بررسی اهمیت راهبردی واگذاری مسوولیت‌ها به کارمندان
ریشه ترس مدیران از «تفویض اختیار»
بسیاری از مدیران از مزایای تفویض اختیارات آگاهند: این کار فرصت رشد را برای کارمندان فراهم می‌کند و در عین حال کارهای زیادی را از لیست وظایف بی‌پایان شما حذف می‌کند. اما بسیاری از افراد از اینکه واگذار کردن وظایف یا پروژه‌ها اثرگذار نیست مستاصل هستند. مدیران به‌رغم استخدام ذهن‌های روشن و دستان توانمند، اغلب احساس می‌کنند کارهایشان بسیار سنگین و وظایف آنها بی‌انتهاست. بهترین روش‌ها به افراد می‌گوید که بر اولویت‌ها تمرکز کنند و وظایف را به دیگران واگذار کنند، بالاخص اگر فرصتی برای رشد و پیشرفت تیم شما باشد. هر چند این ایده از لحاظ تئوری عالی به نظر می‌رسد اما بسیاری از افراد به مشکل برمی‌خورند.
تفویض اختیار ایده خوبی است اما در عمل اغلب مسکوت می‌ماند
علی را در نظر بگیرید: شرکت هزار نفره او همیشه در خط مقدم نوآوری بوده است. به عنوان مثال، در یک ارزشیابی، ارزش آن یک میلیارد دلار برآورد شد. او سختکوش‌ترین شخص در شرکت خودش است، در تیم اجرایی‌اش، برای او جایگزینی وجود ندارد و همواره زمان بودن با خانواده را از دست می‌دهد که باعث ناامیدی خانواده است.
علی و من در یک جلسه مشاوره با هم بحث می‌کردیم که چگونه می‌تواند بار را از دوش خود کم کند و به رشد ظرفیت کارمندان مستقیم خود کمک کند. واضح است که اولین ایده تفویض اختیار بیشتر بود. با وجود این علی گفت تفویض اختیار هرگز جواب نمی‌دهد. هر زمان که خودم یک کار را انجام ندادم، مجبور شدم آن را دوباره انجام دهم یا خسارت‌های وارده را جبران کنم. ما متوجه شدیم که علی از روش یک اندازه برای همه برای تفویض اختیار استفاده می‌کند که یک استراتژی محکوم به شکست است. او یک مورد را برای تفویض اختیار انتخاب می‌کند سپس از کارمندانش می‌خواهد تا خودشان نحوه اجرای آن را پیدا کنند و در صورت لزوم سوال بپرسند. متاسفانه همه موارد یا حتی همه کارمندان با این پروسه هماهنگ نشدند و مشکلات خود را در آخر کار نشان می‌دادند. این مساله باعث می‌شد علی مجبور شود در آخرین لحظه مهره‌ها را کنار هم قرار دهد.
ما یک استراتژی ظریف‌تر طراحی کردیم که در آن بهره‌وری بیشتر و ناامیدی کمتری حاصل می‌شد.
هسته اصلی این طرح این است که قبل از واگذاری کارها وقت بگذارید تا به خوبی درک کنید زمانی که کار از دست شما خارج شد با چه چالش‌هایی روبه‌رو خواهید شد و از قبل و پیش از بروز این چالش‌ها آنها را برطرف کنید. در اینجا به ذکر چهار دلیل رایج می‌پردازیم که نشان می‌دهد چرا تفویض اختیار شکست می‌خورد و راه‌حل آن چیست.
فقدان تفکر انتقادی
علی اغلب قسمتی از برخوردهای معمول برای مدیران اجرایی که من مربی آنها بودم را می‌شنید: او عالی است می‌تواند در ۱۵ دقیقه چیزهایی را ببیند که هیچ‌کس دیگری طی یک ماه فکرش را هم نمی‌کند. هر چند بسیاری از ما دوست داریم باهوش قلمداد شویم، با این حال اینکه دیگران درباره شما چگونه فکر می‌کنند می‌تواند زمانی مشکل‌زا شود که ما برای باهوش به نظر رسیدن تلاش زیادی می‌کنیم. اگر ایده‌هایتان را خیلی زود ارائه دهید و تعداد آن خیلی زیاد باشد، همکاران و کارمندان شما هرگز فرصتی برای رشد و توسعه تخصصی خود نخواهتد داشت.
