کاهش ساعات کاری اگر هدف مشخصی نداشته باشد، به شکست می‌انجامد
برنده نهایی هفته‌کاری ۴ روزه
هفته کاری پنج روزه به شکلی که امروز رایج است، در سال ۱۹۴۰ شروع شد؛ زمانی که «قانون استانداردهای کاری عادلانه ۱۹۳۸ آمریکا» ۴۰ ساعت کار در هفته را تحمیل کرد. از آن زمان، چیز زیادی تغییر نکرده است. اما با توجه به گزارش‌هایی که می‌گویند بیش از ۶۳ درصد کارگران فرسودگی شغلی را تجربه می‌کنند، به‌نظر می‌رسد وقت آن رسیده که رویکرد سختگیرانه پنج روز کار در هفته، مورد بازنگری قرار گیرد. ایده هفته‌های کاری چهار روزه، در چند سال گذشته موردتوجه کسب‌وکارها و گروه‌های سیاسی قرار گرفته، اما از سال گذشته که زندگی کاری بیشتر مردم دنیا تحت‌تاثیر پاندمی کرونا متحول شد، خیلی‌ها این ایده را به‌عنوان راه‌حلی برای قرنطینه، بیکاری و ... در نظر گرفته‌اند.
منظور از هفته کاری چهار روزه چیست؟
برای اینکه بدانیم هفته‌های کاری چهارروزه چه تاثیری بر کسب‌وکار و سازمان فروش دارند، باید هدف اصلی این ایده را بررسی کنیم: ارتقای رفاه کارکنان. نتایج یک نظرسنجی موسسه تحلیلی گالوپ، می‌گوید دو‌سوم کارکنان تمام‌وقت، فرسودگی شغلی را تجربه کرده‌اند و این احساس در 23 درصد آنها همیشگی است. این تحقیق نشان می‌دهد اثرات فرسودگی شغلی به این معنا است که:
* 63 درصد احتمال بیشتری دارد که کارکنان مرخصی استعلاجی بگیرند.
* فقط 50 درصد احتمال دارد در مورد چگونگی تحقق اهداف عملکرد با مدیر خود گفت‌وگو کنند.
* 26 درصد احتمال بیشتری دارد که کارفرمای فعلی خود را ترک کنند.
* 13 درصد اعتماد کمتری به عملکرد خود دارند.
طبق اعلام «موسسه استرس آمریکا» 66 درصد استرس‌‌های افراد ناشی از تلاش برای مدیریت تعادل بین کار و زندگی و حجم کاری بالا است و 12 درصد کارکنان، به‌خاطر این استرس‌ها بیمار می‌شوند.
سازمان جهانی بهداشت، در دسته‌بندی بین‌المللی بیماری‌های سال 2019 «فرسودگی شغلی» را یک پدیده شغلی معرفی کرد که به‌دلیل استرس مزمن در محیط کار به‌وجود می‌آید؛ استرسی که به خوبی مدیریت نشده و خستگی زیاد، افزایش فاصله روانی با شغل (یا بدبینی و حس منفی به آن) و کاهش کارآیی حرفه‌ای، از ویژگی‌های آن هستند.
با توجه به این اثرات منفی فرسودگی شغلی و استرس بر کسب‌وکارها و کارکنان، سازمان‌های پیشرو و آینده‌نگر به‌دنبال روش‌هایی بوده‌اند تا شرایط را برای کارکنان خود بهبود دهند، بدون اینکه بهره‌وری آنها از بین برود. کسب‌وکارها با شناسایی اینکه مزایای کاهش ساعات کاری در کجاست، می‌توانند ساختار هفته‌های کاری خود را تغییر دهند تا ضمن حفظ بهره‌وری کارکنان، سلامت ذهنی آنها را افزایش دهند.
