دستورالعمل مدیریت سازمانی در استرس زاترین برهه زمانی اخیر
بازیابی آزادی عمل در دوران کرونا
در گیرودار این نابسامانی‌ها، بسیاری از کارکنان ناچار به پذیرش سریع تغییراتی اساسی در روتین‌های کاری خود شده‌اند. و این تغییرها با استرس همراه بوده است. از هر ۱۰ کارمند آمریکایی، نزدیک ۷ نفر می‌گویند که مدیریت کرونا، استرس‌‌زاترین برهه زمانی در طول اشتغال‌شان بوده. یکی از دلایل استرس‌زا بودن این پاندمی، این است که استقلال و آزادی عمل ما را گرفته و اینکه چقدر می‌توانیم خودمان باشیم یا هنگام انجام کارهایمان، تا چه حد احتیاط کنیم را تحت‌الشعاع قرار داده. داشتن میزان مشخصی از آزادی عمل، همواره یک نیاز روان‌شناختی محسوب می‌شده و مطالعات حاکی از آن است که فقدان آن، به عملکرد و سلامت کارکنان آسیب می‌زند.
پاندمی کرونا از چند جهت می‌تواند آزادی عمل کارکنان را تهدید کند: ۱- خطرات مربوط به سلامت جسمانی ۲- تعدیل و مرخصی موقتی نیروها در آینده که از کنترل کارکنان خارج است ۳- محدودیت در ترددها ۴- دورکاری اجباری. بنابراین برای درک تاثیرات کووید-۱۹ بر نیروهای کار، باید ببینیم کارکنان چطور می‌توانند حس آزادی عمل خود را دوباره به‌دست آورند و کدام کارکنان، در مقایسه با سایرین، با سرعت بیشتری این حس را در خود احیا می‌کنند.
ما در مقاله‌ای در مجله روان‌شناسی کاربردی، تجربیات کارکنان تمام‌وقت ۴۱ مدرسه، طی دو هفته اول شیوع کرونا در ایالات‌متحده را بررسی کردیم تا ببینیم چگونه خود را به لحاظ روان‌شناسی احیا کرده‌اند (یعنی از روز دوشنبه ۱۶ مارس ۲۰۲۰، پس از اینکه سازمان بهداشت جهانی، کووید-۱۹ را یک پاندمی یا بیماری همه‌گیر جهانی و دولت آمریکا آن را یک وضعیت اضطراری ملی اعلام کردند). به مدت ۱۰ روز کاری، روزی سه بار از کارکنان نظرسنجی کردیم. هر نظرسنجی شامل سوالات یکسانی بود. می‌خواستیم بدانیم کارکنان «در آن لحظه» چه حسی داشتند. این روش تحقیق که به آن «نمونه‌گیری تجربه» می‌گویند به ما این امکان را داد که خط احساسی و نگرش کارکنان در مرور زمان را زیر نظر بگیریم. وقتی آزادی عمل، مورد تهدید قرار می‌گیرد، به دو شکل بروز پیدا می‌کند: عدم قدرت و خود غیرواقعی. و ما بیشتر از هر چیزی دوست داشتیم ببینیم کارمندها چطور این دو حس را تجربه می‌کنند. به عبارت دیگر، می‌خواستیم بدانیم همزمان با وخیم شدن بحران کرونا، کارکنان تا چه حد روی اعمال خود کنترل دارند و تا چه حد می‌توانند خود واقعی‌شان باشند.
گرچه افراد مورد مطالعه ما، ابتدا احساس عدم قدرت و ناتوانی در بروز خود واقعی‌شان را تجربه می‌کردند، اما با سرعت شگفت‌انگیزی بهبود یافتند. طی دو هفته نظرسنجی، آنها گزارش کردند که احساس عدم قدرت در آنها کاهش یافته و برعکس، احساس خود واقعی بودنشان بیشتر شده، گرچه میزان استرسشان طی همان مدت، همچنان بالا بود و حتی در بعضی موارد، افزایش یافته بود. به عبارت دیگر، کارمندها بخش زیادی از آزادی عمل خود را در مدت زمان نسبتا کوتاهی بازیابی کرده بودند، با اینکه شرایط از نظر ذهنی و عینی، اصلا بهتر نشده بود. و این جالب توجه است چون یعنی کارکنان خود را با یک «نرمال جدید»، سازگار کردند و با سرعتی که هیچ‌کس انتظارش را نداشت و در هیچ تحقیقی ثبت نشده بود، حس آزادی عمل خود را دوباره به‌دست آوردند.
