واقعیت‌هایی از تجربیات کارمندان
داستان‌های تکرار شونده‌ای از تجربه ضعیف کارمندان در سازمان‌های مختلف صنعتی شنیده می‌شود. تجربیات بیشتر و بهتر کارکنان در زندگی، عملکرد آنان را در محل کار کارآمد‌تر می‌کند و فراتر از آن یادگیری و رشد، اطمینان و امنیت، تقویت ارتباطات و تعلق خاطر به شغل را در آنان افزایش می‌دهد. احتمالا شما پیشتر این موضوع را تا حدی درک کرده‌اید، اما در واقع حل نیازهایی از این دست می‌تواند چالش برانگیز باشد. امروز با ورود تکنولوژی در همه عرصه‌های کار این نیازها را می‌توان به کمک نرم‌افزارها یا وب‌سایت‌های آموزشی و کاربردی برطرف کرد.
برای اینکه یک نرم‌افزار یا وب‌سایت بتواند تجربیات بهینه‌ای را به شما عرضه کند باید چهار اصل را رعایت کند. این اصول مجموعه‌ای از روش‌های اکتشافی هستند که از شیوه‌های کاربرمحور و تمریناتی برای تفکر بهتر الهام گرفته‌اند. بر پایه این اصول اهداف، تجربیات و فناوری کسب و کار شما از یکدیگر تفکیک ناپذیرند و باید در یک شرکت واحد و مشخص مورد بررسی قرار گیرند. این اصول ارزشمند بهره‌وری را بالا برده و باعث صرفه‌جویی در انرژی سیستم‌ها و ابزارهای داخلی می‌شود. اصول چهارگانه‌ای که تجربیات کار را به تجربیاتی بهینه تبدیل می‌کنند عبارتند از رویکرد ۴F که از فرم (Form)، جریان(Flow)، احساس(Feeling) و عملکرد (Function)تشکیل شده است. این اصول تاثیر مثبتی روی عملکرد کاری کارمندان می‌گذارد.
فرم: همه چیز باید واضح باشد. اگر کارکنانی که از یک نرم‌افزار یا وب‌سایت استفاده می‌کنند، متوجه نشوند چه چیزی از آنها خواسته شده است، اگر ندانند هدف کار چیست یا اینکه چگونه باید وظایف خود را اولویت‌بندی کنند، نمی‌توانند کار خود را به خوبی انجام دهند.
ما به تازگی توصیه‌هایی در این زمینه به یک شرکت ارائه دادیم، اما بازخوردی که این شرکت از کارکنان دریافت کرده است نشان داد که کارکنان در استفاده از نرم‌افزار طراحی شده با مشکل روبه‌رو شده‌اند. حتی می‌توان گفت این نرم‌افزار که یک برنامه آموزشی آنلاین بازاریابی است در مجموع تجربه‌ای بد برای کارمندان بوده است. برای حل این مشکل، یک تیم از کارکنان این شرکت و تیمی‌از یک شرکت نرم‌افزاری پیشرو، همکاری کردند تا بین برنامه‌های آموزشی شرکت و قوه یادگیری کارکنان ارتباط ایجاد کنند. این تیم کاربر را در قلب طراحی برنامه آموزشی قرار داد، برنامه آموزشی را برای ارائه بهتر ساده‌سازی کرد و محتواها را به شکل دسته‌بندی شده در اختیار کاربران قرار داد.
تیم جدید توضیحات توصیفی را برای روشن ساختن مطالب یا دستورالعمل‌های مبهم به کار گرفتند و از امکان‌هایی چون موقعیت، مقیاس و ترتیب برای انتقال محتوای دیجیتالی استفاده کردند. در این روش هر چیز اضافی حذف و از تراکم جملات و دستورالعمل‌های برنامه آموزشی کاسته شد.
جریان: حرکت خود را پیوسته حفظ کنید. هنگامی که یک کارمند عهده‌دار شغلی می‌شود، باید احساس رضایت از بهره‌وری در وی ایجاد شود. شما برای این که اطمینان حاصل کنید که کارمندانتان دارای چنین تجربه‌ای هستند، باید بتوانید خود را در جایگاه آنها قرار دهید و وجود یک جریان هماهنگ را در سیستم حس کنید. طراحی چنین تجربیاتی باید در اولین تعامل کارکنان با شرکت آغاز شود.
شرکتی که ما با آن کار می‌کنیم نرم‌افزار داخلی خود را براساس چنین جریانی طراحی کرده است. این نرم‌افزار به کاربران کمک می‌کند تا پیشرفت خود را ردیابی کنند و همچنین به آنها اجازه می‌دهد تا از بخش‌های آموزشی نرم‌افزار که در آن مهارت کافی دارند، بگذرند و وقت خود را صرف آن نکنند. در این ابزار که توسط تیم طراحی، تهیه شد تعداد اقداماتی که یک کاربر باید توسط این ابزار انجام دهد کاهش یافت. یعنی حجم دستورهای ورود به صفحه یا بخش بعدی پایین آورده شد و کاربران با تعداد کلیک‌ها و لمس‌های کمتری از نرم‌افزار استفاده می‌کنند. در این ابزار برای داده‌های از قبل تکمیل شده قابلیتی مهم تعبیه شده است که به کاربران کمک می‌کند تا خطاها را بدون نیاز به شروع مجدد بررسی و تصحیح کنند.
احساس: تلاش کنید تا احساس خوشایندی داشته باشید. از خود بپرسید که چه چیزی باعث می‌شود که تجربه کاری شما به عنوان یک کارمند با لذت همراه شود؟ ما با یک شرکت کار می‌کردیم که در ابزار آموزشی‌اش این سوال را از کارمندان می‌پرسید و نظر آنها را درباره عوامل رضایت‌بخش و ناامیدکننده جویا می‌شد. این شرکت در محتوای نوشتاری خود از واژگان غیرمعمول و لحنی جذاب استفاده کرده و این روش را در همه بخش‌ها از جمله دستورالعمل‌ها، درخواست‌ها و توضیحات به کار بسته بود. این شرکت همچنین به جای جملات سنگین و رسمی‌روی تعاملات بصری و هیجان‌انگیز سرمایه‌گذاری کرده بود که با نتیجه‌ای مثبت همراه بود. این ویژگی‌ها باعث شد تا تجربه کارمندان از برنامه آموزشی به جای شبیه بودن به وظیفه، به فرصتی برای مشارکت تبدیل شود.
عملکرد: از موضوعات پایه‌ای غافل نشوید. شرکت‌ها برای پیشبرد اهداف خود به تعامل نیروی انسانی و مدیریت کارآمد نیاز دارند. همچنین ضروری است که تجربه کارمندان قدیمی‌تر در اختیار دیگر کارکنان قرار بگیرد. این کار باعث می‌شود تا کارمندان بتوانند در مکان‌های مختلف و هنگام استفاده از دستگاه‌های متنوع، به طور یکپارچه کار کنند و بهره‌وری آنها به گونه‌ای بهینه افزایش یابد. چنین راه‌حلی به کارکنان این فرصت را می‌دهد تا هنگام استفاده یا تعویض دستگاه‌ها، با مشکل مواجه نشوند. این تجربیات ممکن است از طریق نرم‌افزارهای شرکت و تلفن‌های شخصی هوشمند منتقل شود و به این ترتیب با استفاده از یک نرم‌افزار یا وب‌سایت می‌توان بهره‌وری را در شرکت افزایش داد.