بررسی امکان‌پذیری
به‌طور خلاصه، باید گفت امکان‌پذیری اجرایی کردن هفته‌های کاری چهار روزه به یکسری عوامل بستگی دارد. در اینجا چند نمونه شرکت را که هفته‌های کاری چهارروزه را با موفقیت اجرایی کرده‌اند و نتایج مثبتی گرفته‌اند بررسی می‌کنیم تا ببینید آیا این رویکرد برای شرکت شما کارآیی دارد یا نه. به هر حال، مثل هر تغییر دیگری، ابتدا باید بدانید چرا می‌خواهید چنین تغییری ایجاد کنید و مزایای آن چه هستند.
پرپچوال گاردین
شرکت پرپچوال گاردین (Guardian) واقع در نیوزیلند، بعد از یک طرح آزمایشی از فوریه- مارس 2018 تصمیم گرفت هفته‌های کاری را برای کلیه 240 پرسنل خود چهار روزه کند و ساعات کاری از 5/ 37 ساعت در هفته به تنها 30 ساعت کاهش یافت، درحالی‌که میزان حقوق‌ها ثابت ماند. خود طرح آزمایشی تحت نظارت استادان دانشگاه آکلند بود که نتایج و مزایای زیر را به‌دست آوردند:
* کاهش ساعات کاری، لطمه‌ای به میزان بهره‌وری نزد.
* سطح استرس پرسنل از 45 درصد به 38 درصد کاهش یافت.
* امتیاز تعادل بین کار و زندگی کارکنان از 54 درصد به 78 درصد افزایش یافت.
* حس توانمندی و انگیزه کارکنان 20 درصد بیشتر شد.
* سطح رهبری و تعهد پرسنل به ترتیب 22 و 20 درصد افزایش یافت.
اندرو بارنس، مدیر عامل پرپچوال گاردین، در کتابش با عنوان «هفته چهار روزه» اشاره می‌کند که شرکت بهره‌وری را هدف این طرح آزمایشی قرار داد و نتایجی حاصل شد که در راستای این هدف بودند.
دو توصیه مهم در مقاله‌ای که مورد پرپچوال گاردین را تحلیل کرده عبارتند از:
1- زمان دادن به کارکنان برای اینکه فکر کنند چطور می‌توانند به شکل متفاوتی کار کنند و تشویق آنها به اینکه خودشان بهره‌وری را بسنجند.
2- تشویق پرسنل به برنامه‌ریزی زمانی برای پاسخگویی به موقع به نیازهای مشتری و کسب‌وکار. ارتباط بین مدیریت و پرسنل، جریان کاری را ارتقا داده، به‌طوری که دو طرف از این نظم جدید منتفع شده‌اند.
پی‌پی‌سی پروتکت
شرکت تکنولوژی پی‌پی‌سی پروتکت (PPC Protect) واقع در بریتانیا، در سال 2018 هفته‌های کاری خود را دوشنبه تا پنج‌شنبه قرار داد و در بخش‌هایی از سازمانش نتایج مطلوبی را مشاهد کرد:
* میانگین بهره‌وری کارکنان افزایش یافت و نرم‌افزار مدیریت پروژه این شرکت، 16 درصد افزایش سرعت در انجام وظایف را ثبت کرد.
* استرس کارکنان کاهش و شادمانی آنها افزایش یافت.
* افزایش درخواست استخدام در این شرکت، به این معنی است که پست‌های خالی نسبت به زمانی که هفته‌های کاری پنج روزه بود، سریع‌تر پر می‌شوند.
نیل اندروز، هم‌بنیان‌گذار شرکت در این باره می‌گوید: «همه با پول انگیزه نمی‌گیرند. در واقع، داشتن تعادل بین کار و زندگی اغلب اولویت دارد. از وقتی به هفته‌های کاری چهار روزه روی آورده‌ایم، درخواست استخدام برای پست‌های خالی ما از همیشه بیشتر شده و بازخوردهای مثبت فراوانی گرفته‌ایم. می‌دانم که این مدل ممکن است برای همه انواع کسب‌وکارها مناسب نباشد، اما برای آنهایی که در عرصه تکنولوژی فعالیت می‌کنند، مطمئنم این رویکرد رواج بیشتری پیدا خواهد کرد.»