جالب اینجاست که کارکنانی که زودتر از بقیه این حس را در خود بازیابی کردند، از نظر «نوروتیک» یا «روان رنجوری» در رتبه بالاتری قرار داشتند. روان رنجوری یک ویژگی شخصیتی است. فرد دارای این ویژگی، میل زیادی به تجربه استرس و حالات عصبی دارد. روان رنجوری، ویژگی محبوبی نیست و وجهه چندان جالبی ندارد. از میان همه ابعاد شخصیتی، تحقیقات کمتری درباره آن انجام شده. بعضی از یافته‌های ما با دیدگاه منفی‌ای که نسبت به روان رنجوری وجود دارد، در یک راستاست. نتایج تحقیقات ما نشان داد که در مراحل اولیه بحران کرونا، کارکنان روان‌رنجور بیش از هر چیزی، احساس عدم قدرت می‌کردند و حس می‌کردند خود واقعی‌شان نیستند. اما بخشی از یافته‌های ما، روزنه امیدی برای این کارکنان است: این کارمندها گرچه ابتدا احساس عدم قدرت و غیرواقعی بودن می‌کردند اما با گذشت زمان، زودتر به حالت عادی برگشتند؛ خیلی زودتر از کارکنانی که از نظر روان رنجوری، رتبه کمتری داشتند. این بُعد مثبت و سالم روان رنجوری، این احتمال را مطرح می‌کند که هوشیاری، نگرانی و گوش به زنگ بودن در شرایط خطرناک می‌تواند به نفع عملکرد باشد. در واقع، در شرایط نا امن و هرج و مرج، مثل همین کرونا، داشتن میزانی از روان رنجوری می‌تواند کمک کند که فرد در خانه، احساس خوبی داشته باشد و خود را با نرمال‌های جدید، وفق دهد.
در این مطالعات، ما تاثیرات و واکنش‌ها نسبت به کووید-۱۹ را تا حدی توضیح دادیم اما هنوز چیزهای زیادی هست که نمی‌دانیم، از جمله تاثیرات مداوم این پاندمی بر زندگی روزمره. برای مثال، آیا نرخ احیای سریع در افراد روان رنجور در نهایت باعث خواهد شد که نسبت به سایر همکاران خود، آزادی عمل بیشتری به‌دست آورند؟ آیا همزمان با پیشروی کرونا، کارمندها دوباره با کاهش آزادی عمل روبه‌رو خواهند شد؟ آیا یکسری محدودیت‌ها غیرقابل رفع خواهند بود؟
ما نکاتی را جمع‌آوری کردیم تا با کمک آنها، کارمندان، مدیران و سازمان‌ها بتوانند فرآیند احیای آزادی عمل را سرعت ببخشند. این نکات به‌خصوص برای افرادی مفیدند که حس می‌کنند از خود واقعی‌شان فاصله گرفته یا سعی دارند کنترل زندگی شخصی یا حرفه‌ای خود را در دست بگیرند. این توصیه‌ها از این قرارند:
توصیه‌هایی به کارکنان
محیط خود را ارزیابی و تعدیل کنید. کار از خانه به معنای احساس آزادی عمل نیست. به‌دست آوردن آزادی عمل در این فضا نیازمند تلاش است. ابتدا سعی کنید قلمرو کار و خانه را از هم تفکیک کنید (مثلا بگویید وقتی در این اتاق هستم یا هدفون در گوشم است، سر کارم). این کمک می‌کند در پایان روز از نظر فیزیکی، از فضای کار، کاملا بیرون بیایید و وارد محیط خانه شوید. تحقیقات نشان داده که این به سلامت و عملکرد کارکنان کمک می‌کند. اگر محیط کار و خانه، بیش از حد با هم قاطی باشند و مرز مشخصی میان این دو وجود نداشته باشد، احساس خود واقعی بودن و آزادی و اختیار در هر دو فضا کاهش خواهد یافت.
این به این معنا نیست که خانه‌تان را پارتیشن‌بندی کنید، لامپ‌های پر نور نصب کنید یا هر روز، در یک زمان مشخص، ساعت ورود خود را ثبت کنید. منظورمان این است که فضای اداری و روال کارهای خود را به شکل دلخواهتان در بیاورید تا حتی‌المقدور، راحت باشید و کارتان، معنادار باشد. به هر حال، کار از خانه به شدت شخصی است و احتمالا طی سال‌های پیش رو، بخشی از زندگی همه ما خواهد شد.