اعتماد به نفس افراد وقتی وارد جلسه می‌شوند با علم بر اینکه احساساتشان در پایان جلسه کمتر از رئیسشان خواهد بود کاهش می‌یابد. هر چند ممکن است شما ایده‌های مفیدی داشته باشد، اما انگیزه‌ای برای مطرح کردن ایده‌های خود ندارید. همچنین اینکه فقط یک نفر در سازمان دارای تفکر انتقادی باشد مساله‌ای خطرناک است. این امر ممکن است باعث شود شرکت نسبت به نقاط کور آسیب‌پذیر شود.
برای بالاتر بردن ظرفیت تیم‌تان برای آنکه خودشان فکر کنند روش راهنمایی در مراحل اولیه فرآیند را در پیش گیرید. به جای آنکه پاسخ دهید، سوال بپرسید. کیفیت نظرات آنها متناسب با کیفیت پرسش‌های شما خواهد بود. به عنوان مثال با پرسیدن سوالی مثل اصلی‌ترین رقیب ما چگونه به این استراتژی پاسخ می‌دهد؟ یکی از کارمندان علی فورا متوجه یک نقص در رویکرد خود شد. در نتیجه لازم نبود که علی آن را برای او شناسایی و تشریح کند. سوالات باز به دیگران اجازه می‌دهد افق دید خود را وسیع‌تر کنند و زوایای جدیدی را مدنظر قرار دهند، نه اینکه فقط به جمع‌آوری داده بپردازند. در این صورت به جای آنکه راه‌حل ارائه دهید، مهارت‌های تفکر انتقادی دیگران را فعال می‌کنید.
عدم ابتکار عمل
علی با کمال تعجب دریافت که کارمندانش ابتکار عمل حرکات جسورانه یا حتی پیگیری اقدامات کوچک‌تر را ندارند و این باعث شکوه و شکایت و پیگیری دائم علی می‌شود.
آنها قبول دارند که علت از دست دادن ضرب‌الاجل این است که کار را نیمه کاره رها کرده‌اند یا نتوانسته‌اند ارتباط موثر برقرار کنند. به نظر می‌رسید بیشتر بحث‌های مربوط به پیگیری را خود علی دنبال می‌کند و کارهایی را برای افراد تعیین می‌کند که آنها همان کارها را انجام می‌دهند. این مساله باعث ناراحتی او می‌شود و از این قضیه آزرده است که کارهای تفویض‌شده هنوز وقت زیادی از او را می‌گیرد و باعث می‌شود دیگران فکر کنند تحت مدیریت خرد و کنترل شدید قرار گرفته‌اند. اگر تلاش‌های شما در جهت تفویض اختیار به این دلیل شکست می‌خورند که فکر می‌کنید دیگران فاقد ابتکار عمل یا حتی پیگیری هستند، به این مساله به لحاظ تاکتیکی و استراتژیک رسیدگی کنید. قبل از پایان هر جلسه شخصی را تعیین کنید که یادداشت‌ها، موارد اقدام، تاریخ‌ها و مالکیت‌ها را یادداشت کند و جلسه بعدی را با پیگیری موارد جلسه قبل شروع کنید.
هر چند این کار ممکن است ابتدایی به نظر برسد اما تقریبا نیمی از تیم مدیران اجرایی که من با آنها کار کرده‌ام فاقد حس پیگیری لازم بوده‌اند. از نظر استراتژیک‌تر، تهیه یک سند فرآیند کار را مدنظر قرار دهید، یک سند یک‌صفحه‌ای که اولویت‌های اصلی در آن لیست شده‌اند. این سند فرآیند کار برای همه مشخص می‌کند که به چه دستاوردهایی پاداش می‌دهید و روش‌های دیگری برای افزایش انگیزه کارکنان را ارائه می‌دهد. می‌توانید با به نظم درآوردن وظایف اجرایی و مشخص کردن آنچه واقعا برای سازمان اهمیت دارد، حس مسوولیت‌پذیری و انگیزه را شکل دهید.