مایکروسافت ژاپن
شعبه شرکت مایکروسافت در ژاپن، در اوت 2019 «چالش گزینش کار-زندگی» را با 2300 کارمند خود شروع کرد تا مرجعی برای انجام اصلاحات تعادل بین کار و زندگی با نتایج هدفمند داشته باشد. شرکت علاوه بر شنبه‌ها و یکشنبه‌ها، جمعه‌ها را هم تعطیل کرد و هزینه‌هایی را به کارکنان برای دنبال کردن توسعه شخصی، دیدن خانواده و مشارکت‌های اجتماعی اختصاص داد. این رویکرد «برای کار، برای زندگی، برای جامعه» نام گرفت.
مایکروسافت علاوه بر کاهش ساعات کاری در هفته، خلاقانه به فکر بالا نگه داشتن بهره‌وری کارکنان بود. با افزایش 46درصدی جلسات 30 دقیقه‌ای، افزایش 21درصدی کنفرانس‌های ویدئویی و جابه‌جایی 10درصدی منابع انسانی، کارکنان توانستند زمان خود را به شکل کارآمدتری مدیریت کنند و به افزایش 40درصدی فروش در طول یک ماه برسند.
به‌جز این پیشرفت حیرت‌انگیز، مایکروسافت نتایج زیر را هم به‌دست آورد:
* مصرف برق 1/ 23 درصد کاهش یافت.
* 1/ 92 درصد پرسنل از این تغییر راضی بودند.
* 5/ 96 درصد پرسنل موافق بودند که تعادل بین کار و زندگی آنها بهتر شده است.
* 1/ 97 درصد پرسنل موافق بودند که زندگی شخصی آنها بهبود یافته است.
* 5/ 83 درصد پرسنل موافق بودند که احساس تعهد بیشتری به جامعه بزرگ‌تر خود پیدا کرده‌اند.
تلاش‌های مایکروسافت برای اینکه علاوه بر کاهش روزهای کاری در هفته، پرسنل را به استفاده بهینه از روزهای جمعه تشویق کند، تعهد کارکنان را به حداکثر برساند و نشان داد ارزش قائل شدن برای سلامت کارکنان چقدر مهم است.
الوها هاسپیتالیتی
شرکت الوها (Aloha Hospitality) واقع در آلابامای آمریکا، با توجه به نیازها و انتظارات نیروی کار نسل هزاره، ساعات کاری منعطف و هفته‌های کاری چهار روزه را برای پرسنل مدیریت خود شروع کرده است. این شرکت با در نظر گرفتن اینکه کارکنان نسل جدید تجربه کردن را به تعلق داشتن ترجیح می‌دهند، می‌خواهد نرخ حفظ کارکنان و همچنین روحیه آنها را افزایش دهد و حس مالکیت تیمی را تقویت کند.
کاهش روزهای کاری، باعث شده پرسنل مدیریت بهتر بتوانند در ساعات پیک در رستوران‌ها حاضر باشند و این یعنی خدمات‌رسانی بهتر به مشتریان.
باب بامهوور، مدیر عامل شرکت می‌گوید: «این یک بازی برد- برد نه فقط برای تیم ما، بلکه برای میهمانان ما است. می‌خواهیم تیم ما سرحال، پرانرژی و متمرکز بر ارائه یک تجربه افسانه‌ای برای مشتریان باشد.»
وایلدبیت
شرکت نرم‌افزاری وایلدبیت (Wildbit) واقع در فیلادلفیا، هفته‌های کاری چهارروزه را از سال 2017 شروع کرده است.