از مزایای دورکاری بهره‌مند شوید. در سال ۲۰۱۸، در آمریکا، زمانی که هر کارمند صرف رفت و آمد از خانه به محل کار (و برعکس) می‌کرد، دو هفته کامل بود. ۳/ ۴ میلیون نفر از کارکنان نیز در گروه «ابَر مسافر» قرار داشتند، یعنی زمانی که صرف رفت و آمد به محل کار می‌کردند، در هر مسیر، بیش از ۹۰ دقیقه بود. چیزی بیش از ۱۸۰ دقیقه. این رقم شوکه‌کننده است. در بعضی موارد، کاهش در آزادی عمل، فراتر از نشستن در ماشین در ترافیک است. بنابراین، استفاده بهینه از این زمان می‌تواند باعث افزایش آزادی عمل شما شود. شما در این زمان می‌توانستید طیف وسیعی از فعالیت‌ها را انجام دهید که از نظر فردی، ارضایتان کنند. مثلا می‌توانستید بیشتر بخوابید، زمان بیشتری را با خانواده بگذرانید، با دوستانتان ارتباط داشته باشید، دنبال یک سرگرمی بروید، مهارت جدیدی یاد بگیرید یا ورزش کنید. کلید حل معما این است که از این زمان اضافه به‌عنوان اهرمی برای افزایش کنترل و واقعی بودن استفاده کنید. ممکن است وسوسه شوید که صرفا ساعت‌های بیشتری کار کنید. در برابر این وسوسه مقاومت کنید.
مراقبت از خود را فراموش نکنید. پاندمی کرونا بسیاری از جنبه‌های زندگی شخصی و کاریمان را به ما دیکته کرده، از تعطیلی کسب‌وکارها و مدارس گرفته تا سیاست‌های محدودکننده مرتبط با سلامت عمومی. این محدودیت‌ها طبیعتا تحت کنترل شما نیست. اما نحوه رفتار با خودتان، دست خودتان است. بنابراین، مراقبت از خود به خصوص در شرایط استرس‌زا بسیار مهم است. به این منظور باید زمان، پول و توجه بیشتری را صرف بهبود سلامت خود کنید. مثلا می‌توانید پولی که قبلا خرج بنزین یا رفت و آمد می‌کردید، حالا خرج سلامت خود کنید. اگر وضعیت مالی‌تان خوب نیست، کارهایی انجام دهید که نیاز به پول ندارند، مثل ورزش یا تمرین بودن در لحظه، که کمک می‌کنند کنترل روی جسم و ذهن خود را دوباره به‌دست آورید. «یادتان باشد که عبور از بحران و احیا، پایان بحران نیست بلکه آغازگر چالش بزرگ‌تری است». پس مراقبت از خود باید یک اولویت همیشگی باشد، نه اقدامی که برای مدتی انجام دهید و بعد رهایش کنید. طبق این اصل، برنامه‌ریزی کنید.
نکاتی برای مدیران
هماهنگی را جایگزین مدیریت ذره‌بینی کنید. برای سرپرست‌ها سخت است که کمتر در امور کارکنان دخالت کنند، چون از نظر غریزی به مدیریت و کنترل ذره‌بینی کارمندها تمایل دارند. بعضی از شرکت‌ها تکنولوژی‌هایی برای کنترل کارکنان خریداری کرده‌اند تا مدیران بتوانند فعالیت کارکنان را زیر نظر بگیرند و ببینند هر کارمند، وقتی در خانه است زمانش را چطور می‌گذراند. اتکا به این تکنولوژی‌ها و اعتقاد به کنترل کارکنان، نشان‌دهنده بی‌اعتمادی و مشکلات ریشه‌ای‌تری در فرهنگ سازمان است. این یک واکنش پایدار و موثر در برابر کرونا نیست. به‌علاوه، این روش‌ها آزادی عمل کارکنان را به مخاطره می‌اندازند. «اتوماتیک» که شرکت مادر «وردپرس» و «تامبلر» است، می‌تواند الگوی مدیران باشد. این شرکت به کارکنان آزادی عمل داد تا هر وقت که دوست دارند، از هر کجا که دوست دارند کار کنند و نتیجه، موفقیت‌آمیز بود. در این رابطه، تمرکز بیشتر بر نتیجه و تمرکز کمتر روی فرآیند، می‌تواند مفید باشد.
راه‌حل جایگزین مدیریت ذره‌بینی، رها کردن کارکنان به حال خودشان نیست. شما باید مرتبا با کارکنان در ارتباط باشید و هماهنگی‌های لازم را انجام دهید. از آنها بپرسید اوضاع و کارها چطور است و به چه چیزهایی نیاز دارند تا احساس حمایت کنند و موفق شوند. به هر حال، همه ما در یک شرایط بحرانی مشترک هستیم.
