فرسودگی و نداشتن رضایت خلاقانه را ناشی از حجم کاری زیاد نمی‌دانستم.فکر می‌کردم «شاید به اندازه کافی استراحت نکرده‌ام، برنامه‌ریزی خوبی نداشته‌ام، یا تکنیک‌های بهره‌وری را بلد نیستم.» برایم عادی بود که روزها را با این فکر به پایان برسانم که «کاش زمان بیشتری داشتم»  چون همیشه یکسری آیتم‌ها در لیست انجام کارهایم، بدون نتیجه باقی می‌ماند.

حالا که فقط پنج ساعت در روز کار می‌کنم، تقریبا تمام کارهایی که در لیست می‌نویسم، تیک می‌خورند.وقتی می‌دانم فقط پنج ساعت وقت دارم، اراده‌ام برای انجام همه کارهای لیست، قوی‌تر می‌شود.در واقع، هوشمندانه‌تر کار می‌کنم، نه سخت‌تر.همان کارهایی که قبلا انجام می‌دادم، حالا به شکل کاملا مشهودی زمان کمتری از من می‌گیرند.می‌توانم یک مقاله پژوهشی ۲۰۰۰ تا ۳۰۰۰ کلمه‌ای را نصف مدت زمان قبلی بنویسم.

داشتن یک زندگی کامل‌تر خارج از کار – سرگرمی‌های بیشتر، ارتباطات اجتماعی، پیاده‌روی،‌ساززدن – خلاقیت و رفاه ذهنی من را بیشتر کرده است.وقت آزاد بیشتر و چسبیدن کمتر به صندلی کار، باعث شده برای پروژه‌های مورد علاقه شخصی، مثل ارتقای خبرنامه‌ام، کار روی وب‌سایتم، و زمینه‌چینی برای شروع پادکستم، زمان داشته باشم.

اما رسیدن به این نقطه آسان نبود.همیشه حس می‌کردم که می‌توانم کارهای بیشتری انجام دهم و بنابراین لیست‌‌های غیرواقع‌گرایانه برای انجام کارهایم درست می‌کردم و در تقلا بودم تا ذهنیتم را درباره کار کردن به چالش بکشم.برخی چیزهایی که در این راه به من کمک کرد، عبارتند از:

تغییر ذهنیت.ذهنم را متقاعد کردم که هیچ‌گونه رابطه مستقیمی بین تعداد ساعات کاری و میزان بهره‌وری وجود ندارد.بنابراین، محدودیت زمانی ۵ ساعت کار در روز، مانع بزرگی برای من نبود.پیشنهاد من این است که آزمایش ردیابی زمانی را انجام دهید تا ببینید در یک روز چند ساعت به‌طور کامل کار می‌کنید و چند ساعت از این زمان شما بهره‌ور است.با این کار، متوجه می‌شوید که بعد از چند ساعت مشخص، بیشتر نشستن و کار کردن، بازدهی نزولی به دنبال دارد.در همین موقع است که باید روز کاری خود را پایان دهید.

کار کردن روی پیک‌های ذهنی.ساعت‌های مشخصی در طول روز هستند که بهتر کار می‌کنید.برای برخی افراد شاید صبح‌ها بهتر باشد و برای برخی افراد آخر شب یا شاید هم بعدازظهر.باید نهایت تلاش خود را به کار ببندید تا در این ساعات بهترین کار را در کمترین زمان انجام دهید.اینها ساعات طلایی شما برای تمرکز کردن هستند.

می‌توانید این پیک‌های ذهنی را از طریق آزمون و خطا یا با استفاده از یک اپلیکیشن ردیابی زمانی انجام دهید.وقتی ساعات طلایی خود را پیدا کردید، باید روزتان را مطابق آن بهینه‌سازی کنید.در واقع، انرژی خود را مدیریت کنید نه زمان‌تان را.

برنامه‌ریزی واقع‌گرایانه.وقتی متوجه افزایش بهره‌وری شدم، خودم را به چالش کشیدم تا در آن پنج ساعت کاری، بیشتر و بیشتر کار کنم.اجازه دادم کارهای غیرضروری هم وارد لیستم شوند و انتظارات غیرواقع‌گرایانه برای خودم تعیین کردم که نه تنها بر سلامت ذهنی من اثر گذاشت، بلکه کیفیت کارم را با تهدید مواجه کرد.

فورا متوجه شدم که خودم را به سمت شکست پیش می‌برم.همیشه کیفیت کار از کمیت آن برایم مهم‌تر بود، بنابراین تصمیم گرفتم لیستم را به سه آیتم محدود کنم و ارزیابی کنم که انجام هر کدام از آنها چقدر زمان می‌برد.سه نکته کلیدی من برای برنامه‌ریزی واقع‌گرایانه عبارتند از:

کمتر تخمین زدن مقدار کاری که می‌توانید در یک روز انجام دهید.

 بیشتر تخمین زدن زمانی که طول می‌کشد یک کار را انجام دهید.

 بیشتر تخمین زدن وقفه‌های کاری در طول یک روز.

اینکه چند ساعت در روز کار می‌کنیم، سوالی است که این روزها خیلی اهمیت ندارد.وقت آن رسیده که سوالات بهتری بپرسیم: چطور می‌توانید زمان بیشتری برای فکر کردن پیدا کنید؟ چطور می‌توانید مزاحمت‌های کاری را به حداقل برسانید؟ چطور می‌توانید انرژی خود را به خوبی مدیریت کنید؟ اینها سوالاتی هستند که باید بر آنها تمرکز کنید.