فقدان کیفیت
به دلیل پایین بودن کیفیت کار، علی دیگر از تیم خود نمی‌خواست اسلایدهای جلسات هیات‌مدیره را تهیه کنند. زمانی که آنها فایل‌های نهایی را تحویل می‌دادند برای او دیر بود و او لیست بلندبالایی از کارهایی داشت که باید برای محصول نهایی انجام می‌داد. علی که مستاصل شده بود، همه کارها را انجام می‌داد و برای جبران زمان از دست رفته کمتر می‌خوابید. تیم او هم با روحیه خردشده شکست‌های بیشتری را رقم می‌زد. به جای این کار، توانایی تیم خود را برای مشارکت و کمک به کیفیت افزایش دهید. اول، لیستی از اشتباهات معمول تهیه و مشخص کنید چه می‌خواهید. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید عنوان اسلاید که از طرف آنها انتخاب می‌شود کوتاه‌تر باشد، تیم خود را طوری هدایت کنید تا عنوانی را انتخاب کنند که به خط دوم نرسد و در یک خط خلاصه شود. حتی می‌توانید پیش‌نویس این لیست را به کارمندان مستقیم خود بدهید چراکه آنها از قبل اولویت‌های شما را می‌دانند. دوم، به‌جای رفع عیب آن را نشان دهید و درخواست تصحیح کنید. به جای آنکه برای ویرایش فایل‌ها آنها را قرمز کنید، در حاشیه آن توضیح بنویسید، در ابتدا این کار بیشتر طول خواهد کشید اما در درازمدت در زمان شما صرفه‌جویی خواهد شد زیرا تیم شما می‌آموزد که دقیقا به‌دنبال چه هستید.
برای این کار ممکن است لازم باشد ضرب‌الاجل‌ها را زودتر تعیین کنید تا کارمندان شما مجبور نشوند نسخه نهایی را در لحظه آخر تحویل دهند. با نشان دادن اینکه در چه زمینه‌هایی می‌توانند پیشرفت کنند، متوجه خواهید شد که در آینده ارائه‌های باکیفیت‌تر و زمان بیشتری خواهید داشت.
فقدان سرعت
علی نمی‌توانست درک کند که چرا افراد برای انجام وظایف زمان بسیار بیشتری نسبت به او صرف می‌کنند. تقریبا همه مدیران عاملی که با آنها کار کرده‌ام، با مساله زمان مدیرعامل مشکل داشته‌اند یعنی زمانی که در آن آنها فکر می‌کنند می‌توانند سریع‌تر از دیگران کارها را انجام دهند (یا واقعا انجام می‌دهند). شاید این مساله درست باشد چرا که مدیران عامل باتجربه‌تر هستند، آنها دقیقا می‌دانند که چه می‌خواهند، لازم نیست زمان زیادی را صرف فکر کردن یا طراحی کار مورد نظر خود کنند و به این موضوع فکر نمی‌کنند که کارمندان باید برای تحت تاثیر قرار دادن مدیرعامل زمان بیشتری را صرف انجام همان کار کنند.
دفعه بعد وقتی کاری را در دست دارید که از دید شما سریع تلقی می‌شود از عضو تیم خود بپرسید فکر می‌کنند این کار چقدر طول بکشد. اگر بیشتر طول کشید، درباره روند کار از آنها سوال کنید و اینکه دلیل برآورد آنها چه بوده است. در صورت لزوم می‌توانید با حذف جزئیات غیرضروری به آنها زمان بیشتری بدهید. به عنوان مثال، ممکن است نیازی به ایجاد یک اسلاید زیبا نباشد بلکه می‌توانید به راحتی دو پاراگراف بنویسید. از طرف دیگر کم‌کم درک بهتری از این مساله پیدا خواهید کرد که یک وظیفه تفویض شده به چه مدت زمان احتیاج دارد و به این ترتیب انتظارات خود را برای موارد آینده تنظیم خواهید کرد.
مدیران اغلب شاهد کش و قوس‌های تفویض اختیار هستند، ما فقط در صورتی برای یک کار فشار می‌آوریم که انتظارات برآورده نشده باشند. با نگاه عمیق‌تر به نقطه شکست، می‌توانیم دلایل اصلی عدم موفقیت را بهتر حل کنیم و تیم خود را تشویق به انگیزه و بهره‌وری بیشتر کنیم.
