برای صد ساله شدن باید نخست متولد شد

برداشت‌های نادرست درباره تیم‌های کاری مجازی

مترجم: سیدحسین علوی‌لنگرودی منبع: Forbes : اکنون که در سومین دهه از قرن بیست و یکم قرار داریم، تکنولوژی‌های دیجیتالی به چنان درجه‌ای از پیشرفت و تکامل رسیده‌اند که امروزه سخن گفتن از تیم‌های کاری مجازی یا از راه دور چیز عجیب و غریبی به شمار نمی‌آید به طوری که در سراسر جهان، میلیون‌ها تیم کاری و شرکت مجازی مشغول فعالیت هستند که با کمترین تماس رودررو و با استفاده از ابزارهای تکنولوژیک فعالیت‌های مختلفی را انجام می‌دهند. به همین دلیل هم هست که شرکت‌های کوچک و بزرگ و به ویژه استارت‌آپ‌ها بی‌اعتنا به محدودیت‌های جغرافیایی در حال جذب و کنار هم قرار دادن استعدادهای برتر در قالب تیم‌های کاری و شرکت‌های مجازی هستند که تمام کارهایشان را به صورت راه دور و مجازی انجام می‌دهند و از این طریق به اهداف گوناگونی همچون شکار استعدادهای برتر، افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌های جاری و سربار دست می‌یابند. با این همه هنوز هم یکسری برداشت‌های کلیشه‌ای و نادرست در ارتباط با تیم‌های کاری مجازی و از راه دور در ذهن خیلی‌ها وجود دارد که تا حد زیادی جلوی روند رو به رشد جهانی شدن چنین تیم‌هایی را می‌گیرد و در این مطلب قصد داریم تا به تعدادی از این برداشت‌های نادرست و علل اشتباه بودن آنها بپردازیم.

برداشت نادرست ۱- ارتباطات راه دور دشوار و پیچیده است

براساس نتایج تحقیق جدید موسسه TINY روی میزان رضایت و ارتباطات بین اعضای تیم‌های کاری مجازی، بیش از ۵۲ درصد اعضای این تیم‌ها حداقل یک بار در روز با رهبر گروه تماس برقرار می‌کنند و ۳۴ درصد دیگر نیز هفته‌ای دو بار تماس با رهبر تیم را داشته‌اند، چیزی که شاید در بسیاری از تیم‌های کاری حقیقی رخ ندهد. امروزه به لطف رواج گسترده ابزارهایی مانند Zoom  و  Slack این امکان برای اعضای تیم‌های مجازی به وجود آمده تا گردهمایی‌های مجازی صوتی و تصویری دائمی ‌و نامحدودی با هم داشته باشند و در این جلسات هم بتوانند همدیگر را ببینند و هم اطلاعاتشان را با هم سهیم شوند آن هم کاملا شبیه به انجام این کار در محیط‌های کاری حقیقی.

برداشت نادرست ۲-تیم‌های مجازی نمی‌توانند با هم تعامل داشته باشند

یکی دیگر از برداشت‌های نادرست درباره تیم‌های کاری راه دور و مجازی این است که شاید اعضای یک تیم کاری مجازی بتوانند به شیوه‌های مختلف با هم ارتباط برقرار کنند، اما امکان تعامل و همکاری نزدیک بین تیم‌های مجازی مختلف در کشورهای گوناگون وجود ندارد و اگر هم ارتباطی بین آنها برقرار شود از کیفیت لازم برخوردار نیست. در این ادعا باید گفت: در حال حاضر با کمک ابزارهایی مانند  Flock و  Glasscubes می‌توان به آسانی و در مقیاس گسترده بین تیم‌های کاری مجازی پرتعداد ارتباط برقرار کرد و از امکاناتی همچون رد و بدل کردن اسناد و مدارک، فایل‌های اطلاعاتی و صوتی و تصویری و برگزاری جلسات بارش فکری و مواردی از این دست بهره برد. در این میان مواردی همچون فواصل جغرافیایی و متفاوت بودن حوزه‌های کاری تیم‌های مشارکت‌کننده در این تعاملات هیچ‌گونه تاثیر منفی بر سطح ارتباطات و تعاملات نداشته و نخواهد داشت.