درباره کارکنان روان‌رنجور تجدید نظر کنید. روان‌رنجوری معمولا یک ضعف شخصیتی قلمداد می‌شود. شاید وقتی همه چیز خوب پیش می‌رود، این انتقادها توجیه داشته باشند. اما روان‌رنجوری می‌تواند یک مزیت تکاملی باشد چون در مواجهه با تهدیدات محیطی، حساسیت و هشیاری بیشتری را برمی‌انگیزد. وقتی محیط، تهدیدکننده است، در کارکنان روان‌رنجور، میان ویژگی شخصیتی‌شان و شرایط محیطی که در آن قرار دارند، یک نوع همگرایی برقرار می‌شود که می‌تواند به بروز رفتارها و ادراک موثرتر منجر شود.
رهنمون‌هایی برای سازمان‌ها
پاندمی یادآور این نکته است که فرهنگ سازمانی، بسیار مهم است. وقتی کارمندها دورکاری می‌کنند، اعمال سیاست‌های شرکت و پاسخگو کردن افراد می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. وقتی با کارکنان بی‌انگیزه یا حواس‌پرت سر و کار داریم، این ممکن است مشکل‌ساز شود. از سوی دیگر، آزادی عمل می‌تواند مخرب باشد. کارکنانی که بیش از حد انگیزه دارند و معتاد به کار هستند، ممکن است اگر بیش از حد به آنها آزادی عمل دهیم، دچار فرسودگی شوند چون هنگام دورکاری، عملکرد همکارها قابل مشاهده نیست. در نبود مقایسه اجتماعی، بعضی از آنها ممکن است استانداردهایی در ذهن خودشان تعیین کنند و خود را وادار به کار بیش از حد کنند. در اینجا، آزادی عمل بیشتر، یک شمشیر دولبه است.
این پیچیدگی‌ها تاکیدی بر اهمیت سرمایه‌گذاری در فرهنگ سازمانی است. اگر در فرهنگ یک سازمان، هنجارها و انتظارات در رابطه با کار از خانه، شفاف و معقول باشند، این نگرانی‌ها کمتر خواهد شد. برای افزایش روحیه کارکنان و تشویق سایرین به الگوبرداری، می‌توانید از کارکنانی که به ارزش‌های سازمان جامه عمل می‌پوشانند، قدردانی کنید. این در شرایط دورکاری، بیشتر اهمیت دارد چون فرهنگ سازمان مثل یک دست نامرئی عمل می‌کند و حتی وقتی کسی ناظر بر اعمال و رفتارها نیست، منجر به بروز یکسری رفتارها می‌شود.
البته بعضی از فرهنگ‌های سازمانی بیشتر با شرایط فعلی تناسب دارند اما این نباید باعث دلسردی بقیه سازمان‌ها شود. همه شرکت‌ها باید فرهنگ خود و تاثیرات خواسته و ناخواسته‌اش بر رفتار و روحیه کارکنان را طی بحران کرونا ارزیابی کنند.
به چیزی فراتر از تسهیل فرآیند احیا بیندیشید تا آینده عرصه کار را شکل دهید. کرونا باعث تسریع گرایش‌هایی شده که مدتی است در جریانند و ناکارآمدی کار سنتی را بر همگان آشکار کرده‌اند. مثلا، این استدلال که محیط کار باید از ساعت ۸ تا ۵ به دقت تحت نظارت باشد به سرعت مشروعیت و مقبولیت خود را از دست می‌دهد چون طبق شواهد، هرچه ساعات کار انعطاف‌پذیرتر و آزادی عمل، بیشتر باشد، نوآوری کارکنان، حمایت آنها از تغییرات سازمانی، عملکرد آنها و خلاقیت شغلی بیشتر خواهد بود. شرکت‌ها همزمان با پیشروی به سوی آینده، نمی‌توانند این حقیقت را نادیده بگیرند. هر چه سریع‌تر این درس‌ها را نهادینه کنید، مزیت رقابتی‌تان در آینده بیشتر خواهد بود.
وقت آن رسیده که یک قدم به عقب برگردیم و بپرسیم: «در آینده، کار ایده‌آل در این سازمان به چه شکل خواهد بود و برای خلق این آینده چه قدم‌هایی باید برداریم؟» بعضی‌ها حتی این سوال را مطرح می‌کنند که «آیا واقعا به دفتر کار نیاز داریم؟» «جک دورسی»، مدیر ارشد توییتر این‌طور فکر نمی‌کند. این شرکت اخیرا اعلام کرده که بسیاری از کارکنانش می‌توانند به‌طور دائمی دورکاری کنند.
بحران کرونا دیر یا زود به پایان خواهد رسید. در گیرودار این هرج و مرج، فرصتی تکرارنشدنی برای سازمان‌ها پیش آمده که محیط کار آینده را دوباره تجسم کنند. و ما مطمئنیم که درک و مدیریت آزادی عمل کارکنان، موضوع اصلی و محوری کار در سال‌های آینده خواهد بود.