مقامات شرکت با محوریت قرار دادن کارکنان و کار نکردن در روزهای آخر هفته یا شب‌ها و دادن برنامه کاری منعطف به کارکنان، به این نتیجه رسیدند که برنامه تحول آنها در طول یک فصل خوب پیش رفته و آن را ادامه دادند. ناتالی ناگله، هم‌بنیان‌گذار شرکت می‌گوید: «وقتی اولین سالی را که هفته‌های کاری چهار روزه را اجرا کرده بودیم بررسی کردیم، فهمیدیم نسبت به سال قبل، ویژگی‌های بیشتری در نرم‌افزارمان معرفی کرده‌ایم. این موضوع باعث شگفتی ما شد و کمک کرد به ادامه این برنامه متعهد باشیم. وقتی می‌دانیم فقط چهار روز داریم که کارمان را انجام دهیم، هوشمندانه‌تر کار می‌کنیم تا از وقفه‌های کاری دور بمانیم و کارهای واجب را پشت‌گوش نیندازیم و وقتی سه روز تعطیلی آخر هفته داشته باشید، اول هفته کارتان را با اشتیاق شروع می‌کنید.»
آمارهای مدرسه کسب‌وکار هنلی
براساس مطالعه‌ای که مدرسه کسب‌وکار هنلی در ژوئیه 2019 انجام داده، هفته کاری چهار روزه باعث شده کسب‌وکارهای بریتانیایی سالانه 104 میلیارد پوند صرفه‌جویی در هزینه‌ها داشته باشند. این مطالعه که از سازمان‌هایی که هفته‌های کاری چهار روزه را اجرایی کرده‌اند نظرسنجی کرده، نتایج زیر را به‌دست آورده است:
* 64 درصد کسب‌وکارها با افزایش بهره‌وری مواجه شدند.
* 78 درصد شرکت‌ها گفته‌اند کارکنان شادتری دارند، 70درصد گفته‌اند استرس کارکنان کمتر شده و 62 درصد گفته‌اند تعداد مرخصی‌های استعلاجی کمتر شده است.
* 40 درصد کارکنان می‌گویند از زمان استراحت و تعطیلی خود برای ارتقای مهارت‌های حرفه‌ای استفاده می‌کنند.
درحالی‌که کاهش ساعات کاری با عدم تغییر در دستمزد همراه بوده، 34 درصد رهبران کسب‌وکار (که 46 درصد آنها از کسب‌وکارهای بزرگ بوده‌اند) موافقند که این تغییر برای موفقیت‌های آینده مفید خواهد بود.
از طرف دیگر، کارکنان و به‌ویژه جوانان نسل Z (67درصد) می‌گویند این موضوع به فاکتوری مهم در انتخاب جایی که می‌خواهند در آن کار کنند، تبدیل شده است.
در ضمن، یک ارزیابی نشان می‌دهد کسب‌وکارهای آمریکایی اگر از دفاتر خود فقط برای چهار روز در هفته استفاده کنند، به‌طور میانگین می‌توانند سالانه 15200 دلار در تاسیسات خود صرفه‌جویی کنند.
آیا برای شما مناسب است؟
با بررسی مثال‌هایی که گفته شد، چیزی که باید بدانیم این است که یک سازمان قبل از تصمیم به کاهش روزهای کاری یا اجرای طرح آزمایشی آن، چه نتایجی می‌خواهد به‌دست آورد.
شرکت‌هایی که نام برده شدند، با علم به اینکه هدف نهایی آنها افزایش کارآیی و سلامت کارکنان است، توانستند اجرای طرح را متناسب‌سازی کنند و نتایج قابل سنجشی به‌دست آورند.