برداشت نادرست ۳- اعضای تیم‌های کاری مجازی از بهره‌وری پایینی برخوردارند

برخلاف تصور عامه مردم که فکر می‌کنند اعضای تیم‌های کاری مجازی و کسانی که از راه دور با هم کار می‌کنند از بهره‌وری پایینی برخوردارند واقعیت آن است که اعضای این تیم‌ها به علت عدم اتلاف وقت ناشی از رفت‌وآمد بین منزل و محل کارشان و به خاطر کم بودن عوامل مزاحم و برهم‌زننده تمرکزشان قادرند درجات بالاتری از بهره‌وری را به خود اختصاص دهند و کارهای بیشتری را به انجام رسانند. واقعیت غیرقابل انکاری در مورد محیط‌های کاری معمول در سراسر جهان وجود دارد و آن اینکه بخش قابل توجهی از ساعات کاری افراد در محیط‌های حقیقی نه صرف مسائل کاری بلکه صرف صحبت‌های دوستانه و بیان مسائل مربوط به زندگی شخصی و اجتماعی می‌شود که همین مساله افراد را از پرداختن به وظایف کاری محوله دور می‌سازد حال آنکه چنین اتلاف زمان‌هایی در مورد اعضای تیم‌های کاری مجازی و از راه دور اتفاق نمی‌افتد و افراد صرفا برای انجام وظایف کاری‌شان با بقیه ارتباط می‌گیرند و این یعنی بهره‌وری بیشتر و کیفیت کاری بالاتر.

برداشت نادرست ۴- شکل دادن به فرهنگ سازمانی برای تیم‌های کاری مجازی غیرممکن است

اگرچه این ادعا که شکل‌دهی و تقویت فرهنگ سازمانی منسجم برای تیم‌های کاری مجازی امری دشوار و گاه غیرممکن است می‌تواند تا حدودی درست باشد، اما باید به این موضوع نیز توجه داشت که این دشواری در مورد تیم‌های کاری حقیقی و سنتی نیز مصداق پیدا می‌کند. در واقع پیدایش و گسترش فرهنگ سازمانی تابعی از جلب رضایت و احساس تعلق در میان اعضای تیم‌های کاری است چه این اعضا به صورت معمول و در یک محیط کاری حقیقی در کنار هم حضور یابند و چه در قالب تیم‌های کاری راه دور و مجازی. با این حال باید دانست که راه‌های مختلفی برای تقویت و مستحکم‌تر کردن فرهنگ سازمانی در تیم‌های کاری مجازی وجود دارد از جمله فراهم آوردن یک درگاه مستقل که در آن تمام اعضای تیم بتوانند دیدگاه‌ها، رسالت‌ها، عقاید، ارزش‌های موردنظر و آرمان‌هایشان را بیان کرده و از نظرات سایر اعضا در مورد آنها مطلع شوند. فراهم آمدن امکاناتی همچون برگزاری ویدئوکنفرانس و جلسات بحث و تبادل نظر آنلاین می‌تواند به شکل‌گیری و گسترش هرچه بهتر فرهنگ سازمانی در تیم‌های مجازی کمک شایانی کند.

به هر حال، با توجه به وجود چنین برداشت‌های نادرستی در مورد تیم‌های کاری کاملا مجازی و راه دور، جای بسی تعجب نیست که هنوز هم بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها نسبت به ایجاد و توسعه چنین تیم‌هایی بی‌علاقه هستند و ترجیح می‌دهند با روش‌های سنتی که قبلا جواب پس داده‌اند به کارشان ادامه دهند، اما آنها باید هوشیار باشند که سرعت و روند شتابان پیشرفت‌های تکنولوژیک دیگر جایی برای سنتی اندیشیدن و عمل کردن باقی نخواهد گذاشت و شرکت‌ها و سازمان‌ها دیر یا زود باید واقعیتی به نام تیم‌های کاری تمام مجازی را بپذیرند.

[e-mail]