نکات مهم ارتباط با کارمندان در دوران بحران
۱- به‌طور مرتب با کارمندان در ارتباط باشید
ارتباط مدیران با کارمندان باید بیشتر از نیاز باشد. ارتباط مکرر موجب کاهش ترس و عدم اطمینان می‌شود به علاوه نشان می‌دهد که کارمندان پیغام مدیر را دریافت کرده‌اند. درحالی‌که مدیران ممکن است از تکرار پیام‌ها خسته شوند اما اعضای تیم لازم است پیغام را چندین بار بشنوند. افراد مختلف اخبار را از طرق مختلف و کانال‌های متفاوت دریافت می‌کنند. هنگامی که بیشتر کارمندان در معرض اخبار بد و عواقب منفی قرار می‌گیرند که عمدتا نتیجه عملکرد خودشان نیست، مدیران بهتر است با برجسته کردن نکات درخشان و همچنین با یادآوری مشکلات در گذشته و برتری سازمان، از شدت اخبار منفی و استرس‌زا بکاهند. نحوه برقراری ارتباط مدیران سازمانی موجب تعهد یا عدم تعهد در کارمندان می‌شود. با وجود چالش‌های بسیاری که این همه‌گیری به همراه داشته، نحوه ارتباط و قوت قلبی که مدیران به کارمندان می‌دهند بسیار الهام بخش است.
۲- از کانال‌های مطمئن برای ارائه بازخورد استفاده کنید
به گفته برخی از کارمندان، اطلاعات در شرکت‌ها محرمانه باقی نمی‌ماند و همیشه به خارج از سازمان درز می‌کند. مشخص نیست که این گفته حقیقت دارد یا شایعه‌ای بیش نیست. کارمندان باید نگرانی‌هایشان را بدون هیچ ترس و به راحتی با مدیران در میان بگذارند. مدیران هم برای ارائه بازخوردها از کانال‌های موجود استفاده کنند و نشان دهند تا چه اندازه به مشکلات و نگران‌های کارمندان در تمام سطوح اهمیت می‌دهند. به‌عنوان مثال، سازمان‌ها از طریق روش‌های مختلف مانند دسترسی به منابع انسانی، صحبت با مدیر ارشد، در میان گذاشتن مسائل در جلسات حضوری، با کارمندان در ارتباط هستند. داشتن گزینه‌های گوناگون در نحوه ارائه بازخورد به کارمندان کمک می‌کند تا انتخاب‌های مختلفی برای برقراری ارتباط با مدیران داشته و از اقدامات شرکت هم رضایت‌خاطر داشته باشند. مدیران در زمان‌های معینی گزارشی از بازخوردها ارائه می‌دهند. به اشتراک گذاشتن خلاصه‌ای دقیق از سوالات، نگرانی‌ها و اقدامات پیگیری، اعتماد به مدیریت را در این زمان حساس افزایش خواهد داد. اعتمادی که احتمالا پس از عادی شدن بحران نیز همچنان وجود خواهد داشت.
۳- کارمندان را به دورکاری تشویق کنید
کارمندان دورکاری که احساس می‌کنند آنچه لازمه نوآوری و موفقیت است را در اختیار دارند احتمالا از واکنش کلی شرکت به همه‌گیری، رضایت بیشتری احساس می‌کنند. سازمان‌ها برای حفظ بهره‌وری باید روی تجهیزات کار از منزل، سرمایه‌گذاری کنند. استفاده از تجهیزات معمول در دفتر مانند هدفون، مانیتور و مبلمان راحتی تاثیرات مثبتی بر کیفیت و بهره‌وری کار کارمندان خواهد گذاشت. از آنجا که فراهم کردن تمام تجهیزات لازم برای انجام کارهای روزانه در منزل میسر نیست، پس لازم است تغییراتی برای ادامه عملکرد در همان سطح انجام داد. مدیران می‌توانند به‌جای استفاده از جلسات ویدئویی از تماس تلفنی هم برای برقراری ارتباط با کارمندان استفاده کنند.
۴- کارمندان را در جریان وضعیت امنیت شغلی قرار دهید
نگرانی کارمندان درباره موقعیت شغلی، قابل درک است. مدیران باید کارمندان را در جریان وضعیت استخدام خود قرار دهند و به کارمندان اطمینان خاطر دهند در غیر این صورت این حق کارمندان است که از وضعیت خود آگاه باشند که بتوانند مطابق آن برنامه‌ریزی شغلی داشته باشند.
۵- برای آینده برنامه‌ریزی کنید
این مورد بدون‌شک به نگرانی‌های کارمندان درباره شغل مربوط می‌شود. با توجه به بحران غیرعادی که اکنون همه افراد درگیر آن هستند جای تعجب نیست که بسیاری دلواپس آینده سازمان بوده و به راهنمایی مدیران نیازمند هستند. تا آنجا که می‌توانید کارمندان را از استراتژی و برنامه‌ریزی‌های آینده مطلع سازید و کارمندانی که بیش از حد انتظار برای موفقیت سازمان تلاش می‌کنند و به همکاران کمک می‌کنند را تشویق کنید که این کار، پیامدهای مثبتی به همراه خواهد داشت. با توجه به اینکه همه‌گیری با سرعت و شدت، زندگی شخصی و کاری افراد را تغییر داده و بلاتکلیفی‌هایی را در پیش رو قرار داده است، کارمندان بیشتر از هر زمان دیگری به راهنمایی و پشتیبانی مدیران نیاز دارند. گفته‌ها، عملکرد و نحوه برخورد مدیران مطمئنا نقش مهمی در تعیین عملکرد سازمان در چنین شرایط دشوار و پس از آن ایفا می‌کند.