اما اگر تحول به سوی هفته کاری چهار روزه بدون هدف خاصی باشد، تضمین نمی‌شود نتیجه خاصی به‌دست آید و چه بسا روند بهره‌وری معکوس شود. این اتفاق برای شرکت اسلامبر یارد (Slumber Yard) رخ داد. این شرکت، روزهای کاری خود در هفته را به چهار روز 10 ساعته تبدیل کرد که به بهره‌وری کارکنان به‌شدت آسیب زد. متیو راس، هم‌بنیان‌گذار و از مدیران شرکت می‌گوید: «به جز بهتر شدن روحیه کارکنان در ابتدای طرح، تجربه ما با هفته‌های کاری چهار روزه منفی بود. بازرسی‌های ما نشان داد کارکنان 60 دقیقه اول هر روز کاری خود را هدر می‌دادند. چون در مقایسه با قبل، آنها مجبور بودند زودتر سر کار بیایند، ساعت اول را صرف بیدار شدن و سر حال آمدن می‌کردند. قهوه می‌خوردند، با همکاران حرف می‌زدند و اینترنت‌گردی می‌کردند.»
او همچنین متوجه شده بود که دو ساعت آخر روز کاری هم مفید نیست و افراد تمرکز کافی ندارند. به علاوه چون دو وعده غذا در روز می‌خوردند، هزینه‌های سازمان بالا رفته بود و بعد از مدت کوتاهی که روحیه آنها مثل قبل شد، دیگر مزیتی در طرح جدید مشاهده نکردند.
اگر هدف کسب‌وکار مشخصی نداشته باشید و تمرکزتان برای کم کردن ساعات کاری خود کارکنان نباشد، هفته کاری چهار روزه حتی محدودکننده‌تر از هفته کاری پنج روزه است و به هدرروی زمان کارکنانی که تمرکز و انگیزه لازم را ندارند، منجر می‌شود.
البته باید گفت به‌طور کلی، کسب‌وکارهایی که وابسته به ارائه خدمات هستند و مراجعه‌کننده زیاد دارند و باید جریان فروش مداوم داشته باشند، معمولا نمی‌توانند از مزیت کم کردن تعداد روزهای کاری هفته بهره ببرند. وقتی باید خدمات سریع به مشتری ارائه کنید و مشتری سه روز بخواهد منتظر راه‌حل شما برای مشکلش باشد، کسب‌وکارتان به خطر می‌افتد. البته شیفتی کردن روزهای هفته، می‌تواند راه‌حل مناسبی برای این نوع کسب‌وکارها باشد.
نکته دیگری که نباید فراموش کرد، این است که مراقب باشیم اعداد و ارقام ما را فریب ندهند. اگر می‌خواهید بهره‌وری حداقل ثابت بماند، باید آن را به نسبت زمان کاری که کاهش داده‌ایم، بالاتر ببریم. کسب‌وکاری که می‌خواهد از 40 ساعت کار در هفته به 32 ساعت برسد، باید 20 درصد افزایش بهره‌وری داشته باشد، تا زمانی را که کم کرده جبران کند؛ وگرنه با وجود مزایای متعددی مثل تقویت روحیه و سلامت کارکنان، شرکت درآمد از دست می‌دهد.
نتیجه‌گیری
کسب‌وکارها هر چه بیشتر مجبور می‌شوند به افزایش نگرانی‌ها در مورد سلامت کارکنان واکنش نشان دهند یا بابت مسائلی مثل استرس و فرسودگی شغلی، هزینه بدهند.
شرکت‌ها برای رقابت با سازمان‌هایی که سلامت پرسنل خود را اولویت قرار داده‌اند تا نرخ حفظ، استخدام و بهره‌وری را بهبود بخشند، باید حداقل روش‌های مخصوص خودشان را پیدا کنند تا انعطاف‌پذیری مورد نیاز کارکنان را به آنها بدهند.
هفته کاری چهار روزه چه راه‌حل مناسبی که سازمان شما برای رقابت‌پذیر ماندن به آن نیاز دارد، باشد و چه نباشد، تنها با شناخت عمیق کسب‌وکارتان می‌توانید به آن برسید، اما در هر صورت، صحبت در مورد کار انعطاف‌پذیر و کاهش ساعات کاری، در این عصر انقلاب تکنولوژیک، هر روز بیش از پیش اهمیت پیدا می‌کند.